夏艷暉

（廣東佛盈匯建工程管理有限公司，廣東 佛山 528000）

在工程建設(shè)活動(dòng)中會(huì)形成多種類型的工程檔案，比如工程的可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、合同、計(jì)量、招投標(biāo)文件、施工管理文件等工程資料是在工程建設(shè)過(guò)程中逐步形成的，是反映工程項(xiàng)目在整個(gè)建設(shè)過(guò)程中工程管理的原始記錄，是工程項(xiàng)目管理中的一項(xiàng)重要組成部分，也是工程使用過(guò)程中維修、擴(kuò)建、改建等重要的參考資料，更是工程竣工驗(yàn)收、審計(jì)、結(jié)決算、財(cái)務(wù)審計(jì)的有力依據(jù)。這些文件有文字形式、圖表形式、聲像形式等，但無(wú)論以哪種形式、哪種介質(zhì)存在，都需要經(jīng)過(guò)檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行整理、歸檔保存，目的是為后續(xù)工作提供文件溯源支持。

1 工程檔案的內(nèi)涵

工程檔案是在建設(shè)項(xiàng)目的過(guò)程中形成的投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)方案、施工進(jìn)展、檢查驗(yàn)收、維修改造等活動(dòng)中形成的文檔材料。工程檔案它貫穿于整個(gè)工程建設(shè)的全過(guò)程，是維護(hù)建設(shè)工程歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，從一個(gè)工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、論證、審批、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過(guò)程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像、圖紙等各種載體的總和。交通運(yùn)輸部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《交通檔案管理辦法》（交辦發(fā)[2005]431號(hào)）、《交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》、《交通建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收辦法》和《交通檔案進(jìn)館辦法》（交辦發(fā)[2007]436號(hào)）；以及廣東省檔案局《廣東省執(zhí)行〈企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》、廣東省檔案局、省發(fā)改委《廣東省檔案局發(fā)改委-重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（粵檔發(fā)[2006]32號(hào)）（含《廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)分表》）等文件精神要求：科技檔案是科技活動(dòng)的歷史記錄，是一項(xiàng)重要的信息資料和知識(shí)寶庫(kù)。工程檔案作為發(fā)展工程建設(shè)必不可少的依據(jù)，在工程科研、規(guī)劃設(shè)計(jì)和生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。

2 檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1）檔案管理工作缺少專業(yè)的人才。在進(jìn)行工程的建設(shè)過(guò)程中，管理人員通常情況下都是擔(dān)任了很多其他職位的工作人員，或者是臨時(shí)抽調(diào)的，對(duì)檔案管理的條例以及規(guī)定并不了解，有的人員沒(méi)有檔案管理業(yè)務(wù)的技能，同時(shí)也沒(méi)有管理的經(jīng)驗(yàn)，使得工程尤其是隱蔽工程的文件資料收集不完整，歸檔不滿足標(biāo)準(zhǔn)要求，在檔案質(zhì)量以及管理方面的水平還有待提高。要利用既懂路橋?qū)I(yè)知識(shí)又熟悉檔案管理的專業(yè)人才對(duì)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行規(guī)劃和整理，組建有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的竣工文檔編制整理隊(duì)伍迅速對(duì)所有文檔進(jìn)行收集、整理、編制和規(guī)范，并形成最終的竣工檔案。2）工程檔案管理基礎(chǔ)薄弱。工程項(xiàng)目大都遠(yuǎn)離城市，大都在比較都在交通不便、自然環(huán)境惡劣的農(nóng)村野外。工程建設(shè)往往點(diǎn)多線長(zhǎng)，施工地點(diǎn)和施工單位流動(dòng)頻繁，難以組織起有效的檔案管理隊(duì)伍。四個(gè)同步工作很難在實(shí)踐中落實(shí)到位。檔案管理崗位人員往往臨時(shí)指定，隨意換人。又存在著不便于在施工現(xiàn)場(chǎng)駐場(chǎng)，在現(xiàn)場(chǎng)了解掌握第一手的施工資料，很容易形成工程各階段資料不夠完整詳實(shí)。檔案資料沒(méi)有分門別類專門整理存在的檔案室。往往造成檔案管理人員收集資料倉(cāng)促，檔案材料不完整。有的單位有專門的檔案室。有的單位則由其他業(yè)務(wù)部門代管。很多工程項(xiàng)目竣工后，只有工程主體檔案，沒(méi)有配套工程檔案。3）督導(dǎo)檢查工作以及工程檔案竣工移交工作完成不到位。工程建設(shè)項(xiàng)目法人在檔案管理方面的督導(dǎo)檢查的力度不夠，無(wú)法保障歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。進(jìn)行工程檔案竣工移交工作的過(guò)程中，常常出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象。在進(jìn)行檔案移交工作的時(shí)候，有關(guān)的檔案管理工作人員沒(méi)有對(duì)要?dú)w檔的文件資料進(jìn)行認(rèn)真的審查，導(dǎo)致很多時(shí)候有錯(cuò)交遺交的現(xiàn)象出現(xiàn)，這些情況都在很大程度上影響了入庫(kù)檔案的質(zhì)量。

3 加強(qiáng)工程檔案管理的措施

1）實(shí)現(xiàn)工程檔案管理信息化、加大檔案管理的安全性。要強(qiáng)化工程檔案管理的信息化，運(yùn)用新思路及新方法，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，使電子檔案管理更加科學(xué)化、專業(yè)化、規(guī)范化，提高工程檔案管理的效率。利用軟件對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，不斷壓縮工程檔案的體積及儲(chǔ)存空間，擴(kuò)大工程檔案的儲(chǔ)存量，不僅便于檔案的存儲(chǔ)，還能有效提高工程檔案原件的保護(hù)水平。加強(qiáng)電子檔案的安全管理，為保障工程檔案的信息安全，要采取行之有效的安全保護(hù)措施，完善安全管理制度，妥善解決檔案管理工作中可能出現(xiàn)的安全問(wèn)題，最大限度地規(guī)避人為方面的安全隱患。不斷提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，制定完善的安全防范措施，確保檔案信息化系統(tǒng)的安全運(yùn)行。2）加強(qiáng)對(duì)建設(shè)檔案管理工作人員的培訓(xùn)。工程建設(shè)主管部門以及工程項(xiàng)目法人應(yīng)該有規(guī)律的開展不同的培訓(xùn)，同時(shí)讓工作人員到相關(guān)的單位參觀學(xué)習(xí)，讓工作人員能夠及時(shí)的學(xué)習(xí)檔案管理方面的新標(biāo)準(zhǔn)以及新知識(shí)。同時(shí)，還需要對(duì)有關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行探究討論，把所學(xué)到的新技能運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理工作中，用以處理和解決在他們工作過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題。全方面的強(qiáng)化工程建設(shè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而全方面地提升檔案管理工作的水準(zhǔn)。3）建立完善制度，抓好落實(shí)執(zhí)行。建立完善檔案管理制度，抓好制度的落實(shí)和執(zhí)行提高工程檔案管理水平的關(guān)鍵所在。檔案管理制度是檔案管理工作開展的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)工程檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理的基礎(chǔ)。（1）建立健全制度是根本。通過(guò)建立健全檔案管理制度，從機(jī)制體制上保障工程檔案管理工作的正常有序開展。檔案管理制度必須與工程建設(shè)管理實(shí)際相符合，做到全面、科學(xué)、系統(tǒng)。要研究制定檔案管理技術(shù)規(guī)范規(guī)程，推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。（2）抓好制度落實(shí)是關(guān)鍵。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)工程檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的關(guān)鍵。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改，促進(jìn)檔案管理各項(xiàng)制度措施落實(shí)到位。（3）明確責(zé)任主體是抓手。落實(shí)檔案管理工作責(zé)任制，真正實(shí)現(xiàn)工程檔案層層有人管理、層層有人負(fù)責(zé)。配套建立問(wèn)責(zé)機(jī)制，對(duì)未認(rèn)真履行檔案管理責(zé)任的人員實(shí)行責(zé)任追究，對(duì)發(fā)生重大檔案質(zhì)量失控問(wèn)題的工程實(shí)行責(zé)任倒查機(jī)制，通過(guò)明確責(zé)任、建立問(wèn)責(zé)，確保檔案管理工作扎實(shí)開展。4）構(gòu)建數(shù)字化平臺(tái)，提升檔案信息的有效性。工程建設(shè)檔案管理的重要性不需贅述，而想要使其作用得到切實(shí)發(fā)揮，除了理順管理流程外，更重要的是提升信息的有效性，針對(duì)這一點(diǎn)，可以通過(guò)構(gòu)建數(shù)字化檔案信息平臺(tái)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。這一平臺(tái)可以幫助檔案管理人員迅速處理檔案資料，讓檔案資料以統(tǒng)一形式完成入檔。另外，當(dāng)具有審閱權(quán)限的人員查看檔案時(shí)，也能根據(jù)要求迅速調(diào)出對(duì)應(yīng)的資料，從而提升審閱效率。數(shù)字化平臺(tái)還具有共享性特征，能夠讓工程建設(shè)單位內(nèi)部的各個(gè)部門獲得相同的信息內(nèi)容，這對(duì)于加強(qiáng)部門之間的聯(lián)動(dòng)具有重要意義。

4 結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期工程檔案管理要符合社會(huì)發(fā)展的需求。因此，要充分認(rèn)識(shí)工程檔案管理在建設(shè)工程質(zhì)量中的重要性，努力提高檔案管理人員的思想意識(shí)和專業(yè)能力，明確管理的載體、主體、任務(wù)以及要素，依照法律法規(guī)嚴(yán)格進(jìn)行管理。工程檔案管理不只是記錄，更要把完整的整個(gè)建設(shè)工程串聯(lián)在一起，發(fā)揮其積極作用，還要保持順暢、快捷，其價(jià)值才能充分發(fā)揮出來(lái)。