賀云路

摘 要：對于紀(jì)念館來說，檔案管理工作是非常關(guān)鍵的，而其中最為重要的一項(xiàng)就是檔案保密工作。文書檔案往往涉及紀(jì)念館內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的重要內(nèi)容，一旦出現(xiàn)檔案泄漏的情況，勢必會(huì)對紀(jì)念館未來的發(fā)展造成一定影響，基于此，筆者對紀(jì)念館文書檔案保密工作進(jìn)行了探討與分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;文書檔案;保密工作

信息化和網(wǎng)絡(luò)化的趨勢使得很多文書檔案的保存開始網(wǎng)絡(luò)化，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保存趨勢化明顯。無論是紙張人力的保存，還是通過網(wǎng)絡(luò)手段進(jìn)行保存，都要對文書檔案進(jìn)行保密工作，采取保密措施是很重要的。但是在進(jìn)行文書檔案保密工作時(shí)還要考慮安全問題，因此，本文主要就文書檔案保密工作的重要性及具體舉措進(jìn)行闡述。

一、文書檔案保密工作的重要性分析

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。文書檔案對于紀(jì)念館具有重要的意義，因?yàn)槲臅鴻n案是有關(guān)紀(jì)念館運(yùn)作、重要事件的記錄，是對發(fā)生過的事情的記錄以及對未來的計(jì)劃，它涉及紀(jì)念館的保密事項(xiàng)，因此，對文書檔案采取保密工作是很有必要的，對文書檔案采取保密工作可以便于后來查閱、了解之前的工作成果，并可以取精華去糟粕，在以后的發(fā)展過程中，可以有據(jù)可循，以更好地發(fā)展。在紀(jì)念館的發(fā)展過程中，相關(guān)的重要文書檔案是對以往事件的記載，應(yīng)該做好相應(yīng)的記錄工作以及后續(xù)的保密工作，因?yàn)樗婕凹o(jì)念館內(nèi)部重要事項(xiàng)，無論是紙質(zhì)的還是通過網(wǎng)絡(luò)記錄的文書檔案都要通過一定的硬件設(shè)備、借助一定的人力物力進(jìn)行保密工作。

在新時(shí)期的環(huán)境下，市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中，保密工作越來越被人們所關(guān)注，特別是文書檔案的保密工作。既然有文書檔案，那么，一定會(huì)有相應(yīng)的管理者，對于文書檔案管理者來講，他們會(huì)經(jīng)常接觸到黨政領(lǐng)導(dǎo)參加的各種重要會(huì)議記錄，甚至是一些機(jī)密或者是絕密的文件以及檔案。文書檔案的管理體現(xiàn)了某個(gè)單位活動(dòng)的全過程，是一個(gè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的最真實(shí)的歷史記憶，具有原始記錄性和憑證價(jià)值。鑒于此，不斷加強(qiáng)保密意識、強(qiáng)化保密觀念等一系列的行為，對文書檔案的保密工作具有一定的促進(jìn)意義。

二、文書檔案保密工作的具體舉措

（一）甄別文件的價(jià)值，確定是否需要?dú)w檔處理。

對文書檔案進(jìn)行保管的前提是甄別什么樣的文件需要進(jìn)行保密處理并進(jìn)一步進(jìn)行歸檔。文書檔案記載了一個(gè)單位的重要信息，紀(jì)念館在沒有歸類確定什么樣的文書檔案需要?dú)w檔的時(shí)候，將不重要的重要的都通過紙質(zhì)或是計(jì)算機(jī)的保存方式進(jìn)行了保存，在日后的再查、使用過程中，出現(xiàn)了查找麻煩、分類不明確的問題。因此，在文書檔案的保管方面首先要知曉什么樣的文件需要進(jìn)行保密處理，根據(jù)相應(yīng)的文書檔案對紀(jì)念館的價(jià)值進(jìn)行保管，不能一味地都進(jìn)行保密處理。對于那些紀(jì)念館認(rèn)為比較重要但是沒有歸檔必要的文書檔案，要規(guī)范銷毀處理程序，采用合規(guī)的手段進(jìn)行摧毀，嚴(yán)禁流傳到紀(jì)念館之外的其他單位或者人員手中。只有首先做好歸檔與不歸檔文件的甄別，才能更有效地進(jìn)行下一步的文書檔案保密工作。

（二）加強(qiáng)對檔案庫房的管理。

現(xiàn)階段，我國大部分企事業(yè)單位對檔案庫房的管理并沒有給予充分的重視，在很大程度上增加了后期檔案管理的難度。通常情況下，檔案都是存放在庫房當(dāng)中，有些單位只是有書面形式，所以加強(qiáng)對庫房的管理工作是非常有必要的。庫房的檔案管理工作在實(shí)際的開展過程中也常會(huì)遇到一些問題，主要是由于管理的方式不同使得文件的保密程度也存在不同。對于很多大中型企事業(yè)單位來說，檔案庫房往往會(huì)設(shè)立在地下室或是辦公樓的底層，這樣對于檔案的保存是不利的，如果檔案庫房選擇在樓層的最底層，日常來往人員眾多，都會(huì)經(jīng)過最底層，這在無形當(dāng)中為檔案的保密工作帶來了一定的難度，使得檔案出現(xiàn)泄漏的可能性有所增大。如果將檔案管理庫房設(shè)置在樓層的地下室，很可能會(huì)因?yàn)楣庹詹蛔?，從而?dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞或者缺失，影像等電子檔案也很可能會(huì)出現(xiàn)返潮的情況，這對于檔案的保存都是非常不利的。應(yīng)該將檔案庫設(shè)置在較高的樓層，這樣既保證了整體光照充足，同時(shí)也在一定程度上避開了嘈雜的人群，增加了檔案的安全性。另外，要實(shí)現(xiàn)強(qiáng)有力的保密檔案管理，還需要配備必要的保密設(shè)施，如保密檔案柜，系統(tǒng)記錄保密檔案的利用情況，加強(qiáng)對保密檔案管理工作人員的工作程序的日常監(jiān)管。

（三）加強(qiáng)對保密檔案工作人員的教育與管理。

保密檔案管理工作由保密檔案工作人員來實(shí)施，提升保密檔案管理人員的保密意識，是保密的關(guān)鍵。要定期對保密檔案管理人員進(jìn)行保密教育，提高工作責(zé)任心，細(xì)化、規(guī)范保密檔案的利用程序，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行操作和檢查，謹(jǐn)防人員工作疏忽大意造成保密檔案失密情況，避免對紀(jì)念館造成損失。只有保證保密檔案在日常利用過程中的規(guī)范性、安全性，才能保證保密檔案的保密性。

（四）加大對硬件、人才方面的投入成本

硬件設(shè)備是文書檔案信息化管理工作的開展基礎(chǔ)。因此，紀(jì)念館必須引入相應(yīng)的硬件設(shè)備，從而對相應(yīng)的文書檔案進(jìn)行 管理，包括對紙質(zhì)文書檔案和網(wǎng)上文書檔案的管理。在紙質(zhì)文書檔案的管理方面，要分配相應(yīng)的區(qū)域和人員進(jìn)行整理，需要投入大量的人力和物力，因此，一定要根據(jù)管理工作的實(shí)際情 況引入硬件設(shè)備，不能一味地把價(jià)格昂貴的作為好的，而是要考慮設(shè)備的性能和對設(shè)備的需求，綜合考量設(shè)備的引入問題。 在對網(wǎng)上文書檔案進(jìn)行管理方面，要加大電腦系統(tǒng)、軟件管理系統(tǒng)的引入力度。因此，相關(guān)的工作人員要進(jìn)行定期的培訓(xùn)，包括對計(jì)算機(jī)操作的培訓(xùn)和整理資料的能力，相應(yīng)的文書檔案保密工作。要積極引入一些高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)人才，提升檔案管理團(tuán)隊(duì)人員的計(jì)算機(jī)知識。在新員工到崗之前，需要做好人員的保密培訓(xùn)工作和檔案管理的培訓(xùn)工作，讓新員工盡快地熟悉本單位的檔案管理工作，如果單位經(jīng)費(fèi)允許，建議安排檔案管理的相關(guān)人員定期實(shí)施計(jì)算機(jī)引入與應(yīng)用方面的培訓(xùn)活動(dòng)等，使保密工作相關(guān)工作人員對文書檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值有明確的認(rèn)識，積極對信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)與應(yīng)用，從而為檔案信息化提供支持。

三、結(jié)語

對于紀(jì)念館來說，做好檔案管理工作是平穩(wěn)發(fā)展的前提，在檔案管理工作當(dāng)中最為重要的一項(xiàng)就是檔案的保密工作。在進(jìn)行檔案保密工作的時(shí)候，應(yīng)注意方式方法的選擇，通常情況下，文書檔案管理工作是相對困難的，由于紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)破損或者是返潮的情況，這不僅需要相關(guān)的檔案管理人員對自身工作有高度的重視，同時(shí)也需要工作人員足夠細(xì)心。所以，在實(shí)際工作展開的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度的規(guī)定來進(jìn)行，這樣才能夠?qū)⒈Ｃ芄ぷ髯龊?，從而使紀(jì)念館未來的發(fā)展變得更加穩(wěn)定。

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