米荃

（伊犁師范大學(xué)檔案科，新疆伊寧835000）

近年來，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，促進(jìn)了社會(huì)各行各業(yè)的快速發(fā)展。尤其是人類進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代以來，大數(shù)據(jù)技術(shù)強(qiáng)悍的數(shù)據(jù)信息采集功能、處理功能引發(fā)學(xué)術(shù)領(lǐng)域高度重視和一致認(rèn)可。在這樣的宏觀背景下，高等院校為實(shí)現(xiàn)對(duì)龐大數(shù)據(jù)信息的高質(zhì)量、高效率處理，有效提升數(shù)據(jù)內(nèi)在價(jià)值和整體目的，就必須充分結(jié)合時(shí)代背景，提高對(duì)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用水準(zhǔn)和重視程度，建立一個(gè)全方位、多角度、高要求、系統(tǒng)化、精密化的高等院校檔案管理全新模式，為高校檔案管理工作的未來發(fā)展和有效應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

一、高等院校檔案管理精益化

精益化管理理念產(chǎn)生于上世紀(jì)30年代美國(guó)機(jī)動(dòng)車制造行業(yè)，在應(yīng)用精益化管理模式的過程中展現(xiàn)出極為優(yōu)越的管理效果，為美國(guó)機(jī)動(dòng)車制造業(yè)的發(fā)展提供有利條件。隨著精益化管理理念的發(fā)展，其不再局限于汽車制造行業(yè)，而是逐漸滲透于社會(huì)其他領(lǐng)域，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)其他領(lǐng)域管理工作的前行。精益化管理將市場(chǎng)實(shí)際需求、市場(chǎng)虛擬需求為前提，制定可行性戰(zhàn)略，幫助企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)、制造以及一切與經(jīng)營(yíng)相關(guān)的活動(dòng)時(shí)，展現(xiàn)出相對(duì)更高的水平、質(zhì)量和效率，更加大了相關(guān)工作的單位價(jià)值。[1]將精益化管理全程貫穿于高等院校檔案管理工作中，其根本目的在于減少檔案管理過程中產(chǎn)生的一系列成本開銷和資源消耗，利用先進(jìn)的管理工藝、管理流程，不斷優(yōu)化和提高管理質(zhì)量與管理效率，促使管理環(huán)節(jié)變得更加簡(jiǎn)單明了和快捷，為高等院校檔案工作未來發(fā)展以及高校自身的前行提供有力條件、打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、大數(shù)據(jù)在高等院校檔案管理工作中的運(yùn)用意義

（一）提升數(shù)據(jù)資源的使用效率和應(yīng)用質(zhì)量

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的宏觀背景之下，社會(huì)各行各業(yè)的運(yùn)行均離不開海量信息資源的支持，同時(shí)也會(huì)隨之產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息。將云計(jì)算、云服務(wù)器儲(chǔ)存技術(shù)等應(yīng)用到高等院校檔案管理工作期間，可以從招收新生開始，采集更加完善的全方位的電子數(shù)據(jù)，其中包括黨建、教育教學(xué)、科學(xué)研究等等，大幅度減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案浪費(fèi)資源的現(xiàn)象，降低相關(guān)工作處理的時(shí)間。與此同時(shí)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案上傳、調(diào)取，對(duì)各種各樣信息數(shù)據(jù)資源實(shí)施分類化、精準(zhǔn)化管理，還能夠有效提升數(shù)據(jù)資源的使用水平和使用效率。不僅實(shí)現(xiàn)了高等院校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，更與檔案管理工作本身的信息處理復(fù)雜、難度大等特點(diǎn)高度契合。

（二）為數(shù)據(jù)信息的客觀性、真實(shí)性提供保障

現(xiàn)階段，我國(guó)大量高等院校為提升人才培養(yǎng)質(zhì)量，積極展開各種形式的教師招聘、產(chǎn)教融合、校企合作以及各個(gè)高校之間的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。使現(xiàn)代學(xué)校檔案與傳統(tǒng)檔案產(chǎn)生明顯區(qū)別，融入更多前所未有的新信息、新數(shù)據(jù)。這些新數(shù)據(jù)、新信息尤為重要，至關(guān)高校未來發(fā)展?，F(xiàn)代檔案管理對(duì)信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的保障要求變得更高，在進(jìn)行檔案管理的過程中相關(guān)工作人員必須確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和客觀性。將大數(shù)據(jù)信息處理、信息分析、信息采集技術(shù)應(yīng)用到高等院校檔案管理工作中，可以有效實(shí)現(xiàn)各種類信息的有效分類，使不同數(shù)據(jù)建立起緊密聯(lián)系，同時(shí)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，將事物本身的屬性以更加多元的角度，全方位、立體化地呈現(xiàn)給相關(guān)人員。

（三）大幅度提升各種信息數(shù)據(jù)的處理效率

大數(shù)據(jù)具有信息處理速度快、可接受信息規(guī)模巨大等一系列優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)，高等院校檔案管理工作在開展的過程中需要切實(shí)認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的各種優(yōu)勢(shì)，并將這些優(yōu)勢(shì)盡可能地開發(fā)與利用，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的實(shí)際價(jià)值。例如，高校可以利用大數(shù)據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)建立業(yè)務(wù)交流、科學(xué)研究等方面的多元化數(shù)據(jù)中心，每一個(gè)數(shù)據(jù)中心在互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等其他信息技術(shù)的支撐下，達(dá)到彼此之間的互通互聯(lián)局面。不但能夠有效提升信息資源的開發(fā)程度，促進(jìn)我國(guó)高校的整體性發(fā)展，更能提升檔案的管理效率。[2]

三、精益化管理模式應(yīng)用于高等院校檔案管理中的策略

（一）檔案資源的高度共享

數(shù)據(jù)資源的高水平共享能夠進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)信息的利用率，將高等院校檔案資源的作用、意義以及價(jià)值最大化地發(fā)揮到現(xiàn)實(shí)工作中，所以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升檔案資源的開放性程度是精益化管理工作落實(shí)的關(guān)鍵和主要途徑。鑒于此，高等院校檔案管理人員在進(jìn)行相關(guān)工作期間，需要以整體的視角為出發(fā)點(diǎn)，建立大局意識(shí)，建立更加完善和科學(xué)的檔案管理信息中心。并將其作為提升檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，對(duì)相關(guān)事務(wù)進(jìn)行全程化的統(tǒng)籌，全方位整合歸納高校發(fā)展進(jìn)程中所涉及到的一切有用資源，包括檔案數(shù)字資源、基礎(chǔ)資源等等。具體而言，首先高校需要對(duì)學(xué)校內(nèi)部各個(gè)專業(yè)、各個(gè)院系的基礎(chǔ)性資源進(jìn)行整合，詳細(xì)規(guī)劃各種類信息資源，如教學(xué)資源、學(xué)生基本信息資源、教師基本信息資源、校企合作資源、科學(xué)研究資源等等。在開展上述工作期間，需要注意相關(guān)措施的有效性，防止重復(fù)性建設(shè)事件的發(fā)生。[3]其次，對(duì)各種類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合歸納。要強(qiáng)化大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用水平和重視程度，深層次、多角度分析處理各種類的檔案數(shù)據(jù)，合理有效整合歸納準(zhǔn)提數(shù)據(jù)、分散性信息等等，為數(shù)據(jù)中心資源共享目的的實(shí)現(xiàn)提供保障，實(shí)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)以及專題數(shù)據(jù)等等的開放性共享。除此之外，在對(duì)館藏檔案進(jìn)行整理時(shí)，需要將與之相關(guān)的影音資源、圖片資源統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息的形式，繼而提升信息后續(xù)調(diào)取、使用的便捷度。最后，優(yōu)化、完善檔案管理內(nèi)部制度，統(tǒng)一檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作精益化演變，檔案管理人員需要充分明確自身以及相關(guān)業(yè)務(wù)的重要性，使檔案管理工作覆蓋范圍更加廣闊和多元，積極利用檔案管理人事部門、科技部門以及圖書館部門的功能，提升整體工作的運(yùn)行效率和效果。構(gòu)建統(tǒng)一化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作變得更加有章可循。最終，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為出發(fā)點(diǎn)，從信息資源的整合、建立信息資源共享中心、數(shù)據(jù)資源格式的統(tǒng)一以及規(guī)章制度多個(gè)維度實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，為精益化管理提供有力保障。

（二）多方合作的檔案管理

一方面，高等院校檔案管理部門需要積極建立和第三方數(shù)據(jù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的合作關(guān)系，提升彼此之間的合作力度與合作深度。充分發(fā)揮數(shù)據(jù)服務(wù)機(jī)構(gòu)大數(shù)據(jù)人才、先進(jìn)技術(shù)等多項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，提高檔案數(shù)字資源中心的建設(shè)水平。另一方面，與檔案產(chǎn)生者、數(shù)據(jù)產(chǎn)生者建立良好合作關(guān)系，要求高等院校內(nèi)部人員，包括教師、學(xué)生、校領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的一切人員，下載檔案管理APP。檔案管理部門通過APP在既定人員手機(jī)中的后臺(tái)監(jiān)控功能，對(duì)其進(jìn)行更加全面的信息采集，提升檔案的全面性和精準(zhǔn)性，降低傳統(tǒng)檔案信息收集帶來的較高成本。另一方面，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)被動(dòng)式服務(wù)觀念思想，強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)分析處理的重視度，站在檔案使用者的角度積極思考，對(duì)檔案使用途徑進(jìn)行精準(zhǔn)預(yù)估，繼而將其作為后續(xù)服務(wù)工作開展的標(biāo)準(zhǔn)和條件，有效提升該檔案管理效率。

（三）檔案數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)收集

在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的背景下，高等院校檔案管理工作逐漸提升對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用頻率和范圍，大幅度促進(jìn)了檔案管理信息收集、推動(dòng)服務(wù)的針對(duì)性效果，自動(dòng)化、智能化逐漸成為信息收集的全新優(yōu)勢(shì)。在上述內(nèi)容實(shí)際進(jìn)行的過程中，能夠從服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量等多個(gè)層面，提升數(shù)字資源、數(shù)據(jù)信息應(yīng)用價(jià)值，對(duì)精益化檔案管理水平的完善具有極高的意義和價(jià)值。

第一，信息自動(dòng)采集方面。近年來，我國(guó)大量高等院校，不斷在教學(xué)管理、科研管理、行政管理等多個(gè)領(lǐng)域融入大數(shù)據(jù)技術(shù)、電子信息技術(shù)，自動(dòng)化、智能化校園建設(shè)呈現(xiàn)出前所未有的速度和力度。在這一過程中，逐漸形成信息種類豐富、信息規(guī)模龐大的資源特點(diǎn)。雖然，上述局面能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作水平的提升提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)保障，但是也帶來了一定的數(shù)據(jù)冗余問題，唯有進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)采集優(yōu)勢(shì)，才可以更高水平提升信息的價(jià)值，將無用信息有效屏蔽，改善信息冗余現(xiàn)象。[4]在將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理期間，檔案管理部門需要立足于科學(xué)發(fā)展觀，提升網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)信息監(jiān)控水平，加大數(shù)據(jù)捕捉技術(shù)使用效率，實(shí)現(xiàn)智能化、自動(dòng)化的檔案歸納和保存，以及垃圾信息的自動(dòng)屏蔽。

第二，信息的實(shí)時(shí)性推送。高校檔案管理工作應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)精益化管理的過程中，需要對(duì)實(shí)時(shí)性信息的動(dòng)態(tài)監(jiān)督、動(dòng)態(tài)管理和實(shí)時(shí)性把控加以重視，提升數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析的水平，對(duì)用戶進(jìn)行實(shí)時(shí)性、針對(duì)性推送服務(wù)。繼而，不斷推動(dòng)精益化檔案管理發(fā)展。

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高等院校檔案管理工作進(jìn)入全新發(fā)展空間。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際檔案管理工作中，提升數(shù)據(jù)信息共享性、建立多方合作關(guān)系、提升數(shù)據(jù)采集功能，是確保實(shí)現(xiàn)精益化管理的有效方式。