趙美華

（山東省青島膠州市膠西街道辦事處，山東 膠州 266327）

檔案管理是街道辦事處管理中最重要的一個環(huán)節(jié)，想要對街道辦事處的管理模式進行創(chuàng)新，就需要先對街道辦事處內(nèi)的檔案管理模式進行創(chuàng)新，保證街道辦事處的管理模式與時代發(fā)展相融合。街道辦事處的檔案管理工作與其他管理工作有一定的差異，檔案管理總是涉及的方面較廣，也不僅僅是檔案工作人員的事情，需要街道辦事處中各個部門相互協(xié)調(diào)，相互合作，在此過程中，各個部門增加交流，保障檔案管理的嚴密性。街道辦事處檔案管理人員需要對管理方式進行創(chuàng)新，對檔案的各項功能進行分類，合并等，最終以新的模式來對檔案進行管理。

1 目前檔案管理工作存在的問題

1）內(nèi)容不完整、更新速度慢。目前，我國檔案管理更加系統(tǒng)化，其建立和管理完善也更加細致。然而，我國街道辦事處檔案登記管理缺乏創(chuàng)新，不能隨著國家檔案政策的不斷變化而改變。通常，檔案管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)基本上由政府一線檔案工作人員長期在外實地測量調(diào)查獲得的，其巨大的工作量，工作環(huán)境難免會造成資料管理的部分失真和不完整。盡管目前信息技術已普遍用于檔案管理工作中，但海量數(shù)據(jù)的錄入仍需要投入大量的人工技術，因此對檔案數(shù)據(jù)信息的實時動態(tài)更新就會相對延遲，更新速度不能滿足實際變化要求。2）檔案管理信息化程度不高。目前我國的土地管理仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，隨著信息技術的不斷發(fā)展，管理信息系統(tǒng)中不斷進行新技術應用，然而在檔案管理中，為能實現(xiàn)系統(tǒng)化、數(shù)字化、計算機化。檔案管理的信息化程度決定了整個街道辦事處管理的發(fā)展。在多個管理技術融合的背景下，需要建立獨立的檔案管理系統(tǒng)，確保街道辦事處管理的發(fā)展。

2 現(xiàn)代街道辦事處當前檔案管理模式形式

現(xiàn)代街道辦事處檔案管理模式主要包括：檔案分散管理模式、檔案集中管理模式和信息—體化管理模式三種模式。

1）檔案分散管理模式。檔案分散管理模式是把檔案進行分類，各個部門中進行分散管理。這種管理模式下，檔案沒有固定統(tǒng)一的管理模式，各個部門有不同的管理方式。例如：財務檔案在會計部門，人員檔案管理在街道辦事處的人力資源部等等。這種檔案分散管理模式可以幫助街道辦事處內(nèi)部人們便利的找到所需要的信息，檔案的分類信息也較為明確。但是由于這種管理方式?jīng)]有統(tǒng)一的管理模式，街道辦事處中的各個部門有不同的管理方式，當別的部門需要街道辦事處檔案時，就會產(chǎn)生一定的麻煩，不利于信息共享，查找檔案的流程復雜，影響了檔案的服務功能，不利于街道辦事處內(nèi)整體的工作效率[1]。2）檔案集中管理模式。街道辦事處中所有的檔案由街道辦事處專門的部門進行統(tǒng)一管理，保證了檔案的集中性。但是每個部門的信息都不同，有些部門的信息較為復雜管理起來并不容易，而且檔案室管理人員的知識并不涉及各個部門，對檔案的分類也不利于部門人員進行查找。由于檔案信息的復雜繁多，對于檔案管理人員來說是一個較為困難的工作。3）檔案信息一體化管理模式。檔案信息一體化管理模式是充分的利用互聯(lián)網(wǎng)技術，與傳統(tǒng)的管理方式進行結合，綜合的管理街道辦事處整個檔案信息。在現(xiàn)代化科技的幫助下，檔案的信息管理得到了良好的改進。對街道辦事處內(nèi)部的信息進行合理劃分，便于各部門人員進行查找，實現(xiàn)了各個部門之間的信息共享。這種管理模式對于人力資源管理來說是一種較好的方式，檔案形成信息一體化，各個部門對于與自己相關的信息進行綜合掌握。

3 檔案管理信息化措施

1）完善資料管理體系。為了加快街道辦事處的良好發(fā)展，需要對人員檔案進行良好的管理，促使人員檔案的街道辦事處可以按照檔案管理體系進行工作。完善資料過程中的安全責任，對資料進行明確規(guī)定與管理，提高檔案質量。對于檔案項目可以進行階段性的驗收審核，在檔案進行到不同階段時要對項目進行審核，審查合格之后才能進行下一階段的資料。完善的檔案管理體系能夠使人員檔案項目管理有所依據(jù)，使管理行為規(guī)范化進行。另外，明確人員檔案項目資料的法律法規(guī)，對人員檔案質量的標準進行不斷完善，為人員檔案管理工作打下基礎。2）軟件應用。在檔案管理的過程中，需要積極的引入軟件應用，提高資料保存的安全性。根據(jù)技術的難易程度進行分類，或者根據(jù)常用技術進行分類，充分利用檔案數(shù)據(jù)庫對技術信息進行整理。在建立檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)時，需要積極的引入新技術，建立科學，信息化，智能化的資料管理，提高技術應用的同時保證資料保存的完整度。3）完善內(nèi)部建設，形成規(guī)范化技術管理。加強對街道辦事處文化的建設，保證他們思想政治上的進步，對他們進行管理，保證人員具有較強的團結意識，以及對技術等有學習的積極性。在街道辦事處建設中，需要在資料過程中需要保證各個環(huán)節(jié)規(guī)范合理進行。完善街道辦事處內(nèi)部建設，輔助內(nèi)部控制對街道辦事處進行合理規(guī)劃，需要加快建設街道辦事處軟件設施，建立安全責任制，保證每個人在工作中有安全防護意識。在實際工作中，需要不斷的學習先進技術，加快與國際慣例接軌，最終實現(xiàn)內(nèi)部控制與街道辦事處資料管理共同進步。

4 系統(tǒng)內(nèi)容

1）資料管理子系統(tǒng)。在街道辦事處檔案管理系統(tǒng)的建設中，需要收集項目資料，對項目的要求進行整理，從總體規(guī)劃，對事件處理以及社區(qū)檔案進行材料整理。在案卷管理系統(tǒng)中，需要對主要的案卷內(nèi)容，審查，修改等功能進行設置，對文件的建立刪除，修改，內(nèi)容的錄入等進行功能建設。2）編目整理子系統(tǒng)。在進行檔案資料信息編目時，需要嚴格的按照規(guī)章制度進行劃分，降低檔案管理的風險，進行區(qū)域內(nèi)的資料信息有效管理。在進行系統(tǒng)開發(fā)時，需要根據(jù)資料的特點，以及資料的使用便民程度進行子系統(tǒng)的編目。3）檢索查詢子系統(tǒng)。設定信息檢索與查詢平臺，可以對檔案資料區(qū)域進行全方位定位處理，提高資源開發(fā)與技術利用模式，促進區(qū)資源利用與建設的高效率發(fā)展。查詢相關的規(guī)定，以及對結果，主題等進行查詢時可以更快給出結果，設置相關的關鍵詞，為系統(tǒng)查詢提供幫助，同時設置截圖，打印，排序等功能對建筑技術資料進行歸納。

4 結語

有效的資料管理不僅可以提高最終技術應用的質量，也可以確保街道辦事處在人員檔案項目中進行良好的發(fā)展。街道辦事處想要在競爭中取得進步，需要加強對裝修資料的管理，保證資料的真實性，促使資料的存儲得到保證，以真實為目標的不斷提高資料的質量。提高人員檔案資料的管理，對資料管理人員進行監(jiān)督管理，提高街道辦事處競爭力，提高人員的自身能力。