劉衛(wèi)偉

（呂梁市城市管理綜合行政執(zhí)法隊，山西 呂梁 033000）

近年來，隨著政務(wù)服務(wù)網(wǎng)運行的日趨成熟，行政審批事項由傳統(tǒng)的線下審批服務(wù)大廳窗口受理逐漸朝著線下與線上審批服務(wù)受理相結(jié)合。尤其是線上行政審批事項的開展，產(chǎn)生了大量電子審批文件和憑證性紙質(zhì)文件。規(guī)范地將線上行政審批檔案進行收集、整理、歸檔，才能實現(xiàn)行政審批檔案的真實、完整。

1 行政執(zhí)法檔案管理工作的現(xiàn)狀

針對局機關(guān)及下屬各管理局的行政執(zhí)法檔案管理工作，采用集中統(tǒng)一管理的模式，并在2010年即實現(xiàn)了“檔案標準規(guī)范及規(guī)章制度、檔案管理系統(tǒng)、檔案工作人員配置”的“三統(tǒng)一”。然而，隨著機構(gòu)改革的全面深化，法治政府建設(shè)的深入推進，以及行政執(zhí)法案卷評查工作的深入開展和嚴格規(guī)范要求，涉及行政執(zhí)法檔案管理的規(guī)章制度、管理系統(tǒng)等方面急需因勢而變，與時俱進。

2 行政執(zhí)法檔案管理工作存在的問題

2.1 安全問題

傳統(tǒng)檔案管理工作主要集中于實地檔案管理與人員管理，因此檔案安全性能夠得到有效保障，管理人員只需要做好檔案室管理工作，約束好檔案管理人員即可。但在信息時代下，檔案管理工作安全問題更加嚴峻，檔案管理工作依賴于檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)處于開放的網(wǎng)絡(luò)當中，容易被不法分子、競爭對手所竊取。此外，檔案管理管理系統(tǒng)本身運行過程中也具有一定的不確定性，如果系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰、硬件損壞情況，都會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)安全管理問題。因此企業(yè)在開展檔案管理工作時，必須加強硬件、軟件管理，確保管理工作安全性能夠得到有效保障。

2.2 部分類型的歸檔材料不受控

一方面，部分新納入的下屬機構(gòu)尚未統(tǒng)一部署辦公系統(tǒng)，歸檔工作無系統(tǒng)督辦，導(dǎo)致部分歸檔材料不受控；另一方面，辦公系統(tǒng)中檔案簽收環(huán)節(jié)存在不可控的因素，導(dǎo)致部分歸檔材料不受控，譬如，單次行執(zhí)法辦文事項的辦理全流程文件和元數(shù)據(jù)尚未能全部流轉(zhuǎn)到檔案簽收環(huán)節(jié)，且各事項的歸檔材料清單未嵌入至簽收環(huán)節(jié)，檔案簽收時，只能根據(jù)主辦部門提交的紙質(zhì)材料逐一簽收，難免存在部分應(yīng)當歸檔但未歸檔的情況。盡管已全面推行行政執(zhí)法公示、全過程記錄和重大法制審核三項制度，初步構(gòu)建了行政執(zhí)法標準化、系統(tǒng)化的工作流程，但業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)未完全打通，產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)與文件尚不能完整地流轉(zhuǎn)至檔案系統(tǒng)。歸檔簽收環(huán)節(jié)控制不利，直接影響檔案的齊全、完整、準確。

2.3 體系問題

信息化檔案管理工作不只需要使用檔案管理系統(tǒng)軟件、電子計算機就完成信息化建設(shè)工作，還包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、安全管等工作內(nèi)容，需要多個部門配合。傳統(tǒng)檔案信息化管理工作水平始終不高，企業(yè)管理人員對于檔案管理工作價值認識不足，企業(yè)在開展檔案信息化管理工作停滯不前，企業(yè)雖然投入了一定的資金用于硬件建設(shè)，但沒有加強軟件工作投入，忽視檔案管理工作價值。企業(yè)在開展檔案管理時要構(gòu)建科學的檔案管理體系，才能夠促使企業(yè)檔案管理工作從低階到高階發(fā)展，推動企業(yè)檔案管理工作信息化改革。同時，企業(yè)內(nèi)部對于檔案管理工作價值認識不足，檔案管理工作認知有限，在決策時沒有主動要求檔案管理部門提出意見，讓其共同參與企業(yè)管理工作之中。

3 加強行政執(zhí)法檔案管理工作的若干舉措

3.1 強化囊括全系統(tǒng)的執(zhí)法檔案集中統(tǒng)一管理模式和檔案分級保管機制

集中統(tǒng)一管理是我國檔案工作的基本原則。全系統(tǒng)應(yīng)從規(guī)章制度層面，從當前工作需求和今后檔案利用需求（包括單位內(nèi)部、社會外部）的綜合角度出發(fā)，更新檔案分類方案，明確管理辦法。各主辦部門在業(yè)務(wù)辦結(jié)后，按照相關(guān)規(guī)定，及時向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員移交，集中統(tǒng)一管理。同時，在全系統(tǒng)內(nèi)進一步落實分級保管機制。從保障服務(wù)效率的角度出發(fā)，充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，將系統(tǒng)內(nèi)各下屬單位保存的實體檔案制作成數(shù)字化副本形式，在系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)共享，充分實現(xiàn)其價值。

3.2 檔案管理制度規(guī)范化

完備的制度是機關(guān)檔案工作規(guī)范化運行的保障，機關(guān)檔案管理制度建設(shè)可從下面三個管理制度來著手：一是檔案管理職責類制度。職責分為組織機構(gòu)職責、領(lǐng)導(dǎo)職責和檔案工作人員職責，這一制度可以通過明確崗位的職責來實現(xiàn)。明確司法行政機關(guān)分管檔案工作廳領(lǐng)導(dǎo)職責、辦公室檔案管理工作的職責、辦公室專職檔案員和各處室兼職檔案員工作職責。二是檔案工作環(huán)節(jié)制度。根據(jù)工作實際，制定適合司法行政機關(guān)的檔案歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度、保密制度、銷毀制度、移交制度。三是機關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理制度。制度的出臺為司法行政機關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化提供了有力保障，也為司法行政機關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理制度頂層設(shè)計打下堅實基礎(chǔ)。

3.3 加快信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)

行政執(zhí)法人員檔案信息化管理系統(tǒng)的使用人員的不足仍舊是行政執(zhí)法信息化建設(shè)中的主要問題，為了保證信息化建設(shè)的持續(xù)推進，必須保證相應(yīng)的人員配置以及技術(shù)配置。司法部門和社區(qū)要注重對于信息化建設(shè)的人才的培養(yǎng)，針對信息化建設(shè)管理的人員進行相關(guān)的培訓，在自我培養(yǎng)的基礎(chǔ)上，積極面向社會招聘相關(guān)的專業(yè)人才，加快信息化建設(shè)的人才隊伍的建設(shè)，同時，社區(qū)要針對相關(guān)的技術(shù)人才給予特殊的照顧，鼓勵他們認真鉆研，積極突破，為行政執(zhí)法信息化的建設(shè)貢獻自己的力量。

4 結(jié)束語

機關(guān)檔案工作在為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的使命中發(fā)揮著重要作用，現(xiàn)階段的工作現(xiàn)狀與機關(guān)檔案規(guī)范化管理尚存在一定差距。文章以此提出以下措施：申請組建司法行政機關(guān)檔案室，加強工作人員培訓；健全檔案管理各環(huán)節(jié)職責，檔案工作各環(huán)節(jié)制度和業(yè)務(wù)檔案管理制度，做到制度規(guī)范化；將機關(guān)檔案工作經(jīng)費列入機關(guān)預(yù)算，融入數(shù)字法治、智慧司法的建設(shè)中，盡快實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)范化；從考評方式、具體標準等方面弱化檢查考評形式化；建立健全檢索系統(tǒng)、開展檔案資源編研，達到利用規(guī)范化標準。通過這些規(guī)范化研究，以期推進司法行政機關(guān)的檔案管理規(guī)范化，更好地為司法行政機關(guān)依法行政、科學決策服務(wù)。