康凱

摘 要：近幾年現(xiàn)代化檔案管理在全國各省市城鎮(zhèn)地區(qū)都在積極的推進(jìn)和發(fā)展，財政檔案的現(xiàn)代化管理方法和管理軟件也越來越多，對于部分地區(qū)仍存在檔案管理人員水平低下和現(xiàn)代化管理經(jīng)驗不足的問題，本文主要分析灤平縣財政局檔案管理的難點與改進(jìn)措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：財政檔案;檔案管理問題;應(yīng)對措施;現(xiàn)代化管理

隨著中國網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展和社會發(fā)展的進(jìn)步，財政檔案管理的對象也由紙質(zhì)檔案變成數(shù)字化信息檔案。當(dāng)前灤平縣財政局檔案管理存在的問題相對較多，相應(yīng)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)不是非常完善，因而對于現(xiàn)代化檔案管理的推進(jìn)造成了一定的阻礙。

一、當(dāng)前灤平縣財政局檔案管理的難點與困境

檔案文件材料的立卷和歸檔是灤平縣財政局檔案管理的一項重任，也是黨群組織、行政機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)、上級業(yè)務(wù)主管部門與非業(yè)務(wù)主管部門等對象形成的賬簿、財務(wù)報表、審計資料、基建資料、文書材料[1]，都是非常具有保存價值的文件材料。由于現(xiàn)代化檔案管理要求跟隨規(guī)范化的道路與時俱進(jìn)，因此檔案管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)了變化，同時檔案歸檔的難度也相應(yīng)的增高[2]。根據(jù)灤平縣財政局檔案管理現(xiàn)狀來看，當(dāng)前主要問題為以下幾點：（1）電子歸檔的難度高。灤平縣財政局檔案管理在過去主要是紙質(zhì)文件的歸檔管理，隨著現(xiàn)代化檔案管理的推進(jìn)由紙質(zhì)文件變成電子文件，而電子文件的歸檔要求管理人員具有精細(xì)的耐心和堅韌的性格，對于電子歸檔出錯后相比紙質(zhì)文件很難自行察覺，需要檔案管理人員反復(fù)地核查校對。雖然電子歸檔的效率高于紙質(zhì)歸檔，但是電子歸檔的心理壓力相對較大，需要檔案管理人員個人品質(zhì)有較強的韌性和承受能力。同時，部分檔案管理人員的檔案意識相對薄弱，對于電子檔案的認(rèn)知相對隨意，對于電子文件的區(qū)分有誤導(dǎo)致一些重要文件未被當(dāng)成電子文件歸檔。（2）檔案歸檔的效率低。電子檔案的管理具有“多亂且雜”的特點，對于又多又亂又雜的電子文件，灤平縣財政局檔案管理人員很容易將會計檔案和審計檔案之外的其他業(yè)務(wù)檔案的歸檔和收集出現(xiàn)混亂，甚至檔案的收集不健全，不符合現(xiàn)代化檔案管理的基本要求。（3）檔案管理人員能力差。電子檔案的歸檔和編目需要一定的計算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)，對于技術(shù)不成熟和歸檔立卷不規(guī)范的檔案管理人員，需要正確的認(rèn)識自身的技術(shù)水平，積極地學(xué)習(xí)新技術(shù)和新技能，推動現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展，不能只停留于紙質(zhì)檔案管理的時代。（4）現(xiàn)代化管理操作不合格。據(jù)了解，許多檔案管理人員對于現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)知存在嚴(yán)重的不足，主要是當(dāng)前灤平縣財政局現(xiàn)代化檔案管理制度還未完善相關(guān)的操作標(biāo)準(zhǔn)，在不同的電子文件管理缺乏相應(yīng)的操作意見。同時，相關(guān)單位結(jié)合自身情況自主開發(fā)系統(tǒng)管理軟件，但是出現(xiàn)檔案管理問題的時候，還是局限在現(xiàn)代化管理程序的操作不合格，因而檔案管理的質(zhì)量相對較低。

二、灤平縣財政局檔案管理的優(yōu)化與改進(jìn)措施

（一）引起灤平縣財政局領(lǐng)導(dǎo)的重視

檔案管理工作的開展離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持，得到灤平縣財政局領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和肯定，對于檔案管理人員的工作積極性和工作質(zhì)量的提高有一定的幫助。灤平縣財政局領(lǐng)導(dǎo)需要有一定的檔案管理意識，加強對于檔案管理工作的質(zhì)量監(jiān)督。同時，要求檔案工作者及時準(zhǔn)確的匯報近期自身檔案工作的有關(guān)情況，將上級機(jī)關(guān)和檔案部門的有關(guān)文件遞交給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)在檔案服務(wù)中真正的了解到灤平縣財政局檔案工作的重要性。

（二）培養(yǎng)現(xiàn)代化灤平縣檔案管理人才

灤平縣財政局需要加強現(xiàn)代化檔案管理的建設(shè)，在硬件投入和軟件開發(fā)等方面要跟上檔案管理現(xiàn)代化的腳步?，F(xiàn)代化檔案管理主要是在計算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上整合和使用檔案文件資料，檔案工作者的計算機(jī)技術(shù)水平和檔案管理能力能夠直接影響到現(xiàn)代化檔案管理的質(zhì)量。灤平縣財政局需要培訓(xùn)檔案工作者的計算機(jī)使用能力，加強對于電子檔案管理的思想教育，同時在工作條件和待遇方面給予一定的照顧，使得檔案工作者的工作水平、檔案管理理論水平、檔案管理積極性都有極大的提高。

（三）優(yōu)化灤平縣財政局檔案管理制度

辦公自動化是目前全民辦公的潮流，也是檔案管理工作得益于計算機(jī)技術(shù)最顯在的表現(xiàn)，對于檔案管理效率和信息安全性的提高非常有保障[3]。灤平縣財政局檔案管理部門應(yīng)結(jié)合檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，建立一套相對嚴(yán)謹(jǐn)和完善的檔案管理體系，積極的在檔案整理、收集、保管、歸檔、使用等方面制定相關(guān)的操作規(guī)范，避免電子文件的信息遺失或者發(fā)生更改。同時，加強對于原始文件的管理和保存，為檔案文件的真實性提供保障，加速推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）確立灤平縣財政局檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

自動化系統(tǒng)主要作用是收集和整合檔案信息，同時增強檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但是管理軟件系統(tǒng)相對較多，對于現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的統(tǒng)一存在極大的影響。要求檔案管理部門建設(shè)相對統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)?shù)母潞托拚唧w的管理內(nèi)容提高檔案管理的規(guī)范性，給予有關(guān)部門在檔案管理方面一個有效的管理參照。

三、結(jié)束語

根據(jù)當(dāng)下灤平縣財政局檔案管理現(xiàn)狀的有關(guān)分析，應(yīng)深刻認(rèn)知到現(xiàn)代化檔案管理需要確立完善的現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，也需要優(yōu)化現(xiàn)代化檔案管理制度，同時引起灤平縣財政局領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。財政局檔案管理需要鼓勵檔案工作者繼續(xù)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理理念、管理技能和管理經(jīng)驗，引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)的檔案管理人才，提高灤平縣財政局檔案管理水平，加速推進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭云琴，王軍，武濤，等. 財政檔案現(xiàn)代化管理策略分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2019，03（08）：113-114.

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