周志華

【摘要】人事檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性工作，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，搞好人事檔案管理，對于全面地了解工作人員具有重要意義。盡管工人身份人員在一個單位中所占比例小，但應清楚地看到，做好工人身份人員檔案管理工作在全局工作中具有重大意義。

【關(guān)鍵詞】工人身份? 檔案管理? 規(guī)范化? 制度化

一、原因分析

（一）對工人身份人員檔案管理認識不足，意識滯后

人事檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性工作，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，搞好人事檔案管理，對于全面地了解工作人員具有重要意義。盡管工人身份人員在一個單位中所占比例小，但應清楚地看到，做好工人身份人員檔案管理工作在全局工作中具有重大意義。由于人事檔案工作是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常常看不到這項工作的重要性，認為工人身份人員被提拔使用的人極少，檔案使用率低，規(guī)范管理工人身份人員檔案沒有多大作用;還有些部門認為即使提拔使用工人身份人員，其人事檔案后續(xù)工作是組織人事部門的事情，與己無關(guān);也有的同志雖然口頭上講工人身份人員檔案工作的重要性，但實際工作中卻不夠重視，這些情況表明，相當一部分人員對工人身份人員人事檔案工作的意識還是不強的。

（二）對工人身份人員檔案管理手段不夠，機制滯后

目前的工人身份人員人事檔案管理還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的各項制度，“計劃”色彩濃厚，缺少應有的生機與活力，機制滯后，已不能適應人事工作發(fā)展的需要。檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案工作的重點和難點，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，這項工作的難度將越來越大。更有甚者，部分干部職工檔案存放在行業(yè)主管部門，這對檔案管理的規(guī)范化、制度化帶來不利。比如全市企業(yè)的工人身份的檔案，長期由各行政主管部門保存、收集歸檔及日常管理 ， 由于缺乏集中式的管理，長此以往，這部分檔案就會出現(xiàn)缺失、隨意更改現(xiàn)象，對以后人事日常管理帶來極為不利的影響。

（三）對工人身份人員檔案管理水平不高，方法滯后

目前各部門對工人身份人員人事檔案管理方法，局限于“一般化”的管理，現(xiàn)代化管理水平不高，滯后于干部人事制度改革的深入開展，還有部分領(lǐng)導不愿在工人身份人員檔案管理硬件上投入，致使部分單位的工人身份人員檔案管理仍停留在傳統(tǒng)的手工模式層面，不能運用現(xiàn)代化的電子技術(shù)手段進行管理 ， 不能建立上下互聯(lián)的數(shù)據(jù)庫，從而造成檔案管理信息化程度低，提供基本信息花費時間長，檔案磨損快，勞動強度大，管理成本高。

（四）對工人身份人員檔案人員知識不專，更新滯后

人事檔案工作的業(yè)務性和專業(yè)性都比較強，要求管理人員熟練掌握檔案材料收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能，而目前從事工人身份人員檔案管理工作的人員年齡逐步老化，且多數(shù)都缺乏檔案管理的專業(yè)知識，上崗后也從未受過專業(yè)培訓，不能迅速掌握電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案中介服務等高新技術(shù)，無法適應新形勢的要求。

二、主要對策及思考

（一）集中保管，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

人事檔案集中管理不僅有利于減少管理環(huán)節(jié)，提升檔案管理的效率，而且有利于推進檔案管理的現(xiàn)代化。針對目前工人檔案管理分散、整理不規(guī)范等情況，要對工人檔案的管理權(quán)限進行明確：各部門所屬單位工人身份人員人事檔案原則上由當?shù)厝耸虏块T統(tǒng)一保管;對于下屬單位工人檔案數(shù)量較多且管理規(guī)范的部門，經(jīng)人事部門授權(quán)，可由其自行保管，人事部門定期對管理情況進行監(jiān)督檢查。

（二）建章立制，實現(xiàn)檔案管理制度化

制度建設是做好工作的保證。工人身份人員人事檔案管理工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會使我們無章可循、無所適從。因此，可以參照干部檔案的管理制度來規(guī)范工人檔案管理，首先要建立檔案的查（借）閱、收發(fā)及保管、保密等方面的臺帳，著重加強檔案的“進、管、出”等環(huán)節(jié)的管理;其次是做好檔案材料的收集、整理、裝訂及清點核實等基礎(chǔ)工作，確保每份檔案達到“完整、真實、條理、精煉、實用”的要求。

（三）強化培訓，實現(xiàn)檔案管理隊伍的專業(yè)化

建設一支高素質(zhì)的檔案管理干部隊伍，是提升檔案管理水平的根本和關(guān)鍵。因此必須有一支在思想上、政治上、工作作風、業(yè)務能力等方面過得硬的人事檔案管理工作隊伍。為此，一方面要加大對人事檔案工作人員的業(yè)務培訓力度，組織檔案工作人員學習《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)，有針對性和計劃性地舉辦培訓班，采取“走出去、請進來”的辦法，就如何開展新時期的檔案工作、如何當好一名檔案工作人員等工作進行培訓指導，通過培訓，培養(yǎng)出一支作風扎實、樂于奉獻、業(yè)務精通的復合型檔案管理人員;同時要培訓檔案工作人員有吃苦耐勞的精神，要淡泊名利，忠于職守，踏實工作，增強事業(yè)心和責任心。另一方面要培養(yǎng)檔案工作人員的政治素質(zhì)。由于人事檔案記錄著干部職工一生的德能勤績廉及獎懲表現(xiàn)，是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，因此檔案工作人員要有嚴格的組織紀律和良好的職業(yè)道德，要強化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現(xiàn)象發(fā)生。

（四）抓設備建設，提高檔案管理現(xiàn)代化水平

各級管檔單位要提高現(xiàn)代化管理意識，加大檔案管理的硬件投入，上級有關(guān)部門應當統(tǒng)一要求，在配齊微機的基礎(chǔ)上，檔案盒、夾也需重新規(guī)格尺寸。過去統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、夾已不適應新形勢的需要，辦公用紙與國際接軌，檔案材料有的也已用 A4 紙，因此檔案盒、夾應重新規(guī)格尺寸很有必要。針對當前人事檔案管理信息化不高的情況，建議組織人事部門應盡快實現(xiàn)人事檔案信息聯(lián)網(wǎng)。

（五）抓日常管理，提高檔案工作的規(guī)范化程度

隨著企業(yè)人事制度改革的深化，工人身份人員人事檔案管理工作出現(xiàn)了許多新的特點。過去那種人事檔案的單一模式，已不能適應新形勢的要求，因此，要加強調(diào)查研究，制定企業(yè)工人身份人員檔案管理辦法，配合當前企業(yè)實行的工勤人員社會化管理工作改革需要，工人身份人員檔案的宏觀管理，應列入組織人事部門檔案管理范疇，采取集中與分散相結(jié)合的辦法進行管理，即企業(yè)的工人身份人員檔案可根據(jù)政策轉(zhuǎn)當?shù)厝肆Y源服務中心人事代理;企業(yè)合并、重組、破產(chǎn)后，對有單位接收的工人身份人員應及時將其檔案辦理交接，對臨時未落實單位人員，其原存檔單位應及時將這部分檔案收歸，待落實單位后，辦理轉(zhuǎn)遞。同時，要抓好督促檢查。為使管理真正科學化、規(guī)范化、制度化，各級應抓好制度落實，定期對檔案管理工作進行檢查，堅持每半年搞一次自查，全年組織部門進行抽查，兩年搞一次聯(lián)查，把聯(lián)查結(jié)果進行通報，好的給表彰，差的提出批評。