覃曉燕 吳娟

摘要：從標準制定的背景，標準的適用范圍，相關(guān)術(shù)語概念，一般要求、歸檔范圍及分類、檔案編號和整理、檔案移交和裝盒、檔案保管和利用、檔案電子化，標準制定的意義等幾個方面對團體標準T/GDCKCJH 011—2020《特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案管理規(guī)范 實物檔案》進行了詳細解讀，有助于特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)對實物檔案規(guī)范管理的理解，有利于該標準的推廣應(yīng)用，也有利于保障特種設(shè)備安全。

關(guān)鍵詞：特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu) 檔案管理規(guī)范 實物 檔案 標準

Abstract： This paper interprets the association standard T/GDCKCJH 011—2020“Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes—Physical archives”about setting background， the scope， terms and definitions， general requirements， archives? scope and classification， archives number and arrangement， archives transfer and packing， archives storage and utilization， archives electronizationm， significance of setting of the standard. This paper helps to special equipment inspection and testing institutions to understand the standardized management of instrument and equipment archives. And this paper benefits to the marketing and the usage of the standard， also conducive to ensuring the safety of special equipment.

Key words： special equipment inspection and testing institutes， specification for archives management， physical， archives， standard

0 引言

實物檔案具有真實性、憑證性、歷史性、形象性的特點，能以直觀姿態(tài)展現(xiàn)在人們的面前，活靈活現(xiàn)，感染力強，更能說明問題。實物檔案視覺感強，便于直觀地反映所記錄的內(nèi)容。實物檔案直觀、鮮活地反映組織或部門以及個人在特定階段的工作過程以及成果，實物檔案與其他類型檔案共同記錄了機構(gòu)和個人的發(fā)展軌跡。做好實物檔案的管理工作才能使檔案資源齊全、完整，更好地記錄歷史，充分發(fā)揮直觀、容易理解、有較強說服力的宣傳作用，使之成為思想教育的生動素材，對教育人、鼓舞人起到積極的激勵作用。有些實物具有較高的研究和憑證價值，是文字材料所無法替代的，需要同文字材料一起保存下來。由于保管條件和保管要求不同，實物檔案所需要的保存環(huán)境與紙張檔案有很大的區(qū)別，特種設(shè)備實物檔案需要規(guī)范管理，需要一個管理規(guī)范進行統(tǒng)一。

1 標準制定的背景

根據(jù)國家市場監(jiān)管總局數(shù)據(jù)，截至2019年年底，全國特種設(shè)備總量達1525.47萬臺。共有特種設(shè)備綜合性檢驗機構(gòu)454個，其中系統(tǒng)內(nèi)檢驗機構(gòu)270個，行業(yè)檢驗機構(gòu)和企業(yè)自檢機構(gòu)184個。另有型式試驗機構(gòu)43個，無損檢測機構(gòu)563個，氣瓶檢驗機構(gòu)2065個，安全閥校驗機構(gòu)665個，房屋建筑工地和市政工程工地起重機械檢驗機構(gòu)310個。特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)遍布全國，轄區(qū)的特種設(shè)備數(shù)量、種類不一樣，發(fā)展歷程不一樣。隨著社會的發(fā)展，特種設(shè)備實物檔案在記錄特種設(shè)備檢驗機構(gòu)發(fā)展歷史和保障特種設(shè)備檢驗檢測安全中的重要性越來越明顯，但是由于安全技術(shù)規(guī)范沒有對實物檔案做系統(tǒng)的管理，忽視了實物檔案管理標識、存檔時間、保管、保密、人員要求、設(shè)備與設(shè)施要求、借閱要求和銷毀要求、移交要求，造成了大量的實物檔案丟失、損壞。因此，需要制定特種設(shè)備實物檔案管理規(guī)范。建立一套完整的特種設(shè)備實物檔案管理規(guī)范，既有利于特種設(shè)備檔案的完善，也有利于社會經(jīng)濟的發(fā)展，保障特種設(shè)備安全，保障人民的生命安全。

2019年1月，廣東省特種設(shè)備檢測研究院珠海檢測院等單位向廣東省測量控制技術(shù)與裝備應(yīng)用促進會提出了制定《特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案管理規(guī)范 實物檔案》團體標準的申請。2019年4月，廣東省測量控制技術(shù)與裝備應(yīng)用促進會立項，并下達了該項目的制定計劃任務(wù)，由廣東省特種設(shè)備檢測研究院珠海檢測院等單位負責起草。2020年4月23日團體標準T/GDCKCJH 011—2020《特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案管理規(guī)范 實物檔案》發(fā)布，2020年5月10日起正式實施。

2 標準主要內(nèi)容解析

2.1 標準的適用范圍

標準內(nèi)容：“本標準適用于特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)對實物檔案的管理?！?/p>

本標準是基于特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)對實物檔案規(guī)范管理來撰寫，適用對象為特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)，其他相關(guān)機構(gòu)、行業(yè)也可參照使用。

2.2 相關(guān)概念解析

標準內(nèi)容：“實物檔案，特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)在工作活動中形成的，具有保存價值的以物質(zhì)實體為載體并反映工作成績的特殊載體的檔案?！?/p>

本標準依據(jù)特種設(shè)備實物檔案的特點以及檔案編號的要求給出了“實物檔案”的定義。

2.3 一般要求

標準內(nèi)容：“檔案應(yīng)以件為單位，一件實物對應(yīng)一件檔案;檔案的保管期限應(yīng)為永久保管?！?/p>

本標準考慮到特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)實物檔案的特殊性，實物檔案存檔以件為單位，一件實物對應(yīng)一件檔案，實物檔案多為具有重要意義的物品，因此規(guī)定保管期限為永久。

2.4 歸檔范圍及分類

（1）歸檔范圍

標準內(nèi)容：“檔案應(yīng)保存工作活動中形成的，具有保存價值的以物質(zhì)實體為載體并反映工作成績或歷史真實面貌的特殊載體的實物資料?！?/p>

一個單位的實物會有很多，但并不都是實物檔案，只有其中那些能夠反映單位的重要活動，具有憑證或紀念價值，能夠作為其他檔案的參考與佐證的實物才能劃歸實物檔案的范疇。

（2）分類

標準內(nèi)容：“檔案按照實物類型設(shè)置屬類，共三個一級屬類，其屬類代號用阿拉伯數(shù)字表示為：1——獎品;2——紀念品;3——其他類?！?/p>

本標準考慮到一般具有保存意義的實物類型有：省級以上單位頒發(fā)的榮譽實物或重大科技獎的證書;市級以上單位頒發(fā)的榮譽實物;市級以下行政單位頒發(fā)的榮譽實物;知名人士參觀中給本單位的題詞、字畫和書信、贈送的紀念品實物;本單位各個歷史時期使用過的牌匾或標志;市級以下單位，包括一般文娛體育活動的榮譽實物;有紀念意義或歷史價值的樣品、樣機和儀器設(shè)備;其他重要的實物。

（3）載體類型

標準內(nèi)容：“按照實物的不同載體分為：獎杯、獎牌、獎狀、錦旗、牌匾、證書、題詞、藝術(shù)品、書信及有紀念意義或歷史價值的樣品、樣機和儀器設(shè)備?！?/p>

依據(jù)2008年8月由北京大學出版社出版的《檔案工作實務(wù)》，考慮到實物存在的外觀形式，標準執(zhí)行按實物的不同載體分類。

2.5 檔案編號和整理

標準內(nèi)容：“檔案應(yīng)按照榮譽獎品授獎時間或禮品贈送時間先后混年度編制大流水號，其編號結(jié)構(gòu)模式為：大類代號+屬類代號+案卷順序號（如：“H1-1” 獎品類實物檔案第1號案件）。實物檔案應(yīng)建立便于手工檢索的案卷文件紙質(zhì)目錄。目錄內(nèi)容應(yīng)符合以下要求：序號為案卷的流水順序編號;載體類型為實物載體的種類：獎杯、獎牌、獎狀、錦旗、牌匾、證書、題詞、藝術(shù)品、書信及有紀念意義或歷史價值的樣品、樣機和儀器設(shè)備;歸檔時間為實物資料歸檔的時間;案卷題名為實物資料的主要題名;檔號為大類代號+屬類代號+案卷順序號;數(shù)量為實物資料的數(shù)量;編制為實物資料編制單位和編制日期;密級為實物資料的保管秘密等級;保管期限為案卷的保管期限;備注為注釋文件需說明的情況。每件實物檔案應(yīng)有檔號章。檔號章應(yīng)包含四項內(nèi)容：題名、檔號、編制單位和編制時間，具體的要求如下：題名為實物檔案的主要題名;檔號為大類代號+屬類代號+案卷順序號;編制單位為實物材料的編制單位或授予單位;編制時間為實物材料的編制日期或授予日期?！?/p>

該條款考慮到在給實物檔案編號時，需先判斷屬類代號，如獎品類實物檔案為H1， 紀念品類實物檔案為H2，其他類實物檔案為H3。一件實物對應(yīng)一件檔案，因此實物檔案的檔號按同一屬類依次取號。示例：H1-10（獎品類實物檔案第10號案件）， H2-5（紀念品類實物檔案第5號案件），H3-2（其他類實物檔案第2號案件）。

2.6 檔案移交和裝盒

標準內(nèi)容：“為保證實物檔案完整性，檔案應(yīng)在相關(guān)活動后一個月內(nèi)向檔案管理部門提交歸檔。移交檔案時，由交接雙方對照移交清冊清點核對數(shù)量，查驗質(zhì)量、內(nèi)容和檢索工具，確保檔案真實完整、賬物相符。獎杯、獎牌、獎狀、錦旗、牌匾、證書、題詞、藝術(shù)品、書信及有紀念意義或歷史價值的樣品、樣機和儀器設(shè)備等要用文字注明時間、地點、內(nèi)容、介質(zhì)、數(shù)量。檔案移交時，應(yīng)附上頒獎單位、贈送單位（人）、制作人、實物名稱、保存價值等文字說明?！?/p>

實物檔案具有真實性、憑證性、歷史性、形象性的特點，能以直觀姿態(tài)展現(xiàn)在人們的面前，它們可以用來彌補某些檔案的不足，有些實物具有較高的研究和憑證價值，有時是文字材料所無法替代的，需要同文字材料一起保存下來，以提供利用。實物檔案不同于其他紙質(zhì)檔案，實物檔案移交不及時，移交時數(shù)量不明確、文字描述不清、實物有破損等都會影響實物檔案的保存歷史價值和紀念意義。

2.7 檔案保管和利用

依據(jù)《廣東省檔案條例》的要求，標準規(guī)定檔案管理單位應(yīng)根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進行存儲、保管，以確保檔案實體、電子信息安全。檔案管理單位應(yīng)做好防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等檔案防護工作。檔案管理單位庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度應(yīng)控制在14℃～24℃，相對濕度控制在45%～60%。由于檔案屬受控資料，有一定的保密性，標準規(guī)定檔案管理單位的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負責人或授權(quán)人批準。利用檔案時，應(yīng)履行查閱手續(xù)，進行檔案查閱登記并反饋利用效果。

2.8 檔案電子化

實物檔案存在不可預(yù)計的風險導(dǎo)致文件損壞、丟失。標準規(guī)定檔案管理單位應(yīng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，有序開展檔案數(shù)字化工作。電子檔案為具有保存價值的已歸檔的文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。

3 標準制定的意義

該團體標準的制定旨在通過建立系列的特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案管理規(guī)范，提高特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的檔案管理水平。該標準通過規(guī)范實物檔案管理，提出適合特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)實物檔案管理的要求，有效提高實物檔案管理水平，填補了行業(yè)內(nèi)實物檔案管理的空白，具有積極意義。