姜軍

摘 要：隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)得到了推廣應用，檔案管理信息化建設也是為了符合社會發(fā)展的趨勢。文章主要針對目前檔案管理信息化建設現(xiàn)狀進行分析，對如何推動檔案管理信息化建設，為社會經(jīng)濟發(fā)展做出貢獻，提出相應的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息技術(shù) 信息化建設

隨著我國社會的快速發(fā)展，檔案管理工作模式也發(fā)生了較大的改變。但是受到傳統(tǒng)思想的限制，檔案管理改革速度減緩，很多地區(qū)仍舊采取紙質(zhì)檔案管理與信息化管理雙軌并行的方式，導致檔案管理信息化建設受到制約。

一、檔案管理信息化建設存在問題的分析

（一）基礎設施不完善，數(shù)據(jù)庫資源較少

檔案管理信息化建設需要相應的軟硬件設施的支持，包括計算機、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)以及管理平臺等。但是部分單位由于經(jīng)費不足，基礎設施建設不全面，加上工作人員的信息能力較弱，限制了檔案管理信息化建設的發(fā)展 。同時由于基礎設施不完善，導致數(shù)據(jù)庫資源相對比較少，這也影響了檔案管理信息化建設的進度。

（二）缺乏統(tǒng)一的管理標準

檔案管理要想推動信息化建設進程，就需要制定統(tǒng)一的管理標準，從而確保建設質(zhì)量過硬。尤其是一些重要單位和部門，其掌握的檔案涉及企業(yè)或單位的重要信息，因此，對于此類檔案管理中，首先需要確保檔案資料的保密性與安全性。但是在實際工作中，由于缺乏統(tǒng)一的管理方法，也沒有對機密檔案進行比較嚴格的管理，這在一定程度上威脅到了檔案信息的保密性與安全性。一些工作人員甚至用辦公電腦玩游戲或瀏覽網(wǎng)站，這些行為很容易導致電腦中病毒，導致檔案資料的丟失 。

（三）管理人員的信息素養(yǎng)較低

在一些單位和企業(yè)中可以發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理工作人員多為中年人群，一些領導認為檔案管理工作不是一個重要的工作，不需要過多的體力和腦力，將一些快要退休的員工調(diào)到檔案管理部門，導致這一崗位成為“養(yǎng)老”崗位;還有一些領導將一些工作能力較差的員工調(diào)到檔案管理部門，導致檔案管理部門整體工作素養(yǎng)較低，無法推動檔案管理信息化建設，甚至有一些中年員工經(jīng)常由于粗心大意導致檔案信息錄入錯誤的情況發(fā)生，限制了檔案管理信息化的發(fā)展 。

二、推動檔案管理信息化建設的策略

為了發(fā)揮檔案管理信息化建設在推動經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用，需要從以下幾方面著手。

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念

領導以及檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，面對現(xiàn)代社會的發(fā)展，重視信息化建設，從而為檔案管理信息化發(fā)展提供更多的支持，更好地服務于經(jīng)濟社會的發(fā)展。檔案管理部門也要不斷創(chuàng)新服務模式，積極服務于企業(yè)和單位的發(fā)展，發(fā)現(xiàn)企業(yè)單位對檔案管理信息化建設的內(nèi)在需求，從而主動為企業(yè)單位提供有效、便捷的檔案信息服務。此外，還需要學習其他檔案管理部門的先進經(jīng)驗，努力提高檔案管理服務水平，并增加檔案管理信息化建設中的資金投入，優(yōu)化軟硬件設施的配置，結(jié)合企業(yè)單位檔案管理的實際情況，制定配套的檔案管理信息平臺。此外，企業(yè)單位還需要全面確定檔案信息的權(quán)限，合理擴大檔案信息的使用權(quán)限，有助于提高檔案信息的利用率，讓檔案信息創(chuàng)造更多的價值。檔案信息本身是一種有價值的信息，在企業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案管理部門需要不斷推進檔案管理信息化建設，從而服務于企業(yè)單位，創(chuàng)造更多的價值。

（二）豐富檔案資源

首先需要明確檔案管理信息化建設的目標，從而確定一個整體的方向，能夠引導檔案管理信息化建設的合理發(fā)展，并制定相應的計劃，避免各自為政的情況發(fā)生，確保檔案管理信息化建設工作的有效開展;同時還要提出相應的框架、技術(shù)、標準以及總體布局，規(guī)范建設的有序開展，真正發(fā)揮其在推動經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用。為了更好地推動檔案管理信息化建設，需要不斷豐富檔案資源，對檔案資料的原始數(shù)據(jù)以及背景信息進行錄入與保存，從而提高檔案信息的完整性與真實性。

（三）提高檔案管理人員的信息能力

檔案管理信息化建設需要檔案管理人員掌握一定的信息能力，但是從目前檔案管理人員整體狀況來看，無法滿足實際建設的需求，需要重視檔案管理人員的專業(yè)建設，構(gòu)建一支符合檔案管理信息化建設的團隊。因此企業(yè)單位需要重視檔案管理部門定期開展信息技術(shù)培訓，同時還要優(yōu)化人才配置，選拔專業(yè)的信息人才，從而適應現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展所帶來的影響，要求檔案管理部門在職人員在日常工作中也要不斷學習信息知識，從而適應現(xiàn)代社會對檔案管理工作的要求，構(gòu)建專業(yè)的檔案管理團隊，為企業(yè)單位的發(fā)展建立有效的支持。

三、結(jié)語

利用信息技術(shù)推動檔案管理的發(fā)展，符合現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢，能夠提高檔案管理效率，更好地為企業(yè)單位的發(fā)展做出貢獻，有助于推動社會經(jīng)濟的發(fā)展。因此，企業(yè)單位需要重視檔案管理信息化建設，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，提高檔案信息的更新速度，并提高檔案管理人員的信息能力，有助于推動檔案管理信息化建設水平，從而更好地為社會發(fā)展做出貢獻。

參考文獻

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