董桂玉 山東電工電氣集團有限公司物資分公司

對于企業(yè)來說，采購是其經(jīng)營環(huán)節(jié)中非常重要的內(nèi)容，不斷提升該環(huán)節(jié)工作的開展質(zhì)量，對于企業(yè)利潤的提升具有非常重要的意義。對于一個企業(yè)而言，在實際開展采購活動時，與財務(wù)和生產(chǎn)部門等多方主體的關(guān)系都非常密切，而且也涉及企業(yè)在采購與資金管理等方面的制度，能夠反映企業(yè)的運營能力。

一、健全完善采購內(nèi)控制度

內(nèi)控制度是降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，在企業(yè)內(nèi)部對各部門流程設(shè)立控制點，做好流程的內(nèi)部控制管理制度。企業(yè)建立健全采購內(nèi)部控制體系，是改善內(nèi)部管理、提高采購效率、增強企業(yè)競爭力的有效途徑。

（一）建立采購管理制度

采購管理制度是規(guī)范各類采購行為，明確相關(guān)部門在采購活動中的職責(zé)和分工，加強對采購活動的管理，保證采購活動符合國家法律法規(guī)和企業(yè)管理政策，保證采購質(zhì)量、提高采購效率、降低采購成本的一項管理制度。主要包括需求計劃管理、采購價格管理、招標(biāo)管理、供應(yīng)商管理、合同管理、驗收入庫管理、付款結(jié)算管理等。采購制度應(yīng)明確規(guī)定采購計劃、預(yù)算、采購流程、授權(quán)審批權(quán)限、相關(guān)部門的責(zé)任和關(guān)系、各種物資品種采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等，使采購活動有章可循，有法可依。

（二）建立供應(yīng)商準(zhǔn)入和評價制度

供應(yīng)商管理是供應(yīng)鏈采購管理中一個重要的部分，對實現(xiàn)采購準(zhǔn)時化有著至關(guān)重要的作用、企業(yè)在供應(yīng)商管理方面要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入及評價制度，確保供應(yīng)物資滿足企業(yè)生產(chǎn)需求，實現(xiàn)安全生產(chǎn)。

1.供應(yīng)商準(zhǔn)入制度

物資采購的供應(yīng)商要經(jīng)過技術(shù)、財務(wù)、質(zhì)檢、安全等部門聯(lián)合考核后才準(zhǔn)進(jìn)入，如有需要可以到供應(yīng)商屬地實地考核，全面了解和掌握供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品質(zhì)量等，并對進(jìn)入企業(yè)的供應(yīng)商實行檔案管理。準(zhǔn)入供應(yīng)商應(yīng)提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人身份證復(fù)印件、開戶銀行信息等有關(guān)資料，并填寫供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表。

2.供應(yīng)商評價制度

一是審核部門依據(jù)供應(yīng)商所提供的資料，對其資質(zhì)、資本、信用、技術(shù)能力、安全質(zhì)保、財務(wù)狀況等進(jìn)行資格評審，建立供應(yīng)商檔案，并對供應(yīng)商進(jìn)行分類，判定供應(yīng)商是否屬于某一產(chǎn)品獨家代理或單獨生產(chǎn)。二是質(zhì)量價格部、計劃采購部、倉儲部、財務(wù)部及使用單位，按照供應(yīng)商績效評定標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商的產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行ABCDE 五級綜合評價，評價結(jié)果作為后續(xù)選擇供應(yīng)商的參考依據(jù)。

3.建立價格檔案和價格評價體系

企業(yè)采購部門要對采購的物資價格進(jìn)行歸檔管理，對每一批采購的物資報價，應(yīng)首先與歸檔價格進(jìn)行比較，分析形成價格差異的原因。對重點物資的價格，要建立價格評價體系，組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員多渠道收集供應(yīng)價格，分析評價現(xiàn)有價格水平，并對歸檔的物資價格進(jìn)行評價和更新。創(chuàng)新采購管控新模式。

二、采購規(guī)模批量化

目前，物資采購方式以招標(biāo)采購、專家會審采購、單一來源定向采購、詢比價采購為主，其他采購方式為輔。為充分發(fā)揮集中采購優(yōu)勢，物資采購工作推行年度計劃管理，積極與大型生產(chǎn)廠商溝通，尋求合作，實施大宗物資年度批量采購和代儲物資集中采購、大宗物資批量采購、采購部門根據(jù)生產(chǎn)單位歷年需求消耗情況、使用單位年度需求計劃和市場狀況，科學(xué)編制年度采購計劃，通過物資消耗需求分析，將鋼材、木材、通用常耗易損配件、金屬網(wǎng)、電纜、皮帶、汽柴油、地材等物資品種，實行年度批量采購，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時，還能取得一定的價格優(yōu)惠、代儲物資集中采購、代儲物資管理是指供需雙方簽訂代儲協(xié)議，供方將物資送達(dá)需方指定的存儲地點（或存儲在供應(yīng)商生產(chǎn)、銷售倉庫），以滿足需方生產(chǎn)建設(shè)要求，在所存儲的物資銷售出庫后，再向供應(yīng)商支付賬款的管理模式。它具有縮短供應(yīng)時間、節(jié)約流通費用、減少資金占用、集中精力聚焦市場價格、引進(jìn)競爭機制、提高服務(wù)水平等優(yōu)點。同時，該模式能夠簡化采購程序，減少重復(fù)采購產(chǎn)生的采購成本，利用供應(yīng)商的庫存保證生產(chǎn)建設(shè)物資需要，減少庫存儲備和積壓資金的浪費，提高庫存周轉(zhuǎn)率的作用。

三、加強預(yù)付款管理

預(yù)付款占用企業(yè)流動資金，影響資金周轉(zhuǎn)，一旦收不到貨物或出現(xiàn)質(zhì)量問題，將會增加企業(yè)的資金成本。企業(yè)在預(yù)付賬款管理上要結(jié)合自身實際，構(gòu)建預(yù)付賬款風(fēng)險防范機制。一是加強物資采購審核管理，通過供應(yīng)商資質(zhì)信譽審核、采購評審談判等方式，從源頭減少預(yù)付款的形成；二是做好合同簽訂和跟蹤管理，通過合同約定和預(yù)付款合同風(fēng)險審批及跟蹤管理，防范風(fēng)險；三是財務(wù)部門嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行付款審核，對200 萬元以上的預(yù)付款，采取主管副總經(jīng)理和總會計師聯(lián)簽審批的方式；四是按照“誰形成，誰清理”的原則，實行預(yù)付款清理主體責(zé)任制，并加強預(yù)付款的考核管理。

四、加強采購過程管理監(jiān)督

一是要建立采購人員績效考核辦法，完善考核及激勵約束機制，采取定期開展工作檢查、專業(yè)化分工、崗位輪換等措施，強化對采購人員的管理，增強企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險防范能力。二是加強對物資采購評審過程的監(jiān)督、重點檢查采購評審過程是否按照流程進(jìn)行，是否存在違反國家法律規(guī)定和企業(yè)管理制度的行為。三是對物資采購全過程進(jìn)行監(jiān)督，如采購工作是否規(guī)范、措施是否到位、是否存在偏離實際等情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正在物資采購過程中出現(xiàn)的問題.確保采購過程高效有序。

五、結(jié)束語

隨著企業(yè)管理精細(xì)化的不斷深入，成本控制己成為企業(yè)經(jīng)營管理的重要管理內(nèi)容，企業(yè)要重視采購成本管理工作，根據(jù)自身實際情況，構(gòu)建采購成本控制體系，降低采購成本，提高采購質(zhì)量和效率，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。