侯佳佳

摘要：隨著大數(shù)據(jù)、云計算的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用。會計檔案作為企業(yè)經(jīng)營管理活動的重要組成部分，電子會計檔案具有降低成本、利于共享、提高效率等優(yōu)勢，所以應(yīng)該突破傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案的限制，推廣使用電子會計檔案。然而使用電子會計檔案面臨著技術(shù)水平低、專業(yè)人才缺乏、制度不健全、安全隱患較多等問題，故推廣電子會計檔案還需要加大技術(shù)投入、加強人員培訓(xùn)、健全相關(guān)的制度法律等。

關(guān)鍵詞：信息化 ?電子會計檔案

2013年末，財政部發(fā)布了《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，這一規(guī)范中首次提到了會計資料的無紙化概念，極大地突破了我國的傳統(tǒng)會計理念。2015年12月11日國家財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布《會計檔案管理辦法》，通過本次的修訂，會計檔案被定義為“各種形式的會計資料”，包括了通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。從此電子會計檔案的合法性、合規(guī)性得到制度層面的保障，彌補了相關(guān)管理制度的空白。隨著科學(xué)技術(shù)日新月異，傳統(tǒng)的工作流程與方式發(fā)生了巨大改變，企業(yè)不再僅僅拘泥于傳統(tǒng)紙質(zhì)的辦公狀態(tài)，通過不斷地探索，正在嘗試使用無紙化辦公方式，推廣電子化的管理模式。會計檔案包括了會計憑證、會計報表、財務(wù)報告和其他會計資料幾個部分，詳細(xì)且準(zhǔn)確地記錄了一切經(jīng)濟活動，發(fā)揮著非常重要的記錄價值。電子會計檔案使檔案的生成模式發(fā)生改變，通過相關(guān)流程將生產(chǎn)中的電子文件直接形成檔案來進行保管利用。

一、電子會計檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案的區(qū)別

（一）檔案的傳遞方式不同

傳統(tǒng)的會計檔案一般使用紙質(zhì)材料，部分還需要通過郵遞的方式進行人為傳送，傳輸過程較為復(fù)雜，耗費時間較長，郵遞成本高。而電子會計檔案通過網(wǎng)絡(luò)進行系統(tǒng)傳輸，僅需幾秒鐘的時間即可完成傳送，節(jié)省了人力、物力、財力，還可以避免郵遞過程中的遺失、損毀、泄露等問題，極大地提升了工作效率。

（二）歸檔的方式不同

傳統(tǒng)會計檔案的歸檔是按規(guī)定將所有核對正確的紙質(zhì)會計檔案分類別進行裝訂后統(tǒng)一保存，而電子會計檔案通過建立財務(wù)共享中心，將系統(tǒng)傳輸?shù)臅嫏n案統(tǒng)一保存。此外，傳統(tǒng)會計檔案在歸檔期間可能會出現(xiàn)部分錯誤或紙張破損等問題，需要與原開票人取得聯(lián)系重新開具，重新郵寄，待取得正確憑證后再歸檔，浪費了時間，也使效率降低。而使用電子會計檔案可以有效的克服這些缺點，可以直接在計算機上使用相關(guān)技術(shù)更改，操作十分方便快捷，也不會出現(xiàn)紙張上的問題，大大的提升了工作效率，但也存在會計電子檔案被更改卻不被發(fā)現(xiàn)的隱患。

（三）保管的方式不同

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案保管模式下，需要專門建立一個保管室用來保管裝訂好的會計檔案，查找相關(guān)檔案時需要人為在大量檔案中搜尋，而電子會計檔案是將分好類的電子檔案統(tǒng)一儲存在系統(tǒng)里面，非常方便快捷，搜尋相關(guān)檔案時只需搜索關(guān)鍵詞就可以快速查詢，節(jié)省時間提高效率，但需要安全性高的保管系統(tǒng)。

二、使用電子會計檔案的意義

（一）有利于降低存儲成本

使用電子會計檔案大大減少了紙張的使用，不但為企業(yè)節(jié)約了管理成本，也可以降低企業(yè)的存儲成本。會計檔案管理辦法規(guī)定，納稅申報表、銀行對賬單等保存10年，原始憑據(jù)、記賬憑證等保存30年，還有需要永久保存的會計檔案。企業(yè)需要極為嚴(yán)格的存儲條件來保管如此長時間跨度的會計檔案，不僅需要足夠大的存儲空間，而且還需要防腐、防潮、防盜、防火。而會計檔案電子化依托信息技術(shù)，將檔案信息存儲在專業(yè)設(shè)備中，節(jié)省了空間，節(jié)約了紙張，降低了成本，提高了效率。

（二）有利于數(shù)據(jù)共享，提高利用率

在紙質(zhì)會計檔案保管模式下，財務(wù)部門若要與外界共享財務(wù)信息，需要經(jīng)過繁瑣的交管程序，人工查找檔案、搬運檔案，事后歸還檔案，一切依靠手工操作的方式，花費的時間長，降低使用效率，使會計檔案的使用價值極為有限，難以真正發(fā)揮檔案的經(jīng)濟價值。而電子會計檔案不受地域性、時效性的限制，借助互聯(lián)網(wǎng)，利用信息技術(shù)，直接從計算機讀取所需要的信息，實現(xiàn)會計信息在不同部門、不同科室之間的共享，提高會計信息的經(jīng)濟價值，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

（三）有利于提高企業(yè)的財務(wù)管理能力，促進會計改革

在傳統(tǒng)的會計檔案管理模式下，財務(wù)人員和檔案保管人員需要花費大量的時間精力進行檔案的收集、整理、歸納、歸檔，但由于后期查閱借閱過程復(fù)雜，使用率較低，成本與收益不成正比。通過會計檔案電子化管理，電子文件可以自動歸檔，節(jié)約人力，將財務(wù)人員從繁雜勞動中解放出來，可以利用云計算、大數(shù)據(jù)等平臺實施信息共享，提高數(shù)據(jù)處理能力，利用財務(wù)數(shù)據(jù)分析財務(wù)指標(biāo)，財務(wù)人員更多的從事財務(wù)預(yù)算、財務(wù)決算、績效評價、財務(wù)報表分析等工作，提高財務(wù)管理能力，促使企業(yè)由財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)型。

（四）有利于提高工作效率，降低人工失誤

通過電子會計檔案的管理方式能提高管理的精確性和安全性。對于規(guī)模較大的公司來說，如果檔案資料在管理中出現(xiàn)問題，便有可能給公司的利益造成極大的損失。在大規(guī)模的經(jīng)濟管理中，人工操作的失誤率更高，紙質(zhì)檔案的保管安全性較差，容易出現(xiàn)檔案丟失或遺漏的問題，對于公司重要文檔的保管極為不利。而電子會計檔案通過云數(shù)據(jù)進行電子化的管理，加快數(shù)據(jù)傳輸速度，節(jié)約時間，電子化管理能夠及時保存數(shù)據(jù)，實時提取數(shù)據(jù)，通過加密功能保障信息安全，還有利于信息共享。電子會計檔案以其獨有的優(yōu)勢，將人工失誤降到最低，提高了會計管理工作的效率。

（五）有利于減少資源的消耗，綠色環(huán)保

在傳統(tǒng)的會計檔案保管過程中，每次的分析整理和計算都需要使用大量的紙張，長期積累下來造成了大量的資源消耗，給環(huán)境造成污染。而電子會計檔案可以直接傳輸電子信息，不必要浪費紙張，能夠給公司帶來清楚、快速的歸納結(jié)果，如果需要更改數(shù)據(jù)，可以直接通過電子信息進行更改，不需要浪費紙張，實現(xiàn)綠色辦公。

三、電子會計檔案管理的難點

（一）企業(yè)信息化建設(shè)起步晚、水平低

電子會計檔案是信息化建設(shè)的必然趨勢，其受限于企業(yè)的信息化建設(shè)水平。會計電算化的應(yīng)用雖然在目前得到了普及與快速發(fā)展，逐步代替手工記賬的方式成為會計核算的主流方式，但受限于技術(shù)、觀念、費用等，企業(yè)只注重將會計電算化應(yīng)用于會計憑證、賬簿、報表等，而在電子會計檔案的數(shù)據(jù)、軟件讀取的平臺及磁存儲介質(zhì)存儲的備份及歸檔保存應(yīng)用不足，即紙質(zhì)的會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)檔案之間沒有實現(xiàn)同步的歸檔，對會計信息資源的完整性和整合性造成影響。會計信息化是信息化大背景下會計改革的必然結(jié)果，雖然實施會計改革，建設(shè)會計信息化是我國“十二五”時期的重要戰(zhàn)略目標(biāo)之一，但會計檔案電子化作為會計信息化的重要組成仍處于初始階段，而且需要大量的經(jīng)費投入，這對我國企業(yè)的信息化基礎(chǔ)建設(shè)造成影響，影響了會計檔案電子化的建設(shè)進程。

（二）電子會計檔案的管理制度標(biāo)準(zhǔn)不完善

《會計檔案管理辦法》對管理電子會計檔案提出了新的要求，但電子會計檔案的相關(guān)宣傳和應(yīng)用仍然沒有得到一些企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人的重視，關(guān)于電子會計檔案相應(yīng)的管理制度、歸檔程序等規(guī)范及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在大多數(shù)的單位中仍然十分不健全。所以電子會計檔案的實際管理中存在很大的主觀性，分類錯誤、缺少備份、查找不到等問題容易發(fā)生，在一定程度上影響了電子會計檔案的使用。

（三）電子會計檔案管理的安全隱患多

計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)和存儲器對于電子會計檔案的保存和利用來說缺一不可，而這些也極易帶來安全問題，電子會計檔案的存儲介質(zhì)保存環(huán)境如果不達標(biāo)，比如出現(xiàn)受潮、消磁、高溫、灰塵等現(xiàn)象，就可能會造成數(shù)據(jù)受損，從而使電子會計信息的真實可靠性受到很大影響。除此之外，會計信息一旦被修改在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下具有隱蔽性，如果網(wǎng)絡(luò)安全不能得到保證，電子會計檔案的信息就存在被改動或泄露的風(fēng)險。許多單位的管理工作人員需要提高對于電子會計檔案的安全管理意識，網(wǎng)絡(luò)的安全技術(shù)水平還有待提高，還亟需完善電子會計檔案的安全保密環(huán)境。

（四）電子會計檔案管理人員的水平低，缺乏相關(guān)的培訓(xùn)

勝任電子會計檔案的管理工作不僅需要工作人員具備檔案管理的專業(yè)知識，而且還要求具備必要的財務(wù)管理、計算機操作、網(wǎng)絡(luò)安全軟件和硬件維護等專業(yè)技能。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案大部分依靠保管人員的手工整理，需要計算機操作的部分很少，因此在電子會計檔案的保管過程中現(xiàn)有的保管人員很難達到要求。但是，能夠熟練掌握現(xiàn)代化計算機技術(shù)的會計電子化檔案保管人員非常少，許多單位都缺少能夠熟練掌握計算機技術(shù)的管理人才來保證電子會計檔案的完整性和安全性。而且電子化會計檔案還沒有受到一些單位的重視，他們不能定期對相關(guān)保管人員進行培訓(xùn)，導(dǎo)致保管人員的水平提高十分有限，對電子會計檔案的管理要求還不能滿足。

四、加強電子會計檔案管理的對策

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)的重視，提高企業(yè)的電子會計檔案意識

企業(yè)加快建設(shè)電子會計檔案的關(guān)鍵是得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，而會計核算作為企業(yè)的重要經(jīng)營管理活動，會計檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分也應(yīng)該受到領(lǐng)導(dǎo)的重視。同時，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該與時俱進，認(rèn)識到信息化條件下電子會計檔案的重要價值，加快提高會計信息化的建設(shè)水平，提升電子會計檔案的管理水平，加大相關(guān)的技術(shù)研發(fā)，提供研發(fā)經(jīng)費，加快信息化建設(shè)進程。企業(yè)還應(yīng)該積極宣傳電子會計檔案的優(yōu)勢，設(shè)置相關(guān)管理崗位，配備專業(yè)管理人員，積極共享財務(wù)數(shù)據(jù)，加強各部門之間的合作，在企業(yè)內(nèi)部形成良好的會計檔案管理工作氛圍，提升工作效率，讓會計信息更好的為企業(yè)的經(jīng)營管理活動服務(wù)。

（二）健全和完善電子會計檔案管理的內(nèi)控管理制度

建立健全電子會計檔案的內(nèi)控制度對于確保電子會計檔案的安全性和完整性十分重要。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的管理要求，單位的相關(guān)賬簿、會計報表、記賬憑證、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等都屬于會計檔案，需要打印出來并立卷歸檔，若有的電子會計信息沒有紙質(zhì)的檔案，則需要副本備份。各個單位應(yīng)根據(jù)自身情況建立電子會計檔案制度，選擇高質(zhì)量存儲介質(zhì)并進行備份，分類編號便于查找，選擇合適的環(huán)境做好保管措施。同時，編制檢索工具和目錄，便于后期檢索，確保調(diào)檔不會出錯。做好電子會計檔案的安全管理，可以使用驗證碼、指紋等安全認(rèn)證技術(shù)。設(shè)立電子會計檔案專門崗位，由專人操作，避免越權(quán)。健全借閱制度，完善借閱手續(xù)，防止檔案被丟失或損毀，做好備份安排，定期檢查維護備份檔案。建立健全電子檔案接收制度，在接收前確保電子數(shù)據(jù)的真實、完整、準(zhǔn)確，要符合相關(guān)制度的要求。此外，電子會計檔案的銷毀要有專人負(fù)責(zé)簽字、監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字，及時報告單位負(fù)責(zé)人。

（三）構(gòu)建電子會計檔案多維度風(fēng)險防控體系

電子會計檔案雖然給日常工作帶來很多便利，但也存在多種風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建風(fēng)險防控體系?？梢詮挠嬎銠C軟硬件系統(tǒng)、電子數(shù)據(jù)管理、個人行為規(guī)范等多方面構(gòu)建風(fēng)險防控體系，消除安全隱患。使用過程中分別給予不同的使用人員不同的使用權(quán)限，禁止越權(quán)使用，確保每個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)安全。維護人員設(shè)置軟件安全參數(shù)，設(shè)置多種模式，比如在電子檔案形成、保存、傳輸中，可設(shè)置可讀、禁止拷貝等模式，避免數(shù)據(jù)和參數(shù)被修改、被泄露。數(shù)據(jù)傳輸加密管理，完善查重系統(tǒng)，防止檔案重復(fù)歸檔。同時，建立人員分離制度，確保一名工作人員無法完成對數(shù)據(jù)的操作和修改，不同程序由專人負(fù)責(zé)。各個單位還應(yīng)該配備高質(zhì)量的計算機系統(tǒng)，安裝殺毒軟件、高級防火墻、安全預(yù)警系統(tǒng)等，由專業(yè)技術(shù)人員定期殺毒、檢測、維護，防止受到黑客的攻擊。此外，定期對管理人員實施培訓(xùn)，提高他們的操作水平和專業(yè)技術(shù)水平。最后，選擇利于硬盤、U盤、光盤等保存的環(huán)境，選擇高質(zhì)量的存儲介質(zhì)進行電子會計檔案保存，對往期的電子會計檔案不定期和定期檢查，保證電子會計檔案的安全、完整。

（四）優(yōu)化電子會計檔案資源的開發(fā)利用

各個單位要采取積極有效的宣傳措施宣傳電子會計檔案的價值，增強全體員工對會計電子檔案的重視程度，充分發(fā)揮它的價值和優(yōu)勢。撥付充足的資金，提高硬件設(shè)施質(zhì)量，比如內(nèi)存空間較大的高端服務(wù)器，對相關(guān)工作的開展給予充分保障。同時，加強人員培訓(xùn)，提高工作人員應(yīng)用大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)的水平，增強電子會計檔案管理的內(nèi)部力量。還要注重電子檔案資料的完整性，可以有效分析數(shù)據(jù)，充分運用數(shù)據(jù)，發(fā)揮電子會計檔案的價值。電子會計檔案作為新興事物，雖然已經(jīng)得到一定范圍的應(yīng)用，國家也有一定的政策法規(guī)來規(guī)范，但仍然存在不足之處，需要企業(yè)加強管理，國家完善政策法規(guī)，真正使電子會計檔案的價值得到最大利用。

綜上所述，對傳統(tǒng)會計檔案管理進行改革后的電子會計檔案，迎合了會計電算化的發(fā)展，通過信息化的技術(shù)手段使會計檔案的管理效率和利用效果得到極大提升，進一步規(guī)范了會計檔案的管理方式。對于電子會計檔案當(dāng)前存在的問題，管理人員要提高認(rèn)識，完善制度、加強安全保障、提升工作人員素質(zhì)與操作水平，為信息化時代電子會計檔案的管理奠定基礎(chǔ)，發(fā)揮會計信息的價值，促使企業(yè)更好更快發(fā)展。

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作者單位：山西財經(jīng)大學(xué)