李珊珊

摘 要：檔案是社會變遷的記事簿，將會伴隨人們的每一個發(fā)展階段，因此檔案管理工作的有效落實?，F(xiàn)階段，由于社會變革，不管在哪個行業(yè)領(lǐng)域，人力資源檔案管理工作由此也變得日益復(fù)雜與繁瑣，所需處理與統(tǒng)籌的信息與數(shù)據(jù)也大幅度增多。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以應(yīng)付這沉重的管理壓力，導(dǎo)致其管理的效率與質(zhì)量逐步下降。信息化的先進技術(shù)在各個領(lǐng)域中都有非常顯著的應(yīng)用效果，將檔案管理工作與信息化技術(shù)的建設(shè)有機的結(jié)合，全面推進檔案管理信息化建設(shè)的有效管理。文章將以此為論點，積極的展開探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);途徑與方式

0 引言

當(dāng)今社會計算機信息技術(shù)不斷進步與發(fā)展，已經(jīng)逐步的覆蓋于人們生產(chǎn)與生活的方方面面?；跈n案管理的重要性，必須將先進的信息技術(shù)與具體的管理工作有機的結(jié)合起來。其中，不同層次的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運而生，推動了信息化檔案管理建設(shè)的發(fā)展。但是縱觀國內(nèi)現(xiàn)階段的信息化檔案管理水平，仍然存在眾多不健全的地方亟待處理，進而才能讓信息技術(shù)更好的為檔案管理服務(wù)。

1 實行檔案管理信息化建設(shè)的意義

傳統(tǒng)的檔案管理模式，無論是檔案的收集、整理還是其鑒定、統(tǒng)計，每一個步驟與環(huán)節(jié)都是依賴與人工來進行的。但是實際的檔案管理工作，檔案的信息量與實體數(shù)量都非常的龐大，想要切實完成相關(guān)的檔案管理工作，需要投入大量的人力物力財力，并且極易出現(xiàn)誤差與錯誤，進而在對檔案進行使用時也難以充分發(fā)揮檔案的使用價值。依賴人工來對檔案中的信息進行提取，并深度挖掘出其中隱藏的信息，極易出現(xiàn)誤差與遺漏，這就導(dǎo)致檔案信息的共享程度不高，最終導(dǎo)致檔案管理工作的效率不高，并存在嚴(yán)重的質(zhì)量問題。將先進的信息技術(shù)與檔案管理工作有機的結(jié)合起來，有效減輕管理人員的工作壓力，同時提升檔案信息的使用速度與使用效率，全面發(fā)揮檔案信息的作用。同時，對檔案信息的有效共享也非常的有利，進而實現(xiàn)檔案管理的實用價值。因此，實施檔案管理的信息化建設(shè)是必要且具有實際意義的。

2 實行檔案管理信息化建設(shè)的具體方式

2.1 建立相關(guān)的信息化技術(shù)平臺

實行檔案管理信息化建設(shè)的首要步驟，就是合理的搭建檔案管理信息化技術(shù)的相關(guān)平臺，信息化技術(shù)平臺的建立是實現(xiàn)檔案管理與信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，將二者有機的結(jié)合才能夠最大限度的實現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢與作用。建立檔案管理信息化平臺，首先需要從硬件方面著手建設(shè)，配置高性能的服務(wù)器與優(yōu)良的計算機終端，搭建專門的信息網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合實際的檔案管理要求，適當(dāng)?shù)奶碇帽匾脑O(shè)備設(shè)施。其次，檔案管理的軟件操作系統(tǒng)更加至關(guān)重要，其具體的建設(shè)必須細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、合理、優(yōu)質(zhì)，確保與檔案管理實際工作的各個環(huán)節(jié)都能夠嚴(yán)絲合縫，關(guān)于操作權(quán)限以及功能的設(shè)計必須清楚明了，能夠完全符合檔案管理工作的實際需要，確保信息化技術(shù)平臺能夠在實際的檔案管理工作中穩(wěn)定運作，充分的發(fā)揮應(yīng)有的效用。最后，檔案管理的空間環(huán)境也非常重要，加強各項管理防護措施，嚴(yán)防外界因素引發(fā)的安全隱患問題。

2.2 完善相關(guān)的檔案信息化管理制度

相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，融合了信息化技術(shù)的檔案管理將會發(fā)生巨大的變化。為了更好的迎合信息化的檔案管理工作，相關(guān)的檔案管理制度也應(yīng)該隨之進行改進，以此實現(xiàn)對檔案管理信息化建設(shè)的的有效約束，確保其順利的實施，促進管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性。依照國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合檔案管理工作自身的實際需求，對具體的管理制度不斷進行細(xì)化與完善，以傳統(tǒng)的檔案管理制度為基礎(chǔ)，全面體現(xiàn)信息化建設(shè)的特點與優(yōu)勢，充分發(fā)揮信息化建設(shè)的積極作用，竭力禁止管理工作中的事物與漏洞。同時，建立完善的檔案管理工作責(zé)任體系，明確劃分層次與崗位，將檔案管理工作具體的職責(zé)與權(quán)力落實到個人，明確各個崗位具體的職責(zé)工作，防止出現(xiàn)責(zé)任推諉的情況。一旦工作中出現(xiàn)了問題與失誤，需要明確找出責(zé)任負(fù)責(zé)人，保障檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化與順利實施。特別是在信息化的規(guī)范操作方面，必須嚴(yán)厲杜絕安全隱患的發(fā)生。依照工作的內(nèi)容以及責(zé)任的落實，實現(xiàn)操作權(quán)限的合理分配，嚴(yán)禁交換操作權(quán)限，有序需要注意嚴(yán)禁外部網(wǎng)絡(luò)的隨意訪問。插入外來的移動設(shè)備需要經(jīng)過審批與許可，否則嚴(yán)厲禁止。

2.3 強化信息共享

實現(xiàn)檔案信息的高效利用，才可以確保最大限度的發(fā)揮出檔案信息的社會價值與作用。因此，在檔案管理信息化的建設(shè)當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)最大限度的發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，強化檔案信息的共享。其具體的措施，就是積極建立各個單位之間以及其它相關(guān)檔案管理機構(gòu)的檔案信息共享平臺，并將其有效連接。也可以直接建立檔案管理數(shù)據(jù)中心，便于檔案信息的調(diào)用與共享，提高檔案信息的利用率。但是，在其實際的操作中，應(yīng)嚴(yán)格注意合作單位、機構(gòu)數(shù)據(jù)接口以及檔案格式的統(tǒng)一，嚴(yán)格確保規(guī)范性的高質(zhì)量，切實實現(xiàn)檔案信息真正積極的共享與利用。

基于大數(shù)據(jù)的背景，信息與數(shù)據(jù)的價值不言而喻。因此，在檔案管理信息化的建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)依賴大數(shù)據(jù)的背景對檔案信息進行詳盡的分析，實現(xiàn)檔案信息的高效使用。

結(jié)語：現(xiàn)階段，想要實現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，全面提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，切實發(fā)揮檔案管理的價值與作用，就必須積極的對檔案管理的信息化建設(shè)進行探討，將信息化技術(shù)充分的運用到檔案管理工作中，以確保檔案管理工作的落實與順利實施，以此推進社會的進步與發(fā)展。

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