宋鵬飛，侯佳音

（河南天通電力有限公司，河南 鄭州 467000）

因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)跟不上當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展需求，所以現(xiàn)在提倡使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將檔案以數(shù)據(jù)化的形式整理在系統(tǒng)中，從而能夠方便在需要去進(jìn)行檔案查詢的時(shí)候，能夠快速的查詢到檔案信息，同時(shí)還能節(jié)約存放檔案的空間，不再需要置辦大型的檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)，也不需要購置檔案柜，可以有效的減少政府與企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行管理過程中所消耗掉的成本。因此本文針對(duì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行研究，首先分析了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的重要性，之后提出了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的思路，并且提出了具體的應(yīng)用策略。希望能夠幫助我國(guó)政府和企業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，以更高的效率應(yīng)用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，提升政府與企業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的效率與水平。

1 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的重要性

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)將立檔單位檔案室與其他部門結(jié)合起來，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件平臺(tái)和安全控制手段為基礎(chǔ)，為各級(jí)各類工作人員提供綜合信息服務(wù)的虛擬的檔案館（室）集群。所以數(shù)字檔案系統(tǒng)主要面對(duì)的客戶群體是國(guó)家機(jī)關(guān)、大型企事業(yè)單位，從這種意義上的數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)是國(guó)家數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)，具有時(shí)效性和現(xiàn)實(shí)性。中國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，給信息化建設(shè)帶來了巨大的發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)管理的需求非常旺盛，當(dāng)前的矛盾不是需求不足，而是開發(fā)出來的產(chǎn)品是否達(dá)到了技術(shù)先進(jìn)、功能滿足客戶的實(shí)際需求，是否能更好為客戶服務(wù)。

2 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的思路

2.1 檔案管理系統(tǒng)的層次脈絡(luò)清晰

在設(shè)計(jì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，必須要確保檔案管理系統(tǒng)的層次脈絡(luò)清晰，也就是說需要確保所涉及的檔案管理系統(tǒng)具有足夠的功能。通常情況下，政府和企業(yè)所產(chǎn)生的檔案的種類非常多，如何才能將這些大量的數(shù)據(jù)化的檔案信息高效的進(jìn)行管理，并且能夠在需要使用到這些檔案信息的時(shí)候，能夠快速的將信息調(diào)用出來，是檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員必須要充分考慮的事情，所以需要為不同的政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)單位設(shè)計(jì)不同的檔案管理系統(tǒng)，因?yàn)槠渌婕暗降臋n案信息的種類存在著一定的差異。

2.2 重視對(duì)對(duì)數(shù)字化檔案的保護(hù)

在應(yīng)用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)重視對(duì)數(shù)字化檔案的保護(hù)工作，因?yàn)檫@些檔案以數(shù)字化的形式被存儲(chǔ)起來，如果系統(tǒng)受到損害，則這些數(shù)據(jù)信息就面臨著丟失的風(fēng)險(xiǎn)因，因此應(yīng)當(dāng)對(duì)這些數(shù)據(jù)做好備份的工作。其次，還需要充分的考慮到對(duì)這些數(shù)字化檔案的保護(hù)工作，因?yàn)橐恍n案涉及到了隱私機(jī)密，為了避免這些內(nèi)容泄露或者被不法分子盜用后作出違法的行為，也需要做好對(duì)這些數(shù)字化檔案的保護(hù)工作，確保其不會(huì)被居心叵測(cè)的人所盜用。

2.3 由專業(yè)的信息化檔案管理人員進(jìn)行管理

為了確保數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠被有效的應(yīng)用，必須要有專業(yè)的信息化檔案管理人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行管理。但是當(dāng)前在大多數(shù)的政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)單位中，管理檔案的人員并不具備較高的信息化水平，在檔案室進(jìn)行工作的人員具有多年的工作經(jīng)驗(yàn)且年齡較高，對(duì)于新事物的接受能力較低。并且這些老員工的信息化能力有限，甚至對(duì)于計(jì)算機(jī)的操作也存在著一定的問題，更不要說操控?cái)?shù)字檔案管理系統(tǒng)了，如果企業(yè)設(shè)計(jì)出了一套完善的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)但是卻沒有專業(yè)化的人才對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操控，就會(huì)導(dǎo)致這種系統(tǒng)被擱置。

3 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用策略

3.1 構(gòu)建功能健全的檔案管理系統(tǒng)

為了確保能夠讓數(shù)字檔案管理工作順利的進(jìn)行，必須要構(gòu)建功能健全的檔案管理系統(tǒng)，將檔案的種類進(jìn)行明確的劃分，合理地設(shè)計(jì)答案系統(tǒng)的布局，將各個(gè)功能模塊簡(jiǎn)化，方便檔案管理人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作。再者，還需要確保檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性，因?yàn)闄n案對(duì)于任何一個(gè)政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)單位而言都極其重要，如果系統(tǒng)的穩(wěn)定性存在問題，在錄入檔案的時(shí)候，導(dǎo)致檔案丟失或數(shù)據(jù)錯(cuò)亂等問題，會(huì)對(duì)企業(yè)和政府未來的工作造成非常大的消極影響。再者，還需要定期為檔案管理系統(tǒng)做好升級(jí)的工作，因?yàn)殡S著市場(chǎng)的變化，所需要進(jìn)行存檔的檔案的種類也會(huì)發(fā)生變化，并且檔案信息所錄用的格式等內(nèi)容也需要進(jìn)行變動(dòng)，因此需要對(duì)系統(tǒng)定期的進(jìn)行升級(jí)，及時(shí)的完善系統(tǒng)所存在的漏洞。

3.2 數(shù)字化信息密匙保護(hù)程序

為了確保政府和企業(yè)單位的檔案資料不會(huì)被泄露，需要做好數(shù)字化信息密實(shí)保護(hù)程序。首先需要確保只有通過管理員身份的賬號(hào)和密碼，才能登錄數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，如果有人嘗試使用管理員的身份進(jìn)行登錄，但是密碼重復(fù)輸入錯(cuò)誤則需要系統(tǒng)對(duì)答案信息進(jìn)行深層保護(hù)加密，并且向檔案管理人員的通信設(shè)備發(fā)送提醒信息。其次，為了便于政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)單位的管理人員能夠?qū)n案信息進(jìn)行調(diào)用，還需要為企業(yè)的管理人員和政府機(jī)構(gòu)的管理人員設(shè)備專供其使用的賬號(hào)與密碼。對(duì)于一些機(jī)密性和隱私性非常高的檔案信息則需要設(shè)置更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拿艹妆Ｗo(hù)程序，可以通過生物識(shí)別密碼程序?qū)@些文件進(jìn)行保護(hù)，只有具備查看機(jī)密文件和隱私檔案的人員的生物信號(hào)，才能夠解鎖這些檔案。

3.3 招聘與培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才

為了確保所設(shè)計(jì)出來的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠被高效的使用，必須要為該系統(tǒng)配備專業(yè)的信息化檔案管理人才。首先，在招聘的環(huán)節(jié)就應(yīng)當(dāng)做好對(duì)檔案管理人員信息化能力的考核工作因?yàn)楫?dāng)前所招聘的人員大多數(shù)為剛畢業(yè)不久的學(xué)生，其雖然不具備較多的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，但是必須要具備足夠的信息化能力，可以由企業(yè)內(nèi)部的老員工對(duì)企業(yè)進(jìn)行指導(dǎo)，逐漸幫助企業(yè)豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)。其次，需要對(duì)企業(yè)和政府內(nèi)部的檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，對(duì)于已經(jīng)上了一定年紀(jì)的老員工而言，培訓(xùn)的內(nèi)容可能具有一定的難度，但是仍然需要鼓勵(lì)這些老員工積極的學(xué)習(xí)。而對(duì)于新招聘進(jìn)來的員工，則必須要能夠通過培訓(xùn)考核。

4 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的前景

在未來我國(guó)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用將會(huì)成為一種普遍的現(xiàn)象而存在，因?yàn)樵撓到y(tǒng)能夠?qū)n案進(jìn)行高效的管理。不同性質(zhì)的企業(yè)單位和政府機(jī)構(gòu)會(huì)使用不同的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，但是檔案管理信息化數(shù)字化方向的發(fā)展不會(huì)改變，且在5G技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展下，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)也將會(huì)融入智能化的元素，也許有朝一日可以通過與企業(yè)單位和政府機(jī)構(gòu)中的計(jì)算機(jī)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，自動(dòng)地將這些數(shù)據(jù)信息錄入到檔案系統(tǒng)當(dāng)中。雖然當(dāng)前的技術(shù)水平還達(dá)不到這樣的設(shè)想，但是相信在不久的將來，隨著5G技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟，這一設(shè)想終將成為現(xiàn)實(shí)。

5 結(jié)束語

市場(chǎng)對(duì)于科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用水平?jīng)Q定了市場(chǎng)的發(fā)展能力與經(jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)力，國(guó)家正在努力建設(shè)小康社會(huì)，提升人民的生活水平，為了能夠達(dá)到小康社會(huì)的目標(biāo)，就必須要推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，因此市場(chǎng)對(duì)于科技的應(yīng)用水平也不能落后，數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)就是市場(chǎng)對(duì)于科技應(yīng)用的一大體現(xiàn)。當(dāng)前在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用，更沒有完全普及，還處于探索的階段，雖然已經(jīng)有一些企業(yè)單位和政府機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始使用數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)中仍然存在著一些漏洞，需要進(jìn)行完善，本文針對(duì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行研究后得出了如下的結(jié)論，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在應(yīng)用的時(shí)候需要秉持著以下思路，即檔案管理系統(tǒng)的層次脈絡(luò)清晰，重視對(duì)對(duì)數(shù)字化檔案的保護(hù)，以及由專業(yè)的信息化檔案管理人員進(jìn)行管理。系統(tǒng)檔案管理的應(yīng)用策略為構(gòu)建功能健全的檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字化信息密匙保護(hù)程序，以及招聘與培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才。