張延永

【摘 要】2019年中國石化財務(wù)共享中心全面上線應(yīng)付賬款發(fā)票校驗自動化系統(tǒng)應(yīng)用。作為中國石化第一家上線應(yīng)用該程序企業(yè)，中原油田經(jīng)歷需求收集、流程再造、全面測試，最終順利上線該應(yīng)用。筆者結(jié)合實際工作經(jīng)驗，以中國石化共享業(yè)務(wù)為例淺談應(yīng)付賬款發(fā)票校驗處理自動化探索。

【關(guān)鍵詞】 中國石化 發(fā)票校驗 自動化

中原油田物資采購量年均二十多億元左右，采購物資品種多、料性雜，其中寄售采購業(yè)務(wù)占到了總業(yè)務(wù)量的95%以上，結(jié)算掛賬環(huán)節(jié)需審核的紙質(zhì)資料量大，導(dǎo)致上線財務(wù)共享后，材料核算人員工作量依然沒有得到有效降低，對紙質(zhì)資料的審核也多至業(yè)務(wù)人員初審、核算人員復(fù)審、共享人員終審三級。而實施應(yīng)付賬款發(fā)票校驗自動化能夠有效提高工作效率，減少企業(yè)端核算人員、共享端賬務(wù)處理人員工作量，間接降低人工成本，打通業(yè)務(wù)、財務(wù)相互融合的渠道。

一、發(fā)票校驗自動化上線進程

（一）深入開展全流程需求收集

項目立項階段，進行充分的需求收集。財務(wù)共享中心同中原油田物資供應(yīng)處開展應(yīng)付賬款發(fā)票校驗自動化可行性研究對接，由企業(yè)端物資管理部門、業(yè)務(wù)部門MRO用戶、財務(wù)部門FI用戶、信息部門IT用戶、試點財務(wù)共享中心應(yīng)付核算用戶、艾森哲開發(fā)顧問等人員共同組成應(yīng)付賬款發(fā)票校驗自動化項目運行小組，按照采購物資應(yīng)付賬款原有掛帳流程，梳理業(yè)務(wù)關(guān)鍵資料及風(fēng)險點，明確業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。

（二）轉(zhuǎn)換思路再造流程

在開發(fā)顧問初步設(shè)想的基礎(chǔ)上，根據(jù)物資采購業(yè)務(wù)實際需要，物資供應(yīng)處提出多項流程修改意見，按照簡潔、管用、協(xié)同的原則，堅持風(fēng)險防控為主線，簡化審核層級，優(yōu)化設(shè)計發(fā)票校驗自動化后新的業(yè)務(wù)流程。

（三）多輪測試確保系統(tǒng)順利上線

1.業(yè)務(wù)測試階段，建立項目組日常運行機制，明確測試階段每日收集整理測試日志，將問題統(tǒng)一提交顧問修改，同開發(fā)顧問對接已完成問題整改情況，以及次日工作安排，實行測試過程中問題的及時溝通、及時反饋，每周一同開發(fā)顧問對接上周問題處理情況，確保系統(tǒng)開發(fā)按進度開展。

2.分階段有序進行測試，強化系統(tǒng)測試控制，通過各業(yè)務(wù)流程節(jié)點逐一驗證，確保系統(tǒng)功能完善，程序運行流暢，風(fēng)險防控到位。項目組選取十家戰(zhàn)略供應(yīng)商，整理其實際業(yè)務(wù)單據(jù)按生產(chǎn)實際步驟開展測試，從物裝模塊創(chuàng)建測試數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)人員查看提取數(shù)據(jù)，到利用發(fā)票開票通知單事務(wù)代碼創(chuàng)建開票通知、并傳遞至共享中心簽收人員，再到共享系統(tǒng)自動化提取相關(guān)信息、共享應(yīng)付業(yè)務(wù)人員處理掛賬單據(jù)，細摳每個業(yè)務(wù)節(jié)點，并逐家對接供應(yīng)商“開票通知單”接收情況，同時以“測試問題清單”的形式每日同步對接，跟進單據(jù)處理情況，做到問題、解決方案每日更新。

二、發(fā)票校驗自動化的問題及改進建議

（一）發(fā)票校驗自動化存在的問題

1.業(yè)務(wù)人員對業(yè)務(wù)全貌缺乏直觀的管理界面

物資辦理驗收入庫后，發(fā)票尚未收取，此時系統(tǒng)形成暫估料款。傳統(tǒng)模式下，由業(yè)務(wù)人員根據(jù)整理匯總后的入庫料單，通知供應(yīng)商開具發(fā)票，但往往因為料單數(shù)量大，導(dǎo)致部分單據(jù)遺漏，或是部分供應(yīng)商業(yè)務(wù)相對較少、結(jié)算不頻繁，導(dǎo)致部分供應(yīng)商遺漏，業(yè)務(wù)人員沒有一套全面的暫估料管理臺賬，無法實時掌握供應(yīng)商結(jié)算情況，不利于企業(yè)控制暫估料規(guī)模，從而導(dǎo)致不能及時通知供應(yīng)商開具發(fā)票，延誤后續(xù)結(jié)算工作。

2.實現(xiàn)發(fā)票校驗自動化后，發(fā)票不再經(jīng)企業(yè)端業(yè)務(wù)人員、財務(wù)人員審核，而直接寄送到共享中心。企業(yè)端未收取發(fā)票，卻要對供應(yīng)商發(fā)票信息錯誤（如：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號錯誤，單價、數(shù)量有誤的情況;供應(yīng)商稅控代碼正確，但供應(yīng)商名稱錯誤的情況）承擔(dān)稅務(wù)稽核風(fēng)險，導(dǎo)致企業(yè)端對發(fā)票校驗自動化上線工作有所抵觸。

3.應(yīng)付賬款掛賬業(yè)務(wù)涉及采購質(zhì)保金、維修質(zhì)量保證金、物流輔助服務(wù)費、倉儲費、運雜費、檢測費、輔助材料費等各項費用，涉及增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票以及可能存在的各項稅率，再加上未來市場業(yè)務(wù)更加復(fù)雜，石油石化行業(yè)升級轉(zhuǎn)型步伐加快，各種新業(yè)務(wù)、各種新事物不斷出現(xiàn)，涉及業(yè)務(wù)場景過多，不利于業(yè)務(wù)人員快速，及時發(fā)起發(fā)票校驗業(yè)務(wù)。

（二）系統(tǒng)相關(guān)改進建議

1.持續(xù)系統(tǒng)開發(fā)，業(yè)務(wù)人員能夠按照供應(yīng)商、合同等兩個維度，了解需要定期處理的已入庫未結(jié)算物資暫估料信息，并對超過一定時間未清理的暫估料信息進行系統(tǒng)提示。

2.建立發(fā)票強匹配數(shù)據(jù)庫，根據(jù)試點期間運行情況，逐步收集供應(yīng)商發(fā)票使用的物資名稱與中國石化內(nèi)部物料主數(shù)據(jù)相互匹配的數(shù)據(jù)庫，逐步提高自動化匹配程度，為發(fā)票強匹配提供技術(shù)支撐，對無法強匹配的信息，通過與企業(yè)端建立溝通機制，確保采購發(fā)票信息準(zhǔn)確，規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險。

3.應(yīng)付賬款發(fā)票校驗自動化程序開口設(shè)計，各項功能界面確?？梢浴白杂蛇x擇、自由組合”，為前端MRO、SD、PS、HR等模塊業(yè)務(wù)人員，進行模糊化操作提供簡單的操作界面，以及更加智能的審核報錯設(shè)置。

三、共享中心自動化推廣探索

（一）發(fā)票校驗自動化動能延伸

物資采購應(yīng)付賬款發(fā)票校驗自動化順利上線，為財務(wù)供應(yīng)處自動化賬務(wù)處理應(yīng)用推廣邁出了第一步，為中國石化內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易結(jié)算、勞務(wù)采購結(jié)算、業(yè)務(wù)費用報銷等多種場景下，發(fā)票校驗自動化持續(xù)開發(fā)改進打下堅實基礎(chǔ)。

（二）推進了財務(wù)共享信息化建設(shè)

基于財務(wù)共享模式下的應(yīng)付賬款發(fā)票校驗自動化項目應(yīng)用以來，業(yè)務(wù)由企業(yè)端提報、由共享自動派工、自動校驗制單，企業(yè)端業(yè)務(wù)信息全部基于電子傳遞，實現(xiàn)無紙化和移動辦公，利用信息集成優(yōu)勢，將企業(yè)端物裝信息流和財務(wù)共享端財務(wù)信息流鏈接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，資源共享，推動中國石化財務(wù)共享信息化建設(shè)。

（三）共享中心對外提供外包服務(wù)業(yè)務(wù)

中國石化財務(wù)共享中心可以以應(yīng)付賬款發(fā)票校驗自動化程序為代表，建立一套可視化的操作模板，打造中國石化財務(wù)共享管理品牌，以財務(wù)業(yè)務(wù)記賬、代賬以及財務(wù)分析等業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，開展對第三方企業(yè)的外包增值服務(wù)業(yè)務(wù)。