/ 上海市計(jì)量測試技術(shù)研究院

0 引言

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的不斷加速、法律法規(guī)要求的不斷提高，以及商業(yè)關(guān)系的日趨復(fù)雜，計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)在提升管理和防范風(fēng)險(xiǎn)等方面進(jìn)行著不斷的探索。在商務(wù)過程中不僅要以更快的速度處理更大量的合同，還要保證對(duì)合同全生命周期內(nèi)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管和控制。合同是組織與組織之間協(xié)議的法律表現(xiàn)形式，是現(xiàn)代商業(yè)社會(huì)中最重要的商務(wù)文件，體現(xiàn)著相關(guān)方對(duì)于合作在法律和道德意義上的雙重承諾，并具有長期的法律效力。合同管理是機(jī)構(gòu)眾多業(yè)務(wù)中較為重要和繁瑣的工作，合同數(shù)據(jù)信息也為機(jī)構(gòu)發(fā)展和決策提供了數(shù)據(jù)保證[1-2]。

目前，許多合同管理仍采用傳統(tǒng)的手工方式。作為計(jì)量測試行業(yè)的企業(yè)和技術(shù)機(jī)構(gòu)，日常業(yè)務(wù)涉及大量的合同簽訂、客戶/供應(yīng)商管理、送檢取樣和到付款管理等環(huán)節(jié)[3]。特別是隨著計(jì)量測試的不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)量不斷增加，涉及的合同越來越多，需要管理的合同要素也不盡相同，容易造成合同審批效率低、耗時(shí)長、信息不集中、可溯性不強(qiáng)以及無法實(shí)現(xiàn)合同進(jìn)度的實(shí)時(shí)監(jiān)控等問題。此外，如果在合同審批和簽署的過程中，未對(duì)合同的授權(quán)審批進(jìn)行嚴(yán)格控制，也可能造成委托代理人超授權(quán)范圍簽訂合同的情況出現(xiàn)，進(jìn)而產(chǎn)生一定的廉政風(fēng)險(xiǎn)[4-6]。

因此，傳統(tǒng)的合同管理模式已經(jīng)無法滿足日益發(fā)展的業(yè)務(wù)需要，需要推動(dòng)信息化系統(tǒng)與制度管理的深度融合，即借助信息化的手段來建立一套符合管理制度和內(nèi)控要求的合同管理系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范合同管理的工作程序，實(shí)現(xiàn)合同管理的電子化、信息化、實(shí)時(shí)化、規(guī)范化、程序化和可控化，助推管理工作效能和風(fēng)險(xiǎn)防控能力的提升，有效降低管理成本和運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。

1 合同管理現(xiàn)狀

目前，合同管理大多仍采用手工方式。由于涉及部門和經(jīng)辦人員眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此容易造成信息不集中、合同審批效率低、合同履行監(jiān)督不到位和檔案管理困難等問題。

1.1 合同審批效率低

合同審批采用手工流轉(zhuǎn)的方式，經(jīng)辦人持紙質(zhì)版合同逐一找審批人審批簽字，如果遇到審批人員出差或請(qǐng)假以及經(jīng)辦人調(diào)動(dòng)或離職等情況就容易耽誤整個(gè)審批進(jìn)程。此外，由于缺乏統(tǒng)一的合同管理平臺(tái)，從合同起草、審批、簽訂、履行、變更到最終付款結(jié)算需要各部門協(xié)調(diào)配合、共同執(zhí)行，效率較低、耗時(shí)較長。

1.2 合同審批進(jìn)度控制困難

由于合同類型繁多、數(shù)量龐大且參與人員眾多，僅僅依靠手工方式和普通的Word或Excel辦公軟件來管理合同會(huì)給經(jīng)辦人員及時(shí)掌握合同的審批和履行進(jìn)度帶來一定的困難，業(yè)務(wù)部門也無法實(shí)時(shí)跟蹤在合同履行過程中合同的到付款和收發(fā)貨等情況，因而可能存在交付延遲和催收賬款不及時(shí)等問題，進(jìn)而影響合同的正常流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。

1.3 文檔管理困難

隨著合同數(shù)量的不斷增加，合同管理員需要對(duì)大量的合同信息進(jìn)行歸檔和整理，查詢統(tǒng)計(jì)不僅需要耗費(fèi)許多時(shí)間和精力，又難以獲得與合同相關(guān)的所有數(shù)據(jù)信息。傳統(tǒng)的紙質(zhì)傳遞合同審批，在歸檔后不便于關(guān)鍵信息的查詢，且由于缺少留痕難以對(duì)合同審批和流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行追溯。

1.4 缺少動(dòng)態(tài)響應(yīng)機(jī)制

傳統(tǒng)的合同管理方式缺少對(duì)合同進(jìn)度、到付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的監(jiān)控和提醒，不能準(zhǔn)確掌握近期可能的收支項(xiàng)目，無法很好地掌控現(xiàn)金流動(dòng)、資金運(yùn)轉(zhuǎn)和財(cái)務(wù)規(guī)劃。同時(shí)，合同相關(guān)數(shù)據(jù)信息在一定程度上可以反映機(jī)構(gòu)的經(jīng)營情況，擁有一套健全的合同管理系統(tǒng)能夠幫助機(jī)構(gòu)預(yù)防經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、更好地進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃和輔助決策。

2 合同授權(quán)中的難點(diǎn)

合同簽訂雙方在合同文本簽署時(shí)，要求對(duì)方的簽約人是機(jī)構(gòu)的法定代表人，但合同法還規(guī)定了法定代表人在提交了法人授權(quán)委托書后可以依法委托代理人進(jìn)行合同簽訂。

但是，如果在合同審批和簽署的過程中未對(duì)合同的授權(quán)審批進(jìn)行強(qiáng)制性的控制，可能會(huì)在審批或簽訂合同時(shí)由于疏忽出現(xiàn)委托代理人超授權(quán)范圍簽訂合同的情況，進(jìn)而產(chǎn)生一定的廉政風(fēng)險(xiǎn)。

3 合同管理系統(tǒng)建設(shè)

合同管理系統(tǒng)的建立，為完善計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)合同管理制度和內(nèi)部控制提供了技術(shù)手段，而進(jìn)一步規(guī)范合同管理也對(duì)信息化建設(shè)提出了更高要求，兩者相輔相成、互相促進(jìn)。合同管理系統(tǒng)的建設(shè)以風(fēng)險(xiǎn)控制為導(dǎo)向，秉承一體化、模塊化和功能化的設(shè)計(jì)理念，覆蓋了合同授權(quán)、合同范本、合同起草、審批簽署、合同履行和歸檔查詢等各個(gè)階段，實(shí)現(xiàn)合同管理全生命周期的閉環(huán)管理。

3.1 合同授權(quán)管理

合同授權(quán)書庫提供對(duì)當(dāng)前合同簽訂授權(quán)情況的查看以及被授權(quán)人及其合同簽訂授權(quán)委托書的查詢和下載。合同簽訂授權(quán)委托書中包含授權(quán)合同類型、授權(quán)起止日期、授權(quán)金額上限和優(yōu)惠審批額度等信息，系統(tǒng)可對(duì)合同授權(quán)書設(shè)置到期提醒以提醒機(jī)構(gòu)法定代表人及時(shí)對(duì)授權(quán)委托進(jìn)行新增、續(xù)期和變更，并在合同審批和簽署時(shí)嚴(yán)格按照授權(quán)情況進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。

3.2 合同范本管理

合同范本庫提供各類合同范本的查閱和下載，合同主管部門可通過范本新增/修改流程對(duì)合同范本進(jìn)行新增或修改，依次經(jīng)合同主管部門負(fù)責(zé)人、法律顧問、主管部門分管領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)法定代表人審批通過。在簽訂合同時(shí)推薦使用合同范本，可簡化審批流程，從源頭上規(guī)范范本使用，提高合同審批效率；同時(shí)系統(tǒng)將控制對(duì)于合同范本的編輯，保留歷史修改痕跡，方便審批者抓住審核重點(diǎn)。

3.3 合同起草

合同起草包括合同基本信息填寫、合同標(biāo)的建立與合同文本起草，其中合同文本的起草包括使用合同范本和不使用合同范本兩種情況。使用范本起草的合同，經(jīng)辦人從范本庫中選擇相應(yīng)類型的合同范本，系統(tǒng)可將合同基本信息自動(dòng)寫入合同文本中的相應(yīng)位置，并保留對(duì)于范本的修改痕跡；不使用范本起草的合同，經(jīng)辦人在合同起草界面直接上傳合同附件，系統(tǒng)將增加額外的審批環(huán)節(jié)。當(dāng)合同起草完成后，系統(tǒng)會(huì)校驗(yàn)合同編號(hào)的唯一性，在通過唯一性校驗(yàn)后，系統(tǒng)根據(jù)所選擇的合同類型自動(dòng)進(jìn)入該類合同的審批流程。

3.4 合同審批

將原先分散的、紙質(zhì)的合同審批流程進(jìn)行線上整合，利用信息化手段將不同部門和人員合同審核與簽批的權(quán)限和職責(zé)固化在流程中。根據(jù)不同的合同類型、主管部門、合同金額、優(yōu)惠額度、委托授權(quán)情況及相應(yīng)的審批權(quán)限自動(dòng)匹配審批流程，系統(tǒng)具有流程提交、流程退回、意見征詢和審批記錄保存等功能，可滿足合同審批時(shí)的不同會(huì)簽要求，實(shí)現(xiàn)合同在線審批以及對(duì)合同起草、審批、簽訂、履行、變更、撤銷和歸檔的全流程控制，做到可追溯和查詢每一次的流轉(zhuǎn)意見和記錄。同時(shí)，為了保證合同審批和履行的效率、控制節(jié)點(diǎn)處理時(shí)間和審批時(shí)限，可設(shè)置到期提醒功能，并支持移動(dòng)辦公。通過手機(jī)APP與PC端相結(jié)合的方式，相關(guān)人員可以隨時(shí)隨地處理工作，縮短了審批流轉(zhuǎn)的時(shí)間，優(yōu)化了傳統(tǒng)合同流轉(zhuǎn)和審批的方式，進(jìn)一步提升了工作效率。

3.5 合同歸檔

合同歸檔包括線下的紙質(zhì)歸檔和線上的電子歸檔，合同臺(tái)賬庫中的歸檔信息可以直接關(guān)聯(lián)在合同送審時(shí)錄入的合同基本信息，包括合同編號(hào)、合同名稱、甲乙雙方、合同金額、優(yōu)惠額度、樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、檢測項(xiàng)目、檢測方法、檢測單價(jià)、樣品數(shù)量、檢測周期、合同主要條款及相關(guān)合同正本等。

3.6 合同數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)

合同數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)包含對(duì)合同相關(guān)數(shù)據(jù)信息的查詢、統(tǒng)計(jì)和報(bào)表輸出，合同管理人員可以根據(jù)不同的管理需求在其權(quán)限范圍內(nèi)了解合同相關(guān)信息、查看合同相關(guān)內(nèi)容、跟蹤合同履行情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)于歷史數(shù)據(jù)的查詢和追溯。

對(duì)于合同數(shù)據(jù)的查詢，系統(tǒng)提供模糊查詢和字段組合查詢兩種方式。模糊查詢可以根據(jù)合同名稱、編號(hào)、類別、金額、合同相關(guān)方等合同常規(guī)字段進(jìn)行查詢；字段組合查詢可在搜索框內(nèi)同時(shí)輸入多個(gè)查詢條件進(jìn)行組合篩選，實(shí)現(xiàn)更為便捷和精確的合同信息查詢。同時(shí)，系統(tǒng)還提供合同信息的分析統(tǒng)計(jì)和報(bào)表輸出功能，用戶可根據(jù)合同的不同屬性和狀態(tài)按照不同維度全方位地分類和統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)中的合同數(shù)據(jù)，既提高了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的效率，也便于及時(shí)掌握合同管理現(xiàn)狀，為主管部門的監(jiān)督管理和領(lǐng)導(dǎo)層的決策規(guī)劃提供更為便利的條件。

3.7 合同跟蹤提醒

在合同簽訂完成后，經(jīng)辦人可在系統(tǒng)中錄入合同相關(guān)履行計(jì)劃，并對(duì)合同到期日期、收發(fā)貨日期和到付款日期等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)設(shè)置相應(yīng)的時(shí)間提醒和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。系統(tǒng)可通過門戶待辦或以短信、郵件的形式發(fā)送給合同經(jīng)辦人及相關(guān)負(fù)責(zé)人，方便經(jīng)辦人提前做好簽約談判、收發(fā)貨和到付款的準(zhǔn)備，盡可能避免合同到期后的真空期或違約情況的發(fā)生，不僅提高了合同履行的效率，更重要的是降低了在合同履行過程中產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的可能。

4 授權(quán)控制的具體實(shí)現(xiàn)

以機(jī)構(gòu)作為獨(dú)立法人并承擔(dān)法律責(zé)任所簽訂的合同，其批準(zhǔn)權(quán)一般歸法定代表人所有。但通常情況下，合同簽訂權(quán)可根據(jù)實(shí)際工作需要由法定代表人書面委托給不同委托代理人相應(yīng)的審批權(quán)限。授權(quán)委托書一般應(yīng)包含被授權(quán)委托人的姓名和職務(wù)、合同性質(zhì)和類別、授權(quán)合同金額上限、檢測服務(wù)優(yōu)惠額度及授權(quán)有效期限等信息。

為了進(jìn)一步建立和健全計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)在合同審批和簽署過程中的委托授權(quán)機(jī)制，避免出現(xiàn)委托代理人超授權(quán)范圍簽訂合同的情況，首先在合同管理系統(tǒng)中建立授權(quán)審批和變更流程，系統(tǒng)自動(dòng)將經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)通過的被授權(quán)人及其被授權(quán)的可簽署合同類型、授權(quán)金額上限、檢測服務(wù)優(yōu)惠額度和授權(quán)有效期限等相關(guān)信息讀入合同簽訂授權(quán)委托書中，自動(dòng)生成電子版的合同授權(quán)委托書，并在合同訂立、審批和變更等流程中嚴(yán)格按照授權(quán)相關(guān)情況進(jìn)行審批人員設(shè)置和流程流轉(zhuǎn)控制。

在訂立合同時(shí)，合同起草人在合同起草頁面的表單中填入合同基本信息，選擇合同類別、簽約主體和用章名稱，填寫合同名稱、甲乙雙方、主要條款、合同金額、優(yōu)惠額度、樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、檢測項(xiàng)目、檢測方法、檢測單價(jià)、樣品數(shù)量、檢測周期和到付款明細(xì)等基本信息，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)各類款項(xiàng)比例的總和是否為100%，并根據(jù)不同的合同類型、主管部門、合同金額、優(yōu)惠額度、委托授權(quán)情況及相應(yīng)的審批權(quán)限自動(dòng)匹配審批流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。在審批和簽署合同時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)所起草合同的類型、合同金額與檢測服務(wù)優(yōu)惠額度篩選出有權(quán)限簽訂該合同的人員名單，杜絕在審批或簽訂合同時(shí)出現(xiàn)委托代理人超授權(quán)范圍簽訂合同的可能。

5 結(jié)語

通過合同管理系統(tǒng)的建立，計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)的合同管理覆蓋了從合同起草、審批、簽訂、履行、查詢統(tǒng)計(jì)到歸檔的全生命周期，逐步由傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒袒?、信息化的管理模式，在以下幾個(gè)方面為機(jī)構(gòu)合同管理帶來了一定的積極意義。

在合同管理方面，能夠進(jìn)一步完善相關(guān)管理制度，規(guī)范和優(yōu)化合同文本的起草和審批流程，利用流程化管理建立起跨部門的協(xié)同機(jī)制，提高合同管理水平和辦公效率，保證合同基本信息和相關(guān)資料的完整，并通過授權(quán)管理明確職責(zé)和權(quán)限控制，有效規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)；在合同履行方面，支持?jǐn)?shù)據(jù)的有權(quán)限共享，管理人員可以實(shí)時(shí)監(jiān)督合同的審批和履行情況，并編制相應(yīng)的到付款時(shí)間表；在數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)和分析方面，大量的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，不僅節(jié)省了存儲(chǔ)空間、減少了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的時(shí)間和人工成本，還能根據(jù)不同的分析需要制定多維度數(shù)據(jù)報(bào)表，對(duì)于信息的變更也能夠做到及時(shí)查詢和對(duì)比，為管理部門提供了可分析、可追溯、可預(yù)測的決策支持。

隨著計(jì)量檢定、校準(zhǔn)和檢測業(yè)務(wù)需求的不斷增加，合同管理系統(tǒng)作為機(jī)構(gòu)全面風(fēng)險(xiǎn)管控體系建設(shè)的重要組成部分，在不斷優(yōu)化和完善的同時(shí)也需要與其他信息化系統(tǒng)相結(jié)合，逐步實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理等系統(tǒng)的集成，實(shí)時(shí)獲得合同履行過程中到付款、發(fā)票結(jié)算、收發(fā)貨等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)信息，共同為機(jī)構(gòu)的運(yùn)行和發(fā)展保駕護(hù)航。

合同管理系統(tǒng)是信息技術(shù)和制度管理深度融合的產(chǎn)物，信息化作為管理思路的延伸，其關(guān)鍵還在于是否建立了一套完善的管理制度以及相關(guān)管理的到位程度。只有各項(xiàng)管理制度都做到同步規(guī)劃、同步建設(shè)，才能運(yùn)用信息技術(shù)反復(fù)實(shí)踐、不斷優(yōu)化，加強(qiáng)信息化與制度管理的深度融合，促進(jìn)機(jī)構(gòu)合同管理的持續(xù)發(fā)展和管理能效的不斷提高，為計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提升提供更大的推動(dòng)力。