劉同 張策

此次新冠肺炎疫情，是新中國成立以來我國發(fā)生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。這是一場沒有硝煙的人民戰(zhàn)爭。醫(yī)療行業(yè)處在疫情防控的第一線，醫(yī)院是疫情防控主戰(zhàn)場，廣大醫(yī)務(wù)人員是疫情防控主力軍。疫情背景下醫(yī)院檔案如何收集、整理、保管、利用，尤其是臨床醫(yī)學(xué)防疫科研檔案的管理等，是對醫(yī)院檔案管理工作的挑戰(zhàn)。

一、醫(yī)院疫情檔案管理工作的意義

（一）收集管理好疫情防控檔案資料是檔案部門和檔案工作者的職責(zé)所決定的。檔案部門肩負(fù)著“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的重要使命。新冠肺炎疫情發(fā)生以來，醫(yī)院廣大醫(yī)護(hù)人員主動投身戰(zhàn)“疫”，為奪取抗擊疫情斗爭的勝利做出了突出的貢獻(xiàn)。醫(yī)院在疫情防控工作中形成了大量的文字、圖片、音視頻檔案資料，這是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情和廣大醫(yī)護(hù)人員共克時艱、戰(zhàn)勝病魔的真實記錄，收集管理好這些資料，對于政府制定相關(guān)衛(wèi)生政策、工作查考、醫(yī)學(xué)科研等具有重要意義。

（二）醫(yī)院的各個科室應(yīng)該高度重視疫情期間形成的各種檔案資料的管理。要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任，完善措施。應(yīng)指定本科室檔案員積極主動做好疫情防控檔案材料收集、整理、歸檔工作，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。各科室收集的檔案資料內(nèi)容必須客觀、真實、完整，既要充分體現(xiàn)本院抗擊疫情真實的實際情況，也要符合醫(yī)院檔案管理的規(guī)范。

（三）醫(yī)院檔案的管理，也是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，及時收集管理好醫(yī)院疫情防控檔案資料，便于及時總結(jié)經(jīng)驗，補(bǔ)齊醫(yī)院管理短板，同時也是建立完善的國家疫情防控制度體系和健全國家公共衛(wèi)生應(yīng)急管理體系的基礎(chǔ)性工作。

（四）醫(yī)院疫情防控檔案準(zhǔn)確記載了傳染病發(fā)生的時間、地點，以及傳染病患者的年齡、性別、職業(yè)等情況。這些疫情防控檔案是研究防控傳染病發(fā)生的第一手資料，是衛(wèi)生行業(yè)專家更全面準(zhǔn)確地分析傳染病的規(guī)律和特點，更有效地做好傳染病等預(yù)防工作的參考，是流行病、傳染病等科學(xué)研究的寶貴資料。

二、疫情期間醫(yī)院檔案的收集范圍

醫(yī)院在這次疫情防控工作中直接形成的有保存和參考利用價值的各類載體的記錄（包括紙質(zhì)材料、圖片、聲像、電子文件和實物等），均應(yīng)納入收集歸檔范圍。主要包括以下內(nèi)容：

（一）上級單位及衛(wèi)生管理部門下發(fā)的關(guān)于疫情防控工作的文件、通知、批示等;

（二）醫(yī)院在疫情防控工作中制定的相關(guān)公告、通知、通報等;

（三）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在疫情防控工作中的批示和講話材料;

（四）醫(yī)院各科室成立疫情處置工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、建立協(xié)調(diào)機(jī)制的相關(guān)文件資料;

（五）醫(yī)院疫情處置工作的各類重要會議通知、議程、決議、紀(jì)要、音視頻和圖片資料等;

（六）醫(yī)院疫情防控工作過程中生成的各種工作方案、預(yù)案、疫情分析報告、疫情統(tǒng)計報表、疫情通報材料、各類疫情簡報、大事記、工作總結(jié)、匯報材料、宣傳表彰材料等;

（七）醫(yī)院各科室疫情防控志愿者組織及成員名單，及其工作過程中產(chǎn)生的文件材料;

（八）醫(yī)院各科室臨時黨支部、各級黨員干部從事社會幫扶和下沉社區(qū)開展疫情防控工作的文件材料;

（九）醫(yī)護(hù)人員援鄂的各種材料。戰(zhàn)“疫”一線醫(yī)護(hù)人員的請愿書、家書、回憶錄、筆記、日記; 抗“疫”一線醫(yī)護(hù)人員工作照片、音視頻、多媒體資料及實物;

（十）醫(yī)院疫情防控工作相關(guān)物資保障、生產(chǎn)和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料;

（十一）醫(yī)院承擔(dān)教學(xué)部門的疫情防控工作和線上線下教學(xué)安排、科學(xué)研究工作形成的文件、圖片資料等;

（十二）醫(yī)院外地職工返院的疫情防控工作材料;

（十三）醫(yī)院各科室、個人向疫區(qū)捐贈財物的憑證、記錄;

（十四）抗擊疫情過程中，醫(yī)院物質(zhì)采購清單、接受社會各類救助、捐贈等資金和物資來源、分配使用方案等相關(guān)資料;

（十五）新聞媒體及相關(guān)單位關(guān)于醫(yī)院疫情防控工作、醫(yī)護(hù)人員先進(jìn)事跡的各類宣傳材料;

（十六）醫(yī)院在疫情防控期間轉(zhuǎn)診病人、組織醫(yī)護(hù)人員赴隔離點開展醫(yī)療服務(wù)、保障門診正常疾病診治等形成的相關(guān)文件材料;

（十七）對醫(yī)院公共場所等進(jìn)行衛(wèi)生檢疫和管控形成的文件材料;

（十八）醫(yī)院其他與疫情防控工作有關(guān)的具有保存價值的資料。

三、疫情期間醫(yī)院檔案管理的應(yīng)對措施

（一）從醫(yī)院在疫情防控時期的特殊作用出發(fā)，堅持為一線醫(yī)務(wù)人員提供檔案服務(wù)不間斷。為避免醫(yī)院工作人員交叉感染，可以通過網(wǎng)絡(luò)、電話、信函等通道查檔，有特殊需要必須查閱病歷檔案的可以現(xiàn)場查檔，但要做好防護(hù)措施。要在做好安全防護(hù)的基礎(chǔ)上，及時對收集積累的醫(yī)院防疫文件材料進(jìn)行封存，為后續(xù)整理創(chuàng)造有利條件。要做好相關(guān)文件材料收集歸檔范圍和整理分類方案的制訂工作，要聚焦一線疫情防控工作需要，積極開展檔案提供利用工作。

（二）醫(yī)院歸檔的防疫文件材料應(yīng)內(nèi)容完整，已通過OA系統(tǒng)發(fā)布的文件可實行電子文件在線歸檔;照片應(yīng)清晰且未經(jīng)過PS處理，音視頻應(yīng)播放流暢、聲音及畫面清晰、主題突出，并注明拍攝者、拍攝時間、地點、主題、內(nèi)容、人物等基本信息。

（三）教學(xué)醫(yī)院承擔(dān)著醫(yī)學(xué)院的部分教學(xué)工作，為實現(xiàn)疫情期間學(xué)生停課不停學(xué)，一些教學(xué)醫(yī)院使用“釘釘”平臺進(jìn)行線上教學(xué)。應(yīng)注意收集電子版本的教學(xué)檔案。

（四）加強(qiáng)醫(yī)院檔案保管場所日常檢查、安全防護(hù)力度，定期對辦公室、服務(wù)大廳、走廊、檔案庫房等區(qū)域按防疫規(guī)范進(jìn)行消毒。確保檔案工作人員防疫安全和疫情防控期間檔案實體、檔案信息安全。

（五）隨著疫情的發(fā)展，在疫情防控后期，各企事業(yè)單位的復(fù)工復(fù)產(chǎn)對新冠肺炎疫情的防治提出了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院會給根據(jù)當(dāng)?shù)鼐唧w的疫情防控實際情況通過提供全面篩查項目和系統(tǒng)的防控措施，如心理咨詢、網(wǎng)絡(luò)問診、AI中醫(yī)、AI西醫(yī)、家庭檔案等互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)療服務(wù)，對這些工作中形成的檔案資料也應(yīng)該注意全面收集。

（六）醫(yī)院各科室在疫情防控工作結(jié)束后，參照歸檔范圍和責(zé)任科室，要及時向醫(yī)院檔案室、病案室等醫(yī)院檔案保管單位移交。

（七）要做好醫(yī)院檔案實體的消毒工作。醫(yī)院在疫情期間形成的各種檔案文件材料，特別是疫情一線工作中形成的檔案文件如發(fā)熱門診、重癥監(jiān)護(hù)病房等形成的病歷檔案，應(yīng)采用各種方法進(jìn)行消毒處理，以保護(hù)醫(yī)院工作人員安全。

（八）要做好醫(yī)院疫情檔案的編研開發(fā)工作。對醫(yī)院疫情防控檔案深挖檔案資源，匯編成冊、編寫衛(wèi)生史志，以出版、專題展覽等形式推向大眾，能夠能起到以史為鑒，警鐘長鳴，提高公共衛(wèi)生安全意識的積極作用。