馬春茹

（中國葛洲壩集團(tuán)國際工程有限公司，北京 100025）

檔案管理是水電工程項目的重要組成部分，對整個工程項目全過程所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，是水電工程項目的歷史憑證，可有效解決工程驗收中產(chǎn)生的各種疑問，確保項目工程的順利竣工。水電企業(yè)應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展構(gòu)建完成的檔案管理體系，緩解傳統(tǒng)檔案整理難、準(zhǔn)確性低的問題，保證水電工程項目的有序開展。

1 水電工程項目檔案管理存在的問題

第一，文件整編工作缺乏規(guī)范性，現(xiàn)階段水電工程項目檔案管理過程中無法準(zhǔn)確的開展文書檔案的整理和歸檔，文件的編號和分類缺乏科學(xué)性，不利于后期存儲，增加查找的難度。在文書檔案歸檔時，沒有參考水電企業(yè)制定的整編規(guī)定，案卷名稱書寫規(guī)范性較差，組卷不合理，無法保證檔案資料的完整性。第二，檔案管理意識不足，水電企業(yè)管理者并未深刻認(rèn)識到檔案管理的作用，在日常工作目標(biāo)制定中，忽視對檔案管理建設(shè)的支持力度，認(rèn)為單純對檔案資源分門別類就是有效管理，水電工程項目文書檔案的價值無法充分發(fā)揮[1]。第三，水電企業(yè)在開展檔案管理工作時，未結(jié)合現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，檔案管理信息化程度低，難以適應(yīng)當(dāng)前社會信息傳遞和更新的速度，部分檔案收集和分析依然采用傳統(tǒng)人工模式，不僅會造成人力資源的浪費(fèi)，還會降低水電工程項目檔案管理的效率。第四，忽視檔案資源的監(jiān)管，并未認(rèn)真審核檔案資源的真實(shí)性和完整性，就錄入到管理系統(tǒng)中，難以及時發(fā)現(xiàn)甚至無法發(fā)現(xiàn)水電工程項目施工作業(yè)中存在的問題，材料審核不準(zhǔn)確，缺少印章、簽名，降低文書檔案準(zhǔn)確性。而且，施工現(xiàn)場偷工減料、趕工期的情況時有發(fā)生，嚴(yán)重影響水電工程項目的質(zhì)量，不利于水電企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 有效提升水電工程項目檔案管理的措施

1）構(gòu)建信息化檔案管理體系。信息化是企業(yè)各項制度發(fā)展的必然趨勢，檔案管理體系也應(yīng)該順應(yīng)時代進(jìn)步，在構(gòu)建檔案管理體系時融入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，并培養(yǎng)優(yōu)秀的技術(shù)人員，能夠熟練掌握和應(yīng)用技術(shù)手段，優(yōu)化自身信息化知識結(jié)構(gòu)，全面提升檔案管理的服務(wù)水平。第一，水電工程項目施工中涉及的數(shù)據(jù)信息較多，需要利用信息化檔案管理體系從資料收集、歸檔、儲存的角度構(gòu)建電子檔案，并定期安排專業(yè)人員對體系進(jìn)行維護(hù)，確保體系中檔案信息的安全性，全面提高水電工程項目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。第二，水電企業(yè)需培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識，定期組織員工開展信息化專題會議，確保員工能夠?qū)⒒ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等靈活應(yīng)用在檔案管理工作中，不僅是掌握理論上的知識點(diǎn)，實(shí)操能力也要進(jìn)一步提升。第三，需購置現(xiàn)代化設(shè)備支持水電工程項目檔案管理的信息化發(fā)展，針對水電企業(yè)發(fā)展的時期情況更新就的檔案管理系統(tǒng)，注重檔案信息資源共享機(jī)制的構(gòu)建，相對于傳統(tǒng)的利己主義，應(yīng)深化合作共贏的精神理念，通過水電工程項目各參與商的協(xié)同發(fā)展，實(shí)現(xiàn)項目經(jīng)濟(jì)效益的“多贏”。

2）有效落實(shí)檔案管理工作。建立完善的制度并不能提升水電工程項目檔案管理的效率，如何落實(shí)才是強(qiáng)化管理質(zhì)量的有效方式。第一，管理制度落實(shí)。水電工程項目需在立項前就認(rèn)識到檔案管理的重要作用，利用信息技術(shù)進(jìn)行資料的收集與整理，尤其是招投標(biāo)階段的文書檔案，需要重點(diǎn)收集并保留存檔，避免后期項目出現(xiàn)問題無人負(fù)責(zé)，為水電工程項目提供具有法律效應(yīng)的重要保障。同時，注重水電工程項目施工全過程和竣工階段的資料收集，確保檔案收集完整后再開始項目驗收，確保檔案管理工作的系統(tǒng)化發(fā)展。第二，監(jiān)督制度落實(shí)。檔案管理的監(jiān)督工作可以在一定程度上保障水電工程項目的施工質(zhì)量，應(yīng)聯(lián)合項目法人、監(jiān)理單位、施工單位構(gòu)建三位一體的監(jiān)管系統(tǒng)，對檔案收集、整編、歸檔、移交的全過程進(jìn)行監(jiān)督，并做好相關(guān)信息的審核之后再簽字，避免因為檔案憑證不全而造成法律糾紛。第三，驗收制度落實(shí)。嚴(yán)格落實(shí)水電工程項目制定的驗收制度可以保證文書檔案的質(zhì)量，做好自檢和預(yù)驗收工作，認(rèn)真審核水電工程項目運(yùn)行過程中產(chǎn)生的設(shè)計圖紙、竣工圖紙、合格報告等檔案資料文件，對文件中涉及簽名、蓋章的位置都要仔細(xì)檢查，規(guī)范項目資料的完整性[2]。

3）深化員工檔案管理意識培訓(xùn)。首先，水電企業(yè)需要提高員工對檔案管理的認(rèn)識，讓其意識到文書檔案在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性，有效避免在整理資料的過程中出現(xiàn)的不齊全、不規(guī)范等問題。在立項階段委派專人負(fù)責(zé)施工文件、設(shè)計圖紙、合格證書、照片記錄等資料，并留好原件和復(fù)印件，最大限度保證水電工程項目檔案資料的完整性。其次，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，并定期在系統(tǒng)中上傳檔案管理方面的知識，通過考核的形式了解員工對相關(guān)知識點(diǎn)的掌握情況，強(qiáng)化其檔案管理意識。同時，對于檔案管理意識的培訓(xùn)不能只針對專業(yè)知識，還要從組織構(gòu)成、歸檔范圍、保管要求等多方面內(nèi)容進(jìn)行深入剖析，為水電企業(yè)培養(yǎng)綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案管理人員。最后，注重檔案管理部門和企業(yè)其他部門之間的交流溝通，提高員工資源共享的意識，確保檔案管理部門在收集資料時，各部門能積極配合，提高檔案資源收集的效率和準(zhǔn)確性。

4）規(guī)范檔案收集整理流程。水電企業(yè)管理者可以通過檔案數(shù)據(jù)結(jié)果分析現(xiàn)階段的發(fā)展情況，直觀反映出水電工程項目的質(zhì)量，并結(jié)合當(dāng)下市場發(fā)展?fàn)顩r，制定短期內(nèi)的發(fā)展方向。因此，檔案資料的完整性可以間接影響企業(yè)未來經(jīng)濟(jì)建設(shè)，需要管理者加強(qiáng)重視，規(guī)范檔案收集整理流程，確保項目施工中各個階段的資料都能夠明確分類并歸檔。水電工程項目的資金成本投入大、施工周期較長、參建單位眾多，所產(chǎn)生的檔案資料繁多且復(fù)雜，水電企業(yè)難以單獨(dú)依靠人力完成收集工作，還需要與各參建單位積極溝通，確保其能夠主動提供施工中涉及的原材料、基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)計圖紙、施工方案等協(xié)議，并由水電企業(yè)進(jìn)行相關(guān)材料的審核，規(guī)定文書檔案的移交時間，并做好存檔備份，做好水電企業(yè)的檔案管理工作。另外，水電企業(yè)應(yīng)注意竣工驗收檔案資料的收集，確保水電工程項目竣工驗收工作的順利進(jìn)行。

5）強(qiáng)化檔案資料的監(jiān)督與管理。水電工程項目施工資料繁雜瑣碎，很難準(zhǔn)確進(jìn)行施工現(xiàn)場的資料收集，如檔案管理人員也是敷衍了事的態(tài)度，不認(rèn)真進(jìn)行監(jiān)督檢查，工程竣工時可能會出現(xiàn)大量檔案資源流失、不清楚、存在錯誤的問題。為此，水電企業(yè)應(yīng)以月為單位召開工作會議，對近一個月內(nèi)的檔案資料收集情況進(jìn)行匯報，部署未來的檔案管理計劃，要求檔案管理人員主動對其他參建單位的檔案提交情況進(jìn)行監(jiān)督，對水電工程項目中各種資料進(jìn)行檢查評比，通過統(tǒng)一化的管理模式，實(shí)施對參建單位的有效監(jiān)督，確保水電企業(yè)檔案管理工作和水電工程項目建設(shè)的同步進(jìn)行[3]。

3 結(jié)束語

綜上所述，完善的檔案是保證水電工程項目順利開展的關(guān)鍵，能夠提高整個工程的管理水平和施工質(zhì)量。企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化管理者和檔案部門的管理意識，樹立正確的檔案管理理念，聘請高精尖技術(shù)人才完成檔案管理工作，在提升水電工程項目檔案管理水平的同時，保證檔案中資料信息的準(zhǔn)確性，保證項目工程質(zhì)量。