種金成 張菱菱

摘 要目前，口述檔案工作越來越受到高校檔案部門的重視，口述檔案工作的開展需要以規(guī)范和制度為保障，從總體進行規(guī)劃，并進行全過程的跟蹤和管理。文章從工作實際出發(fā)，分析了高校口述檔案工作的采集模式、采集主題、采集流程以及如何進行編目、存檔和利用，最后闡述了數(shù)字環(huán)境下口述檔案的采集傳播策略。

關(guān)鍵詞口述檔案 數(shù)字環(huán)境 檔案征集 采集模式

隨著高校檔案信息化程度的不斷提高，高?？谑鰴n案的采集及傳播模式也在發(fā)生變化。高校口述檔案建設(shè)是對學(xué)校檔案信息資源的有效補充，不僅使得檔案館藏更加豐富、立體、生動，同時也為高校修史編志提供素材及參考價值。因此，高校在進行口述檔案建設(shè)時，要注重規(guī)范流程，制定合理的規(guī)章制度，并對開展口述檔案建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題找到解決對策，不斷積累口述檔案工作經(jīng)驗。

一、高?？谑鰴n案的采集模式

1.高?？谑鰴n案獨立采集模式。檔案管理部門根據(jù)一定的原則和主題，自己安排檔案管理人員，提供設(shè)備對特定人員進行口述采集，最后對形成的口述資料整理、存檔，形成一系列有價值的檔案資源。這種模式下一般都是檔案部門依靠自身人員、經(jīng)費等力量完成整個口述檔案的采集過程，目前這種模式在高校比較常見。

2.高校口述檔案的合作共建模式。檔案管理部門在開展的口述檔案涉及面較廣、研究度較深的時候，往往需要耗費大量的財力、人力和物力，這時候單靠檔案部門自身的力量是無法完成的。這就需要檔案部門和其他部門或者社會機構(gòu)、個人等共同合作，開展相關(guān)主題的口述檔案項目。合作期間，各部門或者組織可以根據(jù)各自優(yōu)勢，明確分工，有些經(jīng)驗豐富的檔案部門可以主要負(fù)責(zé)口述檔案資源采集的培訓(xùn)以及口述檔案資源的整理和保存[1]29，組織口述檔案全過程的策劃以及口述檔案資料的后期整理和存檔，而經(jīng)驗不足的合作方只需負(fù)責(zé)出資、出物，從而達到合作共贏的目的。

3.高?？谑鰴n案的社會征集模式。社會征集模式的主體不是高校檔案管理部門，而是由檔案部門出面將社會組織機構(gòu)或者個人獨立形成的口述檔案征集過來，存檔保管并提供利用。這種模式在高?？谑鰴n案采集中并不常用，但是在數(shù)字環(huán)境下也可以作為一種重要的口述檔案采集模式。例如，可以通過檔案網(wǎng)站，自媒體平臺等發(fā)布相關(guān)的口述檔案主題、素材等面向社會征集口述檔案成果。

二、高校口述檔案的采集主題

1.挑選“重要人物”專題。每所高校從建立到發(fā)展的過程中都會出現(xiàn)一批在學(xué)校發(fā)展中做出重要貢獻的人，比如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教授、專家學(xué)者、兩院院士等，他們對學(xué)校發(fā)展做出的努力，見證了學(xué)校的成長和壯大，締造并傳承了學(xué)校文化，對先進教學(xué)方法、理念等方面具有不可磨滅的影響，這類題材比較常見，通?？梢酝ㄟ^各個角度對該人物進行口述采集。例如，個人成長、求學(xué)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭婚姻、獲得的成就等方面，通過重要人物的個人經(jīng)歷講述來追述學(xué)校的歷史。以南京中醫(yī)藥大學(xué)為例，我校建校初期，就為新中國高等中醫(yī)藥教育培養(yǎng)和輸送了第一批師資，主持和編撰了第一套教材、教學(xué)大綱，誕生了中醫(yī)藥界最早的學(xué)部委員，先后走出了5位院士、14位國醫(yī)大師和全國1/3中醫(yī)藥院校的校長、副校長，培育了蘇里南共和國總統(tǒng)陳逸仙、“歐洲中醫(yī)之父”馬萬里等一批優(yōu)秀人才。這些對學(xué)校乃至全國中醫(yī)藥事業(yè)做出重大貢獻的人物都是口述選題的珍貴人選。

2.精選“特色題材”專題。特色題材專題是根據(jù)不同高校在教學(xué)、科研等過程中形成的利于全面反映本校教學(xué)模式和特色的題材，它的特點是往往更加專門和深入，對校史發(fā)展過程中的某一段歷史、某一事件的反映更加翔實。例如，某高校建校初期教研室成立專題、近期公布的高?！半p一流”大學(xué)建設(shè)專題。這一題材的類型還可以具體到學(xué)校發(fā)展過程中的校園文化和意識形態(tài)等。例如，校風(fēng)校訓(xùn)專題、教學(xué)理念專題等，通過采訪特定的人物來了解這些形成的背景、歷程，對傳承校園文化起到更好的作用。

3.篩選“學(xué)科建設(shè)”專題。學(xué)科建設(shè)是一所高校的核心之一，為了記錄和了解學(xué)校學(xué)科建設(shè)發(fā)展，可以根據(jù)不同層面來確立和挑選學(xué)科建設(shè)口述專題。一是學(xué)?？蒲袑用娴膶ｎ}，例如本?？蒲谐晒?、技術(shù)創(chuàng)新、科研方法等方面的專題。二是科研實踐層面，也就是學(xué)校學(xué)科建設(shè)形成的一系列成果、獲獎等方面的專題。三是組織機構(gòu)方面，比如某些專業(yè)學(xué)科的成立，師資的建設(shè)，課程的安排等方面的專題。通過采訪重點學(xué)科、教研室?guī)ь^人、老教授、專家等來記錄本校學(xué)科建設(shè)歷程。

4.甄選“校史沿革”專題。為了使廣大師生更好地了解校史，高校檔案部門可以甄選學(xué)校發(fā)展過程中的某一特定歷史時期，以學(xué)校的歷史沿革為題材確定口述檔案專題。例如，一些辦校歷史悠久的高?？梢越ㄐ３跗?、抗戰(zhàn)時期、“文革”時期、改革開放時期等為時間軸節(jié)選時間范圍，也可以學(xué)校的歷史變遷，如學(xué)校的遷址、拆分、合并等為專題進行口述檔案采集。采訪的對象一定是要經(jīng)歷或者聽聞過那個時期的人物，從而真實反映校史。

三、高?？谑鰴n案的采集過程

1.明確采集主體?？谑鰴n案的采集，首先要明確采集的主體是誰，誰來負(fù)責(zé)采訪，這就對采訪主體素質(zhì)有一定的要求，不僅需要他具備檔案方面的知識，還需要具備一定的新聞傳播方面的采訪和溝通技巧。但是一般情況下檔案部門工作人員的業(yè)務(wù)知識較為單一，需要有針對性地培養(yǎng)或者利用這方面的復(fù)合型人才。例如，可以建議學(xué)校宣傳部門的老師來擔(dān)任部門兼職檔案員，在進行口述檔案采集時與其合作。

2.確定采集對象?？谑鰴n案工作開展前要明確采集的對象是誰，根據(jù)本校實際情況和校園文化宣傳的主體選定口述檔案采集對象，明確是“重要人物”“特色專題”“學(xué)科建設(shè)”還是“校史沿革”等方面的主題，有針對性地確定被采訪對象，并且提前溝通，以達到事半功倍的效果。例如，選定學(xué)校某學(xué)科帶頭人進行口述采集，需要提前與其溝通，告知采訪內(nèi)容，預(yù)約時間等，讓其有充分的時間來準(zhǔn)備。

3.擬定口述提綱。明確采集對象之后，口述檔案小組需要做好前期準(zhǔn)備工作，首先要通過查找資料，了解采集對象的背景，擬定采訪提綱。所擬定的提綱要能夠通過多個角度來對該人物及需要講述的歷史內(nèi)容進行全面記錄，從什么問題開始到什么問題結(jié)束，采訪時間節(jié)點的分配、問題的層次等。

4.正式進行訪談。在訪談之前，一定要確定好采訪的地點，要挑選能使受訪者心情愉悅的地方，最好是環(huán)境幽靜、無外界打擾的地方。還要了解受訪者的身體狀況，如果是年老體弱者，在采訪過程中需要注意時間的把控，每隔一段時間讓受訪者休息一下，整個采訪時間不宜過長，一般保持在兩個小時左右，如果采訪內(nèi)容較多，可以按照專題內(nèi)容分為多次采訪。采訪過程中要學(xué)會傾聽，提的問題要清晰、簡潔、明確。整個采訪過后要對受訪者的姓名、年齡等基本信息進行確認(rèn)，錄音、錄像要貼上對應(yīng)的標(biāo)簽。最后，要跟受訪者對收集的信息涉及的權(quán)限（所有權(quán)、試用期、著作權(quán)）等法律問題進行說明和確認(rèn)，以免日后引起不必要的法律糾紛。

四、高?？谑鰴n案的存檔和利用

1.口述檔案的整理?？谑鰴n案的整理過程，一是對采訪過程中形成的實物和聲像資料進行分類鑒定，對采訪時間、地點、問題、訪談方式、采訪結(jié)果等形成明確的紙質(zhì)說明材料。二是對形成的錄音、錄像等聲像材料進行文字轉(zhuǎn)換工作，將錄音按照訪談大綱分類轉(zhuǎn)換成對應(yīng)的文字材料，并且將內(nèi)容請受訪者閱覽后簽字，檔案部門蓋章存檔。

2.口述檔案的編目。對該主題的口述檔案進行編目處理，一般是以“年度+受訪者姓名拼音（首字母大寫）”給定檔號。例如，2019年對張三進行采訪，對應(yīng)的檔號就是“2019-ZS”，還可以根據(jù)實際情況添加下一級檔號，并將對應(yīng)的目錄材料輸入檔案管理系統(tǒng)。

3.口述檔案的保存。對整理編目之后的口述檔案以受訪者或者某類主題整理保存，編制案卷和卷內(nèi)目錄，將采訪過程中形成的聲像檔案及時脫機備份，并存儲在恒溫、恒濕的防磁柜中，采用光盤、硬盤不同介質(zhì)同時存儲，并且需要定期檢查以確保數(shù)據(jù)安全。

4.口述檔案的宣傳和利用。檔案部門每結(jié)束一次口述檔案采訪，最好進行一次主題宣傳，形成新聞通訊稿發(fā)表在網(wǎng)站，或者通過微信主題推送、畫報畫展等進行宣傳，讓廣大師生知悉，提高口述檔案的利用率。

五、數(shù)字環(huán)境下高?？谑鰴n案采集傳播策略

1.構(gòu)建口述檔案信息專題數(shù)據(jù)庫。高校檔案部門要將征集的檔案資料及時進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，按照不同人物專題、學(xué)科專題、校史專題等匯集成不同的專題信息數(shù)據(jù)資源，形成對應(yīng)的檢索目錄，通過檔案信息管理平臺提供有聲檔案在線服務(wù)，便于編研者對相關(guān)主題口述檔案資料的深度研究。

2.征集特色口述檔案，建立特色檔案信息資源庫。高校檔案部門可以根據(jù)本校辦學(xué)特色征集特色口述檔案，如軍工類的院校在進行口述檔案征集時突出軍工院校辦學(xué)特色;中醫(yī)類院校突出中醫(yī)辦學(xué)特色和理念，彰顯中醫(yī)文化精髓。同時將征集的資料，整理歸檔后形成特色口述檔案信息資源庫，通過網(wǎng)站、微信等平臺定期展示館藏特色口述檔案內(nèi)容。

3.健全口述檔案管理規(guī)章制度。目前，關(guān)于高?？谑鰴n案方面的規(guī)章制度較少，需要制定一系列的規(guī)章制度來確保口述訪談流程的制度化、合理化。例如，采訪征集流程、歸檔方法、保存辦法，采訪雙方之間的權(quán)利，收集工作獎懲辦法，口述專項經(jīng)費使用監(jiān)管程序，合作組織機構(gòu)或個人應(yīng)遵循的規(guī)范等方面制定相應(yīng)的口述檔案管理制度[2]61。尤其是數(shù)字環(huán)境下的聲像檔案標(biāo)引規(guī)則，數(shù)字化規(guī)范等需要重點考慮，從而使口述檔案的收集全過程以及保管利用等方面有章可循。

4.加強在線口述檔案征集。數(shù)字環(huán)境下口述檔案的征集方式也在悄悄發(fā)生改變，口述檔案的采集要突出便利性，這就使得在線口述檔案征集成了一種新的征集方式。在線口述檔案是把一類口述檔案主題通過各種渠道公布于網(wǎng)絡(luò)，使得廣大社會群眾獲悉，并通過口述檔案在線征集平臺提交相關(guān)的內(nèi)容（包括切合主題的音頻、視頻、受訪人的傳記材料、一些實物資料的掃描件、拍攝件等）。在線口述檔案的征集首要解決的是在線征集平臺的搭建和管理，充分考慮系統(tǒng)平臺的搭建目的、目標(biāo)受眾、能提供的資源和服務(wù)等，解決口述檔案的在線傳播文件格式、儲存空間等技術(shù)問題，實現(xiàn)可持續(xù)征集。

5.優(yōu)化口述檔案檢索功能，豐富傳播路徑。數(shù)字新媒體環(huán)境下，信息的傳播更加方便、快捷，傳統(tǒng)的檔案宣傳基本僅靠展覽和網(wǎng)站新聞來實現(xiàn)，數(shù)字環(huán)境下的口述檔案工作要加強新技術(shù)的應(yīng)用，通過自媒體技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺的應(yīng)用，促進口述檔案采集和傳播的效率和質(zhì)量。可以通過建立檔案微信公眾號、檔案微博公眾號、檔案APP等來實現(xiàn)口述檔案信息的查詢和檢索，對檔案檢索功能進行優(yōu)化，做好口述檔案信息類目導(dǎo)航，提高用戶體驗的滿意度。

6.豐富傳播形式，強調(diào)互動性。數(shù)字環(huán)境下，高校檔案部門需要深入分析新環(huán)境下信息的傳播模式，增加口述檔案信息資源的吸引力。在保證口述檔案信息真實的情況下，豐富口述信息內(nèi)容的表現(xiàn)形式，比如在視頻編輯過程中可以適當(dāng)穿插生動的動畫講解，引入VR虛擬現(xiàn)實技術(shù)，通過三維方式還原歷史，讓受眾更加直觀地感受檔案信息，加深對口述專題的理解。也可以制作成專題電視片在網(wǎng)絡(luò)平臺點播或者通過手機直播方式實現(xiàn)與大眾、受訪者之間的實時互動，使得口述檔案的傳播方式更加新穎、多樣化。