張立兵

摘要：基層人民銀行在處理國庫會計業(yè)務時，會統(tǒng)一形成國庫會計檔案，這些檔案記錄著政府收支和預算情況，是具有價值的文件資料，完善的保存對今后的政府工作及檔案管理有著重要意義。而隨著信息化技術的應用，基層人民銀行也在不斷推進信息化管理建設，讓國庫會計檔案管理全面實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化，從傳統(tǒng)的文件保存過渡到電子化保存，構建完善的信息電子資料庫，充分發(fā)揮出國庫檔案數(shù)據(jù)的價值，為今后國庫應用數(shù)據(jù)分析進行決策時，奠定基礎。

關鍵詞：信息化 ?國庫會計檔案 ?電子化

一、系統(tǒng)建設背景

會計記錄和史料記錄都是金融檔案的組成部分，建立全行的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對信用卡檔案、公文檔案的搜集與整理，全面提升電子化檔案管理、利用的水平，并依據(jù)實際工作需要，解決檔案移交記錄和過程的信息化，以及檔案保管的有序化、效率化，對實物檔案進行信息系統(tǒng)化管理。明潤華創(chuàng)電子檔案管理系統(tǒng)是綜合運用內(nèi)容管理平臺、影像工作流、影像采集等技術，對電子會計憑證、報表、賬本等會計檔案的收集、整理，為全面提升電子化會計檔案管理、利用提供了整體解決方案。

二、電子和紙質(zhì)檔案的利弊

（一）電子存檔

1.優(yōu)點。傳輸和保存方便，電子文檔可通過云存儲文檔分享，也可通過網(wǎng)絡傳輸。檔案保管者對借閱檔案人員的身份進行核實，確定檔案的保密程度，在符合借閱要求的原則下進行檔案借閱。電子檔案相比傳統(tǒng)的文件檔案，在傳遞上方便快捷，不受距離、時間、地點的限制，消除了紙質(zhì)文件的環(huán)保問題更加環(huán)保。電子檔案經(jīng)濟實用，通過介質(zhì)存儲，終端處理，讓電子檔案方便存儲，當前的信息化技術已經(jīng)完全可以支持國庫會計檔案的存儲要求。國庫電子檔案更加集中，便于管理，通過軟件進行資料的查詢、錄入、存儲等，讓檔案管理工作更加簡便。

2.缺陷。電子文檔如果使用不當或者保管條件不符合要求，會造成檔案的存儲不穩(wěn)定，會受到外部干擾使文件出現(xiàn)損壞或數(shù)據(jù)打不開的問題，如果自身存儲介質(zhì)出現(xiàn)損壞，會導致原始數(shù)據(jù)得不到恢復。所以，用自存方式存儲電子文件是不穩(wěn)定的，由于對電子設備的過度信任，讓計算機進行電子文檔管理，這就會出現(xiàn)當沒有設備時，電子檔案的管理將無法進行。電子檔案的管理離不開終端設備的運行，而設備的運用離不開電源、網(wǎng)絡的穩(wěn)定，而數(shù)據(jù)安全方面，當文件進行傳輸時，如果網(wǎng)絡安全級別不高或者在文件傳輸過程出現(xiàn)狀況，容易出現(xiàn)安全問題。例如，電子會計文件在管理過程中容易被修改，不易被發(fā)現(xiàn)，國庫會計文件的數(shù)據(jù)準確性直接受到威脅，除此之外，由于系統(tǒng)的漏洞，整個軟件系統(tǒng)癱瘓，會給黑客們偷竊會計文件的機會，從而泄露會計文件的信息。

3.紙型檔案。安全性能高是紙質(zhì)檔案的主要優(yōu)點。大部分紙張都是獨立的，文件共享非常少，借閱也非常方便。由于其安全和保密性高，因此更適合高度機密的文件，但也存在一定的缺陷，這一缺陷體現(xiàn)在對人力資源的浪費嚴重。財政部門的業(yè)務很多，每天都要生成、分類和綁定大量文件，如果都使用紙質(zhì)文檔，那么因為會計到崗位監(jiān)督之間的程序變復雜，會使人員嚴重不足，人力浪費嚴重，并且文件會使用到大量紙張和打印機墨粉，制造這些文件需要大量的天然資源，資源浪費嚴重。另一方面，國庫會計檔案的保存期從30年到永久不等，長期處理紙質(zhì)檔案需要很大的空間，所以保留紙質(zhì)檔案將造成空間浪費。

三、國庫會計檔案電子化管理的風險和困難

（一）法規(guī)風險

作為一種新的檔案管理方式，電子會計檔案的規(guī)章制度存在一定的漏洞，現(xiàn)有的電子檔案管理制度還處在探索階段，沒有得到完善。對電子檔案的管理缺少完善的法律法規(guī)，這樣導致了相關風險的發(fā)生，主要體現(xiàn)在人員在創(chuàng)建規(guī)范、正確的檔案的時候，電子檔案管理的合理性便不能保證。因此對電子會計檔案新的實施標準和管理規(guī)定，必須進行不斷地探索、學習和適應。

（二）多方面合作的困難

央行國庫窗口部門包括財政、稅務、海關、商業(yè)銀行，以及支付業(yè)務預算收入、財政支出、收入調(diào)節(jié)、庫存返還、集中支付等部門。財政部會計憑證電子化多方面合作難點主要體現(xiàn)在相關業(yè)務量大，種類多。中國倉儲部在相互合作的過程中，一直在調(diào)整與“財政稅庫銀”的聯(lián)系，確保收到的電子信息符合電子單據(jù)的相關標準。

四、解決辦法

（一）有效的風險防范系統(tǒng)的建立

危險防范系統(tǒng)包括系統(tǒng)危險防范和信息安全危險防范。應以現(xiàn)代化的文件形式保存電子會計檔案，以管理的方式完善各項規(guī)章制度，在制作電子檔案的同時，完善各項規(guī)章制度。規(guī)章制度制定的過程中，會計管理人員要積極參與進來，有助于解決自身崗位遇到的問題。安全也是電子檔案面臨的重要問題，為確保電子文件檔案的保密性和安全性，要進行防火墻設置、密碼設置等，確保硬件設備的安全。在網(wǎng)絡安全設置上，銀行可以采用兩組網(wǎng)絡進行隔離，防止電腦病毒的入侵。在文件的制作過程中進行精細的處理，把工作環(huán)節(jié)和內(nèi)容都統(tǒng)一納入到流程中進行管理，做好檔案管理的保密性，對進行查閱檔案人員的身份進行認真核實，保證數(shù)據(jù)不被篡改和刪除。

（二）積極爭取多方合作

央行國庫部門窗口部門眾多，業(yè)務繁雜。財政部通過聯(lián)調(diào)測試等方式對日常工作進行檢驗，并以檢驗結果為準進行不斷改善，形成符合規(guī)定的電子會計憑證。

（三）運營環(huán)境和基礎設施的改善

國庫經(jīng)濟系統(tǒng)多，軟件種類和編程語言不同，系統(tǒng)接口難以連接，給電子檔案系統(tǒng)的發(fā)展帶來了巨大的沖擊。為了解決文件系統(tǒng)界面的精確性問題，工作人員可以進入圖像模式來轉換當前的文件分類過程。

電子文件的存儲需要一個合適的外部環(huán)境，通過對原始文件的自動掃描來生成適合存儲的電子文件，解決了系統(tǒng)接口混亂的問題。依據(jù)電子檔案的特點，計算機的使用溫度要合適，調(diào)節(jié)好保濕度，做好火警預險，保證火警探測器和防水的問題，對電力、電源進行固定的檢查，提供防水和磁化處理，制作符合標準的電子檔案。此外，磁性介質(zhì)極易消磁，應建立可靠的備份系統(tǒng)，以保證會計資料的安全和穩(wěn)定性。

五、健全會計檔案信息化有效對策

（一）完善相關的法律法規(guī)

在當下的信息技術背景下，會計檔案最大的變化就是反映經(jīng)濟活動的原始憑證和反映經(jīng)濟活動過程的會計憑證、報表的電子化，這對會計檔案管理提出了更高的要求。關于會計檔案管理的法律規(guī)定，不能僅僅停留在原來法律規(guī)定的修改、補充上，還應進行一定的創(chuàng)新、突破。隨著電子檔案管理工作的不斷發(fā)展，為了適應新形勢下電子檔案管理工作的要求，不斷補充和完善現(xiàn)行《檔案法》《會計法》等相關法律法規(guī)。

（二）注重宏觀管理

針對當前中國會計檔案管理信息化的現(xiàn)狀，單位的會計檔案管理工作質(zhì)量和效率不高，鑒于此種情況，應當加強績效考核，這種考核在一定程度上缺乏相關性，在一定程度上缺乏稅務部門的稅收征管工作，在目的和程序上仍存在片面之處，因此，要想全面加強公司會計檔案管理工作，首先要加強會計檔案業(yè)務的宏觀管理，即管理主體，并以此為基礎，將這些考察與公司的稅收優(yōu)惠、信用等級評定等掛鉤，不斷完善公司的會計評價機制，從而實現(xiàn)企業(yè)會計檔案管理業(yè)務的宏觀管理。

六、信息化大背景下的電子會計檔案的特點

（一）電子檔案對環(huán)境要求較高

傳統(tǒng)的會計記錄是指會計憑證、會計報表等各種會計資料。這些以紙上文件為基礎，獲取大量的信息，占用大量的數(shù)據(jù)和空間，很難管理和控制。不過，電子檔案并沒有這些缺點，他們依賴磁性介質(zhì)來儲存信息，特別是平板和光學介質(zhì)，所需儲存空間更小，更加方便。但在數(shù)據(jù)處理過程中還存在各種問題，數(shù)據(jù)易誤操作，應該加強管理，否則容易造成檔案的電子化儲存數(shù)據(jù)破壞。

（二）電子檔案所涵蓋的范圍廣

對應經(jīng)濟業(yè)務的重要經(jīng)濟數(shù)據(jù)包括財務報表、會計憑證、原始憑證、會計賬簿等，但信息化下的電子會計檔案不僅包含傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案，而且還包含許多其他領域的各種數(shù)據(jù)，包括其它磁性介質(zhì)存儲的會計數(shù)據(jù)，如電腦硬盤等。

（三）電子檔案信息，在處理和共享上是高效的

將計算機技術和網(wǎng)絡技術應用于會計信息系統(tǒng)，可有效實現(xiàn)其它管理系統(tǒng)和會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合，這可以在不同的資源中共享。電子化會計檔案加快了會計信息數(shù)字化進程，提高了紙質(zhì)資料的檢索和利用效率。

七、國庫會計檔案存在的問題

（一）檔案管理成本，不符合開源節(jié)流的宗旨

國庫會計檔案目前在管理成本上主要存在兩個問題：一是人力成本，在紙質(zhì)檔案形成的過程中，會由各國庫柜面開始，要接收原始憑證需記賬、復合、審核等程序，然后交由接收人員進行分類，耗費人力資源比較大;二是物質(zhì)成本，國庫部門需打印各類日月年報表，設置各種登記簿等，檔案人員需要按照保管期限進行分類登記，歸檔，建檔等，過程復雜，占用了大量人力、物力。而這些人力、物力支出，都是屬于不必要的支出，與節(jié)能減排的綠色環(huán)保理念相違背。

（二）檔案管理風險高，缺少安全性、完整性、保密性

國庫會計檔案屬于非常重要的檔案信息，在保存上需要具備完善的設施。可是目前存在的問題就是檔案保管設施不達標。將檔案存放在檔案室容易發(fā)生受潮的現(xiàn)象。再者，檔案室的防盜系統(tǒng)不達標，安全性存在明顯缺失。一般的檔案室只購置了簡單的檔案柜，安裝了防盜門，但是這依然不夠，更甚者檔案室和雜物室?guī)缀跏枪灿靡粋€地方，造成了大量人員可以自由出入，檔案的安全性和保密性受到了威脅。

其次，物品不利于長期保存。紙張的裝訂、紙張的質(zhì)量、打印、復印等都容易出現(xiàn)技術問題，以及油墨、碳粉等材料的穩(wěn)定性存在客觀因素的影響，在長期的保存當中容易造成檔案字跡不清晰的問題，導致檔案的閱讀存取都存在風險。

最后，頻繁調(diào)閱存在缺失風險。每年各個會議的業(yè)務檢查都需要調(diào)度大量的會計檔案，在頻繁取用過程中，容易造成紙張的缺失，損毀，導致字跡不清晰，甚至無法閱讀的現(xiàn)象。而進行檔案交接時，是不可能對每一頁檔案進行查看的，這樣就有可能造成缺失，讓檔案變得不完整。

（三）檔案使用效率低，不利于發(fā)揮檔案價值

一是，紙質(zhì)的檔案在查閱上不方便，在需要檢索時還要先到檔案存儲的地方進行查閱，查閱效率低，用時比較長，查閱過程繁瑣，工作量大，效率低下，浪費了大量的人力和時間，當會計數(shù)據(jù)檔案使用效率低時，在大數(shù)據(jù)時代的背景下不利于發(fā)揮檔案的優(yōu)勢，不利于信息聚合和信息深度挖掘。二是由于縣支庫會計核算實行集中監(jiān)督，會計資料全部集中到地市級中心支行，事后監(jiān)督部門實行裝訂保管?？h支行日常業(yè)務憑證轉移到市行，不利于縣支行部門對賬目進行查閱，翻看。另外，紙質(zhì)檔案不利于快速搜索需要查詢的內(nèi)容，只能根據(jù)線索逐頁查找，查找起來費時費力。

（四）電子化國庫會計檔案管理處于初級階段

一是管理意識存在“一重一輕”的現(xiàn)象。傳統(tǒng)觀念依然認為紙質(zhì)化檔案有易于管理、方便操作、保管風險小的特點。所以，大部分管理者依然將大量的人力、財力投入到紙質(zhì)檔案上，不重視電子化檔案的更新，結果導致電子化檔案管理更新速度緩慢，電子化國庫會計檔案管理目前還處在一個較為落后的水平，使基層國庫檔案管理電子化建設進程發(fā)展滯后。二是管理方式不夠完善。目前部分國庫已嘗試將少數(shù)日報、清單等資料用電子化方式保管，但是大量的賬目還是用紙質(zhì)化的清單，而且在實際操作中，只是備份了數(shù)據(jù)資料，沒有對相應的軟硬件進行備份，檔案轉移也只是以備份介質(zhì)為轉移對象，其讀取平臺未同步移交。國庫檔案管理人員大多是兼職，沒有一個系統(tǒng)性的檔案管理標準，這些都導致了檔案的管理缺少科學性，形成了檔案管理的低效率。由于電子化國庫檔案管理發(fā)展還處于滯后階段，也導致了電子化檔案的安全性存在明顯問題。

八、國庫會計檔案管理電子化路徑設計

（一）建立科學的國庫會計電子檔案管理系統(tǒng)

第一，電子數(shù)據(jù)原始的采集與管理。當建立了大數(shù)據(jù)庫，將各縣、鎮(zhèn)、市級資料全部納入一個大數(shù)據(jù)庫之后，想要進行呈遞、翻閱、查詢就變得非常容易，通過電子信息網(wǎng)絡實現(xiàn)了同步位移。

第二，電子影像系統(tǒng)的采集和管理。對外部單位提交的國庫類繳款書等紙質(zhì)文件資料，可以通過掃描的方式存在網(wǎng)絡上進行備份，防止紙質(zhì)資料由于文件檔案室出現(xiàn)安全性問題。對于重要的憑證要素通過人工錄入方式進行上傳，然后通過信息化采集將之與其他資料進行關聯(lián)，實現(xiàn)國庫內(nèi)數(shù)據(jù)監(jiān)督，其原始憑證按照時間或者分類進行歸檔，方便索引。

第三，電子檔案應用管理。電子化檔案可依照授權對可以查詢的人員進行選擇性開放，在檔案調(diào)閱和使用中進行嚴格的控制和監(jiān)督，確保檔案的機密性和安全性。該措施一方面可以實現(xiàn)對借閱檔案的電子化登記，另一方面確保了不可否認機制，確保了追究責任。

（二）強化國庫大數(shù)據(jù)系統(tǒng)檔案建設

在現(xiàn)有的《中國人民銀行會計檔案管理制度》的基礎上，盡快出臺更完善的制度辦法，針對性地去解決現(xiàn)存的問題，在大數(shù)據(jù)時代的背景下，實現(xiàn)統(tǒng)一國庫檔案電子化的管理原則，確保能夠滿足國內(nèi)各級電子化會計檔案管理的需求，適應現(xiàn)在國庫會計檔案更新速度快，保管時間延長的現(xiàn)象。

九、結論

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，為了解決國庫會計檔案保存管理的諸多問題，需要盡快推行會計檔案管理的電子化，使會計檔案管理能夠更加高效地進行，并且能夠節(jié)約極大一部分人力、物力。為更好地促進國庫會計檔案管理電子化的進程，應該多培養(yǎng)這方面的管理人才，而各級銀行應該看清新形勢，立足于新的起點，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理的業(yè)務能力培訓，在最短的時間內(nèi)提高國庫檔案管理人員的業(yè)務水平，使國庫會計檔案電子化能夠盡快成熟化。

參考文獻：

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作者單位：中國人民銀行濱州市中心支行