張健

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與技術(shù)的進(jìn)步，逐步的出現(xiàn)了各種現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，為檔案管理工作的實(shí)施帶來(lái)了巨大的影響和變化，檔案管理的對(duì)象也不在只是紙質(zhì)文件，還有著大量的電子文件，現(xiàn)代化的檔案管理應(yīng)用了信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)施，大大的提高了檔案管理的效率與質(zhì)量。這些現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理工作帶來(lái)的影響巨大，作為檔案管理人員應(yīng)該準(zhǔn)確的分析和把握這種影響帶來(lái)的變化，及時(shí)的作出調(diào)整，找出正確應(yīng)用的對(duì)策，才能夠充分的發(fā)揮現(xiàn)代辦公技術(shù)帶來(lái)的便利，更好的完成檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代辦公技術(shù);檔案管理;影響及對(duì)策

當(dāng)今的社會(huì)正處于快速發(fā)展的時(shí)期，各種事物也都在快速的進(jìn)行著變革，在這種形勢(shì)下，檔案管理也需要跟上時(shí)代的變化，作出積極的調(diào)整，合理的應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)，做好現(xiàn)代檔案管理工作。所謂的現(xiàn)代辦公技術(shù)也就是利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及信息技術(shù)等進(jìn)行辦公，可以提高檔案管理的效率。

1 利用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理的幾點(diǎn)特征

1.1 多為電子文件，容易修改且有隱蔽性

檔案管理在采用現(xiàn)代辦公技術(shù)以后，電子化文件的數(shù)量占了很大的比例，雖然管理起來(lái)更加的方便，不過(guò)，電子文件也有著容易被修改或者偽造的弊端，這也是做為檔案管理人員必須要重視的一點(diǎn)。并且，電子文件被修改以后也很難被發(fā)現(xiàn)，這會(huì)大大的影響到檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性。

1.2 技術(shù)快速更新的速度越來(lái)越快

現(xiàn)代辦公技術(shù)是建立在網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)軟、硬件基礎(chǔ)之上的，而這些技術(shù)的更新速度非?？欤@就要求檔案管理中使用的電子文件也要跟著這種快速的變化而改變。不管是硬件設(shè)施，還是軟件系統(tǒng)都在快速的變化著，檔案管理也就需要不斷的去適應(yīng)這種變化，可是，在這種變化的過(guò)程中，因?yàn)檐洝⒂布母戮涂赡艹霈F(xiàn)檔案信息丟失或者受損的情況，也會(huì)影響到檔案資料的安全性、完整性。

1.3 電子化的文件界定更加困難

文件在電子化以后很難對(duì)其進(jìn)行界定，判斷其是否為文件原件。要知道，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件可以很明顯的辨別出其是原件還是復(fù)印件，可以對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō)就變得非常的困難。電子文件可以很容易的進(jìn)行復(fù)制或者拷貝，影響了文件的安全性。

2 現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理帶來(lái)的影響

2.1 對(duì)管理理念和方式的改變

因?yàn)檗k公技術(shù)的變化，檔案管理需要面對(duì)的資料不但是種類發(fā)生了變化，其載體也有了更多的形式，不在只是管理紙質(zhì)的文件，電子文件的出現(xiàn)必然要求在管理的方式上也進(jìn)行改變，要知道電子文件不管是在存放還是在傳遞上都和紙質(zhì)文件有著很大的不同，整個(gè)過(guò)程都是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上完成的，并且它的存放載體也有各種介質(zhì)，如光盤、硬盤等，而傳統(tǒng)的管理方法還需要建立檔案袋，電子文件在形成以后就可以進(jìn)行歸檔和使用，大大的提高了檔案管理和利用的效率，工作人員的負(fù)擔(dān)也得到了分擔(dān)，電子檔案的出現(xiàn)，可以讓人們?cè)诋惖鼐屯瓿蓪?duì)于檔案的調(diào)閱，不在受到時(shí)間和空間的限制，還可以提供自動(dòng)檢索功能，這些都是和傳統(tǒng)的檔案管理方式有著巨大的差異。所以說(shuō)，現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)了檔案管理方式以及理念的改變。

2.2 對(duì)檔案管理模式的改變

一直以來(lái)，人們都將檔案管理看做是一項(xiàng)政治性的工作，采用的也都是政府管理的模式，而忽視了檔案管理的服務(wù)性、社會(huì)性，認(rèn)識(shí)的非常片面。而現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用，檔案的作用被更加充分的發(fā)掘出來(lái)，應(yīng)用的空間更大，也讓人們更多的認(rèn)識(shí)到了檔案管理的服務(wù)性與社會(huì)性。推動(dòng)著檔案管理從政府模式向社會(huì)模式的轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理社會(huì)作用的發(fā)揮提供了便利條件，我們?nèi)缃竦娜蝿?wù)就是充分的利用當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)施，對(duì)檔案信息進(jìn)行更加科學(xué)的利用，建立服務(wù)性的檔案管理模式，充分的利用檔案資源，促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2.3 對(duì)檔案管理人員要求的改變

管理人員是檔案管理工作的主要實(shí)施者，因?yàn)橐郧皩?duì)于檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，不重視檔案管理工作，所以對(duì)于檔案管理人員的要求也不高，往往都是通過(guò)招聘或者直接由其他崗位的人員兼任的，這些人大多缺少專業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)，對(duì)于檔案管理工作并不熟悉?？墒牵缃耠S著現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于管理人員的素質(zhì)也提出了更高的要求。需要這些人員具備足夠的專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理工作，還需要他們掌握現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，能夠熟練的運(yùn)用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，這樣才能夠滿足檔案管理工作的需要。所以，需要管理人員去學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的辦公技術(shù)、管理知識(shí)，進(jìn)行自我提升和培養(yǎng)，管理單位也要注意對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，要通過(guò)各種措施來(lái)提高他們的專業(yè)素養(yǎng)。

3 利用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理的對(duì)策

如今，各種技術(shù)正在快速的發(fā)展和更新著，社會(huì)形勢(shì)也發(fā)生了巨大的變化，在利用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中也有著很多需要我們注意和去適應(yīng)的地方，下面我們就提出了幾點(diǎn)具體的對(duì)策。

3.1 對(duì)電子文件和紙質(zhì)文件進(jìn)行區(qū)別管理

由于電子文件和紙質(zhì)文件之間存在的巨大的差異，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候也要進(jìn)行差別對(duì)待，如今，紙質(zhì)文件和電子文件還是并存的，所以要對(duì)這兩種類型的文件進(jìn)行區(qū)別管理。紙質(zhì)文件可以采用傳統(tǒng)的辦法進(jìn)行管理，而對(duì)于電子文件則要采用新的方式進(jìn)行管理，由于電子文件的操作都需要通過(guò)計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)專業(yè)的管理系統(tǒng)和軟件就可以完成對(duì)于電子文件的管理。

3.2 加強(qiáng)對(duì)于電子文件的安全防護(hù)

電子文件由于其自身的特點(diǎn)，容易被修改，在安全防護(hù)方面有著更高的要求，這也是和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理繁榮不同之處。所以，一定要采取有效的措施對(duì)電子文件進(jìn)行安全防護(hù)。首先是要保證電子文件的載體、存儲(chǔ)環(huán)境的安全性，不要因?yàn)榇娣挪划?dāng)導(dǎo)致存儲(chǔ)載體的損壞，造成電子文件的丟失。還要對(duì)管理活動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對(duì)于一些不當(dāng)或者違規(guī)操作進(jìn)行限制，避免電子文件被肆意篡改。還要加強(qiáng)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的防護(hù)，防止受到來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的侵襲，導(dǎo)致檔案信息的丟失。要及時(shí)的更換系統(tǒng)的軟、硬件設(shè)施，做好系統(tǒng)資料的備份，更新防火墻以及殺毒軟件。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

現(xiàn)代化的辦公技術(shù)還是需要有人員來(lái)使用和操作，這些工作人員自身的素質(zhì)水平，對(duì)于檔案管理工作的實(shí)施有著直接的影響，要想充分的發(fā)揮現(xiàn)代辦公技術(shù)的作用就需要提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員不但要掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，具備現(xiàn)代化的檔案管理理念，還需要能夠熟練的應(yīng)用現(xiàn)代辦公的技術(shù)和設(shè)備，掌握計(jì)算機(jī)軟件和硬件方面的相關(guān)知識(shí)。所以，在選擇管理者的時(shí)候，一定要提高要求，對(duì)于現(xiàn)有的管理人員也要加強(qiáng)他們的知識(shí)培訓(xùn)和教育，鼓勵(lì)員工進(jìn)行自我提升，掌握先進(jìn)的知識(shí)和技術(shù)，能夠利用現(xiàn)代辦公技術(shù)更好的完成檔案管理工作。

4 總結(jié)

技術(shù)給當(dāng)代的檔案管理工作帶來(lái)的影響是多方面的，推動(dòng)了現(xiàn)代檔案管理工作的開(kāi)展，不過(guò)，在帶來(lái)了很多便利的同時(shí)，也提出了更高的要求。相關(guān)的工作人員必須要深刻的認(rèn)識(shí)到這種變化帶來(lái)的影響，要從理念和技術(shù)上作出轉(zhuǎn)變，充分的利用現(xiàn)代辦公技術(shù)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步的挖掘檔案資源的作用，轉(zhuǎn)變檔案管理的模式，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

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