董珊珊

摘 要：在現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和國(guó)家的大力推動(dòng)下，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展已經(jīng)開(kāi)啟了新的進(jìn)程，相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，檔案信息化管理?yè)碛腥娴膬?yōu)勢(shì)，但機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)仍然存在一些問(wèn)題，導(dǎo)致信息化管理的利用率需要進(jìn)一步提高，本文即分析了機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題，并提出了五點(diǎn)提高利用率的策略。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理;信息化建設(shè);利用率

1 引言

當(dāng)前，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，國(guó)家對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)日趨重視。2019年1月1日起施行的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》對(duì)檔案信息化建設(shè)提出明確要求，機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作，將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃，以此促進(jìn)檔案信息化為機(jī)關(guān)工作正常有序開(kāi)展和公共服務(wù)提供強(qiáng)有力的支撐。

2 機(jī)關(guān)檔案管理分析

1）機(jī)關(guān)檔案管理信息化現(xiàn)狀。機(jī)關(guān)檔案包含著文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、專(zhuān)業(yè)檔案以及其他檔案等等，機(jī)關(guān)檔案工作的科學(xué)、規(guī)范、有效開(kāi)展，是機(jī)關(guān)其他業(yè)務(wù)工作順利開(kāi)展的必不可少的條件。目前，大多數(shù)機(jī)關(guān)單位已經(jīng)開(kāi)啟了檔案信息化的工作，并且一些單位已經(jīng)取得了良好的成效，但是整體來(lái)看，與信息化技術(shù)發(fā)展和社會(huì)服務(wù)需求相比，檔案信息化的實(shí)施進(jìn)展依然較慢，大大影響了檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、數(shù)字化進(jìn)程，不利于促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展和國(guó)家治理能力的現(xiàn)代化。

2）機(jī)關(guān)檔案實(shí)施信息化管理的優(yōu)勢(shì)。信息化對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理有著較多幫助，可以提高工作效率，促進(jìn)利用開(kāi)發(fā)，更好提供服務(wù)。第一，減輕了工作強(qiáng)度，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，信息化管理能夠大大減輕這些工作量;第二，有利于查漏補(bǔ)缺，在紙質(zhì)文檔管理過(guò)程中，一旦文件收集不全，就要進(jìn)行拆卷、檢閱、整理、重新封卷、編排檔案、修訂目錄等工作，而信息化管理后，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)平臺(tái)的操作，輕松完成查漏補(bǔ)缺的過(guò)程;第三，有利于節(jié)約空間，紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的累積，需要很大的物理空間進(jìn)行存儲(chǔ)，甚至還需要專(zhuān)門(mén)進(jìn)行維護(hù)和看管，而信息化管理以數(shù)字化形式存在，不僅占據(jù)空間較小，查閱還十分方便;第四，便于備份存儲(chǔ)，為防止檔案損壞和突發(fā)事件，一般需要將檔案進(jìn)行異地備份，紙質(zhì)檔案的備份需要復(fù)制文本，搬運(yùn)，重新整理，過(guò)程比較復(fù)雜，而電子檔案基于其易傳遞、易存儲(chǔ)、已復(fù)制的特點(diǎn)，便于異地備份的操作;第五，擺脫了傳統(tǒng)檔案時(shí)間和空間的限制，可以使檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速傳遞、隨時(shí)隨地進(jìn)行多方查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)即時(shí)傳輸，共享使用，極大的滿(mǎn)足了單位管理和公眾需求。

3）機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題。機(jī)關(guān)檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，但目前在信息化建設(shè)過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題：一是單位重視程度不夠，存在弱化檔案工作的問(wèn)題，多數(shù)機(jī)關(guān)單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)和專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，對(duì)檔案服務(wù)單位、服務(wù)公眾的重要性認(rèn)識(shí)不足，一些檔案管理者也存在自我輕視的趨向，檔案工作在單位中被邊緣化。二是檔案管理理念落后，一些單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者固守紙質(zhì)檔案管理的思維模式，對(duì)電子檔案的效力持懷疑態(tài)度，對(duì)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)弊大于利，不利于紙質(zhì)檔案的保存利用和信息的安全保護(hù)。三是檔案管理信息化專(zhuān)業(yè)型人才欠缺，單位檔案管理人員缺少相應(yīng)的信息技術(shù)。四是檔案信息化建設(shè)周期長(zhǎng)，一些單位歷史資料較多，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案需要耗費(fèi)大量的人力、物力，需要很長(zhǎng)一段時(shí)間才能完成，出力多，見(jiàn)效慢，檔案管理信息化的積極性不高。這些問(wèn)題進(jìn)一步導(dǎo)致了機(jī)關(guān)檔案信息化管理的利用率不高。

3 機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)利用率的提高策略

1）提高機(jī)關(guān)檔案信息化開(kāi)發(fā)利用意識(shí)。機(jī)關(guān)單位要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性和必然性，轉(zhuǎn)變管理理念，增強(qiáng)檔案管理和服務(wù)現(xiàn)代化意識(shí)，尤其是機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，擺脫封閉陳舊的檔案管理思維模式，將被動(dòng)的檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，使檔案信息化更好的適應(yīng)服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

2）完善機(jī)關(guān)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。建立規(guī)范、科學(xué)、實(shí)用的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化有規(guī)可依，是提高檔案管理信息化利用率的前提，直接影響著檔案工作信息化的步伐。一是要注重規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)，檔案在收集、整理、歸檔、保管、利用過(guò)程中都要建立一整套的標(biāo)準(zhǔn)和制度，并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。二是要注重實(shí)用性標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化的工作開(kāi)展，必須要立足單位職能和實(shí)際情況，優(yōu)先將重要的、利用價(jià)值高的文件完成數(shù)字化處理。三是要注重一體化標(biāo)準(zhǔn)，要將檔案信息化與機(jī)關(guān)單位自動(dòng)化辦公、無(wú)紙化辦公的發(fā)展結(jié)合起來(lái)，完成一體化建設(shè)，從而加速檔案信息化的開(kāi)發(fā)利用。

3）提高機(jī)關(guān)檔案的信息化管理水平。首先，需要實(shí)施科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理機(jī)制，堅(jiān)持“三納入”、“三同步”，將機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)納入機(jī)關(guān)的整體規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和考核體系，堅(jiān)持將機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)工作與業(yè)務(wù)工作同部署、同實(shí)施、同發(fā)展。其次，開(kāi)發(fā)應(yīng)用專(zhuān)業(yè)性的檔案管理系統(tǒng)軟件，進(jìn)一步完善機(jī)關(guān)檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)，促使檔案信息化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都能更加流暢便捷，在文件分類(lèi)、整理、歸檔、鑒定、查找時(shí)，操作更加簡(jiǎn)潔，以達(dá)到科學(xué)、高效利用電子檔案的目的。最后，需要提升機(jī)關(guān)檔案信息化管理的硬件水平，保證該硬件服務(wù)能夠支撐數(shù)字平臺(tái)的運(yùn)行和擴(kuò)展，還需要加強(qiáng)管理人員的綜合素養(yǎng)，能夠掌握檔案信息化管理的技術(shù)手段。

4）加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化管理安全保護(hù)。安全是檔案信息化建設(shè)的前提條件，也是當(dāng)前阻礙機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展的隱形問(wèn)題。解決好機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的安全保護(hù)問(wèn)題，一是要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)。機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)做出表率，樹(shù)立良好的安全意識(shí)和理念;要制定檔案安全管理制度和行為規(guī)范，并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行;要將檔案安全管理納入單位考核，將檔案安全保護(hù)任務(wù)和責(zé)任具體到個(gè)人。二是要加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)提升和培訓(xùn)。管理人員的素質(zhì)也是關(guān)乎機(jī)關(guān)檔案信息化管理安全的重要因素，因此在檔案管理人員的培訓(xùn)過(guò)程中，不僅要強(qiáng)化他們的業(yè)務(wù)能力，更要培養(yǎng)嚴(yán)格的安全保護(hù)意識(shí)，在所有的操作過(guò)程中，都應(yīng)當(dāng)依照安全規(guī)范進(jìn)行執(zhí)行。三是加強(qiáng)檔案信息化管理的安全防范。要增強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全管理保障功能，加強(qiáng)對(duì)身份、信息資源、網(wǎng)絡(luò)配置、密鑰等方面的管理，促進(jìn)系統(tǒng)對(duì)動(dòng)態(tài)變化中的安全需求做出快速響應(yīng)，最小化減少對(duì)用戶(hù)和系統(tǒng)管理員的依賴(lài);要增強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保障功能，確保網(wǎng)絡(luò)在任何狀態(tài)下能夠?qū)崿F(xiàn)自我檢測(cè)、自我驗(yàn)證和自我修復(fù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)察和動(dòng)態(tài)防御功能;要加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)能力建設(shè)，所有的數(shù)據(jù)都應(yīng)建立備份庫(kù)，要具備相應(yīng)的容災(zāi)能力，既要防范網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，又要規(guī)避火災(zāi)、地震等安全風(fēng)險(xiǎn)，還要一旦發(fā)生損害事故，即可采取特定的方法手段還原數(shù)據(jù)，全面確保機(jī)關(guān)檔案信息化管理的安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)檔案的信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然，也是其提升管理水平和服務(wù)質(zhì)量的必要手段。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，必須要注重有效利用率的提高，才能讓檔案發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值與意義，為機(jī)關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展、整體工作開(kāi)展和服務(wù)效能發(fā)揮奠定規(guī)范化、信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。

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