王昕

摘 要：隨著信息化進程的加快，傳統(tǒng)化的信息管理手段已經不能滿足當前的工作需求，必須要進行改革創(chuàng)新，這樣才能不斷的優(yōu)化檔案管理工作。信息化時代，檔案管理工作也必須要更新管理手段，不斷的加快信息化管理進程，借助大數(shù)據管理的優(yōu)勢，把管理工作向著系統(tǒng)化、全面化、便捷化發(fā)展，推動整個檔案管理工作的全面發(fā)展?；谶@個前提，本文對當前檔案管理工作在信息化時代所遭遇的問題進行簡要分析，并提出相應的解決對策，全面優(yōu)化管理工作流程。

關鍵詞：信息時代;檔案管理工作;問題

信息化的時代給人們的生活、工作都帶來了很大的便捷性，但是與此同時也存在一定的挑戰(zhàn)性。檔案管理工作在采用信息化管理手段時，首先要對自身的工作性質必須要有一個明確的認知，而不是一味的借助于信息化辦公手段。在實際的管理工作中，信息化檔案管理工作理念也存在許多的問題，如果沒有正視這些問題的所在，那么就沒有辦法真正的將信息化檔案管理工作充分的落實。

1 信息時代下檔案管理工作面臨的問題

1）管理軟件缺乏通用性。隨著信息化和技術手段的發(fā)展，檔案管理軟件的研發(fā)力度也逐步加大。目前來看，問世的這些檔案管理軟件雖然可以滿足檔案管理的基本要求，但是從目前檔案管理工作的開展前景來看，現(xiàn)在所研發(fā)處理的檔案管理很難滿足檔案管理與電子政務系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)一體化的發(fā)展需求。另外，很多檔案管理軟件對辦公的電腦以及軟件也有一定的要求，這一點就大大的降低了軟件的通用性原則，制約了檔案管理軟件的全面化發(fā)展。

2）檔案管理要求的規(guī)范化程度降低。很多企業(yè)的檔案管理工作要求規(guī)范性強，統(tǒng)一性強，形成一致化的工作標準。但是，從當前很多檔案管理軟件中來，這一點沒有被落實得十分有效，檔案管理軟件在實際的應用中每一個網站建設的標準和要求各部一樣，這就導致檔案管理工作的服務性比較差，很多時候沒有辦法做到文件信息的全網共享。由于標準化不確定的情況下，很多軟件也存在不可移植的缺陷，到現(xiàn)在為止也沒有辦法達到一致化的管理水平?？赡苣骋豢罟芾碥浖H適用于這一個企業(yè)或者這一個行業(yè)，還存在比較大局限性，也沒有辦法進行全面推廣，這個原因也比較限制信息化軟件的大規(guī)模的使用。

3）檔案管理軟件的安全性存在漏洞。信息化時代，很多手工檔案管理方式已經慢慢被信息化管理手段所取代。但是，由于信息化管理手段的安全性存在一定的漏洞，這樣給檔案管理工作也帶來了很大的威脅。很多不法分子會通過網絡的漏洞以及使用人員的不專業(yè)行進行資料的拷貝和盜取，更有甚者對重要文件進行修改和刪除，使檔案管理工作陷入極大的網絡風險。另外，由于電子檔案文件的繁多，存儲方式也較為多樣，如果電腦一旦癱瘓或被人攻擊，那么電子檔案就會遭到損壞，給企業(yè)帶來不可彌補的損失。

4）檔案管理人員的素質有待提高。檔案管理工作人員是實際管理工作中的主力軍。但是，從目前很多企業(yè)的檔案管理隊伍來看，雖然檔案管理工作人員具備相應的檔案管理知識，但是很多管理人員的計算機水平以及實踐操作能力需要大大提高。同時，企業(yè)的網絡化工作環(huán)境以及辦公軟件也必須要給員工配置齊全。在招聘的過程中，也必須要加上一項對計算機軟件以及實踐操作能力的考核。如果檔案管理工作人員的素質以及工作能力得不到提升，那么全面化的信息管理工作局面也很難實現(xiàn)。

2 提升信息化檔案管理水平的對策分析

1）加強檔案資源的信息化建設。提出檔案管理工作的信息化建設的最初目標是提高工作效率，加工文件資料的共享，實現(xiàn)檔案信息的最大化價值。在加強檔案工作的信息化建設過程中，必須要借助信息化管理軟件，實現(xiàn)檔案管理的自動化工作流程，從而使一些工作文件和信息可以導入到系統(tǒng)中，這樣所使用者和建設者都可以共享到檔案資料。第二，對于一些不同格式的文件可以利用軟件轉化為同一格式載體，便于上傳到軟件中進行統(tǒng)一管理，還可以在文件中加一些圖片信息，豐富文件的多樣性。最后，信息化檔案管理的最大優(yōu)勢是文件以及信息資料可以實現(xiàn)最大限度的資源共享。這樣不僅可以實現(xiàn)檔案信息的海量化存儲，還能提前預防一些資料被盜或者被損壞的情況。

2）加強檔案信息化管理的安全性。在強化檔案管理信息化的同時也必須要加強對信息管理的安全性。信息化的檔案管理形式是大大的提高了辦公速度和辦公效率，但是一旦存在安全隱患，所有的管理工作都前功盡棄。而且隨著信息化技術手段的不斷提高，很多黑客的入侵手段也防不勝防。為了進一步的強化檔案信息化管理的安全性，首先，就必須要強化檔案軟件的安全性，就必須要建立強有力的信息管理保障體系。建立信息化管理保障體系有兩大目的：第一：保證軟件整體的安全性;第二：保證工作人員早操作過程中的安全性。在信息化軟件不斷發(fā)展的同時，一方面提高了人們的便捷性，同時也對信息安全造成了比較大的威脅。對此，在平時的操作培訓中，要提高工作人員的安全意識和安全性，在防范網絡風險的同時應對采取相應的安全管理措施，比如建立密碼，建立相應的防火墻，重要機密文件要采用手工和電子檔多種存儲方式，還要加前對軟件使用者的身份認證。另外，檔案管理工作人員的計算機也必須要裝配最新的殺毒軟件，采用企業(yè)內網的工作模式，以此來有效的提高檔案信息化管理的安全性。

3）建立完善的檔案管理數(shù)據庫。數(shù)據庫的建立是確保檔案管理工作可以有序的開展下去。檔案管理數(shù)據管不僅要符合正常的網絡傳輸標準，而且也要符合辦公人員的操作習慣，同時數(shù)據庫的建立還應該符合計算機的讀取標準。數(shù)據庫的建立也必須要具備長遠的眼光，不能只局限于當時的使用效果，隨著信息化技術的不斷發(fā)展，數(shù)據庫也能同步更新數(shù)據，并符合日后的管理工作需求。數(shù)據庫建立之后也必須要定期進行數(shù)據維護，以此來保證數(shù)據的完整性和準確性。

4）加強對檔案管理人員的素質培養(yǎng)。信息化檔案管理工作已經開始逐步的落實到日常工作中來，這也就說明對檔案管理工作人員的要求也越來越高。在檔案管理的工作中，不僅要對文件以及檔案信息了如指掌，也要對計算機操作技術十分熟悉，比如一些單據和文件的輸入，軟件的整個操作流程以及文件的導入、導出和共享等等。管理人員既要具備相應的檔案管理能力，同時也要具備檔案軟件的實際操作能力，這樣才真正的符合信息化管理人才的需求。另外，檔案管理人員也必須要具備高度的責任心和安全意識，企業(yè)也需要對檔案管理工作人員的工作給予相應的支持，并且采取相應的措施來提高檔案管理工作人員的核心素養(yǎng)，提升檔案管理信息化的發(fā)展水平。

3 總結語

總而言之，信息化檔案管理模式是當前企業(yè)發(fā)展的大潮流，在對工作管理模式進行創(chuàng)新和改革的過程中，必須要順應時代的潮流，緊跟信息化產物，全面化的推動信息化檔案管理工作的有效發(fā)展。在檔案管理工作的具體開展中也會遇到一些實際的操作問題，對于問題要給予重視，提出有效的解決方案，保證檔案管理工作的順利開展。另外，檔案管理工作人員也必須要加強對自身專業(yè)素質的提升，只有保證自己的能力能跟上時代的發(fā)展，這樣才不會被時代所拋棄，才能為企業(yè)創(chuàng)造實質性的價值。

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