齊亮

摘要：檔案信息較為完整地記錄了基層單位的發(fā)展歷程。然而，隨著基層事業(yè)單位的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了大量的檔案信息。作為基層事業(yè)單位，只有不斷更新與優(yōu)化檔案信息管理方式，方可以更好地提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。本文分析了基層事業(yè)單位檔案管理信息化管理途徑。希望相關工作者可以從中得到一定的幫助。

關鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;信息化管理;途徑

1 引言

檔案信息數(shù)量的急劇增長，帶來的往往是檔案管理人員工作量的逐步加大。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)檔案管理工作逐步加大了信息化建設力度。盡管如此，實際的檔案管理信息化建設水平會受到管理人員綜合素養(yǎng)、基礎設施建設水平、檔案管理制度等諸多因素的影響。以下內(nèi)容從基層檔案信息化管理重要性、存在問題與解決對策三個方面進行了相應闡述。

2 檔案信息化管理的重要性

首先，充分挖掘現(xiàn)有檔案信息價值?；鶎邮聵I(yè)單位在不斷發(fā)展過程中，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量逐步增加，且數(shù)據(jù)涉及范圍逐步擴大，這也在一定程度上加大了檔案信息管理難度。過往傳統(tǒng)檔案管理方法多依托人工，這不僅會降低檔案管理效率，也需要投入大量的人力，無形當中加大了基層事業(yè)單位檔案管理資金投入。此外，工作人員自身素養(yǎng)較低，也無法保證檔案信息精準性。此時，引入計算機信息技術(shù)，則可以為檔案信息調(diào)取、利用檔案信息創(chuàng)造了良好條件。

其次，推動檔案管理工作順利進行。依托信息技術(shù)，管理人員可以高效地完成檔案信息收集、錄入、歸檔、存儲等諸多操作。此外，從管理質(zhì)量來看，依托計算機技術(shù)，可以將人工操作引發(fā)的工作失誤有效規(guī)避掉，進而全面提升檔案管理工作質(zhì)量。

3 檔案信息化管理現(xiàn)實問題

3.1 未對檔案信息潛在價值進行深度開發(fā)

檔案信息較為完整地記錄著單位發(fā)展過程中的人力、物力與財力等發(fā)展變化。這不僅可以為單位決策提供充足的數(shù)據(jù)信息支持，也可以為其他各項工作順利推進創(chuàng)造良好條件。盡管如此，在檔案信息化建設過程中，仍因資金有限、管理人員專業(yè)素養(yǎng)等諸多因素，影響到檔案信息化管理平臺建設質(zhì)量，無法發(fā)揮出檔案信息的最大價值。

3.2 檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)參差不齊

在現(xiàn)實中，有些基層單位并未結(jié)合現(xiàn)實發(fā)展需要，科學合理選聘檔案管理人員，導致管理隊伍整體素養(yǎng)欠佳，阻礙到檔案管理信息化建設順利進行。此外，有些基層單位，并未在檔案管理上投入過多的精力，甚至并未設置相關的信息化管理部門或者工作場地。且部分檔案管理崗位多為兼職，人員流動性大。一旦交接工作不到位，將會直接影響到檔案的完整性與精準性。

3.3 檔案管理規(guī)范缺乏科學合理性

有些基層單位在開展檔案管理工作前，并未制定出科學合理的檔案管理規(guī)范，使得檔案管理工作無章可循。同時，由于未將檔案管理責任落實到個人，使得檔案管理工作雜亂無章，影響到工作效率與質(zhì)量，且在出現(xiàn)問題時，無法及時追究相關工作人員的責任。此外，由于工作人員因操作不當，影響到信息精準性，或者因點擊不安全頁面，導致黑客攻擊，以及出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞等。

4 檔案信息化管理途徑

4.1 提升檔案管理信息化基礎設施建設水平

首先，加大資金投入，采購高質(zhì)量的硬件設施，如掃描儀、電腦等硬件設備。其次，提升軟件設施水平?；鶎訂挝豢梢越Y(jié)合檔案管理需要，購置完善的信息化管理系統(tǒng)或者加大自主研發(fā)力度，研制出符合現(xiàn)實需要的工作軟件。最后，嚴把檔案信息安全?；鶎訂挝恍枰龊脵n案信息備份工作，防止檔案信息因個人操作不當?shù)葍?nèi)外因素影響到信息完整性。

4.2 完善檔案信息化規(guī)章制度

首先，基層單位需結(jié)合工作需要，制定出健全的信息采集制度、準入制度與歸檔制度等。比如，在信息錄入環(huán)節(jié)，檔案管理人員需要核實信息來源與安全性，保證錄入系統(tǒng)內(nèi)的信息安全性與精準性。通過細化各個工作環(huán)節(jié)，有助于工作人員嚴格按照各個環(huán)節(jié)工作標準合理安排工作。其次，制定健全的考核制度與監(jiān)管制度。作為檔案管理人員，需要嚴格按照制度規(guī)范展開相關操作，且一旦出現(xiàn)違規(guī)行為，及時追究工作人員的責任，并將其日常表現(xiàn)與薪資相掛鉤，以此來調(diào)動起員工的工作積極性與責任意識。

4.3 加強檔案管理團隊建設

首先，基層單位需要嚴把人才選聘。全面考察應聘者的工作經(jīng)驗、工作技能、職業(yè)道德等，保證所選聘的人員符合工作需要。其次，做好繼續(xù)教育工作。為了滿足現(xiàn)實發(fā)展需要，單位要定期組織技能培訓，來提升管理人員的工作能力，幫助管理人員掌握先進的檔案管理知識。最后，管理人員需要發(fā)揮主觀能動性，提升自身的管理能力。在實際的管理工作中，難免會遇到一些問題，管理人員需要結(jié)合日常遇到的問題，及時制定應急預案，有效應對同類問題。

4.4 確保檔案信息化管理安全可靠

首先，基層單位需要對信息技術(shù)有個全面的了解。盡管信息技術(shù)具有著便捷性，但是電子檔案信息安全性仍然會受到諸多內(nèi)外因素的影響。因此，單位需要結(jié)合工作實際制定出健全的安全管理制度。其次，單位積極進行信息安全知識普及，提升員工與管理人員的檔案信息安全意識。最后，檔案管理人需要加大信息錄入、歸檔與整理多個環(huán)節(jié)的工作嚴謹性，嚴防檔案信息因個人失誤等原因出現(xiàn)泄漏問題。

5 結(jié)論

總之，信息化背景下，基層事業(yè)單位應逐步意識到信息技術(shù)與數(shù)據(jù)信息在推動企業(yè)發(fā)展中所扮演的重要作用。作為基層單位，只有不斷順應時代發(fā)展趨勢，積極運用信息技術(shù)，方可以提升檔案管理質(zhì)量與效率。本文結(jié)合基層事業(yè)單位檔案管理中存在的一些實際性問題，進行了相應分析。由于各個基層單位實際情況具有著差異性，因此，各個單位可以從實際出發(fā)，在借鑒先進經(jīng)驗的基礎上，有針對性地制定出符合自身發(fā)展需要的檔案信息化管理方法。希望以上分析可以給相關工作者帶來一定的參考，并促進基層檔案信息管理工作的順利進行。

參考文獻

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