于莎莎

【摘要】我國政府職能轉(zhuǎn)變面臨的首要問題是一站式政府建設(shè)，一站式服務(wù)是我國公共服務(wù)理論發(fā)展和實(shí)踐的必然趨勢。近年，我國各省市的公共檔案館也紛紛倡議開展“一站式”服務(wù)，本文以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等為參考模型，構(gòu)建檔案信息共享服務(wù)平臺，探索智慧檔案館一站式服務(wù)的有效途徑，滿足公民日益增長的檔案利用需求，全面提高檔案信息服務(wù)水平與質(zhì)量，力求為我國智慧檔案館一站式服務(wù)提供一個(gè)全新的探索。

【關(guān)鍵詞】智慧檔案館;大數(shù)據(jù);公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

一、相關(guān)概念界定

“一站式服務(wù)”（One-stop service） 最先起源于歐洲國家，簡單地說一站式服務(wù)就是服務(wù)的整合或集成，即客戶只要有需求，一旦進(jìn)入服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)，所有的問題就會迎刃而解。檔案館一站式服務(wù)包括三層含義：一是將所有檔案電子化，使檔案利用率達(dá)到最大化。二是利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算等現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)在線服務(wù)。三是對各個(gè)單位和部門的業(yè)務(wù)流程和工作方式進(jìn)行優(yōu)化重組。因此，一站式服務(wù)不僅是將檔案館內(nèi)部管理和運(yùn)作進(jìn)行電子化，也是將傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理模式在一站式服務(wù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行改造。智慧檔案館是利用豐富的館藏資源，借助于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等相關(guān)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)館際間館藏資源的整合、傳遞、共享，使檔案館由封閉、半封閉向資源共享的開放型檔案館轉(zhuǎn)化，毋庸置疑，智慧檔案館一站式建設(shè)為檔案信息資源提供了共建共享的新型平臺，對提升檔案工作自身管理水平和擴(kuò)大檔案部門社會影響力具有重要的影響。筆者認(rèn)為智慧檔案館一站式服務(wù)是檔案部門轉(zhuǎn)變服務(wù)方式、服務(wù)民生、完善檔案利用服務(wù)體系的重要舉措。

二、開展智慧檔案館一站式服務(wù)的有效途徑

（一）加強(qiáng)檔案資源數(shù)字化。無紙化辦公概念的提出到OA管理系統(tǒng)，尤其是信息化參與到檔案工作后，電子檔案逐漸被檔案管理員接受。各省市檔案館積極推進(jìn)館藏檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過數(shù)字化采集圖片、視頻、尺寸、文字描述等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索和增量電子檔案的網(wǎng)上歸檔業(yè)務(wù)。但是由于檔案館檔案基數(shù)太大，數(shù)字檔案館的存量仍不能覆蓋整個(gè)庫存總量100%，因此，智慧檔案館應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資源數(shù)字化，將檔案數(shù)字化存量100%作為目標(biāo)，并努力實(shí)現(xiàn)，再談利用智慧為利用者服務(wù)的目標(biāo)，才是正確的發(fā)展步驟。

（二）搭建檔案資源網(wǎng)絡(luò)平臺。相較于國外，我國的檔案信息化起步比較晚，但我國始終本著“開放、協(xié)同、共享”的理念，現(xiàn)代社會人們已經(jīng)不局限于“你來我找”的傳統(tǒng)方式，檔案利用者更追求高速、便捷人性化的服務(wù)，目前大多檔案館已經(jīng)逐步建成了以信息化為核心的檔案信息管理系統(tǒng)。比如遼寧省檔案館新館投資298.8萬元，項(xiàng)目周期歷時(shí)半年，建成包括館藏檔案綜合管理系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)信息采集管理系統(tǒng)、已公開政務(wù)信息管理等系統(tǒng)。功能覆蓋檔案收集、整理、移交、接收、審核、歸檔、入庫、保管、查詢、利用、轉(zhuǎn)出、鑒定、銷毀等檔案工作全過程的管理平臺，實(shí)現(xiàn)館藏檔案資源數(shù)字化、檔案行政事務(wù)的智能化、電子檔案信息的全生命周期安全化、完成檔案信息資源的信息化存儲等，完成檔案資源的集成管理，不同地域的需求者都能在線瀏覽、檢索、利用。

（三）增強(qiáng)館際合作實(shí)現(xiàn)跨庫檢索。館際共享合作模式一般包括聯(lián)合購買、整合檔案館資源、構(gòu)建聯(lián)合索引、館藏資源互遞、館際間的參考咨詢服務(wù)等形式。為了實(shí)現(xiàn)“讓檔案多跑路，讓群眾少跑腿”，以建立檔案跨館服務(wù)系統(tǒng)為突破口，推進(jìn)區(qū)域數(shù)字檔案信息共享，努力打破查檔地域、部門限制，積極打造檔案“一站式”服務(wù)平臺，面對浩如煙海的電子檔案，云計(jì)算的嵌入為檔案信息資源共建共享奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，云端作為一個(gè)大型的信息資源存儲庫，用戶有利用需求時(shí)，可以通過云終端快捷查找到所需的信息資源。無須考慮是否為本館資源，各個(gè)檔案館可以同時(shí)共享云空間下的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)了跨區(qū)域、跨部門、跨系統(tǒng)的檢索。

（四）新型信息技術(shù)的嵌入。智慧檔案一站式建設(shè)需要新興信息技術(shù)的支撐。其中以大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等嵌入為主，充分挖掘檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的智慧化管理與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)一站式檢索服務(wù)。首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)調(diào)查，使用大數(shù)據(jù)作為核心技術(shù)支撐的檔案館比例較高，大數(shù)據(jù)技術(shù)是檔案信息處理技術(shù)2.0版本，其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析和挖掘功能，更適合智慧檔案館對數(shù)據(jù)分析和挖掘的實(shí)際需求，大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息資源收集、保管、利用等環(huán)節(jié)都具有重要意義，由于篇幅問題，不一一闡述。其次，移動(dòng)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)通?？煞譃榍岸思夹g(shù)和后端技術(shù)兩種方式。一方面，前端技術(shù)對檔案的格式、內(nèi)容、位置等信息進(jìn)行標(biāo)識，利用識別功能對已標(biāo)識信息進(jìn)行讀取，轉(zhuǎn)化成便于網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)格式;另一方面，后端技術(shù)將加工后的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析處理，對檔案屬性進(jìn)行轉(zhuǎn)換，再傳輸?shù)街腔蹤n案館的管理系統(tǒng)，同時(shí)運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)和用戶的接口，主動(dòng)提供檔案信息資源個(gè)性化利用。最后，虛擬技術(shù)的嵌入。智慧檔案館可通過3D、BIM等構(gòu)建出和真實(shí)檔案館一致的3D場館，通過虛擬瀏覽、查找等功能，可形成完備的檔案館仿真系統(tǒng)。檔案用戶可在虛擬檔案館各區(qū)域游覽、檢索和查詢。通過虛擬檔案館仿真系統(tǒng)，及時(shí)了解檔案資源更新情況，用戶實(shí)現(xiàn)一站式檢索瀏覽服務(wù)。

三、智慧檔案館一站式服務(wù)需要關(guān)注的四個(gè)問題

（一）政策層面。通過調(diào)查，80%以上的檔案館認(rèn)為政府政策引導(dǎo)和資金支持是最重要的。比如，2014年，青島市《政府工作報(bào)告》中明確提出

“啟動(dòng)智慧檔案館建設(shè)”，并于2015年投入試運(yùn)行;張家港市在2013年制定了《智慧港城建設(shè)工程行動(dòng)計(jì)劃》，在2013-2016年投入7億元，每年推進(jìn)10個(gè)左右的信息化重點(diǎn)項(xiàng)目。這些例子都說明了政府的導(dǎo)向和資金的支持在智慧檔案館的建設(shè)中起到了決定性的作用。另外也需要政府的引導(dǎo)和招商引資等社會力量的參與完成。

（二）法律層面。智慧檔案館要積極建立智慧檔案館技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系，這是智慧檔案館建設(shè)的重要保障。比如，在訪問接口、數(shù)據(jù)采集、交換接口、安全保密和數(shù)據(jù)開放等方面，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》制定相關(guān)的法律和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案跨館利用的服務(wù)方式、利用范圍、工作流程、防止泄密等方面作出規(guī)定，確?？琊^出具的檔案憑證真實(shí)有效，目前我國還未形成一部完整的有關(guān)智慧檔案館的法律標(biāo)準(zhǔn)，呼吁相關(guān)法律的出臺。

（三）人才層面。積極組織檔案館負(fù)責(zé)人和檔案人員參加檔案跨館服務(wù)培訓(xùn)班，確保熟練掌握系統(tǒng)操作規(guī)范和流程。檔案館的工作人員不但要有檔案學(xué)的學(xué)科背景，還要有較強(qiáng)的信息處理能力和創(chuàng)新能力，同時(shí)，應(yīng)當(dāng)與政府、高校和科研單位的專家合作，邀請他們做咨詢顧問，充分發(fā)揮專家學(xué)者的作用。

（四）安全層面。安全層面可分為管理和技術(shù)兩個(gè)方面。一是檔案局可以搭建保密專網(wǎng)，利用政務(wù)云將平臺上網(wǎng)公開的檔案進(jìn)行嚴(yán)格操控，加強(qiáng)對涉密的信息系統(tǒng)和涉密的載體安全保密管理，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)和電子檔案安全，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全性。二是注重智慧檔案館中的智慧監(jiān)控建設(shè)來強(qiáng)化檔案信息安全，對檔案進(jìn)行電子化識別，實(shí)現(xiàn)全面監(jiān)控，利用物聯(lián)網(wǎng)感知技術(shù)確保檔案不出現(xiàn)非正常移動(dòng)。以江蘇省太倉市檔案館為例，該館每一卷檔案都被粘貼上電子標(biāo)簽，如同人們的“第二代身份證”，電子標(biāo)簽記錄了檔案的身份信息，可以自動(dòng)獲得檔案的相關(guān)數(shù)字信息，完成實(shí)體檔案與數(shù)字檔案實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)換。

【本文系黑龍江省檔案局科技項(xiàng)目智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)與運(yùn)行模式探究（HDK2018—15）階段性研究成果】

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