馮旋

摘 要：現(xiàn)階段我國醫(yī)院單位正不斷向著現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)型，業(yè)務(wù)內(nèi)容與人員結(jié)構(gòu)變得更加復(fù)雜，原有的人力檔案管理模式已經(jīng)逐漸落后，本文將結(jié)合數(shù)字化檔案管理特點(diǎn)，討論完善管理制度、轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知、提高人員素質(zhì)、維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全、建立大數(shù)據(jù)庫等數(shù)字化醫(yī)院檔案的管理策略，為提高醫(yī)院辦公效率提供有力參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;醫(yī)院檔案

一、引言

檔案是醫(yī)院在運(yùn)行過程產(chǎn)生的重要文件，對于醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有深刻的參考價(jià)值，檔案不僅僅是對已經(jīng)發(fā)生事件的記錄，更是管理者在制定長遠(yuǎn)發(fā)展計(jì)劃時(shí)的重要參考內(nèi)容。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的深入，醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化已經(jīng)成為必然需求，相關(guān)工作人員應(yīng)及時(shí)創(chuàng)新工作形式，加強(qiáng)業(yè)務(wù)的辦理能力。

二、數(shù)字化檔案管理概念

2015年政府會(huì)議報(bào)告中提到“互聯(lián)網(wǎng)+”概念，為傳統(tǒng)行業(yè)的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型提供了新思路。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，自媒體、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)逐漸成為現(xiàn)代人生活中不可缺少的一部分，截至2017年，我國網(wǎng)民數(shù)量已經(jīng)達(dá)到了7.8億人，成為世界上網(wǎng)民規(guī)模最大的國家。數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)建立在計(jì)算機(jī)原理的基礎(chǔ)上，因此其具有高效、便捷、可持續(xù)性等優(yōu)勢，相較于人工檔案管理來說，數(shù)字化系統(tǒng)在保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上大大提高了工作效率。

我國對檔案管理工作的立法時(shí)間較早，早在1987年就出臺(tái)了《檔案法》，為檔案工作提供了理論依據(jù)與法律保護(hù)，檔案管理工作形式隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展也在不斷改變。直到21世紀(jì)，大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨，人們在日常工作與生活時(shí)，無時(shí)無刻被爆炸的數(shù)據(jù)所包圍，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求，人工管理模式在效率與質(zhì)量上有所有缺失，而且檔案人員也會(huì)面臨著較大的工作壓力。因此檔案管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)是必然趨勢，在使用數(shù)字化檔案后，企業(yè)與單位能夠?qū)崿F(xiàn)“無紙化”辦公，有效節(jié)省成本投入，僅需要建設(shè)信息化平臺(tái)，就可以完成存檔、調(diào)度、修改等操作，資源的利用率也在對應(yīng)提升。

醫(yī)院是我國重要的醫(yī)療服務(wù)場所，隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院日常需要處理的業(yè)務(wù)種類與業(yè)務(wù)數(shù)量持續(xù)增加，傳統(tǒng)管理模式不再適用。當(dāng)前已經(jīng)有很多醫(yī)院開始推進(jìn)信息化平臺(tái)的應(yīng)用，但是在管理過程中仍存在一些問題有待解決，例如：網(wǎng)絡(luò)安全存在風(fēng)險(xiǎn)、檔案管理制度不完善、人員綜合素質(zhì)有待提升等等。為了發(fā)揮信息管理的優(yōu)勢，需要及時(shí)解決此類問題。

三、數(shù)字化系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略

1.完善管理制度

制度是約束管理活動(dòng)順利開展的基礎(chǔ)，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的制度建設(shè)，能夠加強(qiáng)對管理責(zé)任的劃分，在開展管理活動(dòng)時(shí)能夠做到“有法可依、有理可依”。很多醫(yī)院的檔案管理制度建設(shè)時(shí)間較早，直到今天，制度中的內(nèi)容與條例已經(jīng)不再適用于現(xiàn)代化的管理形式，在規(guī)范性、科學(xué)化、權(quán)威性上都有所缺失。

制度的建立應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展形勢，根據(jù)檔案管理的具體情況來劃分崗位職責(zé)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，要求人員在工作時(shí)嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，減少檔案管理失誤的風(fēng)險(xiǎn)。

另外，要明確對電子檔案的儲(chǔ)存方式，例如：對一般的病歷檔案可以保留電子版，對于重要的會(huì)議文件、醫(yī)療項(xiàng)目要及時(shí)保存圖紙與電子信息，并且做好加密處理。制度中還要體現(xiàn)對檔案管理崗位的職責(zé)劃分，如果發(fā)生檔案丟失、信息泄露等問題，要能做到第一時(shí)間問責(zé)，并及時(shí)制定解決方案。

2.轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，各行各業(yè)都增加了對信息技術(shù)的應(yīng)用比重，但是目前仍有一部分醫(yī)院沒有認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、新媒體等現(xiàn)代化技術(shù)對檔案管理的重要性。在使用信息化平臺(tái)時(shí)，也僅僅是停留在基礎(chǔ)應(yīng)用上，例如：收發(fā)郵件、文件打印等等。信息化技術(shù)的優(yōu)勢沒有被開發(fā)出來。出現(xiàn)這種情況的主要原因是由于員工在思想認(rèn)知的缺失。

對此，醫(yī)院應(yīng)做好數(shù)字化思想的宣傳工作，加強(qiáng)全體員工對于數(shù)字化檔案管理的認(rèn)知。一直以來，醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)，都是采用紙質(zhì)保存的方式，很多人員在崗時(shí)間比較長，對于新鮮事物的理解力與認(rèn)識(shí)度都不夠完善，無法正確看待數(shù)字化管理對提高工作效率的意義。因此，在開展工作，態(tài)度比較守舊，任務(wù)執(zhí)行因循守舊。

這種形勢下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)發(fā)揮出引導(dǎo)作用，做好自上而下的宣傳工作，例如：邀請專家學(xué)者定期進(jìn)入醫(yī)院開展講座，將數(shù)字化管理的理念融合到員工績效考核中，提高員工轉(zhuǎn)變思想的積極性，在潛移默化中激發(fā)自主學(xué)習(xí)能力，在醫(yī)院內(nèi)全方面地落實(shí)信息化管理意識(shí)。

3.提高人員素質(zhì)

人才是保證工作順利開展的基礎(chǔ)動(dòng)力，對于醫(yī)院中的檔案管理工作也是如此。當(dāng)前醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展形勢正不斷轉(zhuǎn)變，醫(yī)院日常所開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的種類也越來越多元化，檔案人員需要處理的信息檔案內(nèi)容更是復(fù)雜多樣，所以為了保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，相關(guān)工作人員應(yīng)該及時(shí)更新自我對數(shù)字化管理的認(rèn)知，并且能夠熟練使用科學(xué)化、現(xiàn)代化的數(shù)字化平臺(tái)與管理技術(shù)。但是很多醫(yī)院受到規(guī)模、觀念、傳統(tǒng)思想的約束，仍沒有建立起專門的信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)，日常檔案管理工作甚至是由行政人員代理完成。

為了提高醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量，最大化發(fā)揮出檔案資源的作用，需要對工作人員展開專業(yè)化的培訓(xùn)。在培訓(xùn)檔案管理人員的專業(yè)技能時(shí)，應(yīng)從內(nèi)部培訓(xùn)與外部培訓(xùn)出發(fā)，首先在進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)選用有經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)過硬的檔案管理者人員擔(dān)任培訓(xùn)經(jīng)理，定期開展課程化的培訓(xùn)工作，增加員工的知識(shí)儲(chǔ)備能力，確保其操作的精準(zhǔn)性，調(diào)動(dòng)在崗的工作積極性。

在人才招聘時(shí)，要增加對數(shù)字化辦公的能力考察，確保其能夠在快速培訓(xùn)后熟悉崗位工作。另外，對于外部培訓(xùn)來說，醫(yī)院需要派遣員工進(jìn)入到先進(jìn)企業(yè)或醫(yī)療單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，做好知識(shí)的進(jìn)修，使其及時(shí)更新數(shù)字化管理意識(shí)，并掌握專業(yè)技能，更好地為工作服務(wù)。

4.維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全

眾所周知，相比較于傳統(tǒng)媒體平臺(tái)來說，互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的信息開放性更高，人們在使用數(shù)據(jù)時(shí)也更加自由，雖然這給檔案管理提供了更加便利的服務(wù)，但是過于開放的環(huán)境也引發(fā)了一定的安全危機(jī)。例如：不法分子為了獲取醫(yī)院重要信息資源，會(huì)破壞醫(yī)院內(nèi)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，安裝木馬病毒。如果缺少對網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)，會(huì)增加檔案儲(chǔ)存的風(fēng)險(xiǎn)，情況嚴(yán)重時(shí)，還會(huì)導(dǎo)致信息丟失、數(shù)據(jù)庫被破壞。

為了提高檔案儲(chǔ)存、管理的安全性，工作人員要加強(qiáng)對信息平臺(tái)的安全維護(hù)，及時(shí)建立防火墻，抵御不法分子或黑客的入侵。安裝病毒防御軟件，定期更新殺毒系統(tǒng)，避免垃圾郵件或病毒的干擾。另外，對于醫(yī)院的重要檔案文件，要做好加密處理，在硬件安全防護(hù)的基礎(chǔ)上，開展針對性的保護(hù)，及時(shí)備份，提高檔案運(yùn)行的安全性。

5.建立大數(shù)據(jù)庫

奧地利數(shù)據(jù)科學(xué)家維克托仿醵麁飛岫韃裨諂洹洞笫菔貝芬皇櫓兄賦觶笫荽吹男畔⒎綾┱詬倫湃嗣塹納?、工醉d姆絞接胨嘉4笫菡庖桓拍鈄鈐纈陜罌銜咎岢觶的謐已д叩奶致郟范舜笫蕕奶氐鬮夯?、?jǐn)S嘍?、价值密儿o汀？

而醫(yī)院檔案的積累形式與大數(shù)據(jù)理念不謀而合，在長期發(fā)展過程中，醫(yī)院開展的各類活動(dòng)會(huì)衍生出大量的檔案文件，例如：某市中醫(yī)院每年形成的綜合文件達(dá)到1000余件，住院病歷檔案近9萬，并呈現(xiàn)不斷上漲的趨勢。我國檔案法規(guī)定，醫(yī)院的住院病歷檔案保存時(shí)間應(yīng)大于等于30年，而且CT、CR、DR等醫(yī)療影像技術(shù)不斷發(fā)展，以文件、圖像、影音為載體的檔案內(nèi)容越來越多，為了更加安全、高效、全面的保存，醫(yī)院應(yīng)盡快建立大數(shù)據(jù)庫。例如，組建專門人員搭建信息化平臺(tái)與數(shù)據(jù)庫，做好檔案價(jià)值的分類，以便在數(shù)據(jù)庫中快速查找目標(biāo)文件，提高數(shù)據(jù)處理效率。

四、結(jié)語

現(xiàn)階段我國醫(yī)院單位正不斷向著現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)型，業(yè)務(wù)內(nèi)容與人員結(jié)構(gòu)變得更加復(fù)雜，原有的人力檔案管理模式已經(jīng)逐漸落后。數(shù)字化的檔案管理方式能夠有效提升人員辦公效率，通過在大數(shù)據(jù)庫上的檢索，工作人員即可獲取目標(biāo)檔案，檔案資源的利用率大大提升，真正意義上的實(shí)現(xiàn)信息共享，減少檔案管理者的工作壓力，并提高了檔案管理的質(zhì)量，未來醫(yī)院仍將不斷加強(qiáng)對數(shù)字化軟硬件的建設(shè)，確保管理工作的順利進(jìn)行。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）