石莉莉

摘要：我國現(xiàn)在處于信息技術(shù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)成了生活中必不可少的工具，互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展和完善，使得人們的各種信息也被錄入到計(jì)算機(jī)中，這也就產(chǎn)生了大量的電子檔案。電子檔案具有保存價(jià)值、由計(jì)算機(jī)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式記錄下信息。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，管理人員要想查詢某一資料時(shí)可以在較短的時(shí)間內(nèi)通過計(jì)算機(jī)的功能查找到，但是對于計(jì)算機(jī)的技術(shù)使用，還需要檔案管理者不斷的學(xué)習(xí)。因此，做好電子檔案的管理可以提高工作人員的工作效率，鑒于此，本文主要討論如何完善電子檔案管理。

關(guān)鍵詞：電子檔案;完善管理;措施

引言：

檔案管理在各類工作中是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，在當(dāng)下時(shí)代中，我國的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，對電子檔案的管理也有重要的促進(jìn)作用。如果要想電子檔案管理能夠持續(xù)發(fā)展，那么就需要不斷地完善。雖然信息技術(shù)的進(jìn)步為電子檔案的管理帶來了技術(shù)支撐，但是也帶來了潛在的危險(xiǎn)，如現(xiàn)在的黑客越來越多，一旦電子檔案被泄露，那么人們的信息就會被不法分子所利用，這會對人民的生活造成嚴(yán)重的影響，進(jìn)而會威脅到整個(gè)社會的秩序。因此，督促各部門做好檔案管理工作，能夠使檔案管理事業(yè)順利進(jìn)行，為今后的發(fā)展打下了良好的基礎(chǔ)。

一、檔案管理存在的問題

電子檔案管理中存在的問題主要有以下幾點(diǎn)：一、工作意識薄弱，檔案法制觀念不強(qiáng)。我國檔案管理中各個(gè)部門需要相互協(xié)調(diào)才能促進(jìn)檔案管理工作的順利實(shí)行，檔案部會充分利用某月進(jìn)行檔案管理的宣傳、知識競賽等形式來加強(qiáng)《檔案法》的宣傳，同時(shí)與各部門聯(lián)合開展檔案行政法檢查。但實(shí)際上，很多部門認(rèn)為《檔案法》是一部制約力不強(qiáng)的法律，而且與自己的部門沒有多大的關(guān)系，把檔案管理知識的學(xué)習(xí)都?xì)w于檔案行政部^[2]。這就導(dǎo)致了部門產(chǎn)生了“事不關(guān)己高高掛起”的思想，這反映了他們對檔案工作的重視度和支持力不足。二、檔案管理的利用率低、質(zhì)量差、檢索效率不高。通過調(diào)查，檔案管理的質(zhì)量與利用率之間存在一定的差別，例如一些單位對于檔案的分類不合理，導(dǎo)致檔案在檢索時(shí)效率較低;有的單位對于檔案的歸檔沒有及時(shí)做好工作，使后續(xù)的工作嚴(yán)重滯后了。 三、檔案管理制度不健全，檔案專業(yè)人員素質(zhì)不高。檔案管理中需要人員有高度的責(zé)任心，不能抱有混日子的僥幸心理，畢竟電子檔案事關(guān)每個(gè)人，不能輕松懈怠。因此，需要對管理人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)水平。

二、建立并創(chuàng)新知識資源管理體系和檔案管理方式

檔案實(shí)體在收集、鑒定、管理等方面都是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，在時(shí)間和空間上都存在一定的局限性，這對信息的共享和流傳十分不利，而且加重了管理人員的工作負(fù)擔(dān)^[1]。檔案實(shí)體管理機(jī)構(gòu)的運(yùn)行效率低，管理形式也相對落伍，這種封閉式的管理與當(dāng)今信息時(shí)代化的發(fā)展方向相悖，不符合經(jīng)濟(jì)社會下的時(shí)代所需，但是實(shí)施完全開放式的檔案管理又是一件不安全的事情。因此，在關(guān)注檔案實(shí)體管理的同時(shí)，需要更加關(guān)注電子檔案信息的管理，將電子檔案信息具有的流動性和共享性充分發(fā)揮出來，可以形成較為完整的知識管理體系，同時(shí)需要對電子檔案信息進(jìn)行一定的加密，防止黑客的偷盜。

電子檔案中的信息可以說是非常的豐富，即使給足一年的時(shí)間不停歇地去查看依然是個(gè)無盡頭，正是因?yàn)橘Y源的豐富，所以需要加強(qiáng)完善電子檔案的管理。由于檔案管理方式的落后和利用率不高造成了檔案資源量有限。因此，為了使檔案中的內(nèi)容有質(zhì)量，需要有目的去采取用戶的信息，并將檔案的信息進(jìn)行不斷的優(yōu)化整合，讓信息更加規(guī)范化、系統(tǒng)化，同時(shí)能讓管理人員一目了然，提高工作人員的工作效率。此外，檔案管理方式的創(chuàng)新也可以減少在計(jì)算機(jī)中的存儲量。

三、增強(qiáng)檔案管理人員素養(yǎng)和拓寬視野

在社會不斷進(jìn)步的今天，電子檔案管理工作是不可缺少的重要組成部分，一旦管理不到位就會給人民帶來很多的困擾。在繁雜和枯燥的電子檔案管理中體現(xiàn)的是工作者認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，如果工作人員沒有把檔案的管理重視起來，那么管理工作就不能很好的實(shí)施^[2]。因此，需要加強(qiáng)工作人員自身的責(zé)任意識并要求有樂于奉獻(xiàn)的好品質(zhì)。工作人員的職業(yè)素養(yǎng)主要體現(xiàn)在服務(wù)上能夠積極主動、對于問題的出現(xiàn)能夠耐心處置、在態(tài)度上做到虛心誠懇，這才會在工作中營造和諧共處的人際關(guān)系，大家才能更好的互相幫助。

我國的人口數(shù)量不斷的增加，檔案數(shù)量也越來越多，這給保管工作帶來了一些困難，不利于信息的提取和利用。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不得不實(shí)行現(xiàn)代化檔案管理模式，因此檔案管理人員需要做好以下方面的工作：一、提高管理能力。電子檔案管理是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要工作人員不斷學(xué)習(xí)新的知識優(yōu)化自己的知識體系，提高閱歷和綜合素質(zhì)。二、順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步。電子檔案管理趨向數(shù)字化、信息化是未來的發(fā)展方向，管理人員需要多參加線下交流會，提高計(jì)算機(jī)的操作能力。三、及時(shí)整理檔案資料。相比于人工檔案資料的整體，計(jì)算機(jī)的電子檔案管理效率更高，但是需要工作人員及時(shí)做好檔案的整理，因?yàn)槊刻鞕n案信息都會有變動，規(guī)避任務(wù)越拖越多。

四、結(jié)束語

總而言之，電子檔案的管理對于社會的發(fā)展和穩(wěn)定有著重要的作用，完善電子檔案的管理可通過提高工作人員的素質(zhì)、改變檔案管理的方式等措施來實(shí)現(xiàn)。本文闡述的幾個(gè)方面，可以作為一個(gè)參考。

參考文獻(xiàn)

[1]電子檔案對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的推動作用研究[J].馬翠業(yè).江蘇科技信息.2019（34）.

[2]企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包規(guī)范化途徑研究[J].王福耀.機(jī)電兵船檔案.2018（02）.