張洪達(dá)

（中共杜爾伯特蒙古族自治縣委政法委員會(huì)，黑龍江 大慶 166200）

檔案信息化建設(shè)迎合了時(shí)代發(fā)展，利于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理與利用效率。因此，在實(shí)踐探索過(guò)程，檔案工作人員要結(jié)合工作實(shí)際，科學(xué)的制定更加完善的檔案信息化管理體系，從而提升檔案整體管理效率。下面結(jié)合檔案信息化建設(shè)實(shí)際，有針對(duì)性的總結(jié)幾點(diǎn)檔案管理措施。

1 檔案信息化建設(shè)和檔案管理概述

顧名思義，所謂的信息化檔案管理工作，指的就是在檔案管理工作的時(shí)候，引入信息化科學(xué)技術(shù)力量的方法，使得檔案管理工作更為全面、完善，檔案管理的水平也能夠更高。通過(guò)檔案信息化的建設(shè)，并且搭配專門(mén)的法律規(guī)章制度，能夠在原有的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)更好的檔案共享。而為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，首要任務(wù)就是對(duì)信息化檔案管理的工作進(jìn)行有效的分析，保證檔案的良好使用。根據(jù)當(dāng)下的實(shí)際情況來(lái)看，信息化檔案的建設(shè)主要分為如下兩個(gè)任務(wù)：首先，檔案管理的信息化；其次，檔案資源的信息化轉(zhuǎn)變。前者主要是通過(guò)各類技術(shù)，將檔案管理的時(shí)候引入信息技術(shù)，能夠更為高效地整理檔案、使用檔案。而后者，則依托的是現(xiàn)代化的各類手段方法，將傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒癁檩d體的電子檔案，為后續(xù)的信息化管理工作奠定基礎(chǔ)。

2 檔案管理信息化建設(shè)的意義

將檔案管理工作進(jìn)行新秀化建設(shè)的首要任務(wù)，是將不同的檔案信息以及相關(guān)信息充分融入數(shù)據(jù)庫(kù)之中，并于各類磁盤(pán)、硬盤(pán)中做留存?zhèn)浞?，幫助檔案管理的工作效率有效提升，要利用互聯(lián)網(wǎng)將不同的檔案信息做好查閱、共享，為后續(xù)使用奠定基礎(chǔ)。當(dāng)下使用較多的傳統(tǒng)的檔案管理工作，其效率相對(duì)較為低迷，同時(shí)需求大量的人力資源，錯(cuò)誤率、失誤率也較高，在信息化技術(shù)的加持下，能夠進(jìn)一步加快檔案檢索的效率，在管理效率上也得到了顯著提升。信息化建設(shè)的過(guò)程中，還會(huì)以電子文檔的方式進(jìn)行保存，避免檔案出現(xiàn)損壞的負(fù)面現(xiàn)象同時(shí)，真正意義上落實(shí)無(wú)紙化辦公，全方位提升各類資源的節(jié)省。

3 檔案信息化建設(shè)與管理的策略

3.1 構(gòu)建信息管理機(jī)制，提升整體管理水平

在當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)信息科技力量持續(xù)發(fā)展的大背景下，針對(duì)信息化檔案的轉(zhuǎn)型工作中，必須要從思想、意識(shí)上做出相應(yīng)的調(diào)整。只有采取不同的策略和方法，才能顯著提升管理的水平。對(duì)此要做好如下三點(diǎn)。首先，檔案管理部門(mén)要著重分析信息化建設(shè)的復(fù)雜程度，采取不同的措施完成信息化技術(shù)的轉(zhuǎn)型、轉(zhuǎn)變工作。其次，相應(yīng)的管理職能人員也要做好學(xué)習(xí)工作，了解不同的技術(shù)和方法，使用不同的檔案管理措施與方法，力求全面完成信息化建設(shè)工作。最后，構(gòu)建適用于信息化管理模式的管理體制，解決傳統(tǒng)檔案管理工作的存在問(wèn)題，使得檔案使用的效率進(jìn)一步提升，全面挖掘信息化管理的價(jià)值和作用。

同時(shí)，作為檔案管理工作人員，在構(gòu)建信息管理機(jī)制過(guò)程，要有效利用檔案資源，提升檔案管理水平。檔案信息化的管理，與傳統(tǒng)的檔案管理模式存在切實(shí)的客觀差異，為了更好順應(yīng)信息化時(shí)代下的發(fā)展與進(jìn)步，相關(guān)的職能部門(mén)也要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷修正、完善檔案管理的規(guī)章制度與策略，不斷提升其相應(yīng)的管理效率同時(shí)，還需要切實(shí)加強(qiáng)信息化、計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，敦促信息化管理的職能水平全方位地提升與完善，最大程度上發(fā)揮信息化檔案的價(jià)值。

3.2 樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)，保證管理質(zhì)量

伴隨我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息科技力量的持續(xù)發(fā)展，以信息化技術(shù)為代表的各類新興技術(shù)，融入了我國(guó)各個(gè)產(chǎn)業(yè)與企業(yè)之中，帶來(lái)了全新的工作思路以及方法，而檔案管理工作作為企業(yè)、各類事業(yè)單位最為重要、最為迫切的任務(wù)之一，其管理的內(nèi)容也需要做到與時(shí)俱進(jìn)，有效、合理地使用好信息化技術(shù)的力量。而實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的首要步驟，就是需求對(duì)信息化管理的工作，有一個(gè)全新且清晰的意識(shí)形態(tài)，樹(shù)立其全面的信息化檔案管理的思想轉(zhuǎn)變，積極主動(dòng)地投身到信息化管理的工作建設(shè)中去，實(shí)現(xiàn)信息一體化的建設(shè)工作，同時(shí)摒棄傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，以求檔案信息管理的工作更為高效率、高質(zhì)量，得以敦促相關(guān)的工作人員，也逐漸向信息化的職能做出轉(zhuǎn)變，采用新方法執(zhí)行檔案管理。

3.3 推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，構(gòu)建管理系統(tǒng)

資源是整個(gè)信息化檔案建設(shè)過(guò)程中的核心要素，如果沒(méi)有良好、有序地結(jié)合現(xiàn)有資源，信息化建設(shè)將無(wú)從談起。根據(jù)信息化時(shí)代的特征來(lái)看，信息化的檔案推理應(yīng)當(dāng)落實(shí)在兩個(gè)環(huán)節(jié)，即檔案資源共享與數(shù)字化。首先，需要投入一定的資金完成數(shù)字化的建設(shè)工作，同時(shí)要進(jìn)行相應(yīng)的資金投入，實(shí)現(xiàn)良好的內(nèi)容打造與輸出，確保各項(xiàng)信息化的工作循序漸進(jìn)地落實(shí)與完成。同時(shí)，還需基于最大化滿足廣大用戶使用需求基礎(chǔ)上，構(gòu)建完整檔案數(shù)字化目錄，形成各個(gè)單位協(xié)同努力的局面。其次，檔案管理部門(mén)還需要實(shí)行電子文件和紙質(zhì)雙歸檔制度，與此同時(shí)還需對(duì)規(guī)定范圍圖形文件和文本實(shí)行并聯(lián)并存制度，通過(guò)這些舉措，實(shí)現(xiàn)檔案的全檢索。最后，檔案管理部門(mén)還需要結(jié)合自己的實(shí)際情況，出具專門(mén)的管理標(biāo)準(zhǔn)和方法，使得檔案管理的相關(guān)工作能夠統(tǒng)一進(jìn)行，將檔案管理和使用融入平日的工作中去，構(gòu)建一套合理完善的管理體系，便于操作和執(zhí)行。

3.4 深入實(shí)際，加強(qiáng)檔案信息的安全保密管理

傳統(tǒng)的檔案管理工作都相對(duì)較為封閉，所以基于這一特點(diǎn)使得整個(gè)檔案管理工作的安全性也較高，信息化時(shí)代下，檔案的使用和復(fù)制變得更為簡(jiǎn)易，且傳輸?shù)乃俾噬弦哺?，由此也?huì)帶來(lái)一系列的檔案管理的安全問(wèn)題。首先，要對(duì)不同的檔案做好分類管理與加密的工作，相關(guān)部門(mén)需要對(duì)已有的檔案內(nèi)容做出梳理和分析，根據(jù)其價(jià)值與保密程度做好分級(jí)，尤其是針對(duì)安全要求較高的檔案做好保護(hù)措施。其次，針對(duì)檔案管理的相關(guān)管理部門(mén)，也需要加強(qiáng)相應(yīng)的安全意識(shí)培訓(xùn)工作。檔案管理部門(mén)需要做好組織工作，聯(lián)動(dòng)其他相關(guān)的部門(mén)做好培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)檔案使用的優(yōu)化以及方法的指導(dǎo)作業(yè)。同時(shí)在信息化職能的大背景之下，檔案管理工作的特點(diǎn)也不斷被提高，相關(guān)的管理部門(mén)也需要加強(qiáng)教育職能，幫助相關(guān)人員的安全意識(shí)得到提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，通過(guò)科學(xué)的開(kāi)展檔案信息化管理工作，保證了檔案管理質(zhì)量，也進(jìn)一步提高了檔案利用效率。因此，作為新時(shí)期檔案管理工作人員，要結(jié)合具體工作實(shí)際，不斷學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的管理模式，從而加強(qiáng)檔案管理工作，以促使檔案信息化水平不斷提高。