寧克斌

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，信息化和數(shù)字化技術(shù)得到了一定的創(chuàng)新和改進(jìn)，該項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作的實(shí)施提供了諸多的方便，其除了有利于提升工作水平和檔案管理效率之外，還可以對(duì)工作流程進(jìn)行規(guī)范，促使檔案管理工作得到高效率開展。不過從當(dāng)前事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作實(shí)際開展情況來看，還有著諸多的不足之處，這些不足之處完全影響了事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理質(zhì)量的提升，從中看出，數(shù)字化和信息化技術(shù)的推廣力度有待進(jìn)一步增強(qiáng)。在本篇文章中，主要分析了事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的運(yùn)行現(xiàn)狀，結(jié)合實(shí)際情況提出了相關(guān)的完善對(duì)策，希望以此能夠促進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的良好開展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;數(shù)字化檔案;管理現(xiàn)狀;完善對(duì)策

在事業(yè)單位運(yùn)行期間，包含了諸多的檔案信息，分別是人員方面的信息和人員考核業(yè)績(jī)的信息，但從當(dāng)前人員發(fā)展情況來看，如果依舊采取以往單一的管理模式，是無法滿足當(dāng)前提出的高要求?；诖耍谛聲r(shí)代背景下加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)力度是很有必要的，科學(xué)合理的事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作的實(shí)施是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化目標(biāo)的基礎(chǔ)。

1 強(qiáng)化事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的必然性

1）可以進(jìn)一步提升事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，人們的信息數(shù)目逐漸增多，所需管理的檔案也隨之增加，以往單一的檔案管理模式，加劇了信息整合和收集的難度，難以有效提升工作效率。在開展工作的過程中所需的紙張非常多，長(zhǎng)時(shí)間下來的話，容易加劇資源的消耗，并且工作量的增多也離不開諸多人員的幫助，這樣一來不僅會(huì)產(chǎn)生人員浪費(fèi)現(xiàn)象，而且還會(huì)加劇事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)壓力，完全阻礙了事業(yè)單位的進(jìn)一步運(yùn)行。引進(jìn)數(shù)字化檔案管理方式以后，上述問題將會(huì)得到很大程度的緩解，無論是檔案信息的整合還是儲(chǔ)存等方面，都會(huì)朝著電子化趨勢(shì)發(fā)展，這從一定程度上保證了整體規(guī)范性，有利于提升工作的準(zhǔn)確程度，降低各項(xiàng)不良誤差的出現(xiàn)概率，實(shí)現(xiàn)單位經(jīng)濟(jì)效益的提升。

2）可以有效的提升檔案使用效率?，F(xiàn)階段，人們對(duì)于檔案信息的依賴程度越來越高，大多數(shù)社會(huì)和活動(dòng)的開展均離不開檔案。假設(shè)依舊應(yīng)用以往之后的檔案管理方式，是難以滿足新形勢(shì)下發(fā)展要求的。以往模式是指人們?cè)谔幚硎虑榈臅r(shí)候可能去不同區(qū)域獲取檔案信息。此種方式存在的流程較為繁瑣，無法完善的保存檔案，而引進(jìn)數(shù)字化檔案管理模式之后，均可以將用戶信息儲(chǔ)存到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，在查詢檔案的過程中只需要上網(wǎng)搜索就可以了，根本不需要耗費(fèi)諸多的時(shí)間去查找資料，這為檔案管理工作的開展提供了較大的便利。

2 對(duì)于事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀的分析

1）缺少新型的辦公設(shè)備。從事業(yè)單位運(yùn)行情況來看，辦公設(shè)備沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求，也沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和現(xiàn)代化，對(duì)于有的事業(yè)單位來講，一般是應(yīng)用計(jì)算機(jī)開展工作，可是并沒有對(duì)現(xiàn)代化科技進(jìn)行更好的利用，還有的事業(yè)單位采取的設(shè)備較為滯后，只包括幾臺(tái)電腦，而且這些電腦的系統(tǒng)和硬件，使用時(shí)間比較長(zhǎng)，根本沒有得到有關(guān)的創(chuàng)新和改進(jìn)，長(zhǎng)時(shí)間下來的話便影響了工作效率的提升，無法確保工作準(zhǔn)確性。除此之外，相關(guān)單位沒有規(guī)范性管理檔案，根本沒有結(jié)合實(shí)際情況來制定完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，室內(nèi)存在著隨意堆放雜物以及清理不到位的現(xiàn)象，相關(guān)防火防潮工作也落實(shí)不全面，這樣一來就會(huì)使得檔案發(fā)生丟失以及不完整情況，難以為人們提供良好的服務(wù)。

2）沒有落實(shí)完善且規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。雖然事業(yè)單位已經(jīng)逐漸了解到了檔案管理數(shù)字化的重要性?？墒侨绾螒?yīng)用該項(xiàng)數(shù)字化技術(shù)，采取何種方式將兩者有效結(jié)合到一起都沒有逐一進(jìn)行判斷和分析，對(duì)于制定出來的工作體系來講，也沒有重點(diǎn)量化和闡述這些環(huán)節(jié)，清晰度不足，如此一來就導(dǎo)致工作人員在檔案管理期間應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的時(shí)候，處于一項(xiàng)被動(dòng)的局面，所以要想解決此種現(xiàn)象，就應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，增強(qiáng)規(guī)范性，將其價(jià)值體現(xiàn)出來，從而達(dá)到共享檔案信息的目的。

3 強(qiáng)化事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的相關(guān)措施

1）投入充足的資金，做好辦公設(shè)備的創(chuàng)新和改進(jìn)工作。對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)工作來講，本身具備一定的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，在工作期間，所需的人力財(cái)力和物力是非常多的。基于此，強(qiáng)化對(duì)檔案數(shù)字化的監(jiān)督控制力度，有利于檔案數(shù)字化管理工作規(guī)范性開展。首先，事業(yè)單位可以從實(shí)際情況入手，在滿足自身需求的基礎(chǔ)上，對(duì)數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備方面存在的問題進(jìn)行探究，制定出合理的方案，引進(jìn)新型技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備，為檔案數(shù)字化管理工作開展提供一定的幫助。其次，檔案數(shù)字化管理專業(yè)設(shè)備包含了兩點(diǎn)，分別是軟件設(shè)備和硬件設(shè)備，從軟件設(shè)備來看，應(yīng)當(dāng)做好專業(yè)軟件的研發(fā)工作，研發(fā)期間以兼容性為主，而硬件設(shè)備則是投入較多的資金，嚴(yán)格保護(hù)當(dāng)前應(yīng)用的設(shè)備，提升設(shè)備的使用性能，以此保證工作穩(wěn)定開展。最后事業(yè)單位還需要做好經(jīng)費(fèi)方面的預(yù)算工作，合理調(diào)整費(fèi)用，應(yīng)用符合要求的設(shè)備，將資金的作用發(fā)揮到最高，以此推動(dòng)單位良好運(yùn)行。

2）制定健全完善的管理制度。在事業(yè)單位檔案管理工作開展期間，將數(shù)字化和紙質(zhì)以及電子等各種類型的檔案相互聯(lián)系到一起是主要的發(fā)展趨勢(shì)，當(dāng)前階段，要想合理的使用信息技術(shù)，將數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，就要求事業(yè)單位制定出健全的檔案管理工作體系，將數(shù)字化和工作體系結(jié)合到一起，進(jìn)一步提升科學(xué)技術(shù)的含量。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，事業(yè)單位還需要落實(shí)有關(guān)的措施和管理策略，比如面對(duì)于不同類型和不同性質(zhì)的檔案資料來講，要采取與之相符的管理模式，明確相應(yīng)的檔案管理權(quán)限以及相關(guān)人員的工作職責(zé)，應(yīng)用新型的檔案管理軟件，相關(guān)人員需要熟練對(duì)該項(xiàng)軟件進(jìn)行操作，定期維護(hù)工作系統(tǒng)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)存在的問題以后，必須馬上采取措施進(jìn)行解決，以免問題擴(kuò)大。

3）落實(shí)檔案管理安全保密體系。從實(shí)際情況來看，事業(yè)單位檔案數(shù)字化的應(yīng)用雖然能夠?yàn)槲覀儙硪欢ǖ谋憷?，不過安全性問題也隨之凸顯了出來。對(duì)于數(shù)字檔案來講，一般是以計(jì)算機(jī)設(shè)備為主進(jìn)行儲(chǔ)存的基于此，這就需要確保整體安全性，不然的話就會(huì)受到病毒的侵害，影響到事業(yè)單位工作的開展。所以事業(yè)單位相關(guān)人員需要以實(shí)際情況為主，全面管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)入口等多方面，裝置殺毒軟件設(shè)置防火墻，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)和病毒庫(kù)進(jìn)行更新，備份各項(xiàng)文件以及檔案，做好相關(guān)的預(yù)防工作。檔案管理人員還必須具備較高的檔案保密和安全意識(shí)，只有在確實(shí)需要的情況下，才可以打開所需的信息，待完成以后馬上將信息關(guān)閉，以免信息被盜取。除了對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督之外，還必須管理好以往傳統(tǒng)的檔案，產(chǎn)生雙保險(xiǎn)的效果，從而保障檔案數(shù)字化管理工作的安全性。

4）提升管理人員的工作技能和素質(zhì)。在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的背景下，檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)是非常重要的。因此事業(yè)單位需要做好管理人員的培養(yǎng)工作，增強(qiáng)管理人員工作能力，采取培訓(xùn)的方式讓管理人員熟練操作檔案管理業(yè)務(wù)，并且全面考核管理人員的技能，確保管理人員將自身學(xué)習(xí)的知識(shí)點(diǎn)全面應(yīng)用于工作方面。

4 結(jié)語(yǔ)

從以上論述來看，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作，在相關(guān)資料保存和信息選擇以及翻閱等方面起著極高的效果，在科學(xué)技術(shù)不斷改進(jìn)和創(chuàng)新的背景下，事業(yè)單位對(duì)檔案數(shù)字化管理給予了極高的關(guān)注度。而面對(duì)于檔案數(shù)字化管理期間存在的不足之處，事業(yè)單位必須全面進(jìn)行探究，制定出相關(guān)的應(yīng)對(duì)措施，以此提升檔案管理效率，確保檔案儲(chǔ)存的安全性。

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