侯小紅

(太原理工大學(xué) 圖書(shū)館，山西 太原 030024)

1 論文檢索

論文檢索，也稱查收查引，是根據(jù)用戶需求，依據(jù)用戶所提供的文獻(xiàn)篇名、作者姓名、作者單位、期刊名稱、發(fā)表時(shí)間、卷期頁(yè)碼(或會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn))等相關(guān)信息，檢索其學(xué)術(shù)論文被SCIE、CPCI-S、CPCI-SSH、EI、CSSCI等數(shù)據(jù)庫(kù)收錄和引用的情況；并根據(jù)檢索的結(jié)果，出具蓋公章的檢索證明，以證明作者科研能力和水平，為高校和企事業(yè)單位科研評(píng)估、基金申報(bào)、職稱評(píng)定、成果鑒定、學(xué)位點(diǎn)申報(bào)等學(xué)術(shù)活動(dòng)等工作提供客觀、準(zhǔn)確的依據(jù)。

論文檢索是當(dāng)今高校圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。國(guó)家對(duì)科研工作十分重視，近幾年論文檢索服務(wù)量很大，論文檢索人數(shù)和檢索篇數(shù)也在逐年遞增。筆者在論文檢索服務(wù)崗位工作十多年，為盡快、盡好、盡責(zé)地做好論文檢索服務(wù)工作，對(duì)近幾年開(kāi)展論文檢索服務(wù)過(guò)程中，針對(duì)委托人提供收錄引證委托單存在的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，旨在通過(guò)分享、交流與探討，進(jìn)一步提高論文檢索服務(wù)工作的質(zhì)量與規(guī)范化程度，更好地為高校與科研單位的教學(xué)和科研提供服務(wù)。

2 論文檢索服務(wù)存在的問(wèn)題

檢索人員在檢索過(guò)程中，經(jīng)常遇到一些問(wèn)題，如委托人提供的收錄引證委托單上題名、卷期頁(yè)碼、作者名字，尤其是英文名字等錯(cuò)誤信息；提供的地址和發(fā)文地址不相符；漏填很多信息，如合作者的名字、需檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)等；委托單中出現(xiàn)文章重復(fù)的情況。這些情況需要檢索人員和委托人反復(fù)進(jìn)行確認(rèn)，不僅浪費(fèi) 檢索人員的時(shí)間和精力，也延長(zhǎng)了其他委托人的等待時(shí)間。

還有一種情況是在檢索過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)一些委托人不規(guī)范的委托方式。有的教師由于和檢索人員較熟悉，直接打電話提出檢索要求，或委派學(xué)生進(jìn)行檢索，有的憑借手機(jī)中的圖片要求檢索，說(shuō)不清楚檢索目的、檢索依據(jù)和檢索內(nèi)容。這些委托方式給檢索過(guò)程帶來(lái)不少困難，耽誤了雙方的時(shí)間。檢索人員在遇到這些問(wèn)題時(shí)，會(huì)耐心地和委托人說(shuō)明情況，說(shuō)服他們根據(jù)委托單要求認(rèn)真填寫(xiě)委托單，方便自己和檢索人員工作，不影響其他委托人。

3 委托人提交委托單時(shí)填寫(xiě)內(nèi)容和注意事項(xiàng)

為了能夠準(zhǔn)確地進(jìn)行檢索，檢索機(jī)構(gòu)會(huì)要求用戶認(rèn)真填寫(xiě)論文收錄引證委托單(委托書(shū))的各項(xiàng)內(nèi)容，并以附件的形式發(fā)給檢索機(jī)構(gòu)或攜帶委托單的紙質(zhì)版和電子版到檢索機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢索。以圖1太原理工大學(xué)圖書(shū)館論文檢索收錄引證委托單(正面)、圖2太原理工大學(xué)圖書(shū)館論文檢索收錄引證委托單(反面)為例，介紹委托人填寫(xiě)論文收錄引證委托單(委托書(shū))時(shí)應(yīng)填寫(xiě)的內(nèi)容和注意事項(xiàng)。

圖1 太原理工大學(xué)圖書(shū)館論文檢索收錄引證委托單(正面)Fig.1 Retrieval papers in the library of Taiyuan University of Technology include citation commission form (front)

圖2 太原理工大學(xué)圖書(shū)館論文檢索收錄引證委托單(反面)Fig.2 Retrieval papers in the library of Taiyuan University of Technology include citation commission form (back)

第一，委托人姓名和單位。委托人的中文姓名一定要填寫(xiě)正確、清楚。如果檢索外文數(shù)據(jù)庫(kù)，委托人的姓名拼音、英文姓名和發(fā)文時(shí)所使用的外文姓名都應(yīng)填寫(xiě)上。委托人的所在單位、發(fā)文所署單位、包括要求檢索論文的時(shí)間范圍內(nèi)委托人服務(wù)過(guò)的所有單位和地址(城市名，郵編)，包括所有單位和地址的英文名稱都要填寫(xiě)清楚。若只檢索中文數(shù)據(jù)庫(kù)，英文可略。

第二，委托目的。委托目的包括職稱評(píng)定、項(xiàng)目申報(bào)/評(píng)估、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、課題驗(yàn)收、百人計(jì)劃、千人計(jì)劃、人才引進(jìn)、申請(qǐng)學(xué)位等，填寫(xiě)委托單時(shí)應(yīng)標(biāo)定清楚。因?yàn)椴煌奈心康囊髾z索的內(nèi)容不同，如職稱評(píng)定、項(xiàng)目申報(bào)/評(píng)估、申請(qǐng)學(xué)位等委托目的，只要檢索收錄就夠了，若申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、百人計(jì)劃、千人計(jì)劃，不僅要檢索收錄、JCR(期刊引證報(bào)告)期刊分區(qū)和影響因子，還需要檢索論文被引情況。

第三，委托要求。委托人勾選需檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)，外文數(shù)據(jù)庫(kù)主要有SCI-E、CPCI-S、CPCI-SSH、EI、SSCI等。中文數(shù)據(jù)庫(kù)有CSSCI、CNKI、萬(wàn)方數(shù)據(jù)知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)等。針對(duì)SCI-E論文的JCR(期刊引證報(bào)告)期刊分區(qū)、影響因子等，勾選需檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)并填寫(xiě)需檢索論文的收錄時(shí)間范圍。

開(kāi)具期刊證明報(bào)告只開(kāi)具中文核心期刊證明、SCI-E來(lái)源期刊證明和CSSCI來(lái)源期刊證明，其他的期刊證明報(bào)告圖書(shū)館不開(kāi)具。

開(kāi)具引用情況報(bào)告證明只開(kāi)具SCI-E、CSSCI、CNKI這3個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的被引情況。說(shuō)明是否排除自引，排除自引時(shí)排除哪些人，有排除第一作者的，也有排除第一作者和通訊作者的，還有排除論文全部合作者的，這些一定要勾選并標(biāo)定清楚。

第四，需檢索論文。委托人需提供檢索論文的篇數(shù)，完整填寫(xiě)每篇需檢索論文的詳細(xì)情況，包括作者姓名及合作者姓名、文獻(xiàn)篇名、期刊名稱及年卷期頁(yè)等信息。針對(duì)每篇檢索論文，需要寫(xiě)出檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)。要求將需檢索的論文按發(fā)表時(shí)間降序或升序排列，或按被引次數(shù)升序或降序排列。若檢索外文數(shù)據(jù)庫(kù)，還需詳細(xì)提供每篇檢索論文的英文標(biāo)題及其他英文信息。

委托人需到檢索機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地檢索，并提交收錄引證委托單打印件。論文檢索委托量大時(shí)，須提供電子版文件。委托量少的，可當(dāng)場(chǎng)出具檢索報(bào)告；如果委托量很大，尤其引用類證明，檢索人員會(huì)視檢索內(nèi)容多少來(lái)確定檢索完成的時(shí)間，在完成檢索后，檢索人員會(huì)電話通知委托人領(lǐng)取檢索報(bào)告。

第五，委托依據(jù)。委托依據(jù)要求委托人在委托單上必須如實(shí)填寫(xiě)要求出具論文收錄或引用證明的機(jī)構(gòu)，如科技廳、教育廳、學(xué)校科技處、人事處等，提供檢索的依據(jù)。并填寫(xiě)需提供檢索報(bào)告的依據(jù)來(lái)源：相關(guān)文件、通知公告的出處、網(wǎng)址等。檢索人員在檢索時(shí)將閱讀相關(guān)文件，核實(shí)確實(shí)需要檢索的內(nèi)容。因?yàn)橛行┪腥瞬磺宄枰獧z索的內(nèi)容，檢索人員根據(jù)委托依據(jù)，可按照相關(guān)文件的檢索要求內(nèi)容來(lái)完成委托人的檢索報(bào)告。

第六，簽字蓋章情況。對(duì)于太原理工大學(xué)圖書(shū)館檢索機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，因?yàn)樾?nèi)用戶是免費(fèi)檢索，為防止委托人惡意亂開(kāi)不必要的檢索報(bào)告，增加檢索人員的負(fù)擔(dān)，影響其他委托人的檢索效率，校內(nèi)用戶在收錄引證委托單填寫(xiě)好之后，需經(jīng)其所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)(包括處級(jí)、副處級(jí))簽字，并加蓋部門(mén)公章后，方可持委托單到圖書(shū)館開(kāi)具論文收錄或引用證明。未攜帶委托單就要求檢索的委托人，圖書(shū)館將不予受理。校外用戶包括校外高校、企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)等單位，無(wú)須所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字和加蓋公章，可直接攜帶填寫(xiě)好的委托單打印件和電子版文件進(jìn)行檢索。

第七，特殊情況。填寫(xiě)完整清楚的委托單，將大大節(jié)省委托機(jī)構(gòu)檢索人員的時(shí)間，也可保證檢索結(jié)果的全面性和準(zhǔn)確性。若有時(shí)委托人有重要的事或獲取需檢索報(bào)告的信息較晚，時(shí)間緊迫無(wú)法整理出完整的需檢索材料，檢索人員也可特殊處理。一般會(huì)采取快捷有效的辦法，通過(guò)各種檢索途徑幫助委托人查詢檢索所需的論文，并出具相應(yīng)的檢索報(bào)告。

4 結(jié)語(yǔ)

論文檢索是對(duì)科研人員撰寫(xiě)的論文被國(guó)內(nèi)外數(shù)據(jù)庫(kù)收錄和被他人引證情況的檢索，以真實(shí)客觀地反映其科研能力、科研水平而開(kāi)展的一項(xiàng)信息服務(wù)。正規(guī)規(guī)范的委托方式、完整規(guī)范的論文收錄引證委托單是委托人必須提供的。只有合理規(guī)范的工作流程，才能高效開(kāi)展圖書(shū)館論文檢索服務(wù)工作。論文檢索服務(wù)實(shí)際工作中，應(yīng)不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，這是提升圖書(shū)館論文檢索服務(wù)水平的必然之路。