孫康燕 唐合文 李薇

摘? 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子文件數(shù)量越來(lái)越巨大，其對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)各方面影響越來(lái)越大。為了更好地管理與利用電子文件，將其檔案化為電子檔案很要必要。該文從分析電子文件與電子檔案特點(diǎn)出發(fā)，論述了電子文件檔案化的必要性以及此過(guò)程中需要注意的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：電子文件? 電子檔案? 檔案化

中圖分類(lèi)號(hào)：G272 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2020）02（a）-0016-03

Abstract： In the age of big data， the number of electronic documents is icreasingly huge， and it has more and more influence on all aspects of society. In order to manage and utilize electronic archives efficiently， it is necessary to archiving electronic documents into electronic archives.Based on the analysis of the characteristics of electronic documents and electronic archives， this paper discusses the necessity of archiving electronic documents and the problems that should be paid attention to in this process.

Key Words： Electronic document; Electronic Archive; Archiving

全球知名咨詢(xún)公司麥肯錫曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“數(shù)據(jù)，已經(jīng)滲透到當(dāng)今每一個(gè)行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域，成為重要的生產(chǎn)因素。人們對(duì)于海量數(shù)據(jù)的挖掘和運(yùn)用，預(yù)示著新一波生產(chǎn)率增長(zhǎng)和消費(fèi)者盈余浪潮的到來(lái)?！?/p>

現(xiàn)在的社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，科技發(fā)達(dá)，信息流通，人們之間的交流越來(lái)越密切，生活也越來(lái)越方便，大數(shù)據(jù)就是這個(gè)高科技時(shí)代的產(chǎn)物。哈佛大學(xué)社會(huì)學(xué)教授加里·金說(shuō)：“這是一場(chǎng)革命，龐大的數(shù)據(jù)資源使得各個(gè)領(lǐng)域開(kāi)始了量化進(jìn)程，無(wú)論學(xué)術(shù)界、商界還是政府，所有領(lǐng)域都將開(kāi)始這種進(jìn)程?！?/p>

在此大數(shù)據(jù)的背景下，檔案界也必須會(huì)受到影響，甚至是沖擊。關(guān)于大數(shù)據(jù)與檔案的研究也越來(lái)越多。以中國(guó)知網(wǎng)（CNKI）作為數(shù)據(jù)資源庫(kù)，用“大數(shù)據(jù)&檔案”作為關(guān)鍵詞對(duì)國(guó)內(nèi)大數(shù)據(jù)與檔案管理相關(guān)的研究資料進(jìn)行篇名檢索，檢索結(jié)果為1566條，最早的文獻(xiàn)發(fā)表于2012年，近2006—2008年間共發(fā)表1156篇，占總文獻(xiàn)的75%。

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子文件數(shù)量激增?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》就強(qiáng)調(diào)“電子文件發(fā)展的趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)”。在此背景下，該文主要討論電子文件向電子檔案的轉(zhuǎn)化問(wèn)題。

1? 幾個(gè)相關(guān)概念

1.1 檔案

我國(guó)的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)“檔案工作基本術(shù)語(yǔ)（DA T-2000）”將檔案定義為“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”[1]。

1.2 電子文件

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）將電子文件定義為“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄”[3]。

我國(guó)的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)“電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)”將電子文件定義為“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成”[3]。

此這兩種定義的主體內(nèi)容基本相同，但前者的范圍更大，故該文采用此前者定義。

1.3 電子檔案

我國(guó)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)“電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T 18894-2016）”將電子檔案定義為“具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件”[4]。

1.4 電子文件檔案化

根據(jù)前面2與3的定義可看出，電子文件與電子檔案兩個(gè)概念不是完全等同的。電子文件必須經(jīng)過(guò)完善的歸檔過(guò)程處理后，符合相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)才能稱(chēng)之為電子檔案。

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)“電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T 18894-2016）”將電子文件的歸檔定義為“指將具有憑證、查考和保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程”[5]。

筆者把電子文件進(jìn)行歸檔處理為檔案的過(guò)程定義為電子文件檔案化，也就是電子文件檔案化管理。

2? 電子文件檔案化的必要性

雖然電子文件是經(jīng)過(guò)了一定規(guī)范化的形成、發(fā)展、結(jié)果等流程和管理規(guī)定，具有真實(shí)性、完整性和有效性特點(diǎn)。此類(lèi)電子文件的流轉(zhuǎn)具有一定的法律特殊性和保密性。該節(jié)從電子文件與電子檔案的主要特點(diǎn)入手來(lái)論述電子文件檔案化的必要性。

2.1 電子文件的主要特點(diǎn)

2.1.1 文件格式多樣

電子文件主要來(lái)源于辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)與電子政務(wù)“E-government”，當(dāng)前各種系統(tǒng)產(chǎn)生的文件格式不統(tǒng)一，電子文件的制作和儲(chǔ)存方式有許多種。我們常見(jiàn)的有Excel表格樣式、Word文檔樣式、PDF文檔樣式、JPEG圖片樣式等，其存儲(chǔ)和記憶方式也不盡相同，常見(jiàn)的有CD盤(pán)刻錄、硬盤(pán)（移動(dòng)硬盤(pán)）儲(chǔ)存、網(wǎng)絡(luò)云盤(pán)等，這就使得電子文件的形式多樣化[6]。

2.1.2 文件易變動(dòng)

相對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，電子文件改動(dòng)非常容易且?guī)缀醪涣艉圹E。電子文件的改動(dòng)可分為兩類(lèi)：一是正常改動(dòng)，如工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷發(fā)生變化必然導(dǎo)致個(gè)人簡(jiǎn)歷的變化;二是非正常改動(dòng)，如為了提前退休把年齡改大。

2.1.3 文件易被破壞

電子文件一般都要依賴(lài)于計(jì)算機(jī)進(jìn)行讀寫(xiě)，而計(jì)算機(jī)非常容易受到病毒感染或攻擊。僅2018年9月，國(guó)家計(jì)算機(jī)病毒應(yīng)急處理中心共發(fā)現(xiàn)病毒7474881個(gè)，比8月上升2.5%，新增病毒57926個(gè)， 比8月上升2.3%，感染計(jì)算機(jī)11 559萬(wàn)臺(tái)[7]。

計(jì)算機(jī)受到病毒攻擊，很容易導(dǎo)致電子文件丟失或失效（變成亂碼文件導(dǎo)致不可讀），也即電子文件被破壞。

2.2 電子檔案的主要特點(diǎn)

2.2.1 原始記錄性

原始記錄性是檔案的本質(zhì)特性。檔案管理活動(dòng)中必須遵循其對(duì)以往歷史事實(shí)的原始記錄價(jià)值為軸心這一基本定律。電子檔案也必須保持原始記錄性。

2.2.2 相對(duì)穩(wěn)定性

盡管電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，也容易被修改，但一般情況沒(méi)有誰(shuí)愿意冒著承擔(dān)違法成本的風(fēng)險(xiǎn)來(lái)修改檔案，因?yàn)椤皺n案法”明確規(guī)定，涂改、偽造檔案的要依法追究刑事責(zé)任。電子文件的修改就要隨意得多，隨意修改電子文件也不用承擔(dān)法律后果，最多只是承擔(dān)相關(guān)行業(yè)或企事業(yè)單位內(nèi)部處罰。所以，相對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，電子檔案具有相對(duì)穩(wěn)定性。

2.2.3 法律證據(jù)性

張勁松等認(rèn)為檔案的本質(zhì)是信息，檔案的法律證據(jù)作用的本質(zhì)是檔案內(nèi)容信息的原始性[8]。

而電子檔案的原始憑證性與紙質(zhì)檔案一樣，故電子檔案也應(yīng)具有法律證據(jù)價(jià)值，即具有法律證據(jù)性。

關(guān)于電子檔案證明力認(rèn)定相關(guān)的法規(guī)有40多部，對(duì)電子檔案證明力認(rèn)定有直接規(guī)定也有間接規(guī)定[9]。

根據(jù)以上特點(diǎn)分析可知，電子文件很有必要經(jīng)過(guò)歸檔過(guò)程處理為檔案，亦即電子文件檔案化。

3? 電子文件檔案化過(guò)程中需要注意的幾個(gè)問(wèn)題

3.1 建立元數(shù)據(jù)

根據(jù)定義可知，電子文件主要是在工作中形成的不同形式的信息記錄，它們都是在處理某一事務(wù)中形成的。如“總局文件20190410.pdf”這樣的電子文件名如果直接歸檔，顯然是不符合要求的。要將此文件有關(guān)的背景信息和元數(shù)據(jù)與其一起歸檔保存，這樣才能很清楚地標(biāo)明證明這份文件的下發(fā)時(shí)間、審批領(lǐng)導(dǎo)、辦理單位及辦理結(jié)果等?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T 18894-2016）》把“元數(shù)據(jù)”明確定義為“描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)”。在建立元數(shù)據(jù)時(shí)要注意按照一定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這對(duì)電子檔案的憑證作用也要重要價(jià)值。

3.2 保護(hù)電子檔案的真實(shí)性

相對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，電子文件很容易被修改，故其檔案化過(guò)程中要特別注意在保證其真實(shí)性上下功夫，否則其很容易喪失保存價(jià)值。保護(hù)電子檔案的真實(shí)性， 也是電子文件檔案化中必須面對(duì)與解決的一大難題。

從技術(shù)上來(lái)說(shuō)，可通過(guò)電子認(rèn)證來(lái)保護(hù)電子檔案的真實(shí)性，時(shí)間戳、數(shù)字簽名、區(qū)塊鏈等都是保證電子檔案真實(shí)性的認(rèn)證技術(shù)。我國(guó)于2005就頒布了“電子簽名法”并于2015年修正。此法律確定規(guī)定了電子簽名具有與手寫(xiě)簽字或蓋章同等的法律效力，電子文件與書(shū)面文書(shū)一樣具有同等法律效力。數(shù)字簽名在國(guó)外已有較好的應(yīng)用先例。德國(guó)明確要求電子文件在進(jìn)行歸檔時(shí)， 必須進(jìn)行電子簽名的更新， 加上新的有效的簽名，才可以長(zhǎng)期保存[10]。最高人民法院于2018年9月6日發(fā)布《最高人民法院關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問(wèn)題的規(guī)定》，第一次以司法解釋形式對(duì)可信時(shí)間戳及區(qū)塊鏈等固證存證手段進(jìn)行法律確認(rèn)，這意味著電子固證存證技術(shù)在司法層面的應(yīng)用迎來(lái)重要突破[11]。

3.3 確保電子檔案的管理安全

在電子文件檔案化為電子檔案后，需要與管理紙質(zhì)檔案一樣，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)歸檔標(biāo)準(zhǔn)和管理制度。此外，還需要根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)來(lái)建立完善的管理系統(tǒng)，這可使得以后對(duì)電子檔案進(jìn)行內(nèi)容補(bǔ)充、載體更換、檔案拷貝和數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)等操作時(shí)留下詳細(xì)的記錄，做到對(duì)電子檔案全程進(jìn)行監(jiān)控針對(duì)電子檔案管理人員，還需要加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)及道德素質(zhì)教育，增加守法意識(shí)，特別要加強(qiáng)對(duì)保密法與檔案法的學(xué)習(xí)、遵守。在電子檔案的使用過(guò)程中要對(duì)相關(guān)人員嚴(yán)格審核，利用過(guò)程中按相應(yīng)的程序進(jìn)行。

另外，還需要從技術(shù)上保證電子檔案的安全，相應(yīng)的技術(shù)有加密、數(shù)據(jù)封裝、數(shù)字水印、訪(fǎng)問(wèn)控制、防火墻、文件備份和災(zāi)害恢復(fù)等技術(shù)。

電子檔案的極小過(guò)失就可能造成非常嚴(yán)重的后果。例如，2007年英國(guó)皇家稅務(wù)及海關(guān)總署在郵寄過(guò)程中丟失了兩張重要的數(shù)據(jù)光盤(pán)，其中包括約2500萬(wàn)人的個(gè)人資料和銀行信息，致使近一半的英國(guó)人面臨受欺詐的危險(xiǎn)，英國(guó)稅務(wù)署長(zhǎng)也因此辭職[12]。

4? 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)背景下，電子文件數(shù)量越來(lái)越巨大，對(duì)電子文件的管理也越來(lái)越重要。其中電子文件檔案化為電子檔案，對(duì)于規(guī)范管理與有效利用很有必要。在電子文件檔案化過(guò)程中，要特別注意根據(jù)相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建立元數(shù)據(jù)，通過(guò)相關(guān)技術(shù)與法規(guī)、管理制度等來(lái)確保電子檔案的真實(shí)性以及電子檔案的安全。

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