馬寧

【摘? 要】依法建檔是檔案工作的原則，科學(xué)建檔是檔案工作的保證，圍繞這兩個(gè)中心，如何發(fā)掘檔案收集這個(gè)檔案工作先鋒的潛力是我們檔案收集人員的使命和目標(biāo)，我們要將這個(gè)小工作做出大成績?yōu)槟繕?biāo)，本文以此課題進(jìn)行深入探討。

【關(guān)鍵詞】檔案;收集

引言

檔案是組織或個(gè)人在以往社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。他以一切有信息價(jià)值的文件為載體，通過收集、立卷、歸檔、整編入庫的檔案工作流程，形成完整的檔案工作。作為檔案來源的文件是一切由文字，圖像，聲音乃至氣味等各種形式組成的材料，檔案和文件是同一事物在不同階段的不同形式，他們具有同源性的共性，也具有實(shí)效和共用性的差異。人為的收集和歸檔是文件形成檔案，改變了文件的價(jià)值，使之具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性，信息性，政治性，文化性，教育性等特點(diǎn)。如果說歸檔是檔案工作的畫龍點(diǎn)睛之筆，那么收集就是檔案工作巍巍華山之磐石。

檔案收集是一個(gè)具有收集面廣，甄別校驗(yàn)仔細(xì)，加工整理嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)章管理嚴(yán)格的工作，它不具有獨(dú)立性，無法對(duì)廣泛的文件來源抽象出具體的收集方法，不能以檔案室的意致決定文件收集的時(shí)效性，更不能保證收集到的文件的規(guī)范性和完整性，凡此種種，決定了檔案收集工作的困難，以上總結(jié)是對(duì)當(dāng)前檔案工作普遍性存在問題的總結(jié)。定位決定地位，思路決定出路，針對(duì)以上存在的問題，我們把它整理抽象后形成兩個(gè)部分，三個(gè)環(huán)節(jié)，兩個(gè)部分是檔案室和收集對(duì)象;三個(gè)環(huán)節(jié)是交接環(huán)節(jié)，甄選環(huán)節(jié)和整理環(huán)節(jié)，以下就此兩個(gè)部分，三個(gè)環(huán)節(jié)展開闡述。、

1.檔案收集的兩個(gè)部分

作為檔案室這樣一個(gè)研究院不可缺少的服務(wù)部門，我們檔案收集人員要利于服務(wù)公司、嚴(yán)守規(guī)章、檔案保密，流程清晰的高度來展開工作。對(duì)于收集對(duì)象和其他部門科室則是我們的服務(wù)對(duì)象，依照現(xiàn)在的管理科學(xué)，他們成為我們的公司內(nèi)部客戶，彼此之間具有以服務(wù)為紐帶的權(quán)利和義務(wù)，在公司的獎(jiǎng)懲規(guī)章制度下形成穩(wěn)健的服務(wù)供需關(guān)系，再有些公司這種獎(jiǎng)懲規(guī)章制度還未完善的情況下，檔案收集人員還得清晰地認(rèn)識(shí)到服務(wù)的重要性，以大局為重，積極的發(fā)動(dòng)主觀能動(dòng)性，聯(lián)絡(luò)各科室以檔案收集的及時(shí)性、完整性為目標(biāo)，以交接人明確接口簡單為原則;收集到檔案后迅速甄選校驗(yàn)為職責(zé)、科學(xué)的開展檔案收集工作。

兩個(gè)部分中，依照現(xiàn)在獎(jiǎng)懲規(guī)章制度還未完善的情況，我們收集人員在認(rèn)真完成本職工作的同時(shí)，為完善工作健全制度，我們要從以下幾個(gè)方面來加強(qiáng)。

1.1依法建檔，科學(xué)建檔

作為檔案工作人員，我們不僅要自己認(rèn)識(shí)做科技檔案工作對(duì)于國家科技的發(fā)展，對(duì)于集團(tuán)公司的全盤掌握和集約化發(fā)展，對(duì)于公司的評(píng)優(yōu)評(píng)級(jí)，對(duì)于公司技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的延承以及對(duì)于技術(shù)人員學(xué)習(xí)成長的重要性，這種重要性的認(rèn)識(shí)廣泛在公司進(jìn)行傳播，爭取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和主管的認(rèn)同和支持，隨著社會(huì)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)發(fā)展到現(xiàn)在的多媒體檔案，包括音視頻的光盤等各種介質(zhì)，檔案的介質(zhì)多樣性，取決于收集方法的差異化。

1.2傳統(tǒng)化管理和信息化管理相結(jié)合

老一輩的檔案工作者對(duì)我院的檔案工作，不管從規(guī)章制度的建立，還是海量文件的收集，歸檔整編工作都付出艱辛和努力，也取得了輝煌的成就，時(shí)代的進(jìn)步給了檔案工作新的機(jī)遇，信息化檔案的建設(shè)不僅可以節(jié)省大量的人力勞作，也可以依靠計(jì)算能力保證各個(gè)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性，保證收集工作流程的可靠性，建立歸檔的可靠性，提高檔案查閱的方便性和各個(gè)環(huán)節(jié)查閱的時(shí)效性和分別檔案報(bào)表查閱的權(quán)限、響應(yīng)國家建設(shè)信息化的號(hào)召、確保檔案的安全性。

1.3檔案管理人員個(gè)人業(yè)務(wù)水平

努力學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)前輩的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，學(xué)習(xí)最新的專業(yè)知識(shí)，以人為本，發(fā)揮收集人員在收集工作中的創(chuàng)造性，在工作中不斷的推動(dòng)檔案收集的完整性、時(shí)效線和科學(xué)性。

2.檔案收集的三個(gè)環(huán)節(jié)

三個(gè)環(huán)節(jié)是檔案收集工作中最重要的三個(gè)節(jié)點(diǎn)，把握住三個(gè)環(huán)節(jié)是成功完成檔案收集工作的先決條件，三個(gè)環(huán)節(jié)相輔相成。

2.1交接環(huán)節(jié)

我們檔案收集人員在收集原始檔案資料的時(shí)候，面臨的最主要的問題是外部環(huán)境的復(fù)雜性，各個(gè)部門科室工作的差異化和人員素質(zhì)的不同，以及對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的不同，導(dǎo)致了我們收集工作完整性，時(shí)效性的不同，繼而影響我們其他的工作，對(duì)待這個(gè)問題我們要認(rèn)識(shí)到一點(diǎn)，改變自己與改變外界環(huán)境的難易度，沒有有效約束和明確獎(jiǎng)懲的情況下，我們不可能輕而易舉的改變公司其他部門的工作作風(fēng)，但是作為外界來說，他們也有一定的相同性，我們將此進(jìn)行抽象總結(jié)，具有固定的秘書負(fù)責(zé)接口工作，那么我們可以以此為突破點(diǎn)，將我們的工作理念和接口人進(jìn)行廣泛的交流討論，討論爭取形成廣泛的共識(shí)，方便彼此工作的開展，實(shí)現(xiàn)共贏。

2.2甄選環(huán)節(jié)

部門和個(gè)人的水平素質(zhì)決定了產(chǎn)品的差異，良莠不齊的檔案原件，對(duì)我們的收集工作會(huì)造成了影響，有的圖紙缺少簽名，有的不完整，有的不規(guī)范等等，對(duì)此現(xiàn)象我們需要仔細(xì)的甄選歸類，作為我們處理業(yè)務(wù)問題的經(jīng)驗(yàn)，將經(jīng)常出現(xiàn)的各種問題和接口人加強(qiáng)溝通，以達(dá)到規(guī)范報(bào)送檔案文件人員的目的。有條件的話，可以增加甄選的層次，將一部分甄選下放到接口人處，在接口人處報(bào)送給檔案收集人員之前先讓其按照檔案制度匯編要求進(jìn)行甄選，將不符合規(guī)范的檔案在接口人處打回，直至符合規(guī)范。按此處理不僅可以增強(qiáng)甄選的準(zhǔn)確率，也可以分擔(dān)檔案收集人員的工作量。

采用信息化報(bào)送，這樣一些簡單易犯的錯(cuò)誤交由程序進(jìn)行甄別，可以極大的提高甄選速度和準(zhǔn)確率。

2.3整理環(huán)節(jié)

經(jīng)過前面兩個(gè)環(huán)節(jié)的處理，到此的檔案原件基本符合了歸檔的要求，為了后面歸檔的便利性和科學(xué)性，再次進(jìn)行整理工作，將收集到的原件進(jìn)行分類，立卷、整編、入庫。

3.小結(jié)

我們的科技檔案工作是研究院很重要的一個(gè)組成部分，特別是水電站的建設(shè)，從最早的葛洲壩、劉家峽到現(xiàn)在的三峽、拉西瓦，還有沖出國門多個(gè)項(xiàng)目工程，從基礎(chǔ)的場(chǎng)地平整到大壩、水輪機(jī)、主變一二次電氣等，浩繁的數(shù)據(jù)資料，不僅保證多少年后這些工程項(xiàng)目的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及檢修升級(jí)，也是留給后代各種電站最寶貴的財(cái)富，不僅見證了我們水電人艱苦卓越，奉獻(xiàn)一生的精神，也是我們嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的工作理念的真實(shí)寫照。卻顧所來徑，蒼蒼橫翠微，我們還會(huì)在檔案工作的路上，堅(jiān)定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖呦氯ァ?/p>