摘 要：城軌項(xiàng)目專業(yè)廣、涉及面廣、投資大的特點(diǎn)決定了項(xiàng)目進(jìn)程中產(chǎn)生的檔案資料多。因此，如何有效確保城軌項(xiàng)目檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，規(guī)范檔案形成與管理工作，是當(dāng)前檔案管理人員需要積極思考并突破的問題。文章對城軌項(xiàng)目檔案的形成與管理展開研究，提出自己建議，旨在進(jìn)一步為相關(guān)單位理清管理思路。

關(guān)鍵詞：城軌項(xiàng)目;管理制度;形成;檔案

1 城軌項(xiàng)目檔案的作用

1）為城軌項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量控制提供途徑。首先，城軌項(xiàng)目中，材料檢測證明、等級證明、出廠合格證明是保障項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的重要憑證。對這些材料進(jìn)行歸檔整理，可以進(jìn)一步保障后期建設(shè)工作的開展[1]。其次，城軌項(xiàng)目中會產(chǎn)生大量的技術(shù)資料、規(guī)范資料、日志資料，對這些資料進(jìn)行歸檔，可以為后期檢查工作的開展提供依據(jù)和憑證。最后，對環(huán)境評估資料、環(huán)境變化記錄資料進(jìn)行歸檔，能夠進(jìn)一步確保城軌項(xiàng)目建設(shè)的依法合規(guī)性。綜上所述，產(chǎn)生于城軌項(xiàng)目中的資料是城軌項(xiàng)目建設(shè)的重要憑證，事關(guān)城軌項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量。只有科學(xué)高效地對其進(jìn)行管理，才能更好地控制城軌項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量。

2）為處理工程糾紛提供法律憑證。為了避免單位陷入工程糾紛中，必須要對城軌項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)管理。例如，通過對監(jiān)理日志、材料試驗(yàn)數(shù)據(jù)文件、施工質(zhì)量記錄以及地質(zhì)勘探文件進(jìn)行定期整理，能夠切實(shí)理清各個(gè)單位在項(xiàng)目中的責(zé)任，進(jìn)而作為法律評判的依據(jù)。除此之外，通過對上述檔案資料進(jìn)行檢索、分析和利用，可以進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)問題，制定出更為可行的解決方案，實(shí)現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)的事前控制。

2 城軌項(xiàng)目檔案的形成

1）城軌項(xiàng)目檔案資料的分類。按照形成階段、資料性質(zhì)、管理責(zé)任為劃分依據(jù)，城軌項(xiàng)目資料具體可分為勘探設(shè)計(jì)類、建設(shè)管理類、施工類、監(jiān)理類以及竣工驗(yàn)收類等五類。同時(shí)，各個(gè)單位根據(jù)自身實(shí)際情況以及城軌項(xiàng)目特點(diǎn)，還可以進(jìn)一步對類別進(jìn)行擴(kuò)充和細(xì)分。城軌項(xiàng)目檔案資料的分類主要由建設(shè)單位負(fù)責(zé)并組織，其他相關(guān)單位則根據(jù)自身實(shí)際情況對相應(yīng)的資料進(jìn)行收集、整理、立卷并歸檔。

2）城軌項(xiàng)目檔案收集的依據(jù)。不同等級、標(biāo)準(zhǔn)以及投資額的城軌項(xiàng)目，其項(xiàng)目資料收集與整理的依據(jù)也會存在一定的差異[2]。但總體而言，各個(gè)單位通常執(zhí)行《中國鐵路總公司鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》和《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等有關(guān)規(guī)定。除此之外，作為城軌建設(shè)單位，還應(yīng)執(zhí)行本單位內(nèi)部其他關(guān)于城軌項(xiàng)目檔案的規(guī)定，進(jìn)而確保城軌項(xiàng)目檔案收集的規(guī)范性。

3）城軌項(xiàng)目檔案形成的過程控制。城軌項(xiàng)目檔案具有重大的憑證價(jià)值，能夠發(fā)揮出重大作用。因此，如何對城軌項(xiàng)目檔案的形成進(jìn)行過程控制，確保城軌項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性顯得尤為重要。一是要加強(qiáng)檔案宣貫，強(qiáng)調(diào)城軌項(xiàng)目檔案的重要性、形成方法以及質(zhì)量控制意義，避免出現(xiàn)“重進(jìn)度，輕檔案”的情況;二是要組織各專業(yè)人員定期對文件資料收集情況予以檢查和抽查，確保能夠在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題，提升相關(guān)單位的重視力度;三是要圍繞城軌項(xiàng)目檔案的形成來開展培訓(xùn)工作，增強(qiáng)各級檔案資料管理人員的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)過程控制的目標(biāo)。

3 城軌項(xiàng)目檔案形成與管理中存在的主要問題

1）對檔案工作的重視程度不夠。部分單位存在“重工程建設(shè)，輕檔案管理”的問題，尚未意識到檔案資源對于城軌項(xiàng)目的價(jià)值和意義[3]。在這一背景下，部分單位檔案管理人員缺乏主動挖掘檔案價(jià)值以及提供檔案服務(wù)的意識，逐步導(dǎo)致檔案管理工作邊緣化。除此之外，由于對檔案工作缺乏足夠重視，使得檔案在收集、歸檔、借閱過程中存在漏洞，甚至出現(xiàn)檔案遺失、檔案損毀等問題，影響了城軌項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性以及準(zhǔn)確性。

2）未建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理制度。部分單位城軌項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)域的規(guī)章制度存在空白，尚未建立起符合單位實(shí)際、國家標(biāo)準(zhǔn)以及地方標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度，部分單位雖然出臺了規(guī)章制度，但制度內(nèi)容過于寬泛化和原則化，缺乏具體指導(dǎo)性。對檔案管理工作沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和要求，各參建單位根據(jù)自己的習(xí)慣進(jìn)行管理，管理權(quán)責(zé)不清，導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)管理混亂、格式不一、權(quán)責(zé)不清、分工不明、收集范圍不全、文件損毀丟失等問題。

3）城軌項(xiàng)目檔案的收集、整理未與工程建設(shè)進(jìn)程相同步。一方面，部分單位城軌項(xiàng)目建檔工作滯后，尚未與工程建設(shè)實(shí)際進(jìn)程保持同步，影響檔案資料的時(shí)效性。城軌項(xiàng)目檔案收集、整理工作滯后導(dǎo)致檔案需求主體無法及時(shí)通過查閱檔案的方式來掌握各個(gè)工程的具體情況，影響檔案價(jià)值的發(fā)揮。另一方面，由于城軌項(xiàng)目檔案收集、整理工作滯后，使得文件分散在各個(gè)部門、各個(gè)使用者之間，容易導(dǎo)致檔案資料丟失。尤其是工程進(jìn)入竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)之后，部分檔案管理人員為了應(yīng)對檢查而突擊補(bǔ)缺，這種應(yīng)付式的現(xiàn)象為檔案質(zhì)量埋下隱患。

4）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。部分單位檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高且更換頻繁，難以適應(yīng)日益復(fù)雜化、專業(yè)化以及現(xiàn)代化的檔案管理工作。同時(shí)，部分單位忽視從多個(gè)層面對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力不足，難以靈活應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)以及相關(guān)的信息技術(shù)。

4 改進(jìn)城軌項(xiàng)目檔案工作的對策

1）提高重視，轉(zhuǎn)變觀念。單位要堅(jiān)持“一手抓工程質(zhì)量，一手抓檔案質(zhì)量”的基本原則，進(jìn)一步從人、財(cái)、物等角度給予檔案管理人員支持，營造優(yōu)質(zhì)管理環(huán)境。一是要進(jìn)一步借助信息化系統(tǒng)來夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理。二是要強(qiáng)化考核，將檔案管理效率以及檔案管理質(zhì)量作為績效考核的核心，增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識和規(guī)范意識。

2）建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理制度。單位要把檔案管理制度納入企業(yè)的整體管理制度體系之內(nèi)，做好檔案管理領(lǐng)域的建章立制工作，明確城軌項(xiàng)目檔案管理的職責(zé)分工、收集范圍、文件格式、管理流程等，理清檔案管理內(nèi)容，為檔案管理人員提供明確指引。除此之外，單位要立足檔案實(shí)際來完善制度，及時(shí)彌補(bǔ)制度漏洞，確保檔案管理系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3）強(qiáng)化源頭控制。強(qiáng)化源頭控制，就是在項(xiàng)目開工前介入檔案的管理，從文件形成的源頭進(jìn)行控制，在與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位簽署的合同中，明確參建各方在項(xiàng)目檔案管理上的職責(zé)，明確項(xiàng)目檔案編制要求及違約責(zé)任，形成有效的管理監(jiān)督機(jī)制。一是要明確檔案收集、管理內(nèi)部各個(gè)節(jié)點(diǎn)的責(zé)任人，加強(qiáng)對責(zé)任人進(jìn)行考核，確保檔案資料的形成與管理能夠與工程建設(shè)進(jìn)程同步。二是要細(xì)化歸檔流程，形成業(yè)務(wù)人員與檔案管理人員相互配合的管理機(jī)制，確保相關(guān)文件資料能夠第一時(shí)間歸檔。城軌項(xiàng)目檔案管理只有貫穿城軌項(xiàng)目始終，才能有效提升檔案管理質(zhì)量。

4）強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)是決定項(xiàng)目檔案質(zhì)量好壞的一個(gè)重要因素。城軌項(xiàng)目檔案包含知識門類多，涉及領(lǐng)域廣，對檔案管理人員的素質(zhì)要求較高。為此，單位要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培育精干型、復(fù)合型的人才隊(duì)伍。一是要結(jié)合城軌項(xiàng)目的建設(shè)要求，開展以建設(shè)工程為主題的培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員對城軌項(xiàng)目建設(shè)工作的了解，成為懂工程、精業(yè)務(wù)、善協(xié)調(diào)、能指導(dǎo)的復(fù)合型人才。二是要圍繞信息化建設(shè)、檔案規(guī)范化建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以及檔案安全來展開培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理工作的規(guī)范性，減少檔案管理中存在的偏差。

5 結(jié)束語

城軌項(xiàng)目是城市建設(shè)中的重點(diǎn)，其項(xiàng)目質(zhì)量事關(guān)我國城市化進(jìn)程步伐。新形勢下，各個(gè)單位必須要積極解決城軌項(xiàng)目檔案形成與管理中存在的問題，充分發(fā)揮城軌項(xiàng)目檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管控的目標(biāo)。

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作者簡介

范安娜（1986-），女，漢，福建南平，本科，畢業(yè)于石家莊鐵道學(xué)院，中級經(jīng)濟(jì)師，研究方向：檔案管理。