何文仙

【摘要】中職學(xué)校檔案類型涵蓋行政檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、教務(wù)檔案、基建檔案、實(shí)用檔案等，由于檔案管理內(nèi)容紛繁復(fù)雜、千頭萬緒，如果僅僅依靠于傳統(tǒng)的人工管理模式，不但工作效率低，人為失誤率高，而且檔案的利用價(jià)值也被封存。因此，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等信息化管理手段融入檔案管理當(dāng)中，勢(shì)必會(huì)收到事半功倍的理想效果。本文結(jié)合中職學(xué)校檔案信息化管理的必要性，針對(duì)檔案管理的信息化及科學(xué)化建設(shè)策略展開全面論述。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校;檔案管理;信息化;科學(xué)化

中職學(xué)校檔案管理涉及檔案信息收集整理、價(jià)值信息篩選、檔案編目、檢索、借閱、保管等工作，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，目前，中職學(xué)校檔案管理已經(jīng)建立了高效便捷的檔案信息化管理系統(tǒng)，檔案管理逐步朝著科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化方向邁進(jìn)。因此，在這一大好形勢(shì)下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)依托于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，加快推進(jìn)中職學(xué)校檔案管理的信息化及科學(xué)化建設(shè)進(jìn)程，為學(xué)校其他各項(xiàng)工作的順利開展保駕護(hù)航。

一、中職學(xué)校檔案信息化管理的必要性分析

（一）改善存儲(chǔ)環(huán)境，節(jié)省存儲(chǔ)空間。由于檔案資料保管具有長(zhǎng)期性特征，在一段時(shí)期內(nèi)，檔案資料的使用頻率相對(duì)較低，這就對(duì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境提出了較高的要求，檔案存儲(chǔ)空間必須同時(shí)滿足防熱、防潮、防濕、防腐、防火、防盜、防蛀的條件。但是，隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案類型以及數(shù)量也不斷攀升，學(xué)校原有的存儲(chǔ)空間已無法滿足檔案的存儲(chǔ)條件，極易造成檔案資料丟失或者破損，進(jìn)而使學(xué)校蒙受損失。而實(shí)施檔案信息化管理，多數(shù)紙質(zhì)檔案完全轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n格式，借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)海量容量的特性，電子版檔案資料全部存儲(chǔ)在檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，存儲(chǔ)空間只需要一個(gè)虛擬的云存儲(chǔ)空間，不再占用大量的實(shí)體空間面積，保障了檔案存儲(chǔ)安全性。

（二）簡(jiǎn)化借閱流程，避免原件受損。過去，檔案借閱流程較為繁瑣，過程審批手續(xù)占用時(shí)間長(zhǎng)，給檔案借閱人帶來諸多不便，同時(shí)，在查詢與借閱檔案過程中，檔案原件極易丟失或者受損，給檔案管理人員帶來諸多困擾。而建立檔案信息化管理系統(tǒng)后，借閱人只需要按照管理系統(tǒng)提示進(jìn)行操作，就可以完成借閱流程，大大節(jié)省了借閱時(shí)間，如果借閱人需要查看紙質(zhì)檔案，利用打印設(shè)備輸出紙質(zhì)材料即可，無須借閱檔案原件，確保檔案的完整性。

（三）檢索路徑便捷，服務(wù)理念升級(jí)。中職學(xué)校檔案室作為服務(wù)機(jī)構(gòu)，主要為檔案資料需求者提供便捷的檔案信息服務(wù)，保證為各項(xiàng)工作的開展提供有力的數(shù)據(jù)支持以及資料參照。當(dāng)信息化技術(shù)與檔案管理融為一體后，檔案資料需求者可以隨時(shí)隨地利用檔案信息管理系統(tǒng)查詢檢索相關(guān)的檔案信息，快速查找到所需資料，使工作效率得到大幅提升。此外，檔案管理人員也可以根據(jù)需求者的主觀需要，為其提供個(gè)性化服務(wù)，比如檔案信息的推送服務(wù)、檔案資料的更新情況等，檔案管理的人性化服務(wù)價(jià)值逐步突顯。

二、中職學(xué)校檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）思想意識(shí)守舊，管理方式落后。由于中職學(xué)校檔案室的多數(shù)管理人員文化知識(shí)水平低，專業(yè)管理知識(shí)膚淺，個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)不高，導(dǎo)致在檔案管理工作當(dāng)中，思想意識(shí)過于保守，對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)知度較低，與當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)嚴(yán)重脫節(jié)。部分管理人員缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)新事物、新理念、新方法、新技術(shù)的接受能力較差，使檔案信息化管理進(jìn)程嚴(yán)重滯后。比如將原有的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變成電子檔案，存儲(chǔ)在檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，但是，管理人員無法掌握掃描儀的操作技能，因此，這項(xiàng)工作也遲遲沒有進(jìn)展，學(xué)校檔案從表面看已經(jīng)實(shí)施了信息化管理，但實(shí)際上卻是換湯不換藥。

（二）資金投入少，重視力度小。部分中職學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)將關(guān)注焦點(diǎn)往往集中在教學(xué)管理、學(xué)生管理以及校風(fēng)建設(shè)方面，而忽略了檔案管理的重要性，在資金投入方面，用于檔案管理信息化建設(shè)的資金少之又少，這就使得檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)工作始終不見成效，甚至一些基礎(chǔ)硬件設(shè)施也嚴(yán)重缺失。此外，在專業(yè)人才引進(jìn)方面，往往只是招錄一些檔案管理專業(yè)的應(yīng)屆或者往屆畢業(yè)生，而缺少專業(yè)的信息技術(shù)人才，這樣一來，檔案信息管理系統(tǒng)的日常維護(hù)、維修以及系統(tǒng)建設(shè)等項(xiàng)工作嚴(yán)重滯后，檔案管理工作始終沒有實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。

（三）安全防范意識(shí)淡薄，系統(tǒng)整合速度緩慢。檔案信息化管理系統(tǒng)能夠方便借閱人進(jìn)行檔案查詢工作，進(jìn)而達(dá)到省時(shí)省力的目的，但是，由于部分中職學(xué)校的檔案信息系統(tǒng)建立時(shí)間較晚，系統(tǒng)內(nèi)部的資源整合情況不容樂觀，比如文檔一體化系統(tǒng)，紙質(zhì)文檔與電子文檔的匹配率依然較低，導(dǎo)致系統(tǒng)的部分功能無法應(yīng)用。此外，當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)接入互聯(lián)網(wǎng)后，系統(tǒng)極易被病毒侵蝕或者黑客攻擊，而造成檔案資料丟失或者被惡意盜取，這主要是由于系統(tǒng)操作人員安全防范意識(shí)淡薄，并未設(shè)置專用的防火墻以及病毒消殺軟件，而一旦遭遇病毒感染，后果將不堪設(shè)想。

三、中職學(xué)校檔案管理信息化及科學(xué)化建設(shè)的有效策略

（一）加快電子檔案建設(shè)步伐，完善檔案目錄數(shù)據(jù)系統(tǒng)。電子檔案既能夠節(jié)省存儲(chǔ)空間，同時(shí)，也能夠提高檔案檢索與借閱效率，因此，檔案管理人員應(yīng)對(duì)以往的紙質(zhì)檔案與當(dāng)下符合存檔要求的資料制作成電子檔案，錄入信息管理系統(tǒng)當(dāng)中。同時(shí)，建立一個(gè)完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并嚴(yán)格區(qū)分開每一個(gè)檔案種類的名稱，避免發(fā)生重復(fù)錄入現(xiàn)象，而增加工作量。比如學(xué)校教學(xué)檔案的子目錄應(yīng)當(dāng)包括教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)計(jì)劃檔案、學(xué)籍檔案、學(xué)生活動(dòng)檔案等，在建立該類別的檔案目錄時(shí)，需要在系統(tǒng)當(dāng)中標(biāo)注每一個(gè)類別的目錄明細(xì)。此外，檔案管理人員制作電子檔案時(shí)應(yīng)借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及掃描儀，值得注意的是，在掃描紙質(zhì)資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)掃描資料全文，建立全文資源數(shù)據(jù)庫，避免遺漏檔案資料的一些重要信息，確保檔案資料的完整性與實(shí)用性。

（二）應(yīng)用多種存儲(chǔ)方式，避免檔案資料丟失。在建立檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫時(shí)，檔案人員對(duì)已經(jīng)錄入數(shù)據(jù)庫的檔案資料，應(yīng)當(dāng)采取多樣化的存儲(chǔ)方式，對(duì)檔案資料進(jìn)行備份，防止檔案資料丟失。比如可以利用大容量U盤、移動(dòng)硬盤、光盤等方式，這樣能夠保證學(xué)校檔案資料的雙保險(xiǎn)，當(dāng)系統(tǒng)中的電子檔案資料丟失時(shí)，完全可以調(diào)用第三方存儲(chǔ)介質(zhì)，將存儲(chǔ)介質(zhì)的檔案資料再次錄入信息管理平臺(tái)。此外，為了保障檔案資料的安全性，信息系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)檔案資料的保密級(jí)別，設(shè)置系統(tǒng)登錄瀏覽權(quán)限。比如各專業(yè)的任課教師只可以瀏覽教學(xué)業(yè)務(wù)類檔案，包括任教學(xué)科計(jì)劃、總結(jié)、公開課教案、教育教學(xué)論文、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。因?yàn)楣ぷ髟?，需要借閱和瀏覽其他類型的檔案時(shí)，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批，才可以對(duì)其開放瀏覽權(quán)限。通過這種方式，檔案管理逐步趨于規(guī)范化，避免了重要信息泄漏情況的發(fā)生。

（三）加大投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施。中職學(xué)校檔案信息化與科學(xué)化管理需要一套完備的硬件設(shè)施，比如信息管理系統(tǒng)的操作機(jī)房、計(jì)算機(jī)硬件以及軟件、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以及打印、掃描等附屬設(shè)施，因此，中職學(xué)校應(yīng)進(jìn)一步加大資金投入力度，保證信息管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施齊全，為檔案管理的信息化建設(shè)提供重要的硬件資源保障。

（四）培養(yǎng)復(fù)合人才，提高職業(yè)素養(yǎng)。傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代信息化檔案管理模式的融合，對(duì)專業(yè)型人才、復(fù)合型人才的需求量也大幅提升，因此，中職學(xué)?？梢岳没ヂ?lián)網(wǎng)的第三方招聘平臺(tái)，或者借助于社會(huì)招聘平臺(tái)，公開向外界招募檔案信息化管理人才，并對(duì)從業(yè)人員的崗位技能、管理經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行全方位考量，在實(shí)際工作當(dāng)中，深入挖掘?qū)I(yè)人才的個(gè)人潛質(zhì)。此外，利用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、遠(yuǎn)程授課的方式，對(duì)新上崗的管理人員以及在職人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，為了驗(yàn)證培訓(xùn)效果，學(xué)?？梢越Y(jié)合各個(gè)崗位的工作性質(zhì)與工作強(qiáng)度，制訂科學(xué)合理的工作考核計(jì)劃，對(duì)考核不合格的管理人員，遵循“能者上、平者讓、庸者下”的用人原則，給一些管理經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)技術(shù)水平高、個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)高的優(yōu)秀人才提供一個(gè)展示個(gè)人才能的舞臺(tái)，以加速推進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化與科學(xué)化建設(shè)進(jìn)程。

四、結(jié)束語

中職學(xué)校檔案管理信息化與科學(xué)化建設(shè)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，不僅要求檔案管理人員時(shí)刻秉持與時(shí)俱進(jìn)的態(tài)度，而且也需要學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，既要保證檔案管理的先進(jìn)性、完整性、安全性，同時(shí)，也要體現(xiàn)檔案資源高效實(shí)用的利用價(jià)值，為開啟中職學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理模式打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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