范欣婷

摘 要：近幾年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，我國信息化技術也得到了相應的發(fā)展，對我國各方面事業(yè)的思路轉(zhuǎn)化起到了極大的促進作用。對于檔案管理工作來說同樣如此，隨著信息技術的加入，效率較之以往有了巨大的提高。但是同時我們也應該看到，傳統(tǒng)的人工管理的模式已經(jīng)不能滿足社會的需要了，檔案管理工作的信息化發(fā)展和使用是如今檔案管理工作的趨勢，所以檔案管理人員必須進一步轉(zhuǎn)變思路，積極適應時代發(fā)展，提升自身素質(zhì)，為進一步提高檔案管理的質(zhì)量積極努力。

關鍵詞：檔案管理;信息化;技術。

1 研究背景

檔案管理的信息化是促進檔案管理效率的重要方法，也是當今社會檔案管理的趨勢所在。目前關于檔案信息化的表述有很多，并沒有一個明確的定論，本文作者所理解的檔案信息化管理是指國家檔案有關行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和領導下，針對檔案管理活動中的一切行為，采用現(xiàn)代化的信息技術，不斷實現(xiàn)檔案信息管理的社會化和網(wǎng)絡化，進一步加強檔案管理的制度有效性，同時提高檔案查找的速度。如今，檔案管理的信息化管理成為社會發(fā)展中的一個舉足輕重的因素，信息化正逐漸引起社會各方面的密切關注，為了緊跟時代的步伐，加快檔案管理的信息化顯得尤為重要。

2 檔案管理工作信息化改革的難點

檔案管理對于一個國家和行政單位來說，是非常重要的工作，其內(nèi)部所儲存的都是非常重要的資料，所以在進行改革的時候也要做到慎之又慎，不能影響到其原有功能的發(fā)揮。但是同時我們也應該意識到，原有的傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不再適用與當前的發(fā)展潮流，相對低下的管理效率已經(jīng)無法跟上日益增多的工作內(nèi)容。所以改革也是勢在必行的。個人認為，阻礙檔案管理工作的主要有以下幾個方面的因素：首先，相關專業(yè)人才的匱乏，因為檔案管理的工作內(nèi)容非常重要，所以從事人員也要具備足夠的專業(yè)性，保證在改革工作中不會對原有職能造成損害;其次，機構原有設備不足以支撐工作方式的轉(zhuǎn)變，信息化改革的前提必須以設備更新作為前提;最后，意識層面的抵觸，抵觸的主要原因是對于信息技術安全性方面的考慮，我們說過檔案管理的工作內(nèi)容非常重要，但是如何能夠保證在信息化變革的工作中保證自身工作不被泄露，是一定要考慮到的問題。

3 檔案管理工作的信息化思路的轉(zhuǎn)變

3.1 人才培養(yǎng)建設是關鍵

人才是促進社會不斷向前發(fā)展的第一動力，所以要促進檔案管理的信息化，就必須不斷加強檔案管理信息化的人才隊伍建設。由于我國信息化建設發(fā)展的時間并不長，所以在信息化方面的經(jīng)驗尚不充足，信息化人才相對匱乏。為了加快信息化的進程，必須盡早選拔一批信息化方面的儲備人才來建設信息化。企業(yè)的信息化人才主要來自外部選拔和內(nèi)部培養(yǎng)。首先，各個行業(yè)可以與相關高校進行有關方面的合作，成立高校學生實習基地，通過學生的實地鍛煉，選拔優(yōu)秀的人才留在企業(yè)，在關注自身企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的同時，也為高校學生解決了就業(yè)問題。另一方面來說，企業(yè)可以針對內(nèi)部已有的人才進行自我培養(yǎng)，這種培養(yǎng)方式相對高校人才選拔來說較為復雜，需要企業(yè)為人才培養(yǎng)發(fā)揮自身作用。一般情況下，企業(yè)多是尋找有關方面的專家為企業(yè)人才進行培訓，通過學習進一步提高企業(yè)人才信息化的管理水平。不管是通過哪種形式進人才的吸收和培養(yǎng)，信息化管理的潮流是無法改變的，企業(yè)信息化人才隊伍的建設必須抓在手上，這是為企業(yè)發(fā)展提供不竭動力的根本方法。

3.2 管理人員要不斷提高自身技能

隨著我國城市化進程的不斷加快，越來越多的檔案需要去保存和管理，許多外來人口的檔案管理往往更加麻煩。傳統(tǒng)的檔案管理往往需要占用很多的存放空間，在進行人工核對時也容易出錯，引發(fā)各種問題糾紛。檔案管理的信息化就是將紙質(zhì)的檔案信息變?yōu)殡娮拥男畔⒐芾恚@樣利用信息技術，不僅查找快速方便，而且?guī)缀醪恍枰加棉k公室空間。檔案管理的信息化已經(jīng)應用到了社會的各個行業(yè)，為檔案管理帶來了極大的便捷，節(jié)約了社會管理成本，解放了勞動力。當然檔案管理信息化也存在很多的問題，比如許多人對信息化存在安全疑問，擔心信息泄露，表現(xiàn)出極大的不信任，不愿意使用信息化的檔案管理模式;另外，大多數(shù)企業(yè)自身缺乏有關的信息化管理人才，無法進行檔案信息化管理，所以，作為檔案管理人員，我們必須適應時代的發(fā)展，與時俱進，不斷轉(zhuǎn)變自身管理觀念，提升自身管理能力，尤其是要注重信息化技術的學習應用。信息化技術的學習是檔案管理信息化的基礎，如果不能有效掌握信息化技術，便無法承擔檔案管理的工作。社會要積極為檔案管理人員提供良好的學習環(huán)境，加快檔案管理人員自身管理能力的提升。信息化技術從無到有，需要一個發(fā)展的過程，所以全社會應該公共努力，爭取早日實現(xiàn)檔案管理信息化的全部普及。

3.3 信息化設備的完善健全

我們都知道，企業(yè)如果想要有效的完成工作，必須要有必要的工作工具和設備。目前，很多的檔案管理部門對信息安都缺乏一個清晰的認識，他們并沒有了解到病毒和黑客對電子檔案進行攻擊后所產(chǎn)生的危害，因此，政府有必要不斷建立和完善信息安全體系（尉京明，2017）。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人力，除了存放檔案的書柜以外，基本不需要其他的設備。但是信息化的管理除了人力以外必須配備必要的信息化設備。這一方面需要政府和企業(yè)自身共同的努力。首先，政府要不斷加大對信心管理系統(tǒng)的投入，逐步完善信息系統(tǒng)的功能，尤其是信息系統(tǒng)的安全防御功能。信息系統(tǒng)管理著社會人才的安全問題，人才信息泄露將引發(fā)巨大的社會問題，這是在信息化技術使用之前政府必須考慮的事情，只有進一步的完善電子信息管理系統(tǒng)，充分保證信息系統(tǒng)的安全性能，才能有效的促進檔案管理信息化安全使用。另一方面，企業(yè)也必須要不斷的加強對檔案管理信息化工作的認識，積極的探索檔案管理信息化的有效方法，通過不斷的改變企業(yè)的管理手段，實現(xiàn)多元化的服務，進一步提高員工工作的體驗感，降低企業(yè)員工的管理工作壓力，真正實現(xiàn)檔案管理信息化的作用，增強企業(yè)的市場競爭力。

3.4 社會要給信息化管理給予信任

社會不斷發(fā)展的過程中都會出現(xiàn)波折，作為個人，我們要積極發(fā)現(xiàn)社會的發(fā)展趨勢，積極適應社會發(fā)展的潮流，給予社會發(fā)展一定的信任。檔案管理信息化技術在我國發(fā)展的時間并不長，人才上有所匱乏，技術上存在缺點，導致目前的安全性能方面無法取得廣大民眾的信任。但是隨著信息化管理技術的不斷發(fā)展，信息泄露的事件越來越少，檔案信息泄露幾乎沒有發(fā)生過。近幾年來，針對檔案管理信息化過程中所暴露出的問題，政府制定了一系列有關檔案信息化管理安全的規(guī)定和措施，不斷的加強檔案信息化管理的安全防控工作。企業(yè)作為用人單位的主體，也積極發(fā)揮自身作用，在部門使用信息化管理的過程中，不斷加強企業(yè)人事的信息保密的措施，嚴格落實信息保護的有關制度規(guī)定，極大的促進了信息化管理的發(fā)展。

4 結(jié)語

社會前進的步伐不會停歇，企業(yè)發(fā)展的速度也不會減弱，隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，對于企業(yè)人事檔案的管理將會變得越來越簡單，檔案信息化管理方式已經(jīng)是大勢所趨，為了處理保存日益增多的檔案信息，我們必須使用并加快檔案信息化管理的步伐，加快檔案信息化管理的相關建設，通過多種方式培養(yǎng)信息化人才，積極構建安全的信息管理體系，完善檔案信息化管理的相關制度，充分發(fā)揮信息化管理在當今社會各行各業(yè)的檔案管理中的作用，提高社會及企業(yè)的工作效率。

參考文獻

[1]尉京明.檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變思路[J].中國管理信息化，2017，20（22）：184-185.

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[3]馮惠玲，趙國俊.中國電子文件管理：問題與對策[M].北京：中國人民大學出版社，2009：62.