梁震宇

【摘 要】隨著數(shù)字化時(shí)代和工業(yè)4.0時(shí)代的到來，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和5G通信等先進(jìn)的信息技術(shù)，不僅在大型制造企業(yè)中加速滲透，而且給中小制造企業(yè)帶來轉(zhuǎn)型升級(jí)的啟發(fā)。文章通過釘釘軟件在中小制造企業(yè)的具體應(yīng)用，對(duì)中小制造企業(yè)的管理升級(jí)提出一些建議。

【關(guān)鍵詞】中小制造企業(yè);轉(zhuǎn)型升級(jí);內(nèi)部管理

0 引言

針對(duì)不同行業(yè)的中小企業(yè)的需求場(chǎng)景，開發(fā)使用便捷、成本低廉的中小企業(yè)數(shù)字化解決方案，是我國工業(yè)和信息化部實(shí)施《中小企業(yè)數(shù)字化賦能專項(xiàng)行動(dòng)方案》的明確要求。在世界貿(mào)易摩擦不斷加劇的背景下，中小制造企業(yè)急需通過使用便捷、成本低廉的數(shù)字化手段，降低生產(chǎn)成本，抵御外部風(fēng)險(xiǎn)。本文以阿里巴巴公司出品的企業(yè)管理軟件——釘釘軟件為例，探討中小制造企業(yè)管理升級(jí)的低成本數(shù)字化手段。

1 中小制造企業(yè)的現(xiàn)狀

1.1 人力資源管理基礎(chǔ)薄弱

2018年11月1日，習(xí)近平總書記在民營企業(yè)座談會(huì)上概括指出，民營企業(yè)貢獻(xiàn)了中國經(jīng)濟(jì)80%以上的城鎮(zhèn)勞動(dòng)就業(yè)、90%以上的企業(yè)數(shù)量?？梢钥闯觯行≈圃炱髽I(yè)絕大部分是民營企業(yè)，由于此類企業(yè)多數(shù)仍處于創(chuàng)業(yè)或發(fā)展階段，因此通常采用的是家族式管理，在人力資源管理上投入資金不足，甚至連人力資源管理人員都是兼職兼崗，沒有經(jīng)過系統(tǒng)學(xué)習(xí)和專業(yè)培訓(xùn)。人力資源管理的檔案表單不夠標(biāo)準(zhǔn)，員工填表的時(shí)候有很多如身份證號(hào)碼、家庭住址等關(guān)鍵信息會(huì)出現(xiàn)填寫錯(cuò)誤或沒有錄入，而且手寫的表單后續(xù)查證和匯總都比較麻煩;檔案保存也不夠規(guī)范，通常按時(shí)間段保存，如果辦公室搬遷經(jīng)常會(huì)遺失人員檔案;人員招聘渠道單一，僅通過參加人才市場(chǎng)招聘會(huì)和張貼宣傳告示的方式招聘;新員工缺少集中系統(tǒng)培訓(xùn)，普遍使用傳統(tǒng)的師帶徒方式，這種方式對(duì)師傅和徒弟的責(zé)任心和自覺性都有較高的要求，效果不理想;員工薪酬績(jī)效通過人工計(jì)算，為防出錯(cuò)需要多人核對(duì)，耗費(fèi)人力;勞動(dòng)合同管理不嚴(yán)謹(jǐn)，合同期滿沒有及時(shí)補(bǔ)簽，帶來用工風(fēng)險(xiǎn)。這些人力資源管理的問題，都在一定程度上阻礙著中小制造企業(yè)的發(fā)展。

1.2 生產(chǎn)制造管理效率不高

中小制造企業(yè)多數(shù)采用垂直化管理，從高層到中層，中層再到員工，這種管理方式對(duì)中層管理者責(zé)任心和積極性有很高的要求。車間生產(chǎn)制造過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工人請(qǐng)假?zèng)]有及時(shí)調(diào)整其他人員頂崗、設(shè)備出現(xiàn)故障但維修人員沒有及時(shí)處理或缺少配件無法更換修復(fù)、申購的生產(chǎn)必需物資沒有及時(shí)到位無法正常開展生產(chǎn)、生產(chǎn)工藝出現(xiàn)錯(cuò)誤或不合理產(chǎn)生不良品導(dǎo)致停產(chǎn)等問題。這些問題經(jīng)常涉及多個(gè)職能部門，單靠生產(chǎn)車間無法立刻解決，這時(shí)如果車間管理人員沒有積極應(yīng)對(duì)生產(chǎn)中出現(xiàn)的異常，沒有主動(dòng)及時(shí)與相關(guān)職能部門溝通協(xié)調(diào)，生產(chǎn)效率必然下降，造成生產(chǎn)計(jì)劃的延誤，最終導(dǎo)致無法按時(shí)交付產(chǎn)品給客戶。

1.3 銷售管理水平落后

中小制造企業(yè)銷售管理都掌握在企業(yè)老板手中，聯(lián)系客戶接收訂單都由老板或親信負(fù)責(zé)，這樣做可以避免銷售人員離職帶走客戶，降低企業(yè)客戶流失率。但是，企業(yè)老板或親信通常都是一崗多能、身兼數(shù)職，除了聯(lián)系客戶和接收訂單，還要負(fù)責(zé)生產(chǎn)物資采購、經(jīng)常到車間跟蹤了解生產(chǎn)進(jìn)度、落實(shí)產(chǎn)品包裝運(yùn)輸?shù)裙ぷ鳎y免顧此失彼。銷售工作中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是客戶關(guān)系管理，如拓展新的客戶、尋找新的商機(jī)、定期拜訪客戶、售后跟蹤服務(wù)都沒有效開展，長(zhǎng)此以往市場(chǎng)必然越做越小，影響企業(yè)的生存和發(fā)展。

2 釘釘軟件在中小制造企業(yè)的作用

2.1 人力資源管理方面

在釘釘軟件上可以使用“智能人事”在線搭建組織架構(gòu)、建立部門車間、導(dǎo)入員工檔案、辦理入職調(diào)崗離職等人事管理手續(xù);入職時(shí)個(gè)人信息可以讓員工用手機(jī)自行掃描身份證輸入，避免出現(xiàn)錯(cuò)漏;調(diào)崗離職流程通過電子審批單流轉(zhuǎn)，不用到處找領(lǐng)導(dǎo)簽名;智能薪酬可以設(shè)置自動(dòng)計(jì)算計(jì)時(shí)人員工資，核算完成后可以向全體員工單獨(dú)發(fā)放電子工資條，免除打印裁剪工資條的工作;員工考勤可以根據(jù)需要使用指紋、藍(lán)牙、手機(jī)定位和臉部識(shí)別多種方式進(jìn)行，每日自動(dòng)生成考勤報(bào)表，異?？记谧詣?dòng)提醒;“新校招”可以向全國各大高校畢業(yè)生做招聘宣傳，預(yù)約應(yīng)聘者在線面試，減少東奔西跑參加招聘會(huì)的時(shí)間和成本;云課堂預(yù)先設(shè)計(jì)好培訓(xùn)文本或培訓(xùn)視頻，讓新入職的員工自行在手機(jī)或平板上進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)已經(jīng)完成學(xué)習(xí)的再進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)，獲得事半功倍的效果。

以釘釘軟件作為人力資源管理工具，免去了填寫、統(tǒng)計(jì)、存檔等紙質(zhì)表單檔案的煩瑣流程，過去需要10個(gè)人負(fù)責(zé)的工作，現(xiàn)在2個(gè)人就能輕松完成，既避免了各種誤差、減少人力耗時(shí)和提高工作效率，又降低了錯(cuò)填漏填關(guān)鍵信息造成的用工風(fēng)險(xiǎn)。釘釘軟件的人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表讓每一個(gè)管理人員都具備大數(shù)據(jù)分析能力，隨時(shí)隨地可以了解各部門團(tuán)隊(duì)人員離職的問題原因，針對(duì)性地做出主動(dòng)預(yù)防措施，為企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)起到積極作用。

2.2 生產(chǎn)制造管理方面

釘釘軟件是一個(gè)企業(yè)管理工具，它的原型其實(shí)是溝通協(xié)同平臺(tái)。只要管理員不作限制，一線員工可以向任意一級(jí)管理人員甚至是企業(yè)老板反映實(shí)際問題，提出合理化建議，不需要逐級(jí)匯報(bào)問題。例如生產(chǎn)制造五要素“人、機(jī)、料、法、環(huán)”方面的問題，只要影響了一線員工正常工作和收入，員工立即可以在釘釘軟件中向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映，如果相關(guān)負(fù)責(zé)人沒有主動(dòng)積極去處理這些問題，顯而易見要承擔(dān)不作為的責(zé)任。

這種扁平化的溝通方式，讓企業(yè)的管理變得透明化，實(shí)現(xiàn)了初步的全員管理。釘釘軟件的審批功能是最常用的管理工具，所有申請(qǐng)流程都可以通過該功能實(shí)現(xiàn)，在線遞交的申請(qǐng)還可以短信提醒審批人，最快幾分鐘就能完成審批，不用打好紙版報(bào)告，逐個(gè)辦公室去找領(lǐng)導(dǎo)審核批示，大幅度減少審批流程浪費(fèi)的時(shí)間。釘釘軟件有消息已讀功能，發(fā)言者能看到發(fā)出的信息對(duì)方是否已經(jīng)查看，各種通知和臨時(shí)會(huì)議可以通過發(fā)布消息替代，有意見可以在消息中直接回復(fù)提出，減少現(xiàn)場(chǎng)管理人員參加各種會(huì)議討論工作而耗費(fèi)寶貴時(shí)間。必須開會(huì)討論的工作，也可以召開視頻會(huì)議，大家快速在合適的場(chǎng)所參加，無需統(tǒng)一集中到會(huì)議室，省時(shí)環(huán)保。每天的生產(chǎn)計(jì)劃、實(shí)時(shí)生產(chǎn)數(shù)據(jù)，都由統(tǒng)計(jì)員在釘釘軟件群中實(shí)時(shí)更新，相關(guān)管理人員可以即時(shí)查詢，快速做出決策，避免等待數(shù)據(jù)造成的時(shí)間浪費(fèi)。

實(shí)現(xiàn)精益生產(chǎn)管理，最基本的一條就是消滅浪費(fèi)，而等待的浪費(fèi)就是其中非常重要的一項(xiàng)。上面所說的各種問題，沒有及時(shí)處理造成的后果就是等待，企業(yè)可以通過使用釘釘軟件，以在線及時(shí)溝通協(xié)調(diào)處理問題的方法方式，讓生產(chǎn)制造的過程盡量減少等待的時(shí)間，消除等待的浪費(fèi)。

2.3 銷售管理方面

拓展新客戶是中小制造企業(yè)的痛點(diǎn)。釘釘軟件在2019年6月曾宣布，使用釘釘軟件的企業(yè)組織數(shù)突破1 000萬家，用戶可以根據(jù)需要，在釘釘軟件企業(yè)廣場(chǎng)中搜索企業(yè)或產(chǎn)品的關(guān)鍵字，找到相關(guān)的企業(yè)后可以與聯(lián)系人直接溝通，或許能為企業(yè)帶來新的商機(jī)。企業(yè)還能在釘釘軟件發(fā)布簡(jiǎn)介信息，推廣自己的產(chǎn)品和服務(wù)，尋找合適的客戶，避免通過中介帶來的隱患。建立業(yè)務(wù)聯(lián)系之后，可以在釘釘軟件中設(shè)置拜訪日志，安排業(yè)務(wù)人員定期拜訪客戶，并可以設(shè)置定位打卡確保業(yè)務(wù)人員沒有敷衍了事，最后還要對(duì)溝通信息進(jìn)行日志記錄，這樣銷售主管就可以通過分析拜訪日志，提前制定銷售目標(biāo)和計(jì)劃，給生產(chǎn)制造預(yù)留足夠的時(shí)間。審批功能使業(yè)務(wù)人員和管理人員實(shí)現(xiàn)外地隨時(shí)辦公，出差在外地也可及時(shí)對(duì)各項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行審批流轉(zhuǎn)。釘釘軟件通訊錄有客戶管理功能，可以對(duì)客戶信息統(tǒng)一管理，員工離職后客戶信息仍然全部保存;可以記錄所有業(yè)務(wù)往來，高效管理每條線索，統(tǒng)計(jì)分析客戶往來數(shù)據(jù)簡(jiǎn)便快捷;可以設(shè)置客戶信息管理權(quán)限，員工相互不可見他人的外部聯(lián)系人，只能在權(quán)限范圍內(nèi)聯(lián)系自己負(fù)責(zé)的客戶，最大限度地保證客戶信息的安全。

軟件只是銷售管理的工具，經(jīng)營企業(yè)應(yīng)該時(shí)刻保持創(chuàng)新思維，靈活利用工具提高各項(xiàng)管理工作效率，以最低成本獲得最高的效益。

3 結(jié)語

釘釘軟件還整合了很多第三方應(yīng)用，包括企業(yè)經(jīng)營中“人財(cái)物事”的各種解決方案，本文未能一一詳述。釘釘軟件只是近年來流行的免費(fèi)管理軟件中的一種，還有更多更好的企業(yè)管理軟件不斷涌出，各企業(yè)管理者可以留意互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)信息，對(duì)感興趣的先進(jìn)行適應(yīng)性試用，合適再全面推廣使用。中小制造企業(yè)管理升級(jí)迫在眉睫，空降高管人才和引入專家，也許成本高昂難以負(fù)擔(dān)，但選擇實(shí)施數(shù)字化軟件的管理升級(jí)，尤其是不需要采購無數(shù)種軟件，在一個(gè)平臺(tái)上就能實(shí)現(xiàn)無縫溝通，解決生產(chǎn)經(jīng)營中大部分的問題，是中小制造企業(yè)管理升級(jí)的捷徑。企業(yè)決策層應(yīng)當(dāng)把握時(shí)機(jī)，結(jié)合自身實(shí)際情況，找出關(guān)鍵因素，靈活利用軟件功能建立有競(jìng)爭(zhēng)力的、新的管理模式，為進(jìn)軍大型企業(yè)打造有力的數(shù)字化保障。

參 考 文 獻(xiàn)

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[2]德魯.精益之道[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2007.

[3]沈恒超.制造業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的難點(diǎn)與對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)展望，2019（4）：49-55.