盛琍

摘 要：在新時期，針對國有大型企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的新情況和新問題，開展對企業(yè)所屬基層單位檔案業(yè)務指導工作尤為重要。本文結(jié)合淮南礦業(yè)集團檔案業(yè)務指導工作的實踐，在增強檔案業(yè)務指導的針對性和指導工作的具體措施等方面進行了一些思考和探索，對提高企業(yè)檔案管理工作具有一定指導作用。

關鍵詞：新時期;國有大型企業(yè);檔案業(yè)務指導

國有大型企業(yè)集團檔案館一般都具有監(jiān)督、指導、檢查本企業(yè)所屬單位檔案工作的職能，在這三項工作中，指導是基礎，監(jiān)督和檢查是促進和檢驗，指導是責，監(jiān)督和檢查是權。要想做好檔案館工作，我們既要行使“權”，更要真正的履行好“責”[1]。因此，檔案業(yè)務指導工作是決定企業(yè)集團檔案工作整體水平和質(zhì)量的一項重要的實質(zhì)性工作。那么，如何履行這一職責呢？下面筆者結(jié)合淮南礦業(yè)集團檔案館開展的業(yè)務指導工作實踐談一些感想和構(gòu)思。

一、日常檔案業(yè)務指導工作的開展

從1897年開發(fā)建設以來，淮南煤礦已經(jīng)走過了一百二十年的曲折歷程，建國后，于1955年成立淮南礦務局，1998年，企業(yè)改組成立了“淮南礦業(yè)（集團）有限責任公司”，進入新世紀，淮南礦業(yè)集團加快建設國家新型煤電能源基地，實現(xiàn)了從單一煤炭產(chǎn)業(yè)向煤炭、電力、清潔能源、健康養(yǎng)老、物流、金融等多產(chǎn)業(yè)發(fā)展的歷史性轉(zhuǎn)型，業(yè)務的拓展對集團公司檔案館的業(yè)務指導工作提出了更高的要求，為了更好的開展指導工作，檔案館首先開展摸底調(diào)查，經(jīng)統(tǒng)計淮南礦業(yè)集團直屬的礦、廠多達四十余家，下面還有二級、三級等單位多達上百家，這些單位檔案管理水平參差不齊，筆者把集團所屬單位的檔案工作發(fā)展水平分為兩個層次：一是檔案工作成績較為突出的，處于這一層次的有各大煤礦和電廠，這些單位存續(xù)時間久，檔案工作有很長的歷史，單位領導對檔案工作較為重視，管理制度健全，有較為順暢的業(yè)務流程，業(yè)務人員相對穩(wěn)定，檔案工作基礎比較扎實。二是檔案工作較為薄弱，甚至處于空白狀態(tài)的單位，處于這一層次的多是集團近年來新拓展的業(yè)務，涉足到其他一些行業(yè)成立的新單位，如清潔能源、健康養(yǎng)老、物流、金融等等，這些單位從無到有，檔案業(yè)務剛剛起步，有的單位甚至還未樹立管理檔案的意識，也未將本單位的檔案工作擺上議事日程。針對這些情況，我們提出了實施檔案分層次指導的方案。對于檔案管理較好的單位，視情況對其提出高標準，定期去實地查看平時的檔案管理情況，年底進行年檢，促進其更快更好發(fā)展。對于新成立單位，結(jié)合實際情況，找出他們檔案業(yè)務工作中存在的問題，指導解決這些問題的方法，而不是大包大攬，“授之于魚，不如授之于漁?！卑褭n案業(yè)務工作的方法和技能傳授給被指導人員，重點放在基層檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和技能的培養(yǎng)和提高上，在業(yè)務指導過程中確保高標準，嚴要求，改進檔案管理人員在檔案管理中存在的一些不合適的做法，針對檔案管理具體業(yè)務活動提供技術和理論幫助[2]。具體地，我們開展了以下幾項工作：首先是指導他們成立檔案機構(gòu)，建立起檔案工作網(wǎng)絡;其次指導他們建章立制，明確有關檔案管理職責;三是根據(jù)不同行業(yè)的管理內(nèi)容和管理方式確定其單位的檔案收集內(nèi)容和管理規(guī)范，通過一系列的基礎性工作為其今后的檔案工作打好基礎。同時對其檔案室工作人員進行具體的檔案專業(yè)知識和技能培訓，使其檔案室能正常運轉(zhuǎn)起來，為企業(yè)各項工作服務。對于這些基礎較薄弱的單位，我們經(jīng)常組織檢查，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，幫助其協(xié)調(diào)解決，耐心地引導，幫助其克服缺點，從而不斷縮小差距，提高業(yè)務水平，推動整個集團公司檔案工作的發(fā)展。

二、特殊時期檔案管理的業(yè)務指導

在淮南煤礦這百年歷史中，企業(yè)兼并、轉(zhuǎn)制、重組、分立、新建的情況時有發(fā)生。例如：根據(jù)國家政策要求，企業(yè)要移交社會職能，將原有的學校、醫(yī)院、后勤物業(yè)等移交社會，移交后這些單位的檔案如何處置;再如為順應國家推進化解過剩產(chǎn)能政策，集團公司關停了李嘴孜、謝一、新莊孜、潘一等煤礦，這些單位的檔案又該如何處置，對于這些特殊情況，出現(xiàn)的新問題，筆者認為要抓住三個要點對檔案歸屬和流向進行監(jiān)控和業(yè)務指導，確保檔案不流失并安全移交：一是在公司改制重組或清產(chǎn)核資時，檔案館要積極爭取將相關檔案的處置工作納入改制的總體方案和操作程序中，獲取相應的權利和職責，使這一工作真正成為整體工作中一個不可或缺的環(huán)節(jié)。二是根據(jù)國家有關法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際制訂相適宜的檔案處置條例，既不能棄之不顧，也不能爭搶歸屬權，要兼顧各方利益，維護檔案安全，同時保持單位檔案的連續(xù)性，便于以后的利用[3]。三是及早介入、及早跟蹤，通過與改制小組的及時溝通，隨時獲取企業(yè)改組單位的信息，掌握主動權，密切跟蹤，關注改組單位的動向，指導他們按計劃、有條理地開展檔案清理、鑒定、銷毀及按歸屬移交等一系列工作。

三、新時期檔案業(yè)務指導工作的探討

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能的發(fā)展，我們已經(jīng)進入數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化等信息時代。近年來，電子政務、無紙化辦公越來越普遍，大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能的研究應用也越來越深入，這些都對檔案產(chǎn)生極其深刻的影響，極大地改變了檔案工作的內(nèi)容、方法和手段。這個時期檔案工作經(jīng)歷了以下幾方面的變革：一是從接收以紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)向為接收紙質(zhì)檔案與電子檔案并重;二是檔案管理由保管檔案實體為主，向保管檔案實體與保管檔案數(shù)據(jù)并重;三是檔案工作從以手工操作為主，向信息化、智能化操作邁進[4];四是檔案資源從分散利用逐步到互聯(lián)網(wǎng)共享利用。淮南礦業(yè)集團作為一個現(xiàn)代化的大型企業(yè)，檔案工作也正經(jīng)歷著由傳統(tǒng)的以保管為主向現(xiàn)代化的知識管理和信息資源開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。為實現(xiàn)館藏檔案的信息化和數(shù)字化管理，對全集團范圍內(nèi)所藏檔案案卷級、文件級目錄、紙質(zhì)檔案、照片檔案，音頻檔案、視頻檔案、電子檔案以及登記備份的歸檔電子文件進行數(shù)字化處理。為了做好檔案的形成、管理、利用一體化，檔案管理與各項業(yè)務環(huán)節(jié)一體化，檔案與其它信息資源的一體化，我們首先搭建檔案網(wǎng)絡體系，把下屬各單位全部納入該網(wǎng)絡平臺，并制定了相關的檔案信息工作規(guī)范，做到提前介入，提前研究規(guī)范，提前指導服務，使檔案在工作中形成規(guī)范，又為規(guī)范工作服務。其次，開展專題培訓，組織基層檔案員統(tǒng)一學習檔案信息化系統(tǒng)建設，包括對實現(xiàn)業(yè)務流程的網(wǎng)絡化，對檔案電子目錄，數(shù)字化全文，電子檔案在線接收的檢查，館藏檔案的清點、開放鑒定、調(diào)閱、網(wǎng)上登記、網(wǎng)上的利用審批等方面進行系統(tǒng)學習。再次是舉辦技能競賽，評選優(yōu)秀，當一項新的檔案業(yè)務工作開始之初， 面臨的新情況、新問題又比較多，抓好典型，帶動一般，利用榜樣的力量，以點帶面，調(diào)動基層工作的積極性，這更是一種行之有效的檔案業(yè)務指導方法。目前，我們的檔案信息化工作正在有條不紊地進行著，向新時期檔案事業(yè)發(fā)展目標又邁進了一步。

四、結(jié)論

綜上所述，筆者認為，開展檔案業(yè)務指導工作，既要以宏觀做主導，又要以微觀做基礎，沒有宏觀的指導就沒有工作目標，沒有微觀基礎，業(yè)務指導就成了空中樓閣[5]。在現(xiàn)階段，企業(yè)檔案領域不斷擴大，工作成倍增加，這就要求我們業(yè)務指導人員的自身素質(zhì)高，業(yè)務能力過硬，還要對現(xiàn)場有較強的靈活運用能力，因此我們只有轉(zhuǎn)變觀念，抓住時機，培養(yǎng)一支政策性強、知識面廣，有責任心、全盤性、掌控力，有奉獻和創(chuàng)新精神的高素質(zhì)的檔案業(yè)務指導隊伍，才能把企業(yè)檔案工作推向更高層次的發(fā)展。

參考文獻：

[1]毛少偉.對新時期檔案業(yè)務指導工作的幾點思考[J].檔案與建設，2006（7）：18-20，23.

[2]郎秀偉.大型企業(yè)集團檔案業(yè)務指導工作的思考[J].檔案時空，2010（6）：29-30.

[3]陳世瓊.關停企業(yè)檔案管理實踐與探索[J].中國煤炭工業(yè)，2017（12），72-73.

[4]劉志杰.大型企業(yè)集團檔案業(yè)務指導工作的思考[J].蘭臺世界，2013（10），97-98.

[5]王蘇月.企業(yè)集團檔案業(yè)務指導工作的實踐與思考[J].中國檔案，2011（10）：43-44.