文| 楊 斌

住房公積金檔案泛指住房公積金業(yè)務辦理過程中產(chǎn)生的各種歷史記錄，住房公積金業(yè)務分為歸集、提取、貸款三大類，隨著業(yè)務創(chuàng)新，業(yè)務量的增加，業(yè)務種類的越來越多，業(yè)務檔案的管理工作也面臨更高的要求。本人作為歸集處室檔案管理人員，在工作實踐中有一些心得體會和研究，與同行共同探討。

歸集業(yè)務檔案的種類

歸集是公積金業(yè)務的源頭，歸集上量才能有利于提取和貸款以及后續(xù)的還貸業(yè)務的開展，我市歸集業(yè)務檔案種類2014年以前以開戶繳存，職工信息變更，年度基數(shù)調整，錯繳調賬，異地轉移為主，2015年以后隨著公積金業(yè)務的創(chuàng)新和發(fā)展，增加相關的異地貸款審核，非正常業(yè)務報批，法院凍結及解凍、異地轉移接續(xù)單、暫存代理開戶等相關業(yè)務。隨著歸集業(yè)務的倍級增加，相應的檔案種類越來越復雜，歸集處室的業(yè)務檔案管理歸類工作的重要性日益凸顯。

歸集業(yè)務檔案的作用

1.是住房公積金管理規(guī)范化的基礎。住房公積金為繳存人所有，牽扯到廣大職工的切身利益，歸集業(yè)務涉及單位開戶繳存，比例調整，職工賬戶轉移，年度結息等信息，歸集業(yè)務檔案作為相關業(yè)務的載體，為管理規(guī)范化打好基礎。

2.是職工維權的依據(jù)。隨著職工維權意識的增強，公積金歸集檔案對繳存人作用越來越重要，因為歸集檔案全程反應了職工繳存額度、繳存時間、繳存基數(shù)的變化，是繳存人公積金繳存情況的真實反映，當職工與用人單位因繳存額度存在糾紛和爭議時，開戶資料以及繳存變更原始資料可以為職工提供合法有效維權依據(jù)。

3.是構建繳存單位誠信體系的重要組成部分。公積金開戶繳存檔案較全面反映了繳存開戶單位營業(yè)范圍、社保，基本賬戶，法人，職工等的真實情況，足額按時為職工繳納公積金是開戶單位應盡的職責和義務，一些小微企業(yè)（低于5人）鉆歸集制度的漏洞，貸款成功即辦理封存停繳，客觀上形成騙貸嫌疑，針對這種情況我們在單位開戶繳存檔案中對一些小微企業(yè)，為防范繳存風險增加繳存承諾書，承諾按時足額繳存公積金，并建立誠信檔案，便于跟蹤調查。

歸集檔案管理存在問題

隨著公積金事業(yè)的發(fā)展，歸集業(yè)務量和歸集業(yè)務種類越來越多，實際工作中對歸集業(yè)務歸集檔案的管理有了更高的要求。本人梳理一下存在的主要問題：

1.缺少統(tǒng)一規(guī)范。目前歸集檔案的管理是學習相關處室，對資料的歸檔，目錄，封皮沒有統(tǒng)一要求。

2.管理不專業(yè)。公積金歸集檔案是單位全部檔案的一部分，不能專業(yè)專職管理，本人就是到歸集處工作后在完成相關工作后抽空學習同類處室，不斷摸索和請教同事來進行歸集檔案的歸檔管理工作。

3.配套設施不健全。歸集檔案的歸檔工作是在現(xiàn)有辦公場地完成，無法達到標準的檔案保管和存放要求。另外歸集業(yè)務因其特殊性存在系統(tǒng)操作明細導出困難以及導出明細與實際辦理業(yè)務順序不符的問題使有些歸集檔案建檔困難，無法合理排序并列出明細。

4.利用率不高。歸集檔案查詢使用大部分是職工與單位發(fā)生糾紛時，也有少數(shù)是為了核對業(yè)務原始數(shù)據(jù)，稽核業(yè)務。

加強歸集檔案管理的幾點建議：

1.加強硬件設施建設。使用和建立專業(yè)規(guī)范的檔案柜，檔案室（存在一定困難），使其保管環(huán)境達到“八防三無”（防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防高溫、防蟲鼠、無霉變、無遺失、無差錯），提高檔案管理水平。

2.加強對檔案管理工作的重視程度。歸集檔案是維護繳存人合法權益的重要依據(jù)，公積金中心提供合法有效原始依據(jù)保護繳存人合法權益是職責和義務。因此保存并管理好歸集檔案也是一項重要工作，檔案管理人作為具體工作承擔者擔負者重要責任。

3.規(guī)范管理歸集檔案。建議建立完善的規(guī)章制度，定期進行培訓和交流，使市本級和各管理部按照統(tǒng)一模式管理（分類、整理、排序、裝訂等），以適應不斷變化的歸集業(yè)務。

4.建議提高歸集檔案的數(shù)字化管理。2018徐州公積金中心業(yè)務系統(tǒng)升級，提取和貸款的電子檔案已經(jīng)配套成熟，而歸集檔案因歸集業(yè)務的特殊性，目前除開戶繳存業(yè)務目錄明細可以導出與紙質檔案配套歸類，其余信息更正、年度基數(shù)調整、異地轉移尚不能同時導出數(shù)據(jù)，相關業(yè)務資料歸檔后沒有便捷的明細導出，不利排序查詢建立索引，建議領導和信息處重視對這塊程序的改進。

5.充分發(fā)揮歸集檔案的社會功能。建議拓寬歸集檔案服務范圍，完善繳存人歷史繳存信息，讓繳存人通過相關的服務平臺（微信、支付寶、網(wǎng)站、個人網(wǎng)廳）可以方便查詢調用，讓繳存人對自己的繳存時間、繳存基數(shù)、繳存額、提取額、余額清楚了然，讓歸集檔案不僅用于調查取證解決糾紛，而且能幫助繳存人合理規(guī)劃購房還貸，讓職工繳的放心，用的舒心。以上是本人在歸集檔案管理工作中的一些體會和思考、對問題的建議、解決辦法，其中一些建議已經(jīng)得以實施并取得良好效果，現(xiàn)總結出來與廣大同行切磋探討。