史大貴

摘要：正是因為學校檔案利用服務不僅能夠?qū)崿F(xiàn)社會效益，還對提升學校自身的經(jīng)濟效益有著至關重要的影響。所以，積極的創(chuàng)新與完善學校檔案利用服務則具有十分重要的現(xiàn)實意義。本文即對推進學校檔案使用服務的途徑與方法展開粗淺的探討，提出幾點個人建議，以供廣大同行參考借鑒。

關鍵詞：學校檔案;檔案利用;途徑與方法

前言：

隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，越來越多的人認知到檔案的重要性，檔案管理工作也從保存逐漸轉(zhuǎn)移到利用服務至上，學校檔案管理工作亦如此。特別是相較于其他的檔案利用服務而言，學校檔案利用服務不僅能夠為人才培養(yǎng)提供重要的檔案資源支持，還能夠為社會提供教育、科研等諸多方面的信息服務，即實現(xiàn)了社會效益，又提升了自身的經(jīng)濟效益。所以，推進學校檔案利用服務至關重要，為此以下即對推進學校檔案利用服務的途徑與方法加以粗淺的闡述。

1.對編研工作進行改進與創(chuàng)新

截止到目前為止仍就有不少學校的檔案管理工作，因為種種原因的影響，以至于一些價值相對較高的檔案卷宗、案卷被分散要學校的各個部門中，而這種過于零散的檔案存儲狀態(tài)也造成了學校檔案信息孤島現(xiàn)象，這對檔案利用十分不利。所以，筆者認為要想推進學校檔案利用服務，就必須要對編研工作加以創(chuàng)新與改進，對零散的檔案進行統(tǒng)一，實現(xiàn)系統(tǒng)化，以便于用戶的查閱。

為此，就必須要在檔案管理新理念的指導下，以服務本校為主，服務社會為輔的編研目標，進一步托大學校檔案的服務范圍，使學校檔案利用服務逐步走向社會化。介于此學校檔案的編研人員就必須要充分的了解并且掌握學校各部門以及社會主要用戶的真實需求，引入師生參與制度，創(chuàng)造出高質(zhì)量、深層次的編研精品，面向?qū)W校和社會推出編研成果，從而更好的滿足各類用戶的需求。同時，為了更好的提升學校檔案服務的社會影響力，學校檔案內(nèi)容就應該向著更為廣泛，更為豐富的方向進行資源搜集，進行信息深加工，并且采取多元宣傳方式，比如縱向聯(lián)合、橫向聯(lián)合、跨行業(yè)聯(lián)合等方式，充分利用各種展覽，以達到宣傳學校檔案服務的根本目的。

2.強化檔案的知識服務

所謂的知識服務就是指將檔案的文獻單元轉(zhuǎn)變成為知識單元，以此來提供學術(shù)層面上的服務，而這恰恰有利于推進檔案利用服務。為此筆者認為檔案管理人員可以結(jié)合學校檔案服務的實際特點，從優(yōu)化參考咨詢服務結(jié)構(gòu)以及主動提供信息服務這兩個方面入手，以此強化檔案的知識服務。

優(yōu)化參考咨詢服務結(jié)構(gòu)是指檔案部門要結(jié)合用戶的實際需求，提供個性化知識服務。如，電子郵件服務、網(wǎng)頁參考咨詢服務、虛擬參考咨詢服務等。活動提供信息服務則是指學校的檔案管理部門要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，根據(jù)用戶的日常信息檢索種類，對用戶加以分組，主動向用戶們推動檔案信息服務。需要注意的是對于專業(yè)主題信息服務，學校檔案部門可根據(jù)用戶需求，將相關檔案資源、服務與工具進行整合，形成有針對性、持續(xù)性的主題檔案信息，推送給有針對性需求的用戶。

3.加強檔案信息化建設

進一步強化對學校檔案信息化的建設工作，不僅有利于推動學校檔案利用服務，也是學校檔案管理的主要發(fā)展趨勢。所以，筆者認為要想推進學校檔案利用服務，學校就必須要充分認識到構(gòu)建檔案信息化的重要性，給予檔案信息化建設足夠的重視。

檔案信息數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)建設、檔案服務網(wǎng)絡建設等均是檔案信息化建設的主要內(nèi)容。而要想做好這些內(nèi)容的建設，首先就應該結(jié)合學校的實際情況，對檔案信息標準建設加以完善，從而構(gòu)建一個技術(shù)保障體系，使檔案服務網(wǎng)絡、檔案信息系統(tǒng)更加具有安全性與規(guī)范性。同時，學校還應該將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成為數(shù)字資源，可以選擇全部館藏數(shù)字化，或者將使用頻率高、價值高的檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。并且還要對數(shù)字化后的檔案資源實施規(guī)范的著錄，實現(xiàn)檔案信息資源共享，以此來發(fā)揮檔案信息資源的最大效用。

4.做好學校特色檔案資源的開發(fā)

許多學校中都具備自己獨特的具有價值的檔案資源，而這部分檔案資源往往都是以靜態(tài)形式深埋在檔案之中，無法被用戶借閱，也就降低了檔案的利用效率與服務水平。所以，要想大力的拓展學校檔案利用服務，就應該做好這部分特色資源的開發(fā)利用，從而吸引更多的用戶借閱、使用。

一方面，應該從合理的制定歸檔范圍入手。也就是說學校的檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，要突出精品意識，進一步提高檔案質(zhì)量，確保入館資源的比例要協(xié)調(diào)，能夠充分的突出學校的特色檔案。并且要改變原有的資源守成型檔案歸檔理念，轉(zhuǎn)變成為用戶導向型，如學校發(fā)生的重大活動、科研項目、重大改革工程等內(nèi)容都要最為重點歸檔的信息資源;另一方面，要進一步拓展學校檔案的史料征集渠道。這是因為現(xiàn)如今的學校檔案服務并不僅僅是面對學校用戶，還需要面對大量的社會用戶。因此，學校的檔案內(nèi)容也不應該僅僅包含學校的相關資源，還應該向校外資源進行延伸。所以在檔案史料的征集過程中，要進一步拓展自身的征集渠道，如館內(nèi)外結(jié)合、校內(nèi)外結(jié)合、網(wǎng)上網(wǎng)下結(jié)合、國內(nèi)外結(jié)合等。有條件的學校還可以與其他的學校構(gòu)建檔案聯(lián)盟，建設檔案信息網(wǎng)絡，從而更好的實現(xiàn)檔案資源共享，做到優(yōu)勢互補。

結(jié)束語：

綜上所述，本文筆者就推進學校檔案利用服務的途徑與方法展開粗淺的探討，也是希望通過本文筆者的粗淺闡述，能夠推進學校檔案管理工作效率的有效提升，同時促進學校檔案服務工作水平的穩(wěn)步提高，從而更好的服務于教育事業(yè)，并為社會公眾提供更加有用的信息支持。

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