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網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理探討

2020-06-21 04:43:39莊健敏
關(guān)鍵詞:網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理

【摘 要】近年來,由于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代來臨及信息技術(shù)的快速發(fā)展,使檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)基本實(shí)現(xiàn)融入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的目標(biāo),逐漸演變發(fā)展形成數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用平臺,極大程度上提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平,得到社會大眾的普遍關(guān)注及支持。職業(yè)教育作為教育體系的主要組成部分,其檔案管理工作成效直接決定教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)日常運(yùn)營。因此,本文以網(wǎng)絡(luò)時(shí)代職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理為切入點(diǎn),分析其現(xiàn)存問題,進(jìn)一步提出具體的管理措施,旨在全面提高職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)時(shí)代;職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu);檔案管理

進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代以來,職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作模式呈現(xiàn)出邏輯管理形態(tài)的特點(diǎn),促使檔案由有形向無形、由傳統(tǒng)實(shí)體形態(tài)向信息數(shù)據(jù)、由人工管理向計(jì)算機(jī)統(tǒng)籌管理轉(zhuǎn)變,而職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的檔案部門早已成為各種信息數(shù)據(jù)匯聚及發(fā)散的中心。信息化檔案管理所牽涉的技術(shù)手段相對復(fù)雜,包括信息隱藏技術(shù)、影像壓縮技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、海量存儲技術(shù)及模式識別技術(shù)等,往往被視為輔助檔案管理工作開展的工具[1]。同時(shí),現(xiàn)代技術(shù)的強(qiáng)勢介入不止極大程度上提高檔案管理的成效,更埋下信息安全風(fēng)險(xiǎn)及隱患,勢必需要革新現(xiàn)有的職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理模式。鑒于此,本文針對“網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理”進(jìn)行分析研究具有重要的價(jià)值意義。

1.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理的要求分析

1.1觀念意識科學(xué)

近幾年來職業(yè)教育深受社會大眾的關(guān)注,其教育水平日趨成熟,明確要求相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理部門轉(zhuǎn)變自身工作意識及工作理念,主動迎合職業(yè)教育的發(fā)展潮流及方向。由于檔案管理的主體對象逐漸向數(shù)字集成化方向轉(zhuǎn)變,不再局限于傳統(tǒng)實(shí)體,促使其管理方法及保管設(shè)施均發(fā)生翻天覆地的變化,換而言之計(jì)算機(jī)技術(shù)所支撐的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)早已成為常態(tài)??偠灾殬I(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)勢必需要改變工作人員原有的觀念及意識,從根源上認(rèn)識到開展檔案管理的必要性及重要性。

1.2制度建設(shè)規(guī)范

職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)不同于普通高等院校,其檔案管理機(jī)制存在著明顯的差異性,例如:以普通高等院校為例,所實(shí)施的檔案管理機(jī)制多為國家統(tǒng)一的制度體系,強(qiáng)調(diào)貫徹落實(shí)及嚴(yán)格執(zhí)行;職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)受自身教育主體對象、發(fā)展目標(biāo)及經(jīng)營方式差異性的影響,難以“全盤接收”國家統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制及管理體系[2]。由此可見,相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)勢必需要立足于自身實(shí)際情況及發(fā)展特點(diǎn),始終遵循有序規(guī)范的工作原則,擬定健全且不脫離實(shí)際的檔案管理機(jī)制及業(yè)務(wù)操作規(guī)范。

1.3資源配置集成

以往檔案管理主體對象多為紙質(zhì)載體,始終實(shí)行“年代-機(jī)構(gòu)-問題”的實(shí)體檔案組織管理模式,以至于檔案信息內(nèi)容呈現(xiàn)出點(diǎn)狀分散的狀態(tài),無法提高其支撐檢索的查詢效率,勢必需要投入大量的人力物理。受網(wǎng)絡(luò)時(shí)代來臨的影響,促使檔案管理模式逐漸向數(shù)字化及信息化方向轉(zhuǎn)變,即以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)統(tǒng)籌規(guī)劃為前提,經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化的檔案信息呈現(xiàn)出邏輯連接的狀態(tài),具有互動性強(qiáng)及查找迅速等鮮明特點(diǎn)[3]??偠灾殬I(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)充分發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢,系統(tǒng)劃分檔案類型,形成集成化的檔案資源配置體系。

2.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀概述

近年來,受社會檔案意識逐漸增強(qiáng)的影響,檔案管理水平得到大幅度提升,極大程度上健全及完善現(xiàn)有的檔案管理工作模式。從本質(zhì)角度來看,職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)屬于社會新興業(yè)態(tài),其成長經(jīng)歷相對短暫且實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累不夠充分,自身規(guī)模相對較小且區(qū)位難以集中,一旦管理工作不到位則直接影響檔案管理工作的總體成效,引發(fā)“上檔提級”等障礙及問題。同時(shí),部分職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)自身對于檔案管理工作的重視程度有待提升,其管理意識過于薄弱,以至于檔案管理機(jī)制建設(shè)缺乏及物資投入不足的問題頻頻發(fā)生。此外,從目前來看,職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理人員素養(yǎng)水平還有待提高,尤其是在信息處理能力方面,有必要掌握與時(shí)俱進(jìn)的信息技術(shù),能夠利用信息技術(shù)對現(xiàn)代電子檔案信息資源進(jìn)行合理分析、處理,并實(shí)現(xiàn)高效共享利用,以此使機(jī)構(gòu)檔案信息資源的價(jià)值得到最大化發(fā)揮。

3.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理的措施分析

檔案管理以提供查詢及利用服務(wù)為核心目標(biāo),而職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)勢必需要強(qiáng)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程的管理力度,優(yōu)化管理措施。具體說來,其管理措施如下:

3.1擴(kuò)大宣傳力度

職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員自身管理意識薄弱的原因相對復(fù)雜,與宣傳教育力度不足間存在著密切聯(lián)系,尤其是檔案管理人員自身對于檔案價(jià)值的認(rèn)知過于模糊,尚未從根源上認(rèn)識到開展檔案管理工作的重要性。因此在實(shí)際管理的過程中,相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)加大對于檔案管理的重視程度,適當(dāng)擴(kuò)大其宣傳力度,定期或不定期組織檔案管理相關(guān)宣傳教育活動,樹立工作人員正確的檔案保管意識,改變檔案管理模式原有“輕利用、重管理”的錯誤理念,主動迎合網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展潮流,面向知識經(jīng)濟(jì)的主要戰(zhàn)場,為促進(jìn)我國職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理水平進(jìn)步提供強(qiáng)有力的支持。

3.2運(yùn)用信息技術(shù)

在實(shí)際管理的過程中,相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)緊跟網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展潮流,不得停留于人工管理模式的階段,打破原有檔案管理模式服務(wù)被動及方法滯后的局限及桎梏,適當(dāng)擴(kuò)大人力物力財(cái)力的投入量,靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段,引進(jìn)及健全各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施,有助于形成極具區(qū)域特色的數(shù)字化職業(yè)教育檔案管理系統(tǒng)[4]。同時(shí),以系統(tǒng)建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施及信息技術(shù)為依托,持續(xù)優(yōu)化現(xiàn)有的職業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理模式,側(cè)重于提升其管理水平,充分發(fā)揮檔案資源的應(yīng)用優(yōu)勢,進(jìn)一步提高職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案的利用率,對于保證職業(yè)教育機(jī)構(gòu)檔案管理工作有序進(jìn)行具有顯著價(jià)值作用。

3.3增強(qiáng)隊(duì)伍素質(zhì)

進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代以來,現(xiàn)代化信息技術(shù)的介入明確要求相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理人員不斷提升自身綜合素質(zhì)水平,除掌握檔案專業(yè)理論知識外,兼顧教育教學(xué)管理知識及技術(shù)設(shè)施應(yīng)用能力,盡量挑選復(fù)合型人才[5]。由此可見,相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)側(cè)重于充實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍,以提高其專業(yè)技能為核心目標(biāo),擴(kuò)大其職業(yè)素養(yǎng)的培育力度,不斷增強(qiáng)其檔案業(yè)務(wù)管理技能及水平。同時(shí),結(jié)合職業(yè)教育培訓(xùn)行業(yè)的特殊性,大力推行人員集約化管理模式,例如:實(shí)施小型、靈活多樣及在線的“見縫插針”式業(yè)務(wù)培訓(xùn)提高機(jī)制,充分利用可見間隙時(shí)間,根據(jù)階段性職業(yè)教育的培訓(xùn)重點(diǎn),明確規(guī)范檔案材料收集整理及歸檔立卷等業(yè)務(wù)流程,進(jìn)一步促進(jìn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升。

4.結(jié)語

通過本文探究,認(rèn)識到信息技術(shù)的快速發(fā)展,大大增加職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作難度。因此,相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)需立足于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的特殊性,緊跟時(shí)代發(fā)展潮流,高度重視檔案管理工作,全面分析檔案管理現(xiàn)存問題產(chǎn)生的原因,充分發(fā)揮職業(yè)教育“查缺補(bǔ)漏”的作用,增強(qiáng)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的決策能力,保證決策的科學(xué)性及合理性,進(jìn)一步革新現(xiàn)有的職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理模式,全面提高機(jī)構(gòu)檔案管理的質(zhì)量效益。

參考文獻(xiàn):

[1]王雪.互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下企業(yè)培訓(xùn)行業(yè)的市場營銷策略[J].商場現(xiàn)代化,2020(18):80-82.

[2]刁玲武.職業(yè)教育改革背景下高職院校人事檔案管理創(chuàng)新路徑[J].傳播力研究,2019,3(18):293-294.

[3]肖永紅.基于SPOC理論高校檔案工作者職業(yè)教育研究[J].蘭臺內(nèi)外,2018(13):56-57.

作者簡介:

莊健敏,江門,1978年8月,漢族,初級,研究方向:檔案管理。

(作者單位:江門市建設(shè)培訓(xùn)中心)

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