梁丹丹，羅文莉

（甘肅省林業(yè)科學(xué)研究院，甘肅 蘭州 730020）

科研檔案是在科研課題研究活動中形成的具有保存價值并歸檔的文字、圖樣、聲像等不同形式和載體的記錄[1]。科研檔案是重要的信息資源，在科研信息交流、科技成果推廣、促進(jìn)科技發(fā)展、深化科研機(jī)構(gòu)改革、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)等方面開發(fā)利用價值巨大[2]。長期以來，林業(yè)科研檔案管理被狹義地理解為“林業(yè)科研檔案保管”，許多科研檔案被束之高閣，沒有發(fā)揮其作為林業(yè)科研單位核心信息資源的作用，成為“死”檔案。本文從林業(yè)科研檔案屬性、職能定位、現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢開展研究，提出對策，旨在激活科研檔案，提高科研水平。

1 林業(yè)科研檔案的屬性

檔案既古老又年輕，既有中國原產(chǎn)成分又有外來輸入觀念。結(jié)繩記事就是一種古老的檔案活動，至今結(jié)盟、結(jié)社、團(tuán)結(jié)、結(jié)束、結(jié)局、結(jié)果等詞，仍然含有“結(jié)”這一古老含義，即由結(jié)來記錄一事的興起與終結(jié)。紀(jì)念、紀(jì)錄等詞中的“紀(jì)”字同樣遺存這一含義，其實，“記”是“紀(jì)”的后起字?！皺n案”一詞直到清朝初葉才出現(xiàn)，由滿文中表示記事木簽的“檔子”與漢文中的“案牘”“案卷”“文案”等詞結(jié)合而成[3]。在英文中與檔案有關(guān)的詞有3個：document、record、archive，包括復(fù)數(shù)形式，均來自拉丁語。其中，document 原意為課程、樣子，引伸為教導(dǎo)、指示、公務(wù)文件等，一般漢譯為文件、公文；archive 原意為官署、公共機(jī)構(gòu)，引伸為存放公共機(jī)構(gòu)物品的地方，現(xiàn)代含義為檔案館（室）和檔案（主要指館藏檔案），一般漢譯為檔案或檔案館（室）；record 原意為回想、回憶，引伸為回憶、記錄，漢譯為文件和檔案[4]，還有臺灣學(xué)者將record 漢譯為紀(jì)錄[5]。在英文中單詞的復(fù)數(shù)形式并不簡單表示多數(shù)，而是有特定含義，record 表示檔案時一般使用復(fù)數(shù)[4]，archive 的復(fù)數(shù)形式一般指檔案館的館藏檔案[5]。在漢語中，與檔案有關(guān)的詞為“文件”“檔案”2 個詞，加之沒有單復(fù)數(shù)形式，“文件”一詞的使用范圍廣，造成文件與檔案概念的較大混亂[4]。一般而言，歸檔的文件就成為檔案。隨著辦公自動化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，文件大多在計算機(jī)上生成，哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些不需要歸檔，由于檔案概念的模糊不清造成極大困惑。目前，國內(nèi)引進(jìn)澳大利亞學(xué)者創(chuàng)立的“文件連續(xù)體”概念[5]和“后保管時代”概念[6]，雖然有助于深化對檔案概念的認(rèn)識，但檔案學(xué)界尚未取得一致，給檔案工作帶來更大困惑。困惑的根結(jié)在于檔案定義中的“具有保存價值”。歷史上形成的海量文件，如今保存下來的只是滄海一粟，可以視之為適者生存。問題是誰來決定“適者”的含義[7]？如何評定“具有保存價值”？

一個事物發(fā)生革命性變化，使人迷茫，既看不清也說不明，必須回到原點去重新審視，就像木匠單眼吊線那樣，從端點看去才能看清哪里轉(zhuǎn)了彎，又將轉(zhuǎn)向何方。結(jié)繩記事，關(guān)鍵在于記憶，確保不因遺忘而影響事情或工作按計劃實施；證件、票據(jù)、合同、協(xié)議等則在于避免違背約定，實質(zhì)同樣是避免有意無意的忘記。也就是說，形成文件旨在備忘。只有在事情或工作進(jìn)行之中才需要備忘，因此，文件的屬性在于備忘。事情或工作一旦結(jié)束，文件的備忘屬性便告終止而失去現(xiàn)行效力，成為“死”文件，但仍然具有證明事情或工作發(fā)生過的屬性，人們可以查閱這些“死”文件追溯歷史以總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高辦事或工作效率。把這些失去現(xiàn)行效力的文件歸檔保存就成為檔案。因此，檔案的屬性在于備查[8-9]。創(chuàng)立“文件連續(xù)體”的學(xué)者Upward認(rèn)為：紀(jì)錄性質(zhì)依其存在的“時—空”結(jié)構(gòu)而定，因使用情境或意義脈絡(luò)的不同，對于紀(jì)錄A，在甲看來可能是文件，在乙看來卻可能是檔案[5]。同一份檔案，查閱角度不同，價值就會不同?？蒲袡n案由于保存原始數(shù)據(jù)或研究者某種想法，其他人可以重新啟用這些數(shù)據(jù)或想法進(jìn)行新的研究。也就是說，備查屬性使得檔案具有遠(yuǎn)比原文件更加豐富廣闊的利用價值，即檔案的信息資源價值。備查是檔案資源激活的基礎(chǔ)，激活是備查的根本要求，沒有激活便沒有檔案的備查屬性，檔案保存就沒有了意義。

信息要求準(zhǔn)確可靠。檔案所載信息的準(zhǔn)確可靠性由其來源和上下文的關(guān)聯(lián)性確定[6,10]。檔案是一組來源確切并保持原文件關(guān)聯(lián)性的整體，相當(dāng)于一臺退役機(jī)器；沒有來源的孤立文件相當(dāng)于零件，其準(zhǔn)確可靠性沒有保證。垃圾堆里的一個零件既不能證明什么也不能判斷是否適合組裝新機(jī)器，但從一臺廢棄機(jī)器拆卸下來的零件就是機(jī)器存在過的準(zhǔn)確可靠證據(jù)，而且可以仿制組裝新機(jī)器。因此，科研課題一般按準(zhǔn)備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果獎勵申報和擴(kuò)大應(yīng)用5 個階段整理、組卷，以文件形成時間或重要程度為序組卷，以文件對科研課題的整體價值、完整性、準(zhǔn)確性為鑒定原則，審查確定保管期限和保密級別[1]。

紙質(zhì)文件時代，受保管空間和成本的限制，不可能把所有文件都保存為檔案，必須有所舍棄。當(dāng)今電子文件時代，儲存空間和保存成本不再是限制因素，只要不重復(fù)，科研活動中產(chǎn)生的任何文件都可以也應(yīng)該保存為電子檔案?？蒲惺且豁椪J(rèn)識未知前后相繼的活動，一個想法，一個新奇現(xiàn)象，一個科學(xué)問題，現(xiàn)在看似沒有意義，將來可能啟發(fā)人們開辟新的研究方向。即使是被科研人員心念一動記錄下來的只言片語也值得保存，因為原創(chuàng)型認(rèn)識往往來自靈感，而心念一動正是靈感的體現(xiàn)。例如，菟絲子擬態(tài)寄主花香新特性的發(fā)現(xiàn)就源于一句閑聊[11]。有些林業(yè)科研離開檔案甚至無法進(jìn)行，例如引種（種源）研究課題結(jié)束，多年后想對引種樹木進(jìn)行再研究，就需要查閱原課題檔案確定各引進(jìn)品種（種源）的試驗林位置，否則無法測取有效數(shù)據(jù)。再如，多年后要研究原課題建立的試驗林生態(tài)演變規(guī)律，不僅要確定試驗林位置，還需要原課題數(shù)據(jù)，同樣離不開原課題檔案。林業(yè)科研對象往往長期存在，因此課題檔案需要長期保存，就像一座大樓的建筑檔案一樣，只要大樓續(xù)存，其設(shè)計圖紙就需要保存，以供維護(hù)改造中參考?？蒲袡n案還是學(xué)習(xí)的好材料?？蒲腥藛T都會寫作，但要把一份科研文件寫得簡單明了而充實并不簡單。除了指導(dǎo)處，提高寫作水平最有效的途徑是跟著別人修改文章。因此，科研文件除了定稿存檔外，歷次較大較關(guān)鍵的修改稿也應(yīng)該存為電子檔案，以便他人特別是初學(xué)者從中學(xué)習(xí)體會修改原因，作者在修改的地方加之說明或注以所思所想，價值就更大了。

2 林業(yè)科研檔案管理的職能定位

歷史上檔案管理工作者一直處在各類組織核心位置，在各種政治活動和業(yè)務(wù)工作中具有決定作用。英國的掌冊大臣和掌璽大臣曾經(jīng)是高級內(nèi)閣部長，其官職名稱恰好反映了他們的作用、地位和身份，即負(fù)責(zé)保證文件檔案的統(tǒng)一完整，以維護(hù)統(tǒng)治集團(tuán)歷史面貌和法定地位[6]。中央電視臺《苦難輝煌》記錄片講到，1921 年中國共產(chǎn)黨第一次全國代表大會在上海召開，面對多數(shù)具有海外留學(xué)經(jīng)歷的與會代表，會議記錄員毛澤東并不突出，他一邊記錄一邊思考，掌握了全面一手資料，對中國革命的未來有了長遠(yuǎn)思考，最終領(lǐng)導(dǎo)中國革命走向勝利。同樣，在林業(yè)科研單位，科研檔案也據(jù)有核心信息資源的地位。

林業(yè)科研檔案是前人努力工作的真實記錄，更是后人科研工作的重要參考和遵循，是深化研究、推動科技進(jìn)步的基礎(chǔ)和起點。管好用好林業(yè)科研檔案，可以在現(xiàn)行課題中避免重復(fù)研究，減少繞遠(yuǎn)走彎路。事實證明，林業(yè)科研文件歸檔越及時，資料收集越全面，檔案利用越充分，新上科研課題起點就越高，工作越順利。

林業(yè)科研檔案是單位文化的重要組成部分。法規(guī)制度管理單位屬于框架性粗線條管理，營造良好的科研文化氛圍，打造單位文化軟實力，才能持續(xù)為單位發(fā)展注入精神動力。林業(yè)科研檔案記載了單位科研工作歷程、歷史和典型模范事跡等珍貴資料，那一張張照片定格的瞬間、一段段影像記錄的片斷和一個個活生生的人物典型，以潤物細(xì)無聲的方式發(fā)揮了教育作用，在林業(yè)科研工作者心靈深處產(chǎn)生了歸屬感，增強了單位凝聚力和向心力，上下同心，就能夠攻克任何科技難題。

檔案向社會公開還具有良好的宣傳作用。例如，美國政府把檔案館作為宣傳國家形象的一個窗口，想方設(shè)法把檔案館與博物館、藝術(shù)館、圖書館一起成為游人必到的景點，并設(shè)導(dǎo)游介紹檔案館展品和資料。在電影《泰坦尼克號》熱影期間，世界各地掀起一陣討論泰坦尼克事件熱潮。美國國家檔案館趁此良機(jī)，將相關(guān)文獻(xiàn)發(fā)布到網(wǎng)上，包括照片、電文、報道等等。一時之間訪問者蜂擁而至，創(chuàng)造了“借東風(fēng)”宣傳檔案事業(yè)的經(jīng)典案例[12]。林業(yè)科研檔案公開同樣可以向社會公眾宣傳單位工作，效果甚至比專門的宣傳報道更好，因為檔案記錄原汁原味，更有說服力。隨著檔案訪問量的增加，林業(yè)科研單位的形象更接地氣更親民，科研成果會容易被公眾了解和信服，從而有利于推廣應(yīng)用。

3 林業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀與原因分析

科研工作和建檔工作實行“四同步”管理：下達(dá)計劃任務(wù)與提出科研文件的歸檔要求同步；檢查計劃進(jìn)度與檢查科研文件的形成情況同步；驗收、鑒定成果與簽定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵成果與檔案部門出具專題歸檔情況證明同步[13]。目前，在實際科研管理中尚未充分落實“四同步”原則；科研檔案也少有人問津，激活利用遠(yuǎn)非充分。分析其原因主要有以下幾點。

1）檔案意識淡薄。在傳統(tǒng)觀念里，人們普遍把“林業(yè)科研檔案管理”等同于“林業(yè)科研檔案保管”，平時工作中只需要做好歸整、借閱、回收和登記等工作，確保不丟失、不損壞、不泄密即可。林業(yè)科研人員有時以工作繁忙為由，不注重收集整理和系統(tǒng)總結(jié)相關(guān)資料，只將自己手頭上局部、片面、零星的文件草草上交歸檔；檔案管理人員對科研課題缺乏了解，滿足于“交什么存什么，有什么管什么”，導(dǎo)致林業(yè)檔案收集整理不及時、不全面和不成系統(tǒng)。由于對林業(yè)科研檔案管理的地位作用認(rèn)識不足，對檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展缺乏深入思考，大大影響了林業(yè)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化建設(shè)。

2）工作理念相對滯后。檔案人員配備一般比較隨意，年齡偏大，職務(wù)偏低，能力偏弱沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，僅能滿足于最低標(biāo)準(zhǔn)的工作運行。林業(yè)檔案人員被嚴(yán)重邊緣化，少有機(jī)會參加課題研究工作，職稱晉升空間有限，加之工作繁瑣單調(diào)，對檔案工作缺乏興趣和動機(jī)，又不得不干，感到厭煩，身心疲憊，往往陷入職業(yè)倦怠之中[14]，導(dǎo)致能力和工作效率降低。林業(yè)檔案管理人員缺乏工作激情，工作被動應(yīng)付多、主動思考少，僅僅滿足于放好檔案、鎖好大門和管好鑰匙，守好自己的“一畝三分地”。林業(yè)檔案的日常管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范，堆放比較隨意零亂、不成體系，多數(shù)采用手工記賬，查找起來耗時費力、效率低下。

3）紙質(zhì)檔案借閱不便。林業(yè)科研檔案多是以紙質(zhì)或者實物形式存在，為確保原始資料安全無損壞，查閱和外借存在諸多限制，程序手續(xù)比較復(fù)雜，大大降低了林業(yè)檔案的流轉(zhuǎn)使用和作用效益。檔案借閱人員通常想到什么借閱什么，對于年代久遠(yuǎn)或其它關(guān)聯(lián)性檔案思慮不到，提不出借閱需求，制約了林業(yè)檔案工作對于林業(yè)工作的輔助決策效益。林業(yè)檔案管理仍舊沿用傳統(tǒng)的工作模式，主要進(jìn)行檔案的收集、整理、保存和借閱，對于林業(yè)檔案信息服務(wù)功能研究不夠，在林業(yè)檔案的效用發(fā)掘和功能發(fā)揮方面做的遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

4 林業(yè)科研檔案的激活對策

要激活林業(yè)科研檔案，檔案人員必須停止扮演“保管員”的角色，從日常單調(diào)的工作中擺脫出來，深入思考林業(yè)科研檔案的前景未來和工作方向，成為知識的提供者和工作的決策者。要激活林業(yè)科研檔案，使之充分發(fā)揮作用，就要重拾科研檔案應(yīng)有的核心地位，直面5G 時代互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時代的深刻變革，籌劃工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展，用刀口向我的改革精神來尋求工作突破[15]。為此提出對策如下。

1）建立電子科研檔案系統(tǒng)。按照電子檔案管理規(guī)范[16]要求，購置或研制檔案管理系統(tǒng)，將單位全部科研檔案錄入系統(tǒng)，并按保密要求向單位內(nèi)部開放，條件成熟時在單位門戶網(wǎng)站內(nèi)共享，以方便廣大林業(yè)科研人員查閱。條件充分成熟時向全社會開放科研檔案，供社會公眾了解科技成果和單位科研歷程和現(xiàn)狀，宣傳單位的同時助力成果推廣。按照“四同步”原則[13]，現(xiàn)行課題開題后立即納入電子科研檔案管理系統(tǒng)，凡屬單位內(nèi)部公開的文件應(yīng)及時錄入系統(tǒng)，包括立項報告及其重大修改稿、立項評估會相關(guān)記錄文件、計劃任務(wù)書（課題合同）、試驗林設(shè)置示意圖、年度計劃、年度工作報告、論文及其重大修改稿、照片、視頻等。已經(jīng)結(jié)題并存有全部電子文件的科研課題，按照規(guī)范要求審查、鑒定、篩選后，將電子文件錄入電子科研檔案管理系統(tǒng)?？蒲腥藛T調(diào)離或退休時，要在檔案人員和原課題組主持人的見證下完成科研有關(guān)電子文件移交手續(xù)，并視實際情況并入相關(guān)課題文件系統(tǒng)或電子檔案系統(tǒng)。對于僅存留紙質(zhì)檔案的科研課題，可以采取“借雞生蛋”的方式進(jìn)行檔案數(shù)字化[12]。借閱人想獲取紙質(zhì)檔案副本時，要求借閱人出資掃描檔案，掃描件同時錄入單位電子科研檔案管理系統(tǒng)。

2）普及檔案有關(guān)法律和知識。1980 年12 月9 日國務(wù)院批準(zhǔn)，1980 年12 月27 日國家經(jīng)濟(jì)委員會、國家基本建設(shè)委員會、國家科學(xué)技術(shù)委員會、國家檔案局發(fā)布《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》；1987 年9 月5 日第六屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十二次會議通過《中華人民共和國檔案法》。自此，我國檔案工作走上法治化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)途徑，各?。ㄊ?、自治區(qū)）也相繼出臺地方性法規(guī)。目前已有100 多部有關(guān)法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件在執(zhí)行，詳細(xì)而具體地規(guī)定了檔案工作的方方面面。然而，令人憂慮的是科研人員對這些法律法規(guī)和規(guī)范性文件普遍缺乏了解，既難以準(zhǔn)確、完整地歸檔科研文件，又很少意識到利用科研檔案解決實際問題，新上課題時僅限于通過論文了解最新科研動態(tài)，很少有意識地查閱科研檔案從細(xì)節(jié)上了解本單位、本領(lǐng)域研究歷程，導(dǎo)致科研工作傳承性不足，低水平重復(fù)研究多，原創(chuàng)性研究少。受專業(yè)知識的限制，對于一份科研文件來說，檔案人員很難確定其“適者”含義，判斷其是否“具有保存價值”，科研文件的審查、鑒定、篩選主要依賴于課題主持人或課題骨干，后者缺乏相關(guān)法律法規(guī)和知識是目前科研檔案質(zhì)量低下的重要原因。因此，應(yīng)該在林業(yè)科研人員當(dāng)中開展檔案法律法規(guī)和知識普及活動，廓清思想迷霧，轉(zhuǎn)變觀念，讓科研人員認(rèn)識到林業(yè)科研檔案在科研決策、科研課題管理中承前啟后的重要地位，理清自己在林業(yè)科研檔案管理使用角色定位，提高及時歸檔科研文件和充分利用科研檔案的意識，促進(jìn)科技進(jìn)步。林業(yè)科研單位要站在國家檔案管理體系建設(shè)和林業(yè)工作全面發(fā)展的全局高度，注重林業(yè)檔案管理人員的選拔、培養(yǎng)和激勵，并指導(dǎo)檔案管理人員按照“保存史料、著眼未來、強化服務(wù)”的思路，制訂本單位林業(yè)科研檔案工作規(guī)范，健全林業(yè)檔案管理制度，創(chuàng)新林業(yè)檔案信息服務(wù)機(jī)制，加大林業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，不斷提升林業(yè)科研檔案的工作質(zhì)量和信息服務(wù)的廣度深度。

3）全面培養(yǎng)增強檔案意識。檔案意識就是相關(guān)人員在檔案工作實踐過程中和視覺聽覺活動中形成的對檔案、檔案工作及其與外界事物聯(lián)系的一種反映和覺察，其中相關(guān)人員既包括檔案人員，也包括檔案利用人員[17-18]，特別是科研人員。培養(yǎng)和強化檔案意識，除了學(xué)習(xí)之外，關(guān)鍵要在檔案工作實踐中通過潛移默化的形式進(jìn)行。首先單位領(lǐng)導(dǎo)和科研人員每年到檔案室，或者參與電子科研檔案系統(tǒng)管理工作一段時間，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)；其次新調(diào)入單位的科研人員先到檔案室，或者參與電子科研檔案管理工作一段時間，以初步掌握檔案管理業(yè)務(wù)、熟悉單位科研歷程為度[19]。另一方面，采取“送出去、請進(jìn)來”的方式，安排林業(yè)科研檔案工作人員參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，及時掌握檔案學(xué)新觀念、新技術(shù)，增強檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)。還應(yīng)該安排科研檔案人員參加科研課題工作，特別是一些大型科研課題，協(xié)助課題組從檔案角度管理保存高價值科研文件，有效提高課題檔案質(zhì)量。一些重要的科研業(yè)務(wù)會議，包括課題討論會，也應(yīng)該邀請檔案人員參與，并注意傾聽他們從檔案管理角度提出的改進(jìn)意見，激發(fā)他們了解熟悉不同學(xué)科知識的興趣，以便在歸檔工作中協(xié)助科研人員更加有效地識別文件的保存價值，或者協(xié)助查閱者更快更好地找到所需檔案。總之，要把被邊緣化的檔案人員納入科研核心工作之中，把徘徊在檔案室門口的科研人員請進(jìn)檔案室。

5 結(jié)束語

檔案是人類活動的原始性符號遺存，是用符號記錄的信息[20]?，F(xiàn)今社會已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，決策、計劃離不開翔實充分的信息支持。作為遺存信息，備查屬性決定檔案在許多方面依然價值巨大，是寶貴的信息資源，具有核心信息資源地位?？蒲泄ぷ魇且环N層層推進(jìn)的活動，離不開前人的思考基礎(chǔ)和前期信息積累，離不開科研檔案的信息支持，改革開放后我國頒布的第一個檔案有關(guān)規(guī)章就是《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，足以說明科研檔案的重要意義。林業(yè)科研對象繁雜多樣，更離不開科研檔案的支持。在林業(yè)科研單位，科研檔案據(jù)有核心信息資源的地位：它是科研工作的重要參考和遵循，是推動科技進(jìn)步的起點；是單位文化的重要組成部分；是重要的宣傳工具。受檔案意識淡薄、工作理念滯后、紙質(zhì)檔案借資料不便等因素影響，林業(yè)科研檔案少人問津，如同“死水一潭”，激活林業(yè)科研檔案勢在必行。為此，提出三項對策，一是建立電子科研檔案系統(tǒng)，二是普及檔案有關(guān)法律法規(guī)和知識，三是全面培養(yǎng)增強檔案意識。這些僅是一點初步認(rèn)識，隨著林業(yè)科研檔案的激活，檔案利用率的提高，勢必會有更多問題需要研究解決。