魏秋雨

摘 要：通過加強會議管理，提高會議質(zhì)量，可以提高企業(yè)的整體工作效率，快速高效地實現(xiàn)企業(yè)目標。然而，在現(xiàn)實中，往往由于不適當?shù)墓芾頇C構(gòu)，許多會議開會前由于準備不充分，會議管理缺乏規(guī)范和科學，最終影響整個企業(yè)的質(zhì)量會議，不僅沒有很好解決的問題，也減少了企業(yè)管理和工作效率，影響正常的工作和業(yè)務的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期;企業(yè)會議管理;措施

1 會議管理的重要意義

1）聯(lián)系企業(yè)內(nèi)外部，使得各部門得到溝通。企業(yè)內(nèi)部需要加強與企業(yè)外部的聯(lián)系，企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息也需要及時溝通，信息能夠公開化共享。這樣管理的人才能綜合各部分信息做出最正確的判斷。提高效率，促進企業(yè)的穩(wěn)步運行。

2）規(guī)范企業(yè)，規(guī)劃進度，統(tǒng)籌全局。當問題出現(xiàn)時，要解決這個問題就需要集眾人之所長，這就需要會議去綜合各個方面，得到最有效的方法。一個企業(yè)正常的運行需要各個部門有條不紊地進行工作，不能耽誤工作的進度，會議管理工作很好地解決了這個問題，將保證工作合理得到安排。

2 企業(yè)會議管理工作中的常見問題

1）會前準備不充分?，F(xiàn)代企業(yè)會議管理效率不高的一個重要原因就是會前準備不充分，主要表現(xiàn)在：第一，會議目標不明確。很多企業(yè)的會議組織者往往在對會議目標不明確的情況下就貿(mào)然開會，或者會議目標空洞抽象，甚至與會者只是被通知開會而不知曉開會內(nèi)容和目的，這就會嚴重浪費時間，達不到應有的效果。第二，會議時間安排不恰當。對于企業(yè)來說，可能會出現(xiàn)領導臨時決定開會，會議管理者就要馬上組織會議，對整個會議的流程、時間安排等都沒有很好的規(guī)劃，然而這時候與會人員可能工作繁忙，這樣就很難將心思全部投入到會議當中，影響會議效果;還有部分企業(yè)為了節(jié)約時間，把會議安排在人們即將就餐、下班或者周末的時間，這時候與會人員更是無心會議，再加上會議主持人如果缺乏時間觀念，更是會大大降低會議效率。第三，會議議題不適當。有些會議組織者為了節(jié)省時間，往往會將多個問題放在同一個會議上來讓大家討論，會議議題過多導致開會時間過長，與會者精力不足同樣會降低開會效率;還有的會議組織者在安排會議議題順序時不合理，沒有按照先“緊急、重要、普遍性”，后“不緊急、次要、個別性”的先后順序安排議題，導致整個會議流程混亂，不但沒有達到節(jié)約時間的目的，反而降低了議題討論的質(zhì)量，最終影響整個會議的效果。

2）會議管理缺乏科學性和規(guī)范性。首先，由于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)較為復雜，業(yè)務條線也比較繁多，這就給不同條線之間的會議安排帶來障礙，一旦管理缺乏規(guī)范性和科學性，就可能由于會議安排不合理很可能造成不同條線之間的會議沖突。其次，目前企業(yè)在會議管理方面欠缺規(guī)范的另一個主要表現(xiàn)就是各類會議陪會現(xiàn)象較為嚴重，企業(yè)有些會議要求相關(guān)部門必須派人參加，但有些部門派出的參會者又與會議不相關(guān)，影響會議的質(zhì)量和會后的信息傳達。另外，會議時間過長。部分企業(yè)會議參與者在發(fā)言時不能很好的控制時間，發(fā)言內(nèi)容則也多是理論套話，占據(jù)了大部分會議時間，造成會議整體時間過長，甚至一些大中型會議可能會開一天，不僅浪費了時間和大量企業(yè)成本，還起不到應有的效果。

3 做好企業(yè)會議管理工作的措施

1）提高整體會議的質(zhì)量和品質(zhì)。企業(yè)之所以存在會議這項工作，就是希望通過會議來提升整個企業(yè)的進步，那么，現(xiàn)在的企業(yè)想要制作出更加有價值的會議，就需要從會議整體的質(zhì)量和品質(zhì)進行改善。除了要在前期不斷的完善和充足會議的準備工作外，還需要配備相關(guān)的會議記錄人員，因為如果單純只依靠會議內(nèi)容的文件是無法將所有因素都涵蓋進去的。在整個會議中，經(jīng)常會有領導或者員工提出建設性的建議，那么這個時候，就需要記錄人員將這些都記錄整理出來。參會的人員無法及時的將整個會議的內(nèi)容都記錄在案，因此，每個企業(yè)都需要安排專門記錄的人員來完整這項工作。會議的過程非常重要，但是會議的后期工作也是很重要的，企業(yè)可以在會議結(jié)束之后，針對會議過程中的討論內(nèi)容，再制作出一份詳細的會議內(nèi)容，分發(fā)給每個參加會議的人，讓員工們進行消化和鞏固。另外，在每次會議結(jié)束之后，相關(guān)的管理人員應該給每個參會人員發(fā)一份調(diào)查表，讓參會人員在調(diào)查表上寫出參會的感受，以及會議中的不足和問題，以及希望下次會議可以做到哪些改進。這樣一來，會議的質(zhì)量和品質(zhì)就可以保證一次比一次進步，一次比一次有效果。

2）加強會議過程的交流和溝通。每個企業(yè)中都有專門用來溝通工作的社交軟件，有些是QQ。有些是微信，但是因為人們長期習慣這種線上溝通，使得大家的線下溝通能力開始日益下降。最為明顯的表現(xiàn)，就是一些企業(yè)在開會的過程中，已經(jīng)很少有人會發(fā)表意見和建議了。整個會議下來，只有領導在滔滔不絕的說，但是卻沒有做到領導和員工，以及員工和員工之間的溝通。因此，在這樣的情況下，就需要存在這方面問題的企業(yè)，通過加強會議過程的交流和溝通來提高會議的管理工作，企業(yè)中的會議分很多種，參會人數(shù)不同加上參會人員不同，就會使得溝通和交流的信息不同。而對于企業(yè)來講，會議應該是大家暢所欲言相互交流相互學習的過程中，因為，企業(yè)在將來進行會議管理的時候，需要多多鼓勵員工在會議過程中發(fā)言，領導應該起到帶頭作用，在整個會議中活躍氣氛，將員工的積極性和主動性都調(diào)動起來。通過這樣的方式，將整個會議營造出一種向上的感覺。另外，還可以借助現(xiàn)在的多媒體工具，向員工們展示和企業(yè)相關(guān)的先進的內(nèi)容，讓員工們在學習的過程中，不斷的學習和交流。不斷的提升自身的想法和能力。

3）提高行政人員素質(zhì)培養(yǎng)，提升行政人員辦會技能。一是行政人員要從思想上重視會議管理工作。會議管理工作是一項被動型較強的工作，從會議議題的選擇、參會人員范圍的確定、會議時間的安排等等，行政人員都必須按照領導的指示開展工作。行政人員如果不真正從思想上重視會議管理工作，認為凡事聽從領導安排即可，必將無法做好會議的管理。只有真正從思想上認識到會議管理工作的重要性，認識到行政人員在會議管理工作中能發(fā)揮的巨大能動性，才能進一步在行動中提升技能。二是行政人員要加強對會議管理相關(guān)知識和最新政治要求的學習。會議管理工作是一項綜合性的工作，要想做好它，行政人員必須具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、團隊合作能力、隨機應變能力、公文寫作能力，因此，加強相關(guān)知識的學習尤為重要。另外，新形勢下，中央對會議工作提出了很多新的政治要求，行政人員必須及時學習并掌握，在會議管理過程中嚴守規(guī)矩，避免在會議管理工作中“踩紅線”。三是行政人員要重視積累辦會經(jīng)驗?！凹埳蠈W來終覺淺，要知此事需躬行”。在辦會過程中，行政人員要做“有心人”，既要注意提煉對提高會議質(zhì)量行之有效的方法，固化經(jīng)驗;又要總結(jié)不足和可以改進的地方，避免同類錯誤的再次發(fā)生。另外，行政人員也應多向上級領導和經(jīng)驗豐富的同行加強交流，用他人的經(jīng)驗和教訓來指導自身工作。

總之，會議管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，在幫助企業(yè)管理者制定發(fā)展規(guī)劃、提高企業(yè)整體工作效率中發(fā)揮著重要作用。因此，企業(yè)會議組織管理人員必須改進當前會議管理中存在的準備不充分、會議管理不科學等問題，并采取積極有效的措施增強企業(yè)會議管理工作的規(guī)范性和科學性，加強會議信息溝通，進而提高企業(yè)會議的質(zhì)量和效率，使會議管理更好地促進企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

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