宋婷婷

我國(guó)作為體育大國(guó)，體育事業(yè)一直保持著較快的發(fā)展速度，而隨著體育事業(yè)不斷發(fā)展，對(duì)體育檔案管理工作的要求也不斷提高，體育系統(tǒng)賽事檔案尤其是電子檔案在體育賽事活動(dòng)中發(fā)揮著越來越重要的作用。秦皇島市作為中國(guó)唯一一個(gè)成功舉辦過亞運(yùn)會(huì)和奧運(yùn)會(huì)的地級(jí)城市，體育系統(tǒng)賽事檔案尤其是電子檔案在賽事過程中起著至關(guān)重要的作用。本文以2018年秦皇島國(guó)際馬拉松錦標(biāo)賽為例說明體育系統(tǒng)電子檔案在體育工作中的應(yīng)用。

一、體育系統(tǒng)電子檔案的作用日益明顯

體育系統(tǒng)賽事檔案是指重大體育活動(dòng)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、聲像、電子文件、圖冊(cè)、標(biāo)志性實(shí)物等不同載體形式的歷史記錄，包括體育賽事的策劃、籌備、舉辦、總結(jié)等各個(gè)發(fā)展階段。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案載體也由紙質(zhì)形式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案形式，電子檔案在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)更加明顯。

作為重大賽事的歷史記錄，真實(shí)記錄了相關(guān)重大體育賽事在賽事策劃、籌備、舉辦、總結(jié)等發(fā)展過程的全部信息，加之現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，賽事過程中所形成的檔案更加直觀，更具有說服力，其真實(shí)性、可靠性強(qiáng)。依據(jù)體育賽事檔案，工作人員在協(xié)調(diào)各部門工作，總結(jié)相關(guān)重大體育賽事舉辦經(jīng)驗(yàn)，制定賽事相關(guān)工作計(jì)劃，解決各類賽事參與者信息需求等問題過程中少走彎路事半功倍，更好地為參賽運(yùn)動(dòng)員提供周到、細(xì)致服務(wù)，提高參賽者滿意度。同時(shí)也加強(qiáng)了社會(huì)各界對(duì)檔案的認(rèn)知度，提高檔案工作社會(huì)貢獻(xiàn)度。

二、賽前部署高效有序

2018年秦皇島國(guó)際馬拉松暨全國(guó)馬拉松錦標(biāo)賽于5月12日舉辦。依據(jù)賽事要求，2018年初，查閱前幾年馬拉松賽事電子檔案資料，參考之前馬拉松賽前準(zhǔn)備工作，賽中運(yùn)營(yíng)工作及賽后收尾工作。對(duì)重點(diǎn)工作、難點(diǎn)問題、關(guān)鍵環(huán)節(jié)及重要時(shí)間截點(diǎn)作出部署，在總結(jié)歷年辦賽經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，制定《2018年馬拉松總體工作方案》《目標(biāo)責(zé)任分解表》《倒排工期表》開展工作。

在連續(xù)幾年成功舉辦馬拉松的基礎(chǔ)上，秦皇島市體育局借助電子檔案，掌握有效數(shù)據(jù)，制定合理的路線。本屆國(guó)際馬拉松的起點(diǎn)為承辦過奧運(yùn)賽事的秦皇島市奧體中心，途徑濱海大道、繞北戴河海濱風(fēng)景區(qū)，再折返起點(diǎn)，賽道為秦皇島最美的沿海風(fēng)景線。

依照慣例，對(duì)接相關(guān)部門，賽前每天查詢天氣預(yù)報(bào)、空氣濕度情況、更新比賽信息、制作開幕式方案、對(duì)接招商公司、運(yùn)動(dòng)員落位圖、海拔圖、修訂賽道布置方案，召開秘書部工作會(huì)，組織全市相關(guān)部門參會(huì)研討馬拉松事宜。同時(shí)起草撰寫馬拉松賽事工作相關(guān)文件和文字材料，向總局、省局、組委會(huì)、市政府匯報(bào)馬拉松階段性工作開展情況。5月1日完成了秩序冊(cè)、服務(wù)手冊(cè)等編印工作。

大型賽事中體育電子檔案的應(yīng)用，為新一期賽事的舉辦提供了良好的指導(dǎo)作用，依靠這些賽事檔案，節(jié)省了賽前大量時(shí)間，為賽事實(shí)踐演練爭(zhēng)取更多的寶貴時(shí)間。

三、賽中服務(wù)讓社會(huì)效益顯著

2018年國(guó)際馬拉松錦標(biāo)賽，為了更好地服務(wù)參賽運(yùn)動(dòng)員，啟動(dòng)了“創(chuàng)新辦賽”的理念活動(dòng)。在秦皇島市體育局大型體育賽事檔案記錄中，收錄了歷屆大型比賽的服務(wù)模式、服務(wù)方式、特色亮點(diǎn)、裁判員培訓(xùn)、志愿者選拔的信息記錄。

秦皇島市體育局一方面對(duì)每項(xiàng)工作進(jìn)行了認(rèn)真梳理、研究和對(duì)接，制定了定人、定崗、定責(zé)、定時(shí)的工作方案。另一方面在往屆已有的服務(wù)基礎(chǔ)上，大膽創(chuàng)新。自4月7日—12月31日，對(duì)報(bào)名成功的全程馬拉松運(yùn)動(dòng)員實(shí)施本市景區(qū)、景點(diǎn)門票免費(fèi)的優(yōu)惠政策。將飲水、飲料站自30km后，改為每1km設(shè)置一個(gè)飲水、飲料站，這在國(guó)內(nèi)馬拉松賽場(chǎng)上是唯一的;繼續(xù)加大補(bǔ)給力度，賽道補(bǔ)給點(diǎn)在往年配備香蕉、面包、小番茄、補(bǔ)液鹽、糖塊、水、飲料、巧克力的基礎(chǔ)上添加能量膠補(bǔ)給與賽后啤酒，充分與國(guó)際接軌，幫助跑友盡快恢復(fù)體能。充分的參賽補(bǔ)給與熱情濃烈的旅游政策得到了廣大參賽運(yùn)動(dòng)員的一致贊譽(yù)，馬拉松大賽前與交管部門溝通，并查詢電子檔案記錄，臨時(shí)調(diào)整公交運(yùn)營(yíng)路線12條，為出行不方便的大眾提供便利，此次馬拉松大賽為推介秦皇島，宣傳秦皇島起到了很好的社會(huì)效果。

四、賽后加強(qiáng)體育系統(tǒng)電子檔案管理

（一）建立健全電子檔案管理制度

建立健全科學(xué)的檔案管理制度對(duì)大型體育賽事的指導(dǎo)、服務(wù)工作意義重大。一是制定明確的檔案管理人員崗位管理制度。檔案的收集、保管、利用要有專人負(fù)責(zé)，明確工作人員的職責(zé)范圍，做到職權(quán)分明。二是結(jié)合各體育部門的具體情況，制定相應(yīng)的各項(xiàng)具體管理制度，如各體育部門要制定體育賽事檔案收集、整理、利用制度以及體育賽事電子檔案管理實(shí)施細(xì)則等。賽后及時(shí)收集，確保檔案齊全完整，并進(jìn)行規(guī)范整理。

（二）實(shí)現(xiàn)體育電子檔案信息化

檔案信息化是在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足社會(huì)檔案需求，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。

體育賽事檔案具有很強(qiáng)的應(yīng)用性和時(shí)效性。因此，對(duì)已歸檔的傳統(tǒng)紙質(zhì)體育賽事檔案要盡快數(shù)字化，對(duì)收集歸檔的體育系統(tǒng)電子檔案按照電子文件的管理方法進(jìn)行管理。最大限度地實(shí)現(xiàn)體育系統(tǒng)檔案的信息化，實(shí)現(xiàn)資源共享，更好的服務(wù)現(xiàn)代體育賽事活動(dòng)。在推廣重大體育賽事過程中，這些電子檔案真實(shí)的再現(xiàn)了賽事過程中所發(fā)生的各種激勵(lì)人心的場(chǎng)景。富含人文氣息的開幕式和閉幕式，凝聚賽事理念的會(huì)徽、吉祥物，參賽者的不畏艱難、奮勇拼搏，志愿者的無私奉獻(xiàn)，其他工作者的一絲不茍等等，都成為宣傳賽事、擴(kuò)大賽事影響力的有利武器。

（三）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力

檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，電子檔案的保管，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)。盡量挑選政治素質(zhì)好，具備一定體育賽事服務(wù)經(jīng)驗(yàn)的人員從事這項(xiàng)工作。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到檔案管理工作的水平，因此采取多層次、多渠道、多形式的方法，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行體育電子檔案管理知識(shí)的相關(guān)培訓(xùn)，進(jìn)而提升業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)具有責(zé)任精神和敬業(yè)精神，在工作中樹立超前意識(shí)，主動(dòng)摸索檔案管理工作的規(guī)律，優(yōu)化電子檔案管理工作，不斷提高體育賽事的電子檔案服務(wù)水平。

（四）加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保管

由于電子檔案獨(dú)有的特點(diǎn)使其保存的時(shí)候與紙質(zhì)檔案有所不同，主要是指對(duì)于硬件載體的安全保管。不僅要求對(duì)檔案的操作合理規(guī)范，而且需要國(guó)家加大投入力度，制定相應(yīng)的法律法規(guī)，采取積極有效的措施加強(qiáng)對(duì)電子檔案文件保護(hù)，有效地延長(zhǎng)其壽命。

1、實(shí)行備份制。每套體育系統(tǒng)電子檔案均按要求實(shí)行備份制，一式三份，使用光盤或硬盤，有條件的可以實(shí)行異地備份。對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，每年進(jìn)行一次抽檢，以確保電子檔案信息的可靠性和安全性。

2、加強(qiáng)病毒防范。保存體育系統(tǒng)電子檔案的電腦最好是單機(jī)，不聯(lián)外網(wǎng)，防止病毒入侵。同時(shí)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的盤不帶病毒。

3、掌握信息修復(fù)技術(shù)。如信息一旦被破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施、計(jì)算機(jī)病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)技術(shù)等。

4、加強(qiáng)安全設(shè)施設(shè)備建設(shè)。保管體育系統(tǒng)電子檔案的庫房應(yīng)安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)、紅外感應(yīng)系統(tǒng)及其他類型的視頻監(jiān)控裝置。庫房門應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)及防盜感應(yīng)裝置，有條件的應(yīng)安裝高技術(shù)含量的防介入報(bào)警系統(tǒng)。同時(shí)安裝溫濕度調(diào)控和防電磁等設(shè)施，各種設(shè)施設(shè)備要定期檢查與維護(hù)，保證運(yùn)行狀態(tài)良好，確保檔案的安全。

體育系統(tǒng)電子檔案的應(yīng)用前景是廣闊的，我們應(yīng)當(dāng)在這條路上不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案工作水平的不斷提高。

（作者單位：秦皇島市體育局）