劉志平

摘要：ERP是現(xiàn)代企業(yè)管理質(zhì)量提升的重要手段，也是從根本上改變傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部控制及管理工作模式的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在眾多企業(yè)爭相應用ERP系統(tǒng)，希望能夠有助于管理質(zhì)量加強的同時，卻也出現(xiàn)了許多新的問題及風險。本文以物業(yè)管理公司為例，結(jié)合ERP系統(tǒng)運行特點，談談在ERP系統(tǒng)運行環(huán)境下所可能產(chǎn)生的風險，并提出若干有利于風險防控的方法及手段，以供參考。

關(guān)鍵詞：物業(yè)公司;ERP系統(tǒng);風險防控

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃的簡稱，ERP系統(tǒng)的應用目的是為了提升企業(yè)資源配置的合理性，強化企業(yè)管理工作的具體質(zhì)量和水平，從而促使整個企業(yè)的市場競爭綜合實力明顯提升。ERP系統(tǒng)，不僅僅是一個管理系統(tǒng)，它對企業(yè)管理的模式及管理觀念也具有革新意義。ERP系統(tǒng)希望通過高效率的自動化信息處理來實現(xiàn)企業(yè)人力物力財力的優(yōu)化組合，提速內(nèi)部管理，加強企業(yè)全面運轉(zhuǎn)。尤其是物業(yè)管理公司，其特點是資金密集、人員眾多，涉及范圍也較廣，如果能夠有效應用ERP系統(tǒng)幫助企業(yè)進行管理，必然能夠?qū)崿F(xiàn)管理品質(zhì)的有效突破。但是，在具體應用活動中，ERP系統(tǒng)帶來企業(yè)的不僅是預期的管理增效，同時也帶來了許多新的問題與研究課題，需要企業(yè)管理者、經(jīng)營者有效應對。

一、ERP系統(tǒng)新特點

ERP系統(tǒng)的應用，宗旨在于提升企業(yè)管理質(zhì)量、效率，降低相應管理成本，實現(xiàn)精益化企業(yè)管理。但是，ERP系統(tǒng)大大區(qū)別于傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式，ERP系統(tǒng)運作更為復雜、信息化水平更高、對企業(yè)管理人員的素質(zhì)要求也大大提高。ERP系統(tǒng)的運行，徹底改變了物業(yè)公司原有的管理流程及業(yè)務程序。在過去很長一段時間內(nèi)，物業(yè)公司的各項業(yè)務開展，諸如內(nèi)部管理、小區(qū)安全保衛(wèi)管理、公共區(qū)域清潔維護、小區(qū)植被綠化養(yǎng)護、消防安全管理維護都需要經(jīng)過層層管理及權(quán)限確定，這種管理模式雖然能夠在一定程度上強化管理質(zhì)量、有效約束人員及部門工作和維護正常管理秩序。但是，隨著物業(yè)公司業(yè)務開展種類的增多、人員數(shù)量的增多以及新興項目的不斷開發(fā)，等級式管理也暴露出了自己的一些問題，如管理層人員過多、管理權(quán)限存在交叉、權(quán)責義務難以有效界定、各項管理信息及數(shù)據(jù)傳遞存在滯后等，這都大大制約了物業(yè)管理公司的管理水平提升。在ERP系統(tǒng)運行環(huán)境下，將等級式管理模式逐漸“扁平化”，減少了管理中間層的比重，降低了管理人員的數(shù)量，加快了信息傳遞速度，讓企業(yè)決策者能夠在更短的時間內(nèi)獲取有效信息，幫助決策的科學制定和執(zhí)行。但是，ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)管理模式的差別也就帶來了一些新的管理研究重點和風險觸發(fā)點，需要我們加大工作力度進行研究和應對措施研究。

二、物業(yè)公司ERP系統(tǒng)運行可能的風險分析

ERP系統(tǒng)能夠幫助物業(yè)公司大大提升管理效率，但同時也帶來了一些以前未曾遇到甚至未曾考慮過的新風險和新問題。具體來說，由ERP系統(tǒng)運行所帶來的新風險主要有幾個方面。

首先，管理流程新風險。扁平化的企業(yè)管理新模式能夠縮短數(shù)據(jù)信息傳遞時間、提高信息傳遞的真實性和時效性，讓各項管理活動都更加自動化與智能化。但是，由于扁平化管理，也容易在減少工作人員的同時出現(xiàn)一人兼任多職的現(xiàn)象，這在某些關(guān)鍵部門和管理環(huán)節(jié)來說，容易導致監(jiān)督約束缺失，從而產(chǎn)生各種人為因素風險，破壞管理秩序。其次，由于ERP系統(tǒng)所要求的管理環(huán)境秩序性更高，要求每個環(huán)節(jié)的配合度和協(xié)作性也更強，所以，如果管理流程中出現(xiàn)任何疏漏或滯后，都有可能影響到整個管理系統(tǒng)的有序運轉(zhuǎn)，這也對企業(yè)的管理規(guī)范性與精確性提出更高要求。

其次，制度不完善的風險。ERP系統(tǒng)不僅僅是一個獨立的管理系統(tǒng)，要實現(xiàn)其管理有序，還需要進行有針對性的制度研究及推行。但是，就目前的情況來看，許多物業(yè)公司雖然在嘗試ERP系統(tǒng)應用，卻在制度建設(shè)方面缺乏系統(tǒng)性和針對性，尤其是在以ERP系統(tǒng)為核心的績效考核和績效評價方面，涉及甚少，這就讓ERP系統(tǒng)難以在管理內(nèi)部真正得到重視，無法打造有利于ERP系統(tǒng)有序運行的內(nèi)部環(huán)境。

再次，缺乏有效監(jiān)督約束機制。許多企業(yè)管理者在看到ERP系統(tǒng)運行優(yōu)勢的同時，著手了大規(guī)模的減員、合并管理部門，雖然減員與合并并不是完全沒有益處，但想要實現(xiàn)減員減耗和效率提升的雙重目的，就必須真正落實監(jiān)督約束機制建設(shè)。尤其是需要加強內(nèi)部審計及外部監(jiān)督環(huán)境打造，否則，減員減耗只會給企業(yè)帶來更多的管理麻煩，不僅無法發(fā)揮出ERP系統(tǒng)的管理優(yōu)勢，甚至會影響到物業(yè)公司的正常運作，造成更多運行風險。

再次，ERP系統(tǒng)運行依托的是高效率、自動化的管理網(wǎng)絡(luò)，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展管理活動，必然離不開網(wǎng)絡(luò)安全及網(wǎng)絡(luò)維護等相關(guān)問題。這不僅需要我們有網(wǎng)絡(luò)安全管理意識，更加需要有針對性管理制度和具體細則。如果缺乏這些必要因素，各種網(wǎng)絡(luò)安全問題、病毒、木馬、惡意程序等，必然會擾亂企業(yè)的管理，而借由網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，給企業(yè)造成更大程度的經(jīng)濟損失與信譽損害。

最后，依托網(wǎng)絡(luò)及管理系統(tǒng)開展的管理活動，就必須保證各種管理設(shè)備、存儲設(shè)備等的安全穩(wěn)定運行，所以ERP系統(tǒng)對于物理環(huán)境的要求也更高，要求我們從設(shè)備存放地點、管理流程、人員素質(zhì)、技術(shù)能力等眾多方面進行科學量化管理，避免物理因素的運行風險發(fā)生。

三、物業(yè)公司ERP系統(tǒng)運行風險應對措施研究

前文我們就當前物業(yè)公司的傳統(tǒng)管理模式和ERP系統(tǒng)管理模式的區(qū)別進行了比較，ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢相當明顯，但同時也給我們提出了更多管理方面的要求，以及容易出現(xiàn)的新風險也需要我們投入更多精力和時間進行應對措施研究。筆者認為，強化物業(yè)公司ERP系統(tǒng)運行風險的管控，應該重視以下幾個方面。

（一）樹立ERP管理新觀念

管理體系應用不僅僅在于程序的應用和制度的建立，更重要的是要從管理意識上明確其管理重點以及對企業(yè)管理活動健康開展所具有的積極意義。要真正把ERP系統(tǒng)裝進腦子里，滲透與行動中。尤其是企業(yè)管理者和領(lǐng)導者，要深入學習ERP系統(tǒng)管理理論，并結(jié)合物業(yè)公司管理特點，尋找適合的管理途徑和側(cè)重點，這樣才能夠站在全局的高度進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，實現(xiàn)內(nèi)部管理環(huán)境的有效打造。

（二）加強崗位監(jiān)督及部門間協(xié)調(diào)

在ERP系統(tǒng)運行下，在某些管理部門的人員任用方面，或許會存在一人兼任多職其效率高于一人一崗的情況，而一人兼任多崗也并不完全是不可取的崗位設(shè)置方式。但是，為了避免一人兼任多職造成的監(jiān)督約束失效問題，我們應該對崗位設(shè)置分門別類的進行處理。對于基層管理活動及崗位，如清潔衛(wèi)生、綠化維護等，可以進行多崗合并，提高人員工作效率，減少人員用工成本。但，對于諸如財務管理、會計出納、收支管理等崗位，必須堅持崗位相分離原則，杜絕一人多職現(xiàn)象出現(xiàn)。并在關(guān)鍵崗位堅持專人專崗的同時，加強相關(guān)崗位之間的監(jiān)督和約束力度，同時還可以推行定期輪崗制度，這樣能夠有效避免長期任職與謀職而滋生利己主義思想，還能夠幫助相關(guān)崗位工作人員更加熟悉其他崗位工作流程，提升崗位間的協(xié)作性和配合度，從管理部門銜接方面提高ERP系統(tǒng)運行效率，避免因為反應滯后造成的管理風險。

（三）加強監(jiān)督約束機制建設(shè)

在內(nèi)部審計制度建設(shè)方面，要以ERP系統(tǒng)運行的高效、有序為工作重點，不僅要針對部門銜接、任務完成情況進行審計與考核，同時也要就管理層是否有效發(fā)揮管理作用進行監(jiān)督和審計，確保管理層、執(zhí)行層都能夠為ERP系統(tǒng)健康運行做出自己的貢獻。

（四）加強網(wǎng)絡(luò)及物理環(huán)境安全管理

在網(wǎng)絡(luò)安全管理方面，首先要針對物業(yè)公司具體業(yè)務開展情況進行安全軟件的開發(fā)和應用，加強數(shù)據(jù)分類，實現(xiàn)高效率精確化管理。尤其是對于棚戶區(qū)改建房、采煤沉陷區(qū)住房，更需要有區(qū)別有強調(diào)的進行數(shù)據(jù)安全管理，避免管理疏漏給住戶、給政府造成不必要的損失和麻煩。其次，要通過有效的網(wǎng)絡(luò)管理權(quán)限設(shè)置來杜絕越權(quán)越級操作行為的產(chǎn)生，避免外來入侵及內(nèi)部違規(guī)人員行為造成的運行風險和經(jīng)濟損失。在物理環(huán)境安全管理方面，要重視機械設(shè)備存放地點的環(huán)境維護，避免自然氣候變化等因素給設(shè)備造成的不安全影響。此外，還要針對設(shè)備管理的特殊要求進行專門的人員招聘和培訓，確保物理層面的管理始終適應ERP系統(tǒng)運行要求。

參考文獻：

[1]肖超平.ERP系統(tǒng)風險控制探究[J].中國管理信息化，2016 （1）.

[2]周韜.ERP系統(tǒng)風險管理研究[J].財會月刊，2015 （12）.