李飛

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化技術(shù)已經(jīng)成為提升工作質(zhì)量的主要形式，因此，加強(qiáng)辦公自動化建設(shè)，已經(jīng)成為許多行業(yè)的發(fā)展趨勢，文書檔案管理工作同樣也不例外。但是從當(dāng)前的文書檔案管理工作實(shí)際來看，受傳統(tǒng)工作模式的影響，其中還存在一定的問題和缺陷，這些問題也是制約文書檔案管理質(zhì)量提升的主要障礙。在這樣的發(fā)展形勢下，深入分析文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用，對于提升文書檔案管理工作的整體質(zhì)量具有十分積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案;辦公;自動化;應(yīng)用

【中圖分類號】G275.2 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-3733（2020）02-0297-01

1 應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1 辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

1.2 文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源做出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

1.3 電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

2 提高文書檔案管理辦公自動化應(yīng)用的有效對策

2.1 提高文書檔案管理人員的辦公自動化水平

在文書檔案管理實(shí)踐中，制約管理工作質(zhì)量提升的一個主要原因就是管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，因此，提高文書檔案管理人員的辦公自動化水平，是提升文書檔案管理質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。對此，應(yīng)該安排一定數(shù)量的人員專門從事文書檔案管理工作，并且這些從業(yè)人員應(yīng)該具備一定的辦公自動化基礎(chǔ)知識，這樣才能在管理工作中實(shí)現(xiàn)不斷優(yōu)化。有條件的單位可以聘請有關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者，對文書檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓(xùn)，從而提升檔案管理人員的辦公自動化水平，為優(yōu)化文書檔案管理模式創(chuàng)造良好的前提條件。

2.2 加強(qiáng)文書檔案辦公自動化制度建設(shè)

在文書檔案管理過程中，影響辦公自動化水平的另外一個主要因素就是缺乏健全完善的管理依據(jù)。因此，針對這個問題，有關(guān)部門應(yīng)該積極重視，并且及時(shí)采取有效措施，制定文書檔案管理方面的法律法規(guī)，從而為文書檔案管理辦公自動化建設(shè)提供充足的法律依據(jù)，也可以在一定程度上規(guī)范管理工作流程，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在此過程中，有關(guān)部門應(yīng)該結(jié)合文書檔案管理工作實(shí)際，針對辦公自動化建設(shè)中存在的問題和缺陷，制定法律法規(guī)，并且在檔案管理過程中嚴(yán)格按照法律規(guī)范執(zhí)行，包括文書檔案管理、材料的使用、檔案的核對和調(diào)用等等。在執(zhí)行過程中，如果一旦發(fā)現(xiàn)制度中存在問題或者有與實(shí)際工作不符的情況，應(yīng)該及時(shí)對其進(jìn)行調(diào)整，確保辦公自動化順利應(yīng)用。

2.3 不斷優(yōu)化文書檔案管理辦公自動化工作模式

在文書檔案管理過程中，缺乏完善的辦公自動化管理模式，檔案工作機(jī)制不健全，是制約檔案管理質(zhì)量提升的主要問題。因此，應(yīng)該積極構(gòu)建和完善文書檔案管理工作機(jī)制。在具體的工作實(shí)踐中，應(yīng)該及時(shí)認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，并積極建立完善的文書檔案管理辦公自動化工作機(jī)制，規(guī)范文書檔案管理流程。同時(shí)，應(yīng)該對檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，并不斷完善辦公自動化工作程序，提升管理效率，改掉傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升管理工作的整體質(zhì)量。

2.4 完善辦公自動化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

辦公自動化已經(jīng)成為文書檔案管理領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢，因此，為了有效提升管理水平，應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化升級，提升辦公自動化管理水平。由于相關(guān)的工作設(shè)備陳舊，無法適應(yīng)文書檔案辦公自動化工作的需要。針對這個問題，應(yīng)該專門撥付一部分資金，對文書檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過渡升級到辦公自動化水平，從而有效提升文書檔案管理質(zhì)量，為以后的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

辦公自動化的應(yīng)用，是文本檔案管理上的一次重大的改革。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本檔案管理已不適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，文本檔案自動化管理模式將是社會的發(fā)展主流，需要由傳統(tǒng)的管理模式走向現(xiàn)代化的管理方式。通過大量實(shí)踐證明，處在當(dāng)前辦公自動化環(huán)境之下，無論是文書檔案管理水平，還是文本檔案效率都有了很大的提高。

參考文獻(xiàn)

[1] 肖冰.對文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，26（14）：173.