高現(xiàn)強(qiáng) 山東省濟(jì)寧市兗州區(qū)新驛鎮(zhèn)新驛煤礦

引言：企業(yè)人事檔案管理是傳統(tǒng)人力資源管理中的重要組成部分。人事檔案記載了員工個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作及任職經(jīng)歷、政治思想、家庭情況、工資待遇、獎(jiǎng)懲情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，是員工在歷史成長過程中，經(jīng)過組織人事部門所形成的具有法律效用的動(dòng)態(tài)記錄。這些記錄對于企業(yè)全面考察、選人用人、崗位配置方面有著不可替代的作用，同時(shí)也事關(guān)員工個(gè)人的職級晉升、退休審批、工作調(diào)動(dòng)等切身利益，在需要出具證明材料的個(gè)人事務(wù)如房產(chǎn)公證、退伍兵補(bǔ)助等各個(gè)方面，發(fā)揮著重要的依據(jù)和憑證作用。因此，了解國有企業(yè)干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題，探析如何進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理路徑，對于更好地發(fā)揮其在人力資源管理工作中的作用尤為重要。

一、國有企業(yè)干部人事檔案管理現(xiàn)狀

對干部人事檔案的重視程度有待提高。企業(yè)普遍重視各部門帶來的直接經(jīng)濟(jì)效益，人事檔案管理因沒有體現(xiàn)出明顯的業(yè)績和貢獻(xiàn)，故被認(rèn)為是其他業(yè)務(wù)的輔助工作，對這項(xiàng)工作的資金、基礎(chǔ)設(shè)施等投入不足。一些企業(yè)將人事檔案管理權(quán)委托給人才管理中心或公司，將公司全體員工檔案存放于該處，定期繳納管理費(fèi)，但人才管理中心能夠承擔(dān)人事檔案整理任務(wù)的人員缺少或配備不足，故只負(fù)責(zé)查詢，不負(fù)責(zé)整理、審核。還有一些企業(yè)人事檔案管理人員由于意識不強(qiáng)，在搜集整理以及歸檔時(shí)，沒有做到認(rèn)真細(xì)致，出現(xiàn)填寫不規(guī)范、材料缺少、工作時(shí)間或入黨時(shí)間錯(cuò)誤、隨意歸檔等情況。如此導(dǎo)致企業(yè)人力資源管理部門不能準(zhǔn)確評價(jià)員工，易造成不當(dāng)利益。另外，企業(yè)人事檔案管理制度不完善，管理要求不規(guī)范，限制了人事檔案工作的開展。人事檔案交接工作不到位、不及時(shí)，導(dǎo)致人事檔案材料不完整。一些企業(yè)仍以紙質(zhì)檔案管理為主，沒有建立人事管理軟件，影響了管理效率。

二、做好國有企業(yè)干部人事檔案管理的對策

（一）重視人事檔案管理工作

若要促進(jìn)國有企業(yè)的整體發(fā)展，必須做好國有企業(yè)干部人事檔案管理工作。首先，國有企業(yè)需要重視人事檔案管理工作，加大人事檔案管理強(qiáng)度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式。國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識到人事檔案管理工作的意義，及其對企業(yè)發(fā)展的價(jià)值和重要性，并樹立正確的檔案管理意識。其次，國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者需要加強(qiáng)對員工的人事檔案管理培訓(xùn)工作，保證檔案管理人員在管理過程中認(rèn)真填寫資料信息，嚴(yán)格做好員工入職工作，按照真實(shí)情況填寫檔案信息。

（二）提高人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理

首先，管理者要嚴(yán)把選人用人觀，要設(shè)置高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案管理人員選拔條件，嚴(yán)格按照中組部規(guī)定的檔案管理員的配備要求及崗位職責(zé)選擇合適的檔案管理人員。人事檔案管理崗位要求管檔人員必須是中共黨員，管理 1000 冊以上的檔案必須專人專管，同時(shí)，這個(gè)崗位要求工作人員必須有專業(yè)的檔案管理水平，耐心細(xì)致，具備強(qiáng)烈的責(zé)任感。因此，企業(yè)要想有高素質(zhì)的管檔人員，在第一步選人上先把好關(guān)。其次，提升人事檔案管理人員的政治素養(yǎng)和專業(yè)能力。員工入職后企業(yè)要加強(qiáng)培養(yǎng)其對檔案工作嚴(yán)肅性和紀(jì)律性的認(rèn)識，要求員工將人事檔案管理當(dāng)成一項(xiàng)政治工作，堅(jiān)持原則、遵守紀(jì)律、保守秘密。同時(shí)，企業(yè)要在培訓(xùn)體系中增加人事檔案管理專業(yè)的培訓(xùn)內(nèi)容，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期組織學(xué)習(xí)交流，強(qiáng)化其專業(yè)技能和素質(zhì)，提高崗位勝任度。再次，加強(qiáng)人事檔案管理力度，完善各項(xiàng)制度體系，扎實(shí)做好檔案管理基礎(chǔ)工作。在檔案日常管理中，嚴(yán)格按照檔案管理的制度、流程以及日常轉(zhuǎn)遞查借閱的要求，認(rèn)真履行簽字審批手續(xù)，及時(shí)將需要入檔案的材料歸檔并加強(qiáng)對歸檔材料的審核鑒別，確保檔案的真實(shí)完整。準(zhǔn)確把握檔案信息的確認(rèn)要求，做好新員工的基本信息審核認(rèn)定及新學(xué)歷學(xué)位的審核認(rèn)定工作。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)

所謂數(shù)字化，即對紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本和圖像。數(shù)字化的檔案材料能夠有效避免使用過程中人為涂改、撤換，保證人事檔案的真實(shí)性,并且節(jié)省存儲空間和成本，能長期保存的同時(shí)滿足了無紙化辦公的需求。第一，建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)。充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)建立集信息的采集、導(dǎo)入、分類、整合等為一體的信息化管理系統(tǒng)，搭建動(dòng)態(tài)的、全面的、安全的信息化平臺，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化、智能化。第二，定期優(yōu)化、維護(hù)檔案管理系統(tǒng)。在數(shù)字化人事檔案管理的過程中，要指定專業(yè)的技術(shù)人員定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，防止計(jì)算機(jī)遭受攻擊、系統(tǒng)破壞、數(shù)據(jù)丟失等事件的發(fā)生，確保檔案管理系統(tǒng)能正常穩(wěn)定運(yùn)行。第三，加強(qiáng)信息安全管理，保證電子檔案安全規(guī)范使用。一方面要利用安全技術(shù)手段防范數(shù)據(jù)丟失損壞、人為篡改的可能，諸如可以采取電子檔案備份、信息設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控、木馬病毒定時(shí)查殺等相關(guān)技術(shù)措施來防范安全風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，在檔案管理系統(tǒng)的使用上要嚴(yán)格控制信息審批，設(shè)定各個(gè)級別的使用權(quán)限，全方位保護(hù)員工隱私信息。

結(jié)語：規(guī)范國有企業(yè)干部人事檔案管理工作，有利于促進(jìn)國有企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展，同時(shí)，國有企業(yè)干部人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變是必然趨勢，因此，需要引起企業(yè)對人事檔案管理工作的重視，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行合理解決，提高人事檔案管理意識，規(guī)范人事檔案管理工作，在根本上提升企業(yè)的競爭力，從而使企業(yè)的綜合效益得到提升。