劉慧敏

摘 要：審計(jì)檔案指的是審計(jì)部門在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)審計(jì)調(diào)查過程中形成的紙質(zhì)媒介形式保存的檔案。審計(jì)檔案作為專門存貯的檔案，是對(duì)審計(jì)工作的真實(shí)寫照，規(guī)范審計(jì)部門審計(jì)檔案管理顯得尤為重要。鑒于此，本文首先對(duì)審計(jì)檔案的作用與地位進(jìn)行闡述，通過分析審計(jì)檔案管理部門的主要工作職責(zé)與審計(jì)資料整理歸納的原則，最后提出規(guī)范審計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)要求。

關(guān)鍵詞：規(guī)范;審計(jì)檔案;檔案管理

審計(jì)檔案能夠直接反映審計(jì)工作的真實(shí)性與完整性，是對(duì)審計(jì)工作過程的記錄。審計(jì)檔案在審計(jì)監(jiān)管過程中發(fā)揮著重要的作用，是開展審計(jì)監(jiān)督工作的基本依據(jù)，發(fā)揮審計(jì)監(jiān)督職能的基本保障。基于此，本文通過對(duì)審計(jì)檔案的基本特征進(jìn)行闡述，分析審計(jì)檔案在審計(jì)工作中的作用與地位，進(jìn)一步探討規(guī)范審計(jì)檔案管理的措施，改善審計(jì)工作現(xiàn)狀，提升審計(jì)工作質(zhì)量。提高對(duì)審計(jì)檔案的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案管理，進(jìn)而提升審計(jì)的質(zhì)量，有效發(fā)揮出審計(jì)的職能作用，拓展審計(jì)監(jiān)管職能的寬度與深度。

一、審計(jì)檔案的基本特征

審計(jì)檔案是審計(jì)工作人員在長期進(jìn)行審計(jì)工作過程中形成的具有紙質(zhì)、語音、影像等多種媒介形式存儲(chǔ)的資料，是對(duì)審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄與反映。審計(jì)檔案是對(duì)審計(jì)工作的佐證，是衡量審計(jì)工作質(zhì)量的關(guān)鍵依據(jù)。由此可以看出，加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案的管理顯得至關(guān)重要，審計(jì)檔案作為開展審計(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)，具備專業(yè)性、公正性與整體性特征。

首先，審計(jì)檔案具有專業(yè)性特征。這是由審計(jì)工作的性質(zhì)決定的，因?yàn)閷徲?jì)檔案是對(duì)審計(jì)監(jiān)督工作的真實(shí)記錄與反映，審計(jì)監(jiān)督工作由專業(yè)的審計(jì)工作人員執(zhí)行，因而形成審計(jì)檔案更具專業(yè)性。另外，審計(jì)檔案的歸檔整理通常要按照相關(guān)的規(guī)范與條例進(jìn)行整理歸檔，例如單位的財(cái)務(wù)收支審計(jì)、預(yù)算審計(jì)等，在實(shí)際執(zhí)行過程中需要形成審計(jì)工作底稿，因而按照相應(yīng)的內(nèi)容規(guī)范對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行歸檔整理，能夠確保審計(jì)檔案資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性與完整性，同時(shí)也為后續(xù)審計(jì)復(fù)核等環(huán)節(jié)工作提供便利。

其次，審計(jì)檔案具有公正性的特征。這是由審計(jì)監(jiān)督工作性質(zhì)所決定。審計(jì)工作通常由專業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)或者審計(jì)部門開展，依照審計(jì)準(zhǔn)則與相關(guān)法律規(guī)范開展審計(jì)工作，是法律效能與社會(huì)性質(zhì)的有機(jī)統(tǒng)一。專業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)通常為第三方審計(jì)結(jié)構(gòu)，自身具有客觀、公正性的特點(diǎn)。而審計(jì)部門包括國家審計(jì)機(jī)關(guān)和單位內(nèi)部審計(jì)。為保障審計(jì)工作的真實(shí)性、合法性、效益性，國家審計(jì)機(jī)關(guān)在本級(jí)人民政府主要負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，依照法律進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，單位內(nèi)部審計(jì)通常獨(dú)立于其他部門存在，并且對(duì)審計(jì)工作的開展具有獨(dú)斷權(quán)。因而，確保審計(jì)工作的公正性才能實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)督，提升審計(jì)工作的質(zhì)量。

最后，審計(jì)檔案具有整體性特征。這是由審計(jì)工作過程中各個(gè)環(huán)節(jié)工作相互之間聯(lián)系所決定的。審計(jì)工作主要程序由計(jì)劃階段、實(shí)施階段和報(bào)告階段組成。計(jì)劃階段包括確定被審計(jì)單位、確定審計(jì)的法律關(guān)系、配置審計(jì)資源、調(diào)查被審計(jì)單位、實(shí)施初步的分析性測試，確定重要性水平、制定總體審計(jì)計(jì)劃和具體審計(jì)計(jì)劃。審計(jì)實(shí)施階段的主要工作包括充分調(diào)查了解被審計(jì)單位有關(guān)情況，編制審計(jì)實(shí)施方案（社會(huì)審計(jì)中稱為具體審計(jì)計(jì)劃，通常在審計(jì)計(jì)劃階段開展），獲取審計(jì)證據(jù)，編制審計(jì)記錄，得出審計(jì)結(jié)論。審計(jì)報(bào)告階段的主要工作主要為完成全部必要的現(xiàn)場審計(jì)工作;分析、整理審計(jì)證據(jù)，匯總、復(fù)核審計(jì)工作底稿，實(shí)施最后的分析性測試，評(píng)價(jià)審計(jì)工作質(zhì)量和審計(jì)結(jié)果;編寫并提交審計(jì)報(bào)告;與相關(guān)方面進(jìn)行溝通，提出審計(jì)意見或建議?？梢钥闯?，審計(jì)整個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，不可輕易分割，每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響著后續(xù)環(huán)節(jié)工作的開展。

二、審計(jì)檔案的管理原則、要求與作用

1.審計(jì)檔案管理原則

為保障審計(jì)檔案的真實(shí)性、規(guī)范性、公正性、客觀性與整體性，在歸檔整理審計(jì)檔案過程中要遵循以下幾項(xiàng)原則。

（1）對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行單獨(dú)存放管理，明確區(qū)分行政管理與審計(jì)監(jiān)督文件材料。通常情況下審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)獨(dú)立于行政事業(yè)管理文件進(jìn)行存放。

（2）參考被審計(jì)項(xiàng)目的利用價(jià)值，審計(jì)項(xiàng)目的重要程度，對(duì)審計(jì)檔案劃分不同存管期限，例如行政事業(yè)單位可以依照被審計(jì)項(xiàng)目的重要程度，依據(jù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行期限劃分，利用年度審計(jì)事項(xiàng)分類法，將項(xiàng)目審計(jì)檔案歸類為財(cái)務(wù)收支審計(jì)檔案、項(xiàng)目決算審計(jì)檔案、專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查審計(jì)檔案等等。

（3）對(duì)審計(jì)文件的收集、歸檔與整理工作注意留痕處理。由審計(jì)部門安排責(zé)任人員負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的歸檔與整理，實(shí)行崗位職制，并且每個(gè)部門的審計(jì)檔案歸檔后由相應(yīng)的人員進(jìn)行簽字記錄，包括簽字人員的姓名、時(shí)間、職位等;并且后續(xù)對(duì)審計(jì)檔案的使用與更改都需要記錄相關(guān)人員的姓名、時(shí)間與原因。

2.審計(jì)檔案管理要求

審計(jì)檔案管理過程中要保證檔案庫以及相關(guān)設(shè)備的安全耐用性。檔案存儲(chǔ)庫要有防火、防潮、防水、防盜等安全管理設(shè)置，這樣能夠基本保障審計(jì)檔案的能夠長期存儲(chǔ)備后續(xù)過程使用。建立完善的審計(jì)檔案管理機(jī)制與保密機(jī)制，首先對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行多媒介形式保存，不僅需要保存紙質(zhì)介質(zhì)的審計(jì)檔案，而且對(duì)管理審計(jì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子、影像等形式，利用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)其進(jìn)行保存，防止審計(jì)檔案丟失與損壞，提高對(duì)審計(jì)檔案的管理水平。另外，針對(duì)超過保存期限的審計(jì)檔案，由審計(jì)部門與專門鑒定人員對(duì)審計(jì)檔案的利用價(jià)值進(jìn)行考察，一旦通過審查鑒定，逾期的審計(jì)檔案沒有再利用價(jià)值申請(qǐng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。最后對(duì)審計(jì)檔案建立規(guī)范的管理機(jī)制，將審計(jì)檔案的種類以及信息錄入到信息系統(tǒng)，通過定期分析與統(tǒng)計(jì)檔案的歸檔情況，從而規(guī)范對(duì)審計(jì)檔案的管理工作。

3.審計(jì)檔案管理的作用

根據(jù)《審計(jì)文件材料立卷歸檔工作程序》等法律規(guī)定要求，審計(jì)檔案是對(duì)審計(jì)工作的真實(shí)寫照，對(duì)審計(jì)檔案管理是開展審計(jì)監(jiān)督管理工作的依據(jù)。隨著審計(jì)工作的日積月累，審計(jì)檔案資料也隨之增加，對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行歸檔管理為后續(xù)工作開展提供了重要的參考信息。首先，審計(jì)檔案是審計(jì)工作的真實(shí)反映，通過對(duì)單位的資金運(yùn)用進(jìn)行審計(jì)，降低違法違規(guī)行為的發(fā)生概率，提升單位的資金使用績效。其次，審計(jì)檔案能夠?yàn)閱挝坏慕?jīng)營管理提供研究信息，審計(jì)部門與相關(guān)研究部門開展綜合研究工作離不開審計(jì)檔案，通常在相關(guān)案例基礎(chǔ)上找到切入點(diǎn)進(jìn)行研究，進(jìn)而制定相應(yīng)的管理措施。最后，審計(jì)檔案為審前調(diào)查提供途徑。審計(jì)檔案本身充滿著各種信息，通常項(xiàng)目的開展需要充分盡職調(diào)查，因而在審計(jì)工作開展前，通過對(duì)相關(guān)審計(jì)檔案進(jìn)行查閱能夠起到事半功倍的效果。

三、規(guī)范審計(jì)檔案管理的措施

（1）審計(jì)檔案的管理離不開人員的努力，審計(jì)人員的綜合素質(zhì)與積極的管理意識(shí)影響著審計(jì)檔案的管理工作。首先，審計(jì)人員的素質(zhì)通常指的審計(jì)人員的專業(yè)技能知識(shí)，需要單位定期對(duì)審計(jì)人員進(jìn)行知識(shí)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)審計(jì)人員的綜合素質(zhì)能力，從而保障審計(jì)人員按照相關(guān)的條例管理規(guī)定進(jìn)行歸檔與整理，這樣也能為審計(jì)檔案后續(xù)調(diào)整、更改、使用帶來便捷。另外對(duì)審計(jì)檔案的管理建立崗位責(zé)任制與崗位績效掛鉤，提高管理人員對(duì)檔案管理的重視。對(duì)審計(jì)檔案的調(diào)度使用制定嚴(yán)格的制度，對(duì)檔案的使用要記錄使用人員的姓名、用途以及在后續(xù)環(huán)節(jié)核查檔案的完整情況。

（2）健全審計(jì)檔案管理制度。制度通常是規(guī)范檔案管理行為以及檔案完整性的重要保障。對(duì)審計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化，特別是對(duì)審計(jì)內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，通過制定審計(jì)具體內(nèi)容規(guī)范包括具體文件，并且對(duì)審計(jì)檔案內(nèi)容具體格式排版按照統(tǒng)一制定的規(guī)范，不斷優(yōu)化與完善檔案管理制度，從而提升檔案管理質(zhì)量。為保證審計(jì)檔案的客觀性、公正性與整體性，在審計(jì)檔案歸檔時(shí)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行核查，并且對(duì)不同存儲(chǔ)期限的審計(jì)檔案進(jìn)行分類歸總，方便后續(xù)管理。

（3）在對(duì)審計(jì)檔案管理過程中，利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)技術(shù)將審計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化、信息化，通過信息數(shù)據(jù)能夠提高對(duì)檔案的管理效率，并且數(shù)據(jù)化管理能夠?qū)徲?jì)檔案保存更長時(shí)間。隨著當(dāng)前國家大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等前沿技術(shù)不斷發(fā)展，審計(jì)檔案管理也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代潮流發(fā)展趨勢，將先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用到審計(jì)檔案管理上，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化、信息化與精確化。

四、結(jié)語

審計(jì)檔案是審計(jì)工作的產(chǎn)物，也是對(duì)審計(jì)工作質(zhì)量的真實(shí)反映。本文通過對(duì)審計(jì)檔案管理進(jìn)行探討，闡述了審計(jì)檔案的三種基本特征分別由審計(jì)工作性質(zhì)所決定，然后針對(duì)審計(jì)檔案的管理原則進(jìn)行探討，提出對(duì)審計(jì)檔案管理要遵循上述幾項(xiàng)原則才能規(guī)范檔案管理工作，有助于提升審計(jì)工作質(zhì)量，并且繼續(xù)闡述審計(jì)檔案管理的作用，進(jìn)一步分析規(guī)范審計(jì)檔案管理的重要性。最后，本文從審計(jì)人員、審計(jì)檔案制度建設(shè)以及審計(jì)檔案管理方法三個(gè)方面提出改善措施，希望能夠?yàn)閷徲?jì)檔案的規(guī)劃管理提供借鑒。

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