張穎昱

（渭南市東雷二期抽黃工程管理中心，陜西 渭南714000）

水利是農(nóng)業(yè)的命脈，是促進國民經(jīng)濟平穩(wěn)發(fā)展的支柱性產(chǎn)業(yè)。渭南是個農(nóng)業(yè)大市，陜西省十二大灌區(qū)，渭南就占了五個。在建設(shè)水利工程過程中產(chǎn)生了大量的資料與文件，工程檔案是水利工程的重要信息資源。加強工程檔案的管理對于日常灌溉生產(chǎn)、工程管理維護和長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。

大型水利工程是一項龐大的系統(tǒng)工程，建設(shè)工期長，涉及面廣，技術(shù)難度大，方方面面資料多，在工程檔案的日常管理有很大難度。在建設(shè)、生產(chǎn)的各個階段所形成大量工程檔案的收集、整理、利用，工程檔案工作尤為重要。它不僅可以為工程日常有序運行奠定基礎(chǔ)，而且對后期工程的維護、更新改造具有重要意義。本文結(jié)合實際工作，就更好地進行水利工程檔案管理做了有益思考。

1 水利工程檔案分類

1）立項文件材料。包括水利工程立項的有關(guān)文件、項目年度申報、批復(fù)文件、項目建議書、工程許可證、可行性研究報告及附件、調(diào)查資料及工程評估研究材料等。

2）建設(shè)用地、征地、拆遷文件材料。包括工程選址申請及選址規(guī)劃意見通知書、用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書、拆遷安置意見、協(xié)議、方案、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件、國有土地使用證等。

3）勘察、測繪、設(shè)計文件材料。勘察設(shè)計承包合同、工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查、工程設(shè)計工作報告、水土保持方案及批復(fù)、環(huán)境影響評價報告及批復(fù)等。

4）行政主管部門對工程的規(guī)劃、施工許可證、審批意見、竣工驗收等文件材料。

5）水利工程勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理招投標(biāo)、定標(biāo)、預(yù)結(jié)算文件材料。包括相關(guān)文件、合同、協(xié)議、委托函、設(shè)計、施工及技術(shù)圖紙和說明、設(shè)計計算書、開工審查表、概算、預(yù)算、審計文件。

6）水利工程管理對建設(shè)、監(jiān)理、施工機構(gòu)及負(fù)責(zé)人的任命書。

7）其他需歸檔的文件。在工程實施過程各個階段的圖片、音像、圖紙、光盤、磁盤備份等資料。

認(rèn)真做好水利檔案管理，確保工程檔案合法、真實、全面、完整，及時掌握第一手資料及水利工程各階段文件、政策法規(guī)，正確指導(dǎo)水利工程日常的運行工作。

2 當(dāng)前水利工程檔案管理存在的不足

1）管理意識淡薄、水平低。就當(dāng)前水利工程檔案管理實際來說，基層單位重灌溉生產(chǎn)，輕檔案管理即“重利潤，輕管理”的現(xiàn)象普遍存在。就檔案管理對促進水利工程使用、檢修及技術(shù)升級等的重要作用，認(rèn)識不足，片面的認(rèn)為該項工作不產(chǎn)出經(jīng)濟效益。對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠到位，比如，沒有設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，由其他崗位人員兼職管理，兼職管理人員文化參差不齊，專業(yè)技術(shù)水平低。沒有把檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等檔案管理工作列入工作計劃和議事日程；檔案技能培訓(xùn)活動缺乏，造成人員在管理實踐中未能扎實掌握歸檔程序、操作標(biāo)準(zhǔn)等，難以保證檔案的完整、安全、規(guī)范。

2）管理制度不夠完善。水利工程在建設(shè)前期，由于機構(gòu)、人員不到位等客觀原因，造成基層單位未構(gòu)建與檔案管理工作相配套的制度，導(dǎo)致工程檔案管理無章可循，很多工作人員自覺采集檔案的能動性偏低、檔案分類整理不細(xì)致、資料完整性偏低、信息化水平長期無法提升等諸多問題的滋生，不利于水利工程取得預(yù)期運營效益，甚至對其可持續(xù)發(fā)展進程形成一定制約。部分基層管理人員長期沿用既往經(jīng)驗、方法開展檔案管理工作，在水利工程整體完工時才收集、整理相關(guān)資料，這種“臨時抱佛腳”的工作風(fēng)氣若長期不被解除，則將會增加檔案資料遺失、缺損等問題發(fā)生的概率[1]。

3）人員配備與硬件設(shè)施投入不足。由于水利工程規(guī)模大、涉及地域多、范圍廣、歷時長，大部分檔案資料收集人員存在兼職、輪崗現(xiàn)象，使得工程檔案的完整性、安全性沒有保障，責(zé)任不清。但當(dāng)下國內(nèi)部分地區(qū)水利部門未能將檔案管理整合至工作體系，定位不合理，未能在人員、設(shè)施配置等方面做出合理投入[2]。一些單位沒有為檔案管理部門配置完善的硬件設(shè)施，或在投入不到位的情況，就認(rèn)為已完成檔案信息化建設(shè)。還有一些單位認(rèn)為在高端通信設(shè)備設(shè)施支撐下，檔案信息資源規(guī)范化構(gòu)建目標(biāo)就順利達(dá)成，這種行動難以保證檔案信息化建設(shè)的完整度，也使建設(shè)的信息系統(tǒng)難以為事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供充足動源。

3 完善水利工程檔案管理工作的措施

1）認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。首先，要增強檔案管理人員的職責(zé)責(zé)任心，秉持對水利行業(yè)發(fā)展歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，嚴(yán)格依照上級下達(dá)的檔案管理相關(guān)規(guī)范要求，力爭維護每一份檔案資料管理的科學(xué)性、規(guī)范性。其次，工作人員要對檔案管理工作做到恪盡職守，規(guī)避煩躁情緒，從根本上降低工作錯差率。最后，扎實掌握檔案管理專業(yè)知識，嫻熟使用檔案管理專業(yè)技能。在日常管理工作實踐中，相關(guān)人員要確立自覺學(xué)習(xí)專業(yè)知識、新技術(shù)的意識，連續(xù)提升職業(yè)能力，為本單位檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化推進而服務(wù)。

2）完善檔案管理相關(guān)制度。從某種層面上分析，只有在一套完善的檔案管理工作制度支撐下，檔案管理工作方能有更大可能踐行規(guī)范化發(fā)展的路線，相關(guān)方法實施的可靠性方能有所保障[3]。為保證檔案材料采集的全面性與完整度，歸檔過程的標(biāo)準(zhǔn)性，需構(gòu)建完善的檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，清晰擬定檔案移交歸檔體制，明確歸檔范疇、內(nèi)容及具體時間等；擬編檔案管理、檔案崗位要求及職責(zé)落實等機制，確保各個檔案管理人員職責(zé)清晰，分工明確，密切合作，促進部門檔案管理規(guī)范、有序推進。在水利工程建設(shè)、生產(chǎn)管理等階段會形成大量文件資料，這些文件真實的記錄了水利工程建設(shè)、生產(chǎn)運行期間的所有活動，在考評工作質(zhì)量、經(jīng)驗學(xué)習(xí)等諸多方面均起到一定作用。各級檔案部門應(yīng)積極履行自身職責(zé)，立足于實際狀況，自覺參與，針對水利工程形成的各種資料歸檔工作做出科學(xué)指導(dǎo)，從根本上確保與工程相關(guān)檔案采集、歸檔的全面性、完整性。

3）加大檔案信息化建設(shè)力度。落實檔案信息化建設(shè)工作，是時代對水利事業(yè)發(fā)展路線提出的要求，是促進水利行業(yè)可持續(xù)發(fā)展進程的重要保障。①要擬編執(zhí)行度較高的人才培養(yǎng)規(guī)劃，引導(dǎo)專、兼職檔案工作人員通過在職培訓(xùn)、進修等多種渠道，更為深度的學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識、流程及規(guī)則，并能嫻熟使用信息技術(shù)。②加大信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)人才的引進力度[4]。③主動扭轉(zhuǎn)過往“重藏輕用”的檔案管理格局，鼓勵相關(guān)人員在信息技術(shù)手段支撐下，有效挖掘機利用檔案信息資源。④單位構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺，針對過往形成的紙質(zhì)檔案做出數(shù)字化處理，將其存儲到數(shù)據(jù)庫內(nèi)，對檔案信息分門別類，以網(wǎng)絡(luò)平臺為支撐，從根本上保證檔案資源的共享效率，這樣有使用檔案資料的工作人員通過登錄賬號后自己所需內(nèi)容就會盡收眼底。由于數(shù)據(jù)庫具有存儲空間龐大、利用率高及能耗低等諸多優(yōu)勢，必將促進水利行業(yè)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展進程。

4）加大水利檔案資料安全性的維護力度。在歷史及現(xiàn)實諸多因素的作用下，水利工程檔案分散存放在各水利工程項目工作地成為普遍現(xiàn)象，這種布局對水利工程檔案安全構(gòu)成很大威脅。做好水利檔案資料及時收集、整理工作、加強檔案資料防護工作，維護資料安全性，是促進檔案管理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化運轉(zhuǎn)的前提保證。為此，應(yīng)針對特殊情況擬定應(yīng)急預(yù)案并將其落到實處。工程檔案管理人員應(yīng)定期做好收集、整理，保持檔案館（室）內(nèi)的干凈、干燥、通風(fēng)、防火、防蟲、防盜工作，定期檢查安全保管狀況。

4 結(jié)語

水利行業(yè)作為民生之本，檔案部門更應(yīng)主動肩負(fù)起職責(zé)，力爭做到反應(yīng)敏捷、精確實施策略，保證檔案工作能有序推進，為水利工程管理提供可靠的檔案支撐，以最真實的行動盡職、盡責(zé)。