摘 要：檔案管理工作在社會組織機(jī)構(gòu)和企業(yè)事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，是部門或單位的全面、完整歷史發(fā)展記錄和數(shù)據(jù)資料，具有長期性，復(fù)雜性，完整性，對檔案管理的安全性提出了嚴(yán)格的要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，檔案安全管理也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，確保檔案安全是管理中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，因此首先要對其重要性加強(qiáng)認(rèn)知，通過相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制和防范措施的制定，使突發(fā)事件以及自然災(zāi)害等所造成的損失最大限度地減少，使檔案的安全性得到有效保證。本文就檔案安全管理工作中存在的問題以及加強(qiáng)管理的有效措施進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：檔案安全;管理;措施

在社會組織機(jī)構(gòu)和企業(yè)單位中，檔案管理作為記錄各項經(jīng)營和生產(chǎn)活動的信息資源，有著重要的利用和開發(fā)價值，同時也是寶貴的經(jīng)驗總結(jié)和積累，對于社會組織機(jī)構(gòu)和企業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展有著不可或缺的作用。因此對于檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)重視，確保檔案管理的安全性，避免因工作失誤等造成檔案資料的破壞和遺失，因此加強(qiáng)檔案安全管理工作至關(guān)重要。

一、檔案安全管理工作的意義

在檔案管理工作中，檔案的安全管理對于檔案事業(yè)的發(fā)展以及群眾切身利益的保障有著密不可分的聯(lián)系。

1.戰(zhàn)略意義。企事業(yè)單位以及社會組織機(jī)構(gòu)的安全生產(chǎn)政策與檔案安全管理工作的貫徹和落實相契合，作為科學(xué)發(fā)展觀踐行的重要手段，能夠?qū)ζ笫聵I(yè)單位以及社會組織機(jī)構(gòu)的根本利益進(jìn)行有效融合，并在和諧社會的構(gòu)建方面具有積極的戰(zhàn)略意義。

2.重要基礎(chǔ)的奠定。作為重要工作基礎(chǔ)，檔案安全管理工作在檔案工作發(fā)展順利開展中發(fā)揮著重要的作用，能夠?qū)ο嚓P(guān)的歷史事件、經(jīng)營建設(shè)等內(nèi)容進(jìn)行全面、真實地記錄，同時其中還包括不少重要的信息資料，甚至涉及高度機(jī)密的資料和文件，如果出現(xiàn)資料遺失或泄漏的情況，將會造成巨大的損失。因此加強(qiáng)檔案安全管理工作，是其他工作順利開展的重要基礎(chǔ)。

二、檔案安全管理工作中存在的問題

1.檔案保管不當(dāng)。目前在不少檔案安全管理工作中，因檔案管理不到位，保管不當(dāng)?shù)戎T多因素造成檔案損毀的情況。在檔案管理中，不少管理人員在檔案柜中放置其他雜物，造成檔案放置程序混亂的同時，也使檔案柜日常管理工作無法有效落實，相關(guān)的防火、防蟲、防盜、防光、防塵、防潮、防污染、防暑等方面的安全措施不到位;甚至檔案管理庫放窗戶等未關(guān)閉等，一旦遭遇雷雨天氣，會造成檔案資料的極大損失;另外對于檔案柜溫濕度也未進(jìn)行定期檢查，使檔案安全無法有效保障。

2.信息管理不當(dāng)。相關(guān)檔案管理人員在進(jìn)行檔案安全管理時，常會因工作疏忽等原因，在檔案排列編號、信息分類等工作中出現(xiàn)錯誤，對日常的檔案管理和信息查詢帶來不利，另外在檔案中的不少照片、底片等資料，如未進(jìn)行定期檢查和處理，極容易出現(xiàn)發(fā)霉、發(fā)黃等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響資料的使用;另外對于聲音、錄像等檔案未進(jìn)行及時復(fù)制和刻錄，一旦出現(xiàn)損壞的情況，將造成無法補(bǔ)救的損失。

3.安全保管條件不足。檔案安全管理的硬性條件對于檔案安全管理的順利實施有著重要的保障作用。然而由于各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在不均衡的情況，各地檔案資料的管理條件也存在差異。因此通常經(jīng)濟(jì)條件較好的地區(qū)，設(shè)有專門的檔案存放庫房，對檔案安全保護(hù)措施落實到位，在經(jīng)濟(jì)條件比較落后的地區(qū)，就存在著管理硬 性條件不足，檔案安全管理水平較差，使檔案安全管理無法有效保證。

三、檔案安全管理加強(qiáng)的有效措施

1.檔案安全管理制度體系完善。檔案安全管理制度體系的完善對檔案管理安全性的提高發(fā)揮著重要作用，因此首先需要對檔案安全管理工作提高重視，對加強(qiáng)檔案管理工作的意義加深理解，從而進(jìn)一步對相關(guān)檔案安全管理制度體系進(jìn)行健全和完善。將檔案管理考察制度與管理人員的工作績效考核相掛鉤，對檔案安全管理具體制度的落實與相關(guān)人員的工作職責(zé)相聯(lián)系，使相關(guān)管理人員對自身工作內(nèi)容和責(zé)任加以明確，有利于安全管理工作落實到位。另外具體負(fù)責(zé)人員需要加強(qiáng)檔案資料管理的定期安全性檢查，能夠?qū)n案保管中存在的問題及時發(fā)現(xiàn)和解決，使檔案安全管理工作有效性得以保證。

為了有效提高檔案安全的日常管理水平，需要對檔案安全日常管理制度進(jìn)行健全，其中涉及值班制度、庫房保管制度、檔案安全管理責(zé)任制、檔案出入庫制度、庫房溫濕度管理制度、檔案保密制度、檔案利用制度等，相關(guān)管理人員需要嚴(yán)格按照上述制度規(guī)定執(zhí)行。另外還需要對檔案安全管理工作臺賬進(jìn)行建立和完善，其中原始臺賬主要有：值班記錄、保管情況檢查記錄、防火安全檢查記錄、出入庫記錄、移交登記檔案、環(huán)境安全檢查記錄、檔案查閱登記、庫內(nèi)外溫濕度記錄檔案等，并對其進(jìn)行統(tǒng)計和分析，對其中的安全管理規(guī)律進(jìn)行有效總結(jié)，并對檔案安全管理工作進(jìn)行有效指導(dǎo)，使檔案安全管理工作水平提高。另外檔案安全管理過程應(yīng)從檔案保管環(huán)節(jié)進(jìn)行不斷拓展，涵蓋檔案收集、積累、鑒定、整理、利用等全過程，使檔案安全管理工作在各個環(huán)節(jié)中得到有效落實。

為了更好地實現(xiàn)檔案安全管理，作為檔案工作的基礎(chǔ)原和根本措施， 根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，檔案的集中管理能夠通過將各類應(yīng)歸檔和保存的文件材料向指定的檔案室或檔案館定期進(jìn)行移交的方式，使檔案管理的安全性進(jìn)一步提高。其中包括各單位檔案需要定期移交至國家檔案館，依照國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，對單位文件、材料的歸檔制度以及檔案館接收范圍等予以明確和制定，以及各部門文件材料歸檔范圍和各檔案館接收范圍等，使應(yīng)歸檔文件材料的完整性、有效性得以保證。

2.管理人員綜合素質(zhì)和能力提高。確保檔案的完整性和安全性是相關(guān)檔案管理人員的主要職責(zé)和工作內(nèi)容。在檔案安全管理工作中，管理的重要目標(biāo)為確保檔案無遺失、無損壞、整齊有序等。一旦出現(xiàn)檔案資料損壞的情況，相關(guān)管理人員需要及時進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)救處理。為了確保檔案無遺失等情況，還需要及時對檔案進(jìn)行完整安全備份處理，同時加強(qiáng)安全備份檔案的管理，避免出現(xiàn)檔案混亂的情況。因此在檔案安全管理中，需要檔案管理人員保持高度責(zé)任心和認(rèn)真的工作態(tài)度。目前隨著檔案安全管理重要性的日益凸現(xiàn)，對檔案管理人員的要求也越來越高，不僅需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)，同時還需要具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和管理水平。另外管理人員還需要對檔案保管的相關(guān)法律法規(guī)熟悉和了解，確保管理人員在實際檔案安全管理工作中，能夠及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并能進(jìn)行有效分析和解決，使檔案的安全性得到有效保證。

3.管理工作保密性加強(qiáng)。目前信息技術(shù)的飛速發(fā)展，也對檔案安全管理提出了更高的要求。各種先進(jìn)技術(shù)手段在檔案安全管理中得到應(yīng)用的同時，也加大了檔案安全風(fēng)險，對檔案保管的安全性造成極大的威脅。檔案保管的完整性、有效性、安全性對于檔案資源的有效利用起著決定性的作用，因此在實際管理工作中，需要針對檔案加強(qiáng)安全保密工作，對檔案的保密等級進(jìn)行明確劃分，做好相應(yīng)的檔案管理保密工作，在對檔案實體加強(qiáng)安全管理的同時，還需要對管理的保密性予以保證。對于保管的檔案需要相關(guān)管理人員定期進(jìn)行嚴(yán)格清點，針對日益網(wǎng)絡(luò)化的各類檔案資料，隨著數(shù)學(xué)化檔案庫的運(yùn)用，需要加強(qiáng)相應(yīng)防火墻等安全防護(hù)手段，針對不同的防問權(quán)限設(shè)置相應(yīng)的密碼保護(hù)，建立備份數(shù)據(jù)以及安裝保護(hù)隔離卡等，使電子檔案安全管理措施得以不斷完善。

4.檔案庫房安全性提高。在不少單位中，仍采用廢棄廠房或臨時庫房作為檔案管理的檔案庫房，而保密檔案的庫房不具備良好的防盜、防火等功能，使檔案安全管理無法得到有效保障，因此庫房管理是提高檔案管理安全性至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。首先檔案庫房應(yīng)配備整套的防火、防盜設(shè)施、庫房溫度測量裝置以及各類防蟲藥物等;日常管理工作中要注意對檔案庫房進(jìn)行維護(hù)，定期對庫房內(nèi)進(jìn)行溫濕度檢測以及防火、防盜措施的有效性檢查，以及檔案庫房內(nèi)的電器線路的安全性等各項檢查，最大限度地避免火災(zāi)等事故的發(fā)生，使檔案庫房日常管理力度加強(qiáng);另外還需要做好日常檢查記錄，包括上述的開關(guān)設(shè)備、電源路線、電源門窗、防蟲藥品消防器材等，并對庫內(nèi)外環(huán)境清潔予以保證，使檔案安全隱患能夠及時得到消除。

四、結(jié)束語

隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案資料數(shù)據(jù)在各行業(yè)領(lǐng)域的生產(chǎn)發(fā)展中的重要性也日益凸現(xiàn)，其巨大的開發(fā)利用價值也備受關(guān)注，因此加強(qiáng)檔案安全管理工作有著重要的現(xiàn)實意義。目前檔案安全管理中還普遍存在著檔案保管不當(dāng)、檔案安全管理不到位等問題，因此需要提高檔案安全管理意識，對相應(yīng)的安全管理制度體系進(jìn)行完善，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的培養(yǎng)，使檔案安全工作的保密性以及檔案庫房的安全性有效提高。

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（作者單位：陜西廣播電視大學(xué)商洛分校）

作者簡介：張慧林（1973-），女，漢族，陜西佳縣人，陜西電大商洛分校，檔案館員，本科，研究方向;檔案管理。