范運(yùn)英

【摘 要】 在新時(shí)期，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的需求，也不利于促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。因此，為了可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，必須要重視每個(gè)管理環(huán)節(jié)，尤其是檔案管理，這樣才可以提高事業(yè)單位的整體管理水平。本文就事業(yè)單位檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行了闡述，并就加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效對(duì)策進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位 檔案管理 問(wèn)題及對(duì)策

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、檔案管理方法缺乏創(chuàng)新。想要提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率，必須要不斷改變現(xiàn)有的檔案管理工作方式。隨著社會(huì)的日益發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案管理工作壓力不斷加大，而且檔案管理方式也是多樣化的。然而許多事業(yè)單位還是采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，使事業(yè)單位的檔案管理工作無(wú)法更新。并且有些事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)尚未結(jié)合自身的實(shí)際需求，不斷創(chuàng)新檔案管理制度，也沒(méi)有迅速整理重要的檔案信息，更加沒(méi)有將檔案的歸檔以及裝訂工作真正落實(shí)到位。由于受到檔案管理?xiàng)l件帶來(lái)的影響，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。并且有些事業(yè)單位在檔案管理工作中仍舊采用手工管理方式，導(dǎo)致一些寶貴的檔案資源不能合理運(yùn)用，這樣就很難充分發(fā)揮出檔案資源的重要價(jià)值。

2、個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案規(guī)范化管理工作認(rèn)識(shí)不到位。檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，已經(jīng)有越來(lái)越多的單位將檔案工作列入了目標(biāo)考核，對(duì)檔案工作的重視程度前所未有，但仍有少數(shù)單位為應(yīng)付考核，完成規(guī)范化管理示范認(rèn)定要求，采取聘用臨時(shí)人員和借調(diào)下級(jí)單位人員來(lái)完成檔案工作。聘用和借調(diào)人員本來(lái)是事業(yè)單位工作中常見(jiàn)的一種方式，有利于鍛煉交流干部，提高工作能力，但檔案工作有其特殊性，且有長(zhǎng)期性和基礎(chǔ)性的特點(diǎn)，需要工作人員日積月累的熟悉掌握，才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時(shí)需要，但由于他們不掌握檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不熟悉單位各部門(mén)工作情況和文件形成狀況及相互之間聯(lián)系，加之不同的工作態(tài)度，無(wú)法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質(zhì)量，必將對(duì)以后檔案工作帶來(lái)很多缺陷。

3、多數(shù)單位檔案管理制度不健全，無(wú)法滿足檔案工作發(fā)展需要。事業(yè)單位處利一室數(shù)量多，但專(zhuān)職檔案員人數(shù)少，兼職檔案員具有人數(shù)多、流動(dòng)快的特點(diǎn)。僅靠業(yè)務(wù)主管部門(mén)日常的幾次培訓(xùn)很難提高其業(yè)務(wù)水平，依靠專(zhuān)職檔案員進(jìn)行手把手的一個(gè)個(gè)教也不現(xiàn)實(shí)。因此，將檔案業(yè)務(wù)技能編制成業(yè)務(wù)文件進(jìn)行指導(dǎo)能有效解決這個(gè)問(wèn)題。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效對(duì)策

1、創(chuàng)新檔案管理方法，提高現(xiàn)代化水平。在新時(shí)期檔案管理工作創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)是檔案管理方法的創(chuàng)新，信息化檔案管理已經(jīng)逐漸成為檔案管理的主要發(fā)展。伴隨著電子信息技術(shù)的迅速發(fā)展，出現(xiàn)越來(lái)越多的檔案管理軟件，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)知識(shí)的廣泛普及，這些在一定程度上都為實(shí)現(xiàn)信息化的事業(yè)單位檔案管理數(shù)據(jù)資源打下良好的基礎(chǔ)。在這個(gè)過(guò)程中，作為事業(yè)單位的檔案管理者，必須要在軟件上構(gòu)建與本單位相符的系統(tǒng)，分層次完成檔案梳理工作。掃描上傳歷史檔案原件，對(duì)將來(lái)的檔案信息采用兩種保存方法，除了需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行留存，還要運(yùn)用軟件系統(tǒng)做好電子版存檔，將其在預(yù)定的系統(tǒng)內(nèi)保存，也可以將其上傳在云端上。同時(shí)，必須要引起注意的是，事業(yè)單位必須要結(jié)合自身的檔案性質(zhì)，選擇適合的軟件系統(tǒng)，在整理以及上傳保密材料時(shí)，必須要設(shè)置有關(guān)的保密環(huán)節(jié)，不能泄露信息。在檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，這是事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的主流發(fā)展趨勢(shì)，而且是新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作的重點(diǎn)。

2、加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的意識(shí)。隨著現(xiàn)代科技的日益發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都在不斷創(chuàng)新，在檔案管理工作中運(yùn)用新的技術(shù)，領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視檔案管理，積極宣傳檔案管理的重要意義。并且檔案管理部門(mén)工作人員在實(shí)際工作中必須要對(duì)自己提出較高的要求，具有較強(qiáng)的工作責(zé)任感，有效完成檔案管理工作。同時(shí)，必須要多鼓勵(lì)員工不斷創(chuàng)新，提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，在工作中如果有好的創(chuàng)意，必須要大膽表達(dá)出來(lái)。盡可能為員工建立表達(dá)自身想法的平臺(tái)，使每個(gè)員工都可以積極主動(dòng)參與到檔案管理工作中。

3、不斷完善和優(yōu)化人事檔案管理制度。首先，要結(jié)合實(shí)際情況確立相應(yīng)的管理制度，使管理者能夠?qū)θ耸聶n案進(jìn)行更有針對(duì)性的管理，對(duì)信息檔案進(jìn)行收集、整理、移交、利用等通過(guò)操作更有章可循，有條不紊。其次，對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行進(jìn)一步健全和完善，同時(shí)，定期或不定期的對(duì)檔案管理者進(jìn)行考核，針對(duì)其業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行綜合性的檢驗(yàn)和考核。最后，貫徹落實(shí)獎(jiǎng)懲責(zé)任制度，不定期的對(duì)管理工作者的實(shí)際工作進(jìn)行嚴(yán)格審查，包括檔案管理登記情況、是否丟失和擅自修改等，對(duì)工作失誤者給予責(zé)任追究處理。

4、提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。一是根據(jù)人事檔案管理工作任務(wù)和要求，選好配足檔案管理人員。這樣既可以保證人事檔案管理工作的長(zhǎng)效性，又能促進(jìn)人事檔案管理工作管理上水平。二是要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，以適應(yīng)新時(shí)期事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理者的新要求。三是要進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理人員的政治思想和品德素質(zhì)教育。通過(guò)開(kāi)展“兩學(xué)一做”系列活動(dòng)，使他們成為堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、敢于擔(dān)當(dāng)、忠于職守的模范。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，事業(yè)單位在人事檔案管理工作的推進(jìn)過(guò)程中，盡管面臨一系列的問(wèn)題，但經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的有效處理，并提出更科學(xué)合理的對(duì)策建議，一定能夠使事業(yè)單位人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。

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