谷惠敏

摘 要：大學(xué)生的檔案是企業(yè)快速了解大學(xué)生基本情況的材料，里面包含了大學(xué)生的升學(xué)信息、考試信息、修學(xué)信息以及在學(xué)校活動(dòng)中的表現(xiàn)和獲獎(jiǎng)情況等，是大學(xué)生綜合信息的表現(xiàn)，因此高校檔案管理工作對(duì)大學(xué)生的就業(yè)有重大的影響。? ?大學(xué)的檔案管理工作隨著雙向擇業(yè)和自主選擇制度的確立和完善，其單一性和固定化的模式與現(xiàn)代企業(yè)用人的標(biāo)準(zhǔn)存在著諸多矛盾，造成了高校檔案管理工作與社會(huì)的脫節(jié)。而高校對(duì)人才的培養(yǎng)能力反映在社會(huì)上，就是高校畢業(yè)生的素質(zhì)和就業(yè)率，以及企業(yè)對(duì)本校畢業(yè)生的認(rèn)可度，所以，高校應(yīng)該加強(qiáng)大學(xué)生的檔案管理工作，以發(fā)揮其在大學(xué)生就業(yè)中的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;高等教育;大學(xué)生就業(yè);應(yīng)用

大學(xué)生的檔案是學(xué)生個(gè)人信息的綜合載體，涵蓋了學(xué)生的思想品德、學(xué)習(xí)情況、獲獎(jiǎng)情況以及在校期間的表現(xiàn)和個(gè)人特點(diǎn)等。這些信息的準(zhǔn)確性以及代表性是面向閱檔者立體了解該生情況的基本要素，企業(yè)可運(yùn)用這些信息對(duì)其進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃和重點(diǎn)方向培養(yǎng)以及確定人才的運(yùn)用和考核等。當(dāng)前，高校對(duì)大學(xué)生的檔案管理工作應(yīng)該從簡(jiǎn)單的記錄轉(zhuǎn)向全面的記載，突出重點(diǎn)、全面展示、個(gè)性創(chuàng)造以及創(chuàng)新管理的方式，以適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)對(duì)大學(xué)生的信息需求，準(zhǔn)確定位大學(xué)生的才能和職業(yè)發(fā)展。

一、高校檔案管理規(guī)范化的重要性

高校應(yīng)該選擇適合本校實(shí)際情況的檔案管理方法，以強(qiáng)化檔案在學(xué)生中的重要作用，做到檔案信息全面詳細(xì)、真實(shí)有效。

1.有利于大學(xué)生的在校管理工作

檔案記錄了人們的生活軌跡。高校學(xué)生檔案指標(biāo)體系規(guī)范了學(xué)生在校的行為準(zhǔn)則，明確了學(xué)生必須遵紀(jì)守法、明禮誠(chéng)信，讓學(xué)生自我規(guī)范自己的行為。檔案的規(guī)范化管理可以讓學(xué)生自我教育、自我規(guī)范和自我管理，鍛煉學(xué)生的意志和獨(dú)立性。檔案記錄了學(xué)生的方方面面，對(duì)學(xué)生的發(fā)展和就業(yè)具有重要的意義，這樣會(huì)讓學(xué)生不斷地嚴(yán)格要求自己，根據(jù)學(xué)校的規(guī)則自我評(píng)價(jià)學(xué)校中的表現(xiàn)，及時(shí)做出正確的判斷，在面對(duì)誘惑時(shí)首先想到行為是否合理，從而堅(jiān)強(qiáng)自己的意志。

2.學(xué)校管理水平提升的標(biāo)志

一方面學(xué)生的檔案管理工作是學(xué)生大學(xué)生活的縮影，通過對(duì)檔案的查閱可以全面反映高校的檔案管理工是否嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范。同時(shí)，通過對(duì)檔案內(nèi)容以及記載的準(zhǔn)確性，也反映出了高校對(duì)學(xué)生管理工作的情況。另一方面，通過檔案管理工作也可以綜合反應(yīng)學(xué)校學(xué)生管理工作的變化和進(jìn)步，通過以時(shí)間軸為單位不同時(shí)期的學(xué)生檔案管理可以反映出學(xué)校檔案管理工作的變化，能夠輔助當(dāng)下的檔案管理。學(xué)校檔案管理工作的完善有利于增加學(xué)校在社會(huì)中的關(guān)注度，因?yàn)閲?yán)格的檔案管理規(guī)范了學(xué)生的行為，讓其在社會(huì)中的表現(xiàn)也依照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，學(xué)生在社會(huì)中的口碑不斷地變好，相應(yīng)的學(xué)校的知名度不斷地提升。

3.有利于對(duì)大學(xué)的全面評(píng)價(jià)

大學(xué)生的檔案記錄了其在校表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況、獎(jiǎng)懲情況、獲取榮譽(yù)等信息，動(dòng)態(tài)反應(yīng)了學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)。大學(xué)生的檔案管理工作越細(xì)致，內(nèi)容越豐富，越能全面的反映出學(xué)生的情況，并且真實(shí)性和可行度越高。所以通過檔案就能給大學(xué)生進(jìn)行全面綜合的評(píng)價(jià)，從中認(rèn)識(shí)到其個(gè)人特長(zhǎng)以及愛好等。檔案內(nèi)容的完整性和全面性是全面評(píng)價(jià)學(xué)生的基礎(chǔ)，對(duì)檔案的內(nèi)容和涉及到的信息都應(yīng)該進(jìn)行有效的核驗(yàn)，其中獎(jiǎng)、懲嚴(yán)明，好、壞都要涉及，對(duì)其缺點(diǎn)不隱瞞、優(yōu)點(diǎn)特長(zhǎng)不虛夸，做到信息反饋的真實(shí)性。

二、大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

畢業(yè)生的數(shù)量逐年的增加，再加上最近幾年就業(yè)形勢(shì)不樂觀，企業(yè)對(duì)畢業(yè)生的要求也更加嚴(yán)格。因?yàn)槠髽I(yè)通過檔案信息對(duì)學(xué)生進(jìn)行了解，所以檔案信息的全面和準(zhǔn)確是目前高校檔案管理的首要目標(biāo)，但是，高校對(duì)此不夠重視，經(jīng)常是千篇一律和復(fù)制粘貼，高校檔案工作仍存在不少的問題，檔案管理形式不容樂觀。

1.內(nèi)容單一，模式固化

高校學(xué)生的檔案內(nèi)容許多是固定模式，在制作檔案時(shí)，檔案管理員會(huì)選出一個(gè)模板，進(jìn)行復(fù)制粘貼，無法體現(xiàn)學(xué)生的個(gè)性和特點(diǎn)，其內(nèi)容也顯得單調(diào)，記錄的信息只是學(xué)生的基本信息?，F(xiàn)在大學(xué)生的檔案較之前已經(jīng)豐富了許多，但是距離社會(huì)的需求還有很大的進(jìn)步空間，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，對(duì)信息挖掘的主動(dòng)性決定了信息的價(jià)值，因此大學(xué)生的檔案就是大學(xué)生個(gè)體的大數(shù)據(jù)資料，過度單一和固化的模式不利于與信息化時(shí)代的需求接軌，弱化了檔案的作用。

2.檔案管理意識(shí)薄弱

隨著高校的不斷擴(kuò)招，學(xué)校的檔案管理工作也越來越繁重，平時(shí)不注重檔案的管理，臨近畢業(yè)時(shí)才快馬加鞭的準(zhǔn)備畢業(yè)材料，往往會(huì)造成檔案管理的失真和缺失。另外，高校的檔案工作是由學(xué)生處負(fù)責(zé)，沒有專門的檔案管理部門，檔案管理員也是兼職，而這些人員通常都沒有受到系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理一知半解，再加上還要負(fù)責(zé)其他的工作，也造成了專業(yè)培訓(xùn)和系統(tǒng)化管理缺失。

3.檔案管理存在弄虛作假的現(xiàn)象

畢業(yè)生逐年的增加，致使就業(yè)難度加大，再加上高校的擴(kuò)招，就業(yè)率明顯的降低。一些知名度較差的院校就在學(xué)生的畢業(yè)檔案上做手腳，對(duì)學(xué)生的處分消除、修改學(xué)生的成績(jī)、夸大學(xué)生的能力等，而不是將這些心思花到人才的培養(yǎng)上，不注重學(xué)生能力的提升。通過這些操作之后，雖然就業(yè)率提高了，一旦到了用人單位，表現(xiàn)不佳最終還會(huì)被企業(yè)辭退，從而導(dǎo)致學(xué)校的信譽(yù)度降低。檔案的管理缺乏有效的監(jiān)管，造成了大量的假資料被填寫進(jìn)學(xué)生的檔案中，學(xué)校內(nèi)部的監(jiān)管不力，以及社會(huì)和教育部門的監(jiān)管缺失，在很大程度上造成了這一現(xiàn)象，從而使學(xué)校的信譽(yù)度有所下降。

三、加強(qiáng)檔案管理工作的有效措施

高校完善的檔案管理工作不僅能增加就業(yè)率，而且對(duì)學(xué)校的公信力和教育能力也有一定的提高。在素質(zhì)教育的大環(huán)境下，全面培養(yǎng)學(xué)生的教育觀、素質(zhì)觀、就業(yè)觀是高校當(dāng)下的任務(wù)，檔案管理工作也是以上任務(wù)的基礎(chǔ)和結(jié)果，因此高校應(yīng)該加強(qiáng)大學(xué)生的檔案管理工作。

1.設(shè)立專兼職檔案管理人員

對(duì)大學(xué)生在校期間的表現(xiàn)和行為形成的檔案材料，進(jìn)行動(dòng)態(tài)的跟蹤管理，是一個(gè)非常巨大的信息搜集和管理工作，這就要求檔案管理人員需要的專業(yè)化程度較高、信息搜集和處理能力較強(qiáng)、熟悉運(yùn)用現(xiàn)代化操作軟件和網(wǎng)絡(luò)，高校必須建立一支專業(yè)化的檔案管理工作者。將學(xué)生的檔案按院（系）、專業(yè)、年級(jí)、班級(jí)進(jìn)行分類整理，定期進(jìn)行材料的更新和檔案的寫入工作。在進(jìn)行畢業(yè)生檔案處理的時(shí)候由于工作量大，加重檔案管理員的工作，學(xué)?？梢詮母髟合祬f(xié)調(diào)兼職檔案管理員進(jìn)行檔案的處理工作，同時(shí)引入學(xué)生作為兼職檔案管理員。這樣建立起橫向交流和縱向管理隊(duì)伍的建設(shè)既能快速高效的反應(yīng)學(xué)生的信息，又能加強(qiáng)檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)性和有效性。

2.制定歸檔的范圍，完善檔案管理制度

造成現(xiàn)在檔案管理現(xiàn)狀的一方面原因是對(duì)學(xué)生歸檔材料的要求不一致，沒有具體的檔案收集大綱。教育主管部門應(yīng)該出臺(tái)一系列的學(xué)生入檔材料范圍，結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需要，以及社會(huì)對(duì)人才的要求，對(duì)學(xué)生的檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格的要求。尤其是針對(duì)學(xué)生的特點(diǎn)、獎(jiǎng)懲、獲獎(jiǎng)情況等，將這些材料進(jìn)行詳細(xì)的搜集，例如，獲獎(jiǎng)的時(shí)間、項(xiàng)目、參加的賽事等。特別是學(xué)生的處分和獎(jiǎng)勵(lì)，是學(xué)生行為的關(guān)鍵所在，對(duì)這些一定更加的詳細(xì)。同時(shí)要完善工作制度，確定責(zé)任人，明確部門職責(zé)。制定完善學(xué)生材料的歸檔制度和審核制度、學(xué)生檔案的調(diào)閱和傳遞制度、檔案的監(jiān)督和管理制度等。嚴(yán)查檔案材料的弄虛作假、虛假評(píng)價(jià)，對(duì)個(gè)人評(píng)價(jià)納入教職工和檔案管理員的工作考核，使其對(duì)材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。

3.加大宣傳力度提高學(xué)生檔案就業(yè)意識(shí)

人事檔案與社會(huì)福利和戶籍有密切的聯(lián)系，這一關(guān)系嚴(yán)重的影響了大學(xué)生的就業(yè)和發(fā)展。而大學(xué)生對(duì)人事檔案的重視度不夠高，認(rèn)為自己只要不去事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)上班，就不需要人事檔案，這一觀念是大錯(cuò)特錯(cuò)。針對(duì)這一現(xiàn)象高校也是只強(qiáng)調(diào)其重要性，沒有實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，所以高校應(yīng)該組織大學(xué)生進(jìn)行檔案作用的宣傳和講解，利用其與社會(huì)生活的聯(lián)系結(jié)合實(shí)例進(jìn)行檔案重要性教育。與此同時(shí)，在班會(huì)和課堂上也要滲透這一意識(shí)，教師結(jié)合自身實(shí)際講解檔案的重要性，作為兼職的學(xué)生檔案管理員也應(yīng)該積極發(fā)揮自己的作用，將檔案意識(shí)繼續(xù)深化，努力實(shí)現(xiàn)班級(jí)檔案管理的提升。檔案管理員也要加強(qiáng)自身能力的提升，隨著現(xiàn)代化程度的提高和辦公自動(dòng)化的推廣，計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用是不可或缺的，積極參加各種培訓(xùn)工作，接受新的檔案管理方式，創(chuàng)造獨(dú)具特色的學(xué)校檔案管理工作體系。

四、檔案管理在大學(xué)生就業(yè)中的應(yīng)用

檔案是大學(xué)生的信息綜合體，正確的記錄檔案信息是檔案的基本原則，全面反映學(xué)生的信息是檔案的本質(zhì)要求，突出學(xué)生的個(gè)性和特點(diǎn)是檔案管理的重點(diǎn)。因此基于這三方面就能反映出大學(xué)生檔案在就業(yè)中扮演的角色，下面詳細(xì)介紹：

1.增加企業(yè)對(duì)大學(xué)生的了解

大學(xué)生的檔案記錄著大學(xué)生在學(xué)業(yè)生涯中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，重點(diǎn)記載了學(xué)生的品德、培養(yǎng)方向、在校表現(xiàn)、個(gè)人特長(zhǎng)和獎(jiǎng)懲情況。首先，企業(yè)根據(jù)學(xué)生檔案了解學(xué)生的品德。用人單位非常注重員工的品德，這有利于對(duì)人才的管理，體現(xiàn)了用人單位對(duì)人才誠(chéng)信度的認(rèn)可，因此檔案中記錄的學(xué)生品德和誠(chéng)信記錄是企業(yè)重點(diǎn)參閱的內(nèi)容;其次，個(gè)人能力。學(xué)生的能力是用人單位重點(diǎn)關(guān)注的部分，其反應(yīng)了學(xué)生的專業(yè)知識(shí)和綜合運(yùn)用的能力，這一部分主要表現(xiàn)在檔案的獎(jiǎng)懲情況以及學(xué)校表現(xiàn)方面。學(xué)生的專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)較好，表現(xiàn)在所修科目的成績(jī)，這也是學(xué)生在校的重點(diǎn)任務(wù)。最后，全面的對(duì)學(xué)生進(jìn)行把握，對(duì)照學(xué)生個(gè)人信息以及結(jié)合大數(shù)據(jù)對(duì)檔案的真實(shí)性進(jìn)行考察，通過與學(xué)生的簡(jiǎn)歷進(jìn)行對(duì)比，以及實(shí)際工作中的表現(xiàn)評(píng)價(jià)檔案的真實(shí)性，更加全面的掌握學(xué)生信息。

2.作為企業(yè)培養(yǎng)大學(xué)生的參考

大學(xué)生是企業(yè)的后備力量，是企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的重要保障。通過對(duì)學(xué)生檔案的閱讀可以了解到學(xué)生的特長(zhǎng)和突出的部分，以便于對(duì)學(xué)生進(jìn)行合理的安排與分配，充分的利用其優(yōu)點(diǎn)，為企業(yè)創(chuàng)造出更高的價(jià)值。大學(xué)生是企業(yè)的重要財(cái)富，檔案記載的真實(shí)全面也是企業(yè)培養(yǎng)的一個(gè)方向，表現(xiàn)力較強(qiáng)以及活躍度較高的學(xué)生會(huì)最先映入企業(yè)管理人員的視線中，而大學(xué)生在學(xué)校社團(tuán)以及學(xué)校活動(dòng)中的表現(xiàn)就為大學(xué)生的職業(yè)生涯產(chǎn)生了重大的影響。能夠快速的幫助企業(yè)與大學(xué)生進(jìn)行有效的溝通，讓企業(yè)可以快速的了解學(xué)生，合理的進(jìn)行崗位分配和才能展示，做到人盡其才，才盡其能，讓企業(yè)準(zhǔn)確的對(duì)大學(xué)生進(jìn)行定位。

3.增加學(xué)生的就業(yè)機(jī)會(huì)

學(xué)生檔案的科學(xué)合理管理及使用是高校提高廣大畢業(yè)生就業(yè)機(jī)會(huì)的有效途徑。學(xué)生在招聘會(huì)上向用人單位投的簡(jiǎn)歷是自身的簡(jiǎn)介，用人單位無法確定其真實(shí)，而學(xué)?？茖W(xué)的檔案管理為企業(yè)提供了全面的檔案材料記錄和信息真實(shí)性，這也體現(xiàn)了互相選擇的主流就業(yè)方式。學(xué)校在推薦人才就業(yè)時(shí)，主要依據(jù)還是檔案，尤其是一些政府和事業(yè)單位對(duì)人才的錄取過程，一般先讓學(xué)校對(duì)學(xué)生個(gè)人情況進(jìn)行介紹，再調(diào)出學(xué)生的個(gè)人檔案，詳細(xì)的了解其在學(xué)校的表現(xiàn)、判斷其工作能力，然后確定面試人員。所以，全面科學(xué)的學(xué)生檔案對(duì)這些單位的吸引力是比較大的，這樣也就直接的增加了學(xué)生就業(yè)的機(jī)會(huì)，有效的提高了學(xué)校的就業(yè)率。

4.維護(hù)大學(xué)生自身的權(quán)益

學(xué)生檔案的科學(xué)管理和使用有利于高校維護(hù)并保障廣大學(xué)生參加工作后的合法權(quán)益。我國(guó)私有化進(jìn)程的加快，一些私人企業(yè)在人才的選用時(shí)更多的注重招聘時(shí)的表現(xiàn)，而忽視學(xué)生的整體發(fā)展，忽略了檔案的重要性，造成大學(xué)生逐漸的遺忘了自己的檔案。而我國(guó)隨著人事體制制度的不斷完善，在涉及到國(guó)有企業(yè)、國(guó)家單位和公務(wù)員報(bào)考時(shí)人事檔案都必須跟隨大學(xué)生。畢業(yè)生的繼續(xù)深造和工作轉(zhuǎn)正以及戶口的遷移等這些材料都必須作為下一級(jí)工作單位納入檔案管理的材料中，所以大學(xué)生的人事檔案關(guān)系到大學(xué)生的自身權(quán)益。

五、結(jié)論

大學(xué)生的檔案在其一生中都扮演著重要的角色，尤其是在大學(xué)生的就業(yè)方面，發(fā)揮著越來越重要的作用，在大學(xué)生就業(yè)中的應(yīng)用也越來越頻繁。隨著國(guó)家人事制度的完善，檔案管理工作也將進(jìn)入快速發(fā)展的階段。而大學(xué)生的就業(yè)觀念也在發(fā)生變化，在就業(yè)時(shí)都抱有嘗試的心態(tài)，一旦與自己的預(yù)期不符就會(huì)選擇跳槽或辭職，進(jìn)而進(jìn)入私人企業(yè)時(shí)，檔案也就隨之丟失或者是缺失，所以高校應(yīng)該加強(qiáng)檔案在就業(yè)中的應(yīng)用指導(dǎo)和檔案的重要作用教育。

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（作者單位：商丘醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校）